Alles wat u moet weten over het NSO-systeem in Italië

Het elektronische bestelplatform van het Italiaanse staatsgezondheidssysteem, bekend als NSO (Nodo Smistamento Ordini), is een managementomgeving die de controle van aankopen en uitgaven in de publieke sector, de automatisering van processen en de optimalisatie van de toeleveringsketen mogelijk maakt. Een systeem dat Italië valideert als een van de landen in de meest ontwikkelde Europese omgeving op het gebied van e-procurement.

Het Nationale Gezondheidszorg Systeem (SSN) is op 1 februari 2020 begonnen met het elektronisch verwerken van aankopen van goederen van leveranciers, via het NSO-platform. Een strategische stap in de dematerialisatie van leveringsprocessen voor het Italiaanse volksgezondheidsnetwerk.

Wat is de NSO – Nodo Smistamento Ordini?

De NSO is een platform om orders elektronisch uit te wisselen tussen overheidsinstanties in de gezondheidssector en toeleveranciers van het Nationale Gezondheidszorg Systeem (SSN) .
De Italiaanse volksgezondheid kan alleen worden beleverd via de NSO, en de toeleverende bedrijven moeten technologisch zijn uitgerust voor de verbinding en elektronische uitwisseling van gegevens via het platform.

Hoe werkt het NSO-platform?

De NSO verbindt de klant - Nationale Gezondheidszorg Systeem - met zijn geautoriseerde leveranciers, om bestellingen te plaatsen voor de levering van goederen en diensten, automatisch en onmiddellijk.

Verbinding maken met de NSO kan op verschillende manieren, waaronder:

• Via het webservice protocol, dat al is toegerust voor elektronische factureringsprocessen die elke leverancier van de Italiaanse overheid gebruikt om naar de SdI (Sistema di Interscambio) te sturen.
• Via de PEPPOL-infrastructuur (Pan-European Public Procurement OnLine).

Via de NSO worden commerciële documenten uitgewisseld die kunnen bestaan uit drie soorten communicatie:

• Eenvoudige bestelling: De klant stuurt de leverancier een bestelling die geen reactie nodig heeft. Elke interactie tussen leverancier en klant moet buiten het NSO-platform plaatsvinden.
• Volledige bestelling: De klant verstuurt de bestelling. Er kan dan feedback worden gegeven tussen de partijen binnen de NSO: de leverancier kan een reactie sturen - acceptatie, afwijzing of wijziging - en op zijn beurt kan de klant een bevestiging van reactie op de bestelling sturen.
• Vooraf overeengekomen bestelling: De leverancier is degene die de elektronische bestelling naar de klant stuurt, vooraf door hem geautoriseerd. Deze stroom kan ook de optionele verzending door de klant van reactie op de bestelling omvatten.

Het formaat van de documenten die via de NSO worden verzonden: bestellingen, antwoorden, bevestigingen of afwijzingen, moet worden gemaakt volgens de PEPPOL BIS (UBL, Universal Business Language) specificaties.

NSO Technische updates

Gedurende 2020 zijn er verschillende updates geweest van de technische regels met als doel correcties aan te brengen in bugs en integraties. De nieuwste versie 4.7 van de technische regels voor elektronisch bestellen voor het NSO-systeem is afgelopen december 2020 gepubliceerd door het Ministerie van Economie en Financiën (MEF) van Italië.

Met deze nieuwe versie worden wijzigingen en verplichtingen voor leveranciers geïntroduceerd.

Voordelen van het NSO-systeem

De implementatie van het NSO-platform biedt aanzienlijke voordelen voor zowel de Italiaanse overheid als haar leveranciers, waaronder:

• Kostenbesparingen door het optimaliseren van processen.
• Eliminatie van papier in de gehele leveringsketen.
• Automatisering en directheid in processen en communicatie.
• Verbeterde traceerbaarheid van bestellingen.
• Verkorting van betalingstermijnen.
• Transparantie bij het contracteren. Het NSO-platform is verbonden met de Nationale Databank van Overheidsopdrachten (BDNCP) - verificatie van de IGC (Codice Identificativo di Gara - openbare aanbesteding) - en met het Commercieel Krediet Platform (PCC).
• Openstelling van de markt. Het elektronische bestelsysteem bevordert de toegang van bedrijven als mogelijke leveranciers van het Nationale Gezondheidszorg Systeem, omdat het fysieke barrières elimineert dankzij factoren zoals directheid en het gebruik van een standaardtaal.

EDICOM NSO-oplossing

EDICOM, een leverancier gespecialiseerd in EDI (Electronic Data Interchange) technologie, heeft een oplossing ontwikkeld die de elektronische uitwisseling van gegevens tussen klant en leverancier op een veilige en volledig geautomatiseerde manier verbindt en verwerkt.

Het is een oplossing geïntegreerd in het ERP van de klant, die het mogelijk maakt om de gegevens te extraheren en om te zetten in de taal die nodig is voor zowel het verzenden als het ontvangen van documenten.

Via Edicom's EDI platform is het mogelijk om het verzenden en ontvangen van de gehele commerciële stroom tussen partners,, van het ziekenhuis naar de leverancier en van de leverancier naar het ziekenhuis te centraliseren en te verenigen: order, dispatch notice en zelfs de factuur, aangezien EDICOM in staat is om verbinding te maken met zowel de NSO als de SdI.

Dit proces omvat het aanmaken van elektronische facturen met het vastleggen van de ERP-gegevens van de gebruiker en de transformatie ervan naar de standaard die door de MEF wordt vereist.

Traceerbaarheid geduende het hele proces is  een ander voordeel van EDICOM's NSO-oplossing. De NSO stuurt de uitgevende instellingen een reeks meldingen over de status van de bestelling. Met de EDICOM-service kunt u meldingen via de portal bekijken of deze berichten automatisch integreren in het ERP, om ze intern te beheren.

De oplossing verbindt de EDICOM OverheidsHUB met de NSO via het webserviceprotocol en het PEPPOL-netwerk.

EDICOM ITALIA is gecertificeerd als Peppol Access Point voor het PEPPOL-netwerk door het Italiaanse Agentschap voor Digitalisering (AgID). Deze accreditatie geeft particuliere bedrijven en overheidsinstanties toegang tot het PEPPOL-netwerk via het EDICOM-platform, voor openbare aanbestedingsprocessen die voldoen aan de door de Europese Unie vereiste communicatienormen.

Voordelen van EDICOM NSO

• Schaalbaarheid. EDICOM-oplossingen, gebaseerd op EDI-technologie, zijn schaalbaar en passen zich daarom aan de behoeften van de klant en de ontwikkeling van nieuwe scenario's aan. Leveranciers die al een geïntegreerde en geautomatiseerde oplossing hebben, kunnen hun systemen op een agile manier aanpassen. Voor deze bedrijven is het gebruik van de NSO een volgende stap in hun elektronische relaties met de Italiaanse overheid. Een voordeel om rekening mee te houden, aangezien Italië zeer geavanceerd is in de dematerialisatieprocessen op zowel B2G- als B2B-gebied.
• Bijgewerkt. De technische update en de invoering van nieuwe vereisten maken deel uit van de evolutie van de elektronische systemen die overheidsdiensten aansturen. Optimalisatie is een constante.

Alle wijzigingen moeten onmiddellijk worden doorgevoerd door zowel zorgverleners als gezondheidsadministraties. EDICOM-oplossingen worden voortdurend bijgewerkt en aangepast aan nieuwe ontwikkelingen. Een van de toezeggingen van het bedrijf is om de wijzigingen door te voeren zonder dat de klant er last van heeft.