e-Invoicing in Italië

De eerste vraag die een onderneming zich moet stellen is of haar interne managementsysteem en administratieve procedures voorbereid zijn om zich aan te passen aan de elektronische uitgifte van facturen aan de SdI. U hebt een leverancier van elektronische oplossingen nodig die in staat is om te integreren met uw ERP en de facturatiegegevens om te zetten in de nodige gestructureerde formaten.

EDICOM is in staat om te integreren met de belangrijkste ERP's op de markt (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, enz.) en zich aan te passen aan het ophalen van gegevens om deze te converteren naar het formaat dat door de ontvanger wordt vereist. Onze oplossing werkt in de cloud, dus er is geen lokale installatie door de klant nodig en alle onderhouds- en infrastructuurupdate-activiteiten worden uitgevoerd door onze gespecialiseerde teams.

Bedrijven die al elektronisch gegevens uitwisselen met hun zakenpartners of met de overheid, gebruiken een tussen partijen overeengekomen bestand met inhoud en informatie. Met de introductie van de B2B-factureringsverplichting in Italië is het gebruik van een specifiek XML-formaat gereguleerd, dat op sommige punten afwijkt van het huidige formaat dat door bedrijven wordt gebruikt.

In deze gevallen is het noodzakelijk om vooraf een analyse uit te voeren van de informatie die de SdI van de bedrijven vraagt om het formaat aan te passen. We zullen ook de mogelijkheid bestuderen om uw PDF-factuur in het XML-formaat te integreren, zodat de informatie die niet in de XML staat, zijn bestemming bereikt.

EDICOM is in staat deze analyse uit te voeren en het gestructureerde bericht op te stellen dat nodig is om de volledige conformiteit van de informatie met de door de SdI vereiste gegevens te garanderen, zonder enige aanvullende informatie te negeren die door de verzender of ontvanger wordt gevraagd.

In overeenstemming met de Europese wetgeving en de nieuwe eIDAS-verordening, die elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt regelt, moeten elektronische facturen digitaal worden ondertekend en vergezeld gaan van een tijdstempel om hun authenticiteit, integriteit en onweerlegbaarheid te garanderen.

EDICOM kan als gekwalificeerde aanbieder van vertrouwensdiensten beide diensten aanbieden die gecertificeerd zijn in overeenstemming met de Europese verordening eIDAS over vertrouwensmechanismen in elektronische transacties

Nadat de factuur is geconverteerd naar het vereiste formaat en de elektronische handtekening en tijdstempel zijn aangebracht, is het noodzakelijk om de documenten via een veilig en betrouwbaar kanaal naar de SdI te sturen. Het Exchange-systeem heeft kanalen gedefinieerd voor het  veilig in- en uitgaan van B2B-facturen waarop het EDICOM-platform al is aangesloten.

EDICOM implementeert via zijn Public Administration HUB een veilig en direct communicatiekanaal met SdI via het gedefinieerde communicatieprotocol, zowel voor verzenden als ontvangen. Bovendien is het via onze AAPP HUB niet alleen mogelijk om verbinding te maken met de SdI in Italië, maar kunnen we connectiviteit garanderen met alle overheidsinstanties binnen en buiten de Europese Unie.

Voor een optimaal factuurbeheer is een set van notificaties gecreëerd die deze vergezellen en die de afzenders meer inzicht geven in de status van de factuurverwerking. Bovendien is het de SdI die de ontvangen facturen in eerste instantie valideert, wat aanleiding geeft tot een eerste melding met betrekking tot de conformiteit van de factuur.

Om een efficiënte en flexibele stroom te garanderen, voert het EDICOM-platform een syntactische validatie uit voordat het naar SdI wordt verzonden, waarbij de juistheid van de vereiste velden en digitale handtekeningen wordt bevestigd.

Onze HUB is ook het platform dat verantwoordelijk is voor het ontvangen van de statusbewijzen die door zowel de SdI als de eindontvanger worden verzonden. Enerzijds zal de SdI notificaties sturen over de verschillende statussen van de verschillende facturen, en anderzijds kan een ontvanger zijn notificaties via de SdI doorgeven aan de uitgever.

Met een technologische oplossing zoals die van EDICOM kunnen alle ontvangen notificaties automatisch geïntegreerd worden in het ERP om ze intern op een meer agile manier te kunnen beheren. Als uw ERP in eerste instantie nog niet klaar is voor integratie, kunt u met het EDICOM-platform uw meldingen beheren via een eenvoudige webinterface

In Italië moeten entiteiten die elektronische facturen uitgeven en ontvangen deze documenten ten minste 5 jaar bewaren. De opslag moet worden uitgevoerd in overeenstemming met de bepalingen van de procedure "Conservazione Sostitutiva", die onder meer de elektronische handtekening en het zegel van de opgeslagen documenten vereist. Daarmee wordt bevestigd dat deze bewaard zijn gebleven en niet zijn gewijzigd sinds de zegel werd toegepast.

EDICOM stelt de gebruikers een gecertificeerde langetermijnarchiveringsdienst ter beschikking, genaamd EDICOMLta, waardoor alle facturen samen met hun ontvangstbevestiging zo lang als nodig kunnen worden gearchiveerd. Dankzij de gekwalificeerde certificering van elektronische handelsmerkopslag volgens de eIDAS-verordening, garandeert EDICOM de integriteit in de tijd van de documenten die in zijn oplossing zijn opgeslagen.

EDICOM is een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener en geeft juridische en juridische geldigheid aan documenten en dossiers, waardoor het de categorie van bewijslast voor derden in het kader van de Europese Unie geeft.

Het verplichte karakter van elektronische facturen op B2B-gebied zal een aanzienlijke impact hebben op alle Italiaanse bedrijven vanaf hun verzending. We mogen echter de ontvangst van elektronische facturen niet vergeten, aangezien het volume zeer hoog zal blijven. In dit geval stelt het vertrouwen op een elektronische oplossing bedrijven in staat om het probleem van het uitgeven en ontvangen van facturen op te lossen.

EDICOM biedt zowel elektronische factuuruitgifte als ontvangstservices en integreert deze rechtstreeks in de ERP om het boekhoudbeheer te optimaliseren en een grotere efficiëntie bij de informatieverwerking te bereiken. EDICOM's elektronische factuurontvangst- en integratiesystemen maken handtekeningverificatieprotocollen mogelijk die de oorsprong, integriteit en authenticiteit van alle ontvangen documenten garanderen.