Hoe werkt elektronisch factureren in Colombia

Elektronisch factureren heeft een lange geschiedenis in Colombia. Al in 1995 verleende de regering er dezelfde geldigheid aan als aan de papieren factuur, als een van de eerste landen in Latijns-Amerika. Na verschillende initiatieven markeert 2015 een belangrijke datum in de ontwikkeling ervan in het land; het Directoraat van Nationale Belastingen en Douane (DIAN) lanceerde het elektronische factureringssysteem - SFE. Sinds de oprichting heeft het nieuwe elektronische factureringssysteem van Colombia voortdurend verbeteringen ondergaan en zijn er nieuwe belastingdocumenten opgenomen in de elektronische belastingregeling. Om de invoering van elektronische facturering en nieuwe belastingdocumenten te bereiken, heeft de DIAN verschillende schema's vastgesteld voor verplichte massificatie op een gespreide manier voor belastingbetalers.

Dat is de reden waarom elektronische facturering in Colombia voortdurend evolueert en de belangrijkste aanjager is van de digitale transformatie van het belastingstelsel van het land. We analyseren de werking van elektronische facturering en de belangrijkste nieuwigheden van het Colombiaanse elektronische belastingstelsel.

Elektronisch factureringssysteem – SFE

Colombia's elektronische factureringssysteem volgt een model van voorafgaande validatie. Elektronische facturen, evenals de rest van de elektronische belastingdocumenten, moeten vooraf worden aangegeven bij de DIAN voor validatie. Eenmaal gevalideerd door de DIAN, worden deze door de uitgever naar de klant verzonden.
Het elektronische factureringssysteem omvat:

• Elektronische verkoopfactuur.
• Rapport voor validatie van chequeboek- of papieren facturen uitgegeven als gevolg van technologische ongemakken van de biller.
• Ondersteuningsdocument voor elektronische salarisbetalingen.
• Documentondersteuning van acquisities met niet-verplichte.
• Registratie van elektronische verkoopfacturen als beveiligingstitel (RADIAN)

Wie moeten verplicht elektronisch factureren?

Zoals we eerder vermeldden, stelt de DIAN, om de goedkeuring te faciliteren van de verschillende elektronische belastingdocumenten die moeten worden aangegeven, meestal verschillende gespreide toetredingsschema's vast.  Daarom zal de belastingplichtige, afhankelijk van het type factuur of belastingdocument, verschillende verplichtingsperioden hebben.

Elektronische verkoopfacturen

Van alle belastingdocumenten waaruit het elektronische factureringssysteem bestaat, is de elektronische verkoopfactuur de meest voorkomende die zich in de laatste fasen van massificatie bevindt. Momenteel is de elektronische verkoopfactuur verplicht voor de volgende belastingplichtigen:

• Rechtspersonen die beschikken over goederen en/of diensten.
• Natuurlijke personen die beschikken over goederen en/of diensten met een bruto inkomen van meer dan 3.500 UVT.
• Natuurlijke personen aannemers van de staat met bruto inkomen groter dan 4.000 UVT. Of andere natuurlijke personen dan detailhandelaren, ambachtslieden, boeren en veeboeren met een inkomen van minder dan 3.500 UVT, maar:
  • Met meer dan één handelsvestiging.
  • Exploitatie van immateriële activa.
  • Gebruikers van de douane.
• Kredieten en investeringen van meer dan 3.500 UVT.
• Belastingplichtigen die kozen voor het Simpele Belasting Regime – RST.

In de elektronische verkoopfactuur zijn elektronische creditfacturen, debetfacturen en exportfacturen opgenomen.

Ondersteuningsdocument voor elektronische salarisbetalingen.

Ondersteuningsdocumenten voor elektronische salarisbetalingen zijn onlangs geïntroduceerd in het elektronische factureringssysteem. Het gebruik van elektronische salarissen is verplicht voor mensen die dit document nodig hebben als ondersteuning voor kosten, aftrekposten of verdisconteerde belastingen in hun belastingaangifte. Het implementatieschema begint op 1 september.

De elektronische salarisadministratie bevat ook de aanpassingsnota's van de elektronische loonbetalingsondersteuningsdocumenten.

Meer informatie over Electronische Salarisbetaling in Colombia

Ondersteuningsdocument voor acquisities met niet-verplichte.

Het Ondersteuningsdocument is het document dat een afnemer moet genereren bij de aankoop van een goed of dienst van een leverancier die niet verplicht is elektronische facturen uit te reiken. Het doel van dit document is om de transactie te bewijzen en de ondersteuning te hebben van kosten, aftrekposten of verdisconteerde belastingen voor belastingaangiften. Vanaf 31 januari 2022 moeten elektronische billers die goederen of diensten kopen van een leverancier die niet verplicht is om een verkoopfactuur of gelijkwaardig document uit te geven, een elektronische factuur (ondersteuningsdocument) genereren en verzenden voor validatie van de DIAN in elektronische vorm, in overeenstemming met de vereisten van "Technische Bijlage Ondersteuningsdocument 1.0" opgenomen in Resolutie 000012.

Registratie van elektronische verkoopfacturen als waardepapier (RADIAN)

De DIAN heeft een platform gecreëerd voor de registratie van elektronische verkoopfacturen als waardepapier.
Opdat een verkoopfactuur als waardepapier kan gelden, moet deze voldoen aan een reeks technische en commerciële vereisten, evenals geregistreerd zijn op het RADIAN-platform en gevalideerd door de DIAN.

Het doel is om het gebruik van factoring te verbeteren door het systeem geloofwaardiger te maken dankzij de traceerbaarheid die wordt geboden door het platform, dat alle gebeurtenissen registreert die verband houden met elke factuur die ook waardepapier is.

Meer informatie over het Radian-platform

De registratie van elektronische verkoopfacturen als waardepapier is vanaf augustus 2021 verplicht.

Gelijkwaardige documenten

De POS-documenten, tickets gegenereerd op het verkooppunt voor de betaling van een goed of dienst, moeten elektronisch worden uitgegeven, maar op dit moment zijn de verplichte startdata niet bevestigd.  De gelijkwaardige documenten zijn als volgt:

• Het ticket van kassa's met P.O.S. systemen.
• Het toegangsticket voor de bioscoop.
• Het ticket voor het personenvervoer.
• Het uittreksel uitgegeven door trustmaatschappijen, beleggingsfondsen, collectieve beleggingsfondsen, buitenlandse beleggingsfondsen, onderlinge beleggingsfondsen, effectenfondsen, pensioen- en ontslagfondsen.
• Tickets voor luchtvervoer.
• Het document in gelokaliseerde games.
• Het lot, fractie of formulier in andere geluks- en kansspelen dan de gelokaliseerde spelen.
• Het document dat is afgegeven voor de inning van tolgelden
• Het handelsdocument van de beurs.
• Het document van de verrichtingen van de landbouwbeurs en andere goederen.
• Document afgegeven voor huishoudelijke openbare diensten.
• Het toegangsticket voor openbare shows.
• Gelijkwaardig elektronisch document.

Vereisten voor het uitreiken van elektronische facturen

• Geautoriseerd zijn door de DIAN als uitgever van elektronische facturen.
• Beschikken over een digitaal certificaat dat is uitgegeven door een certificeringsinstantie die is geaccrediteerd door de Nationale Accreditatie-instantie van Colombia (ONAC).
• Beschikken over software voor elektronische facturering die wordt geleverd door een Technology Service Provider (PST) die is geautoriseerd door de DIAN.

Evolutie van elektronische facturatie in Colombia

• 1995: Artikel 37 van wet 223, stelt de elektronische factuur gelijk aan de papieren factuur en geeft hem dezelfde waarde.
• 2007: Eerste regelgeving inzake elektronische facturatie. De uitgifte, levering, aanvaarding en bewaring met digitale middelen, evenals de technische specificaties van het systeem, worden gedefinieerd in decreet 1929 en resolutie 14465.
• 2015: Goedkeuring van decreet 2242 regelt een nieuw elektronisch factureringssysteem, dat de fouten corrigeert die in het vorige factureringsmodel zijn gedetecteerd.
• 2016: start van het pilootproject waaraan in totaal 58 Colombiaanse bedrijven deelnamen, en waaraan EDICOM actief meewerkte om mogelijke fouten in het facturatiemodel op te sporen en te corrigeren.
• 2019: de kalender van de massificatie van de belastingplichtigen begint volgens het schema dat door de DIAN is vastgesteld.
• 2020: de regelgeving inzake elektronische uitgifte met betrekking tot elektronische facturatie wordt gewijzigd.
• 2021: de invoering van elektronische salarisbetaling en het RADIAN-platform voor de registratie van elektronische verkoopfacturen met waardetitel wordt gelanceerd.

Doelstellingen van de Regering van Colombia met elektronische facturering

• Fiscale controle De Colombiaanse regering probeert belastingontduiking te halveren met behulp van het elektronische systeem. Elektronisch factureren is een essentieel instrument om belastingvlucht te voorkomen en het inningsproces te optimaliseren. De DIAN schat dat de Colombiaanse regering per jaar 15 miljard dollar aan btw misloopt, oftewel 22%, een cijfer dat volgens berekeningen van het Internationaal Monetair Fonds oploopt tot 40%.
• Massificatie van de elektronische factuur  Colombia volgt het pad van andere Latijns-Amerikaanse landen zoals Mexico, Brazilië of Chili, leiders in de ontwikkeling van elektronisch bestuur. Elektronisch factureren is een belangrijk onderdeel van e-Goverment en paperless. In die zin vertalen de voordelen van het opnemen van elektronische facturering zich voor het land naar:
• Kostenbesparingen door het elimineren van papier, handmatig beheer en het verminderen van fouten door de automatisering van processen.
• Milieuvoordelen door de vermindering van de CO2-uitstoot, vermindering van het papierverbruik en energiekosten van transport.
• Wendbaarheid in de procedures door de automatisering van operaties.
• Verhoogde veiligheid van procedures door de invoering van authenticiteitsmechanismen zoals elektronische handtekeningen.
• Bevordering van boekhoudkundige en fiscale transparantie.
• Stimuleren van buitenlandse investeringen en het concurrentievermogen van het land dankzij fiscale controle. 

Voordelen van elektronisch factureren voor belastingbetalende  bedrijven

Ten slotte brengt de invoering van elektronische facturatie als facturatie model tal van voordelen met zich mee voor de bedrijven en betekent het uiteindelijk een kostenbesparing. Om deze reden is investering in technologie die nodig is om dit systeem te implementeren zeer winstgevend.

• Directe kostenbesparingen door elimineren van papier, afdrukken, facturen versturen en opslaan.
• Verhoging van de productiviteit van de administratie afdeling, die dankzij de automatisering van dit proces meer tijd heeft voor het uitvoeren van andere taken.
• Automatisering en integratie in de processen van ontvangst van facturen. De elektronische oorsprong van het document maakt automatische integratie in het systeem en dus de boekhouding mogelijk, waardoor de facturen klaar zijn voor betaling vrijwel zonder menselijke tussenkomst.
• Grotere efficiëntie en eliminatie van menselijke fouten, als gevolg van automatisering en volledig geïntegreerde behandeling. Elektronische facturen kunnen automatisch worden gegenereerd en verzonden van de serviceprovider naar de ontvanger. Zo zijn de meeste economische voordelen dus niet toe te schrijven aan besparingen op drukwerk en verzendkosten, maar vooral aan de totale automatisering en procesintegratie tussen handelspartners, vanaf de bestelling tot de betaling.
• Kortere leverings- en factuurinningstijd. De efficiëntie van de uitgifte- en ontvangstprocessen, de onmiddellijkheid hiervan en de praktische eliminatie van fouten in het genereren en boekhouden van facturen, draagt bij aan het verkorten van de inningstijden van facturen.
• Grotere veiligheid. Het versturen van facturen gebeurt via private netwerken of specifieke protocollen zoals AS2, FTPS, WebServices, VAN (Value Added Network), etc. Digitale handtekening systemen garanderen bovendien de integriteit, de oorsprong en de echtheid van deze facturen.
• Flexibele, veilige en legale opslag. De originele en ondertekende documenten zijn beschermd gedurende ten minste de tijd die is vastgesteld door de huidige wetgeving. Dit vermindert opslagkosten en vergemakkelijkt bovendien het raadplegen van oude facturen.
• Eliminatie van risico van verlies van fysieke documenten dankzij de veilige opslag en digitale raadpleging van facturen.

EDICOM, technologieleverancier geautoriseerd door de DIAN voor elektronische facturering

EDICOM is een geautoriseerde leverancier van elektronische facturatie in Colombia. Om een dergelijke toestemming van de DIAN te verkrijgen, heeft EDICOM voldaan aan alle criteria die zijn vastgesteld in artikel 12 van decreet 2242 van 2015:

• Met de Enkele Belasting Registratie (RUC) die van kracht en bijgewerkt is.
• Verantwoordelijk voor de omzetbelasting en valt onder het gemeenschappelijke regime.
• Heeft Iso 27001-accreditatie voor managementsystemen voor informatiebeveiliging.
• Certificering van de financiële status van het bedrijf, ondertekend door een openbare accountant of belastingbeoordelaar, die een liquide activa van meer dan 20.000 UVT (Tax Value Unit) en vaste activa van meer dan 10.000 UVT aantoont.
• EDICOM garandeert de naleving van de vereisten die door de DIAN zijn vastgesteld om een elektronische factuur uit te reiken, vervat in artikel 3 van decreet 2242 van 2015:
• Gebruik van het standaard elektronische generatieformaat XML zoals vastgesteld door de DIAN.
• Draagt de opeenvolgende nummering geautoriseerd door de DIAN.
• Voldoet aan de toepasselijke vereisten van sectie 617 en specifieke vereisten van 512-9 en 512-11 ET.
• Voegt een digitale of elektronische handtekening toe die authenticiteit en integriteit garandeert, in overeenstemming met het handtekeningbeleid dat is gedefinieerd door de DIAN.
• Voegt de unieke code van de elektronische factuur (CUFE) toe.

Daarnaast is EDICOM als Digitale Certificatie Instantie van de ONAC bevoegd om elektronische certificaten uit te geven zoals de digitale handtekening die nodig is voor de ondertekening van elektronische facturen en andere fiscale documenten zoals elektronische payrolls.

Het feit dat EDICOM een door de DIAN geautoriseerde leverancier is van elektronische facturering en door de ONAC van Colombia geautoriseerd als digitale certificeringsentiteit, stelt het in staat om de meest complete technologische oplossing voor de uitwisseling van elektronische documenten in Colombia aan te bieden. Bovendien is het wereldwijde factureringsplatform van EDICOM niet alleen in staat om te voldoen aan de eisen van de DIAN in Colombia, maar ook aan die van de meeste belastingautoriteiten in Latijns-Amerika, Europa en Azië.

EDICOM is een internationale leider in elektronische facturatie en heeft oplossingen voor e-invoicing ontwikkeld voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen, aangepast aan de specificaties van de landen van herkomst en bestemming waarin haar klanten opereren. Het platform wordt geïntegreerd in het ERP of interne managementsysteem van het bedrijf, wat de elektronische factuur automatiseert en voldoet aan alle wettelijke vereisten in elk land van de wereld, met inbegrip van Colombia.