Toepassingen van EDI

Met EDI-technologie voor elektronische gegevensuitwisseling kunnen werkzaamheden op elke afdeling binnen een bedrijf worden geoptimaliseerd. Dit is mogelijk door deze toe te passen op elk type document dat tussen zakelijke partners uitgewisseld wordt (bestellingen, facturen, leveringsbonnen, enz.).

Waar wordt EDI het meest toegepast?

EDI maakt de werkzaamheden op de afdelingen verkoop, inkoop, administratie en financiën wendbaarder en efficiënter.

'Electronic Data Interchange' is als werksysteem ontwikkeld om de integratie van uw zakelijke documenten in het ERP of het Intern beheerssysteem te automatiseren. Hoe groter het aantal zakelijke partners (klanten, leveranciers, logistieke partners, enz.) en hoe meer EDI-berichten worden uitgewisseld, hoe groter de voordelen.

Deze voordelen vertalen zich in aanzienlijke kostenbesparingen die, afhankelijk van de reikwijdte van de implementatie, kunnen oplopen tot 90% in vergelijking met hetzelfde proces dat wordt uitgevoerd met documenten die per post, fax of e-mail worden verzonden en ontvangen.

Hieronder staan enkele van de belangrijkste toepassingen van EDI, samen met de voordelen voor bedrijven die deze elektronische berichten in hun standaard beheersysteem integreren.

Order-integratie met EDI (ORDERS)

Inkoopafdelingen moeten aanzienlijke middelen inzetten om de inkooporders die naar hun leveranciers worden gestuurd, te genereren, te verzenden en te volgen. Voor leveranciers betekent de verwerking en registratie van deze orders in hun systemen een aanzienlijke hoeveelheid werk van de kant van verkoop- of administratief personeel.

Voor zowel inkopers als leveranciers zijn dit essentiële handelingen. Uiteindelijk hangt het van elk van hen af of zij hun eindklanten een efficiënte, hoogwaardige service kunnen bieden.

Hoe integreert uw EDI-oplossing orders?

Als u inkooporders uitgeeft

U hoeft uw order bij de leverancier maar één keer in uw ERP te registreren.
De informatie van deze order wordt omgezet in de standaard waarin de leverancier orders verwacht te ontvangen.
Een efficiënte EDI-toepassing herkent de geadresseerde in de structuur van het elektronische document en stuurt het via beveiligde kanalen automatisch door naar de leverancier.
U ontvangt een bericht wanneer de order op de bestemming is ontvangen en verwerkt.
Als er problemen zijn of als de orderverwerking langer duurt dan normaal, ontvangt u een melding en waarschuwing.

Als leverancier

U ontvangt orders van uw klanten in hun EDI-oplossing.

Ze worden automatisch omgezet in een gegevensstructuur die uw ERP kan importeren.

De ordergegevens worden in het beheersysteem geïntegreerd en zijn klaar voor verwerking.

Uw klant ontvangt een automatische bevestiging dat u de order hebt ontvangen en dat deze wordt verwerkt.

Integratie van leveringsbonnen met EDI (DESADV)

Een leveringsbon is een document dat wordt gevoegd bij de goederen die naar de klant worden verzonden. Het is een essentieel zakelijk document dat wordt gebruikt om te controleren of de daadwerkelijk ontvangen goederen met de inkooporder overeenstemmen.

De mogelijkheid om deze controles uit te voeren voordat de factuur wordt opgesteld, betekent dat de factuur kan worden aangepast als er afwijkingen zijn ten opzichte van de oorspronkelijke bestelling.

Hoe integreert uw EDI-oplossing verzendberichten?

Als u de ontvanger bent van de goederen

Uw leverancier stuurt een verzendbericht wanneer de goederen klaar zijn om te worden verzonden.
Wanneer u het bericht ontvangt, wordt dit automatisch in uw beheersysteem of ERP geïntegreerd.
Het ontvangen document moet worden gematcht met de oorspronkelijke inkooporder, zodat eventuele verschillen kunnen worden opgespoord voordat de goederen worden ontvangen
U stuurt een bevestigingsbericht naar de leverancier als alles in orde is.
Uw magazijn wordt vooraf op de hoogte gebracht van de aankomst van een nieuwe zending. Zo kunnen ze vooruit plannen, wat het los- en opslagproces efficiënter maakt
Als de leveringsbon barcodes bevat om de verzonden goederen te identificeren, wordt het controleproces op de bestemming vereenvoudigd door gewoon de barcodes op elk artikel te lezen.

Als u de leverancier bent

Op basis van de ontvangen bestelling wordt in uw ERP een leveringsbon gegenereerd, waarin het werkelijke aantal goederen van elke referentie wordt geselecteerd dat zal worden verzonden..

Uw EDI-oplossing neemt de gegevens van de leveringsbon over en stuurt ze naar de bestemming in de vorm van een verzendbericht dat door de klant in het gewenste formaat wordt ontvangen.

Uw klant controleert het verzendbericht aan de hand van de oorspronkelijke bestelling. Dit proces is meestal volledig geautomatiseerd aangezien alle zakelijke documenten die via EDI worden gegenereerd, worden getraceerd (orders, leveringsbonnen, facturen, enz.).

U ontvangt een bericht met de bevestiging dat alles in orde is.

Zo kunt u het leverings- en losproces versnellen, aangezien de klant vooraf op de hoogte wordt gebracht van de zendingen die zullen aankomen. Dit verkort de orderverwerkingstijden op de bestemming.

Integratie van facturen met EDI (INVOICE)

De automatisering van de factureringsprocessen is een strategisch element dat besparingen tot 90% kan opleveren als dit met handmatig beheer van deze documenten wordt vergeleken.

Vaak vereist het volume van de door de crediteurenadministratie behandelde facturen dat maatregelen worden genomen om de handelingen voor de controle, validatie, registratie en betaling ervan aan de leverancier te optimaliseren. Net zo worden verstrekkers van facturen gedwongen kostbare middelen in te zetten voor gevoelige taken. Tot deze gevoelige taken behoren de regelmatige facturering aan klanten, wat betekent dat zij moeten worden afgedrukt, geadresseerd, gefrankeerd en verzonden. Bovendien moet u periodieke controles uitvoeren om de ontvangst en de status van de factuur op de crediteurenadministratie te verifiëren.

Met het integreren van elektronische facturen kunt u bijna al deze stappen automatiseren. Dit biedt zowel uitgevers als ontvangers concurrentievoordelen die zich vertalen in hogere efficiëntie en daardoor belangrijke kostenbesparingen.

Hoe integreert uw EDI-oplossing facturen?

Als u EDI-facturen ontvangt

Uw EDI-oplossing ontvangt een factuur van een leverancier.

De factuur wordt in kaart gebracht en er wordt een gegevensbestand gegenereerd dat in uw ERP moet worden geïntegreerd.

De gegevens worden veilig naar het lokale netwerk verzonden, waar de factuur in uw beheersysteem wordt geregistreerd.

Het feit dat de documenten automatisch in uw ERP worden geregistreerd, vereenvoudigt het proces van matching en validering met andere documenten die al in het systeem aanwezig zijn, zoals inkooporders en leveringsbonnen.

Als het valideringsproces gelukt is, markeert uw systeem de factuur als klaar voor betaling en wordt er automatisch een bevestigingsbericht naar de EDI-oplossing van de leverancier gestuurd.

Naast de facturen die u ontvangt van leveranciers die EDI-oplossingen hebben, kunt u ook facturen integreren die u worden toegezonden door leveranciers die deze technologie niet gebruiken. Zie onze EDI-webgebaseerde portaloplossing.

Als u EDI-facturen uitgeeft

U genereert facturen in de ERP.

Uw EDI-oplossing verzamelt de gegevens van deze documenten en brengt deze in kaart om ze aan te passen aan de structuur waarin de klant ze wenst te ontvangen.

Uw EDI-software herkent de geadresseerde van de factuur en stuurt ze automatisch door via de gevestigde communicatiekanalen.

Uw klant ontvangt de factuur.

U ontvangt een bericht dat het document is verwerkt. Als er echter fouten zijn of als er te veel tijd is verstreken, ontvangt u waarschuwingen die u hiervan op de hoogte brengen.

Als u over een EDI-oplossing beschikt, kunt u 100% van uw facturen elektronisch verzenden. Dit betekent dat u ze zelfs naar klanten kunt sturen die dit soort technologie niet gebruiken. Lees onze oplossing voor het publiceren van EDI-facturen.

Meld u aan voor onze nieuwsbrief

Bezig met verzenden

Even geduld aub. Dit kan enkele seconden duren.