EDI als transformatiemiddel voor zee- en haventransport

EDI (Electronic Data Interchange) is een waardevol hulpmiddel voor het optimaliseren van import- en exportactiviteiten in havens. 

90% van de wereldhandel wordt over zee vervoerd. Havens zijn groeimotoren voor economieën en hun havengemeenschappen werken eraan om van hen referentiepunten te maken voor grote scheepvaartmaatschappijen. Er zijn externe factoren, zoals hun geografische ligging, die van hen potentiële hubs maken in hun werkgebied voor het wereldverkeer.

Dit is het geval in Panama, dat heeft kunnen profiteren van de geografische ligging van het land. Verschillende havens, gelegen rond de ingangen van het Panamakanaal, aan de Atlantische en de Stille Oceaan, hebben zich gespecialiseerd in de behandeling van vrachtcontainers en zijn een centrum geworden voor internationale ontvangst en overslag. Volgens de Panama Maritime Authority (AMP) is Panama op weg om de belangrijkste overslaghaven voor containers in Latijns-Amerika en het Caribisch gebied te worden.

Andere interne factoren, zoals de ontwikkeling van hun infrastructuur en de efficiëntie van de vrachtafhandeling, kunnen echter het verschil maken tussen havens als de belangrijkste toegangspoorten voor het binnenkomen en verlaten van deze vracht. EDI (Electronic Data Interchange) is een waardevol hulpmiddel voor het optimaliseren van import- en exportactiviteiten in havens. De informatiestromen die plaatsvinden rond de verplaatsing van vracht in havens, en de betrokkenheid van verschillende publieke en private partijen, stimuleren het gebruik van technologie voor de veilige uitwisseling van documentatie in maritiem transport. EDI maakt efficiënt informatiebeheer mogelijk en hoe meer partners in de logistieke keten dit communicatiesysteem implementeren, hoe groter de voordelen.

Doelstellingen van elektronische gegevensuitwisseling (EDI)

Het logistieke ecosysteem, en in het bijzonder dat van het zeevervoer, vereist een grondige controle van de informatie die in verschillende richtingen en naar verschillende agenten wordt verzonden, zodat hun acties samenkomen in hetzelfde doel: dat de vracht op tijd en zonder extra kosten op zijn bestemming aankomt. EDI-oplossingen vereenvoudigen deze informatie-uitwisseling en maken de integratie mogelijk van de informatiesystemen van alle bedrijven die betrokken zijn bij de logistieke keten, terwijl hun activiteiten en beheerprocessen worden geoptimaliseerd.

• Het genereren, verzenden, ontvangen en registreren van uitgewisselde documenten automatiseren
• Reactietijden verkorten
• De nauwkeurigheid van het beheer verbeteren
• Kosten verlagen door processen te optimaliseren
• Klantenservice verbeteren
• Voordelen van EDI voor de maritieme sector

Toegepast op maritiem transport heeft EDI de volgende voordelen

• Vermindering van de wachttijden voor goederen (schip, terminals, douane)
• Verkorting van de tussenlandingen van schepen.
• Verhoogde doorvoer van goederenopslagplaatsen (terminals, depots, enz.)
• Stroomlijnen en beveiligen van administratieve procedures
• Vermindering van fouten door informatie op een geautomatiseerde manier te genereren.
• Meer controle over informatie en dus over de goederen.
• Zichtbaarheid, controle en traceerbaarheid van de lading.
• Alle intermodale operaties integreren: zeehaven-land in dezelfde communicatiestroom.
• De structuur van de uitgegeven berichten kunnen aanpassen aan nieuwe wetgeving, technieken, enz. in de sector.

Actoren en berichten in het zeevervoer

Bij het zeevervoer van goederen zijn verschillende partijen betrokken, elk met een specifieke functie: verladers (importeurs/exporteurs), rederijen, geadresseerden, terminals, expediteurs, binnenvaartmaatschappijen, havenautoriteiten en douane, enzovoort.

Tijdens de operatie worden verschillende berichten en documenten uitgewisseld die specifiek zijn voor de maritieme sector. Dankzij het gebruik van standaarden zoals EDIFACT, X12, XML, enz. kunnen alle actoren transacties uitwisselen via de beveiligde transmissie van berichten die ontworpen zijn voor automatische integratie met beheersystemen.

Dit zijn gestructureerde berichten, elk met een specifiek doel. Bijvoorbeeld: boekings- en instapinstructies. Door de uitwisseling van berichten tussen de expediteur/douaneagent en de ontvanger. Hiermee kunnen expediteurs en verladers aan rederijen vragen om ruimte te reserveren voor te verschepen containers en de bijbehorende respons ontvangen.

De boekingsstroom op basis van een EDIFACT-berichtuitwisseling zou er als volgt uitzien:

• De expediteur/douane-expediteur verzoekt de geadresseerde/afzender om de boeking van ruimte via het IFTMBF-bericht (International Forwarding and Transport Message Firm Booking) met zijn boekingsaanvraagfunctie;
• De ontvanger bevestigt de boeking aan de expediteur/douane-expediteur via een IFTMBC-bericht (International Forwarding and Transport Message Booking Confirmation);
• De expediteur stuurt de verzendinstructies met het IFTMIN-bericht (International Forwarding and Transport Message - Instructions) naar de ontvanger.
• Na verzending van de goederen geeft de ontvanger een concept cognossement af aan de expediteur (Bill of lading of BL), via een bericht als IFTMCS (International Forwarding and Transport Message Contract Status).

Welke andere activiteiten in de logistieke keten kunnen profiteren van het gebruik van EDI?

Van aanlopen van schepen

Via de uitwisseling van berichten tussen de rederij en de havenautoriteit en andere bevoegde instanties ( kapitein Maritiem, enz.) kan toestemming worden gevraagd om het schip aan te lopen en af te meren en kunnen de nodige documenten voor het aanlopen worden verzonden en de relevante vergunningen worden ontvangen. Er worden BERMAN-berichten (Berth Management Message) gebruikt.

Verzenden van lijsten van laden en lossen van lading.

Door middel van berichten tussen de ontvanger en de laadterminal. Hiermee kunnen de geadresseerden de laad- en loslijsten van het schip naar de terminals sturen, met de bijbehorende ontvangstbevestigingen. COPRAR-berichten (Container discharge/loading order message) worden gebruikt. Wanneer het laden of lossen van het schip door de terminal is voltooid, wordt een bericht naar het bedrijf van de ontvanger gestuurd met details over het uitgevoerde laden of lossen. Er worden COARRI-berichten (Container discharge/loading report) gebruikt.

Vrachtmanifest

Dit is een vereiste om het vertrek van export- of overslaggoederen over zee te controleren. Dit document bevat de lijst van goederen waaruit de lading bestaat en de commerciële gegevens van de goederen. Het bedrijf van bestemming moet deze verklaring indienen bij het Havenbedrijf. Door middel van IFCSUM-berichten (International Forwarding and Consolidation Summary Message) en CUSCAR-berichten (Customs Cargo Message). Het antwoord van de douane wordt verzonden door middel van het CUSRES-bericht (Customs Response message).

Douaneaangifte

Se trata de un formulario que se presenta ante la Aduana para el despacho de la mercancía. La empresa transitaria o agente de aduanas puede presentar el Documento Único Administrativo (DUA) ante la Aduana. Mediante mensaje CUSDEC (Customs Declaration message). La Aduana emite y envía el Levante si las mercancías declaradas no deben someterse a inspección documental o física. Mediante mensaje CUSRES.

Notificaties bij inklaring

Anderzijds brengt de douane het Havenbedrijf op de hoogte van de ingeklaarde douaneaangiften en de containers waarop ze betrekking hebben. Hiervoor wordt een specifieke functie voor CUSRES-berichten gebruikt.

EDICOM, specialist in logistieke EDI

EDICOM, als specialist in EDI-oplossingen, werkt samen met bedrijven in de logistieke sector en speelt in op de specifieke behoeften van hun activiteit. In een dergelijk complex scenario is het van cruciaal belang om efficiënte systemen te hebben die de communicatie- en aangifteprocessen voor goederenbewegingen automatiseren. Er zijn veel bedrijven die dankzij EDI de communicatie van logistieke activiteiten met hun klanten hebben geoptimaliseerd.

Met de cloudoplossing van EDICOM kunt u alle transacties op een flexibele manier beheren, geïntegreerd vanuit uw eigen ERP. De applicatie garandeert integratie van elektronische documenten met uw ERP en automatiseert het importeren en exporteren van records uit de berichten die met uw partners worden uitgewisseld. Op deze manier wordt het genereren van records in het ERP bij ontvangst van transacties en de opbouw ervan bij uitgaande transacties gedaan zonder menselijke tussenkomst en perfect vastgelegd in uw interne computersysteem, in overeenstemming met uw managementprocedures.

Bovendien vergemakkelijkt het EDICOMNet privé-netwerk de verbinding met elke partner voor de uitwisseling van elektronische transacties in een B2B-scenario en omvat het connectiviteitsdiensten met overheidsinstellingen (overheidsorganen, gemeentehuizen, douane, enzovoort).