Elektronische archivering op lange termijn met bewijswaarde
EDICOMLta is een service voor elektronisch archiveren op lange termijn, die wij als eIDAS-gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener aanbieden.
Integriteit en authenticiteit van documenten met bewijswaarde
EDICOMLta (EDICOM voor langetermijnarchivering) is de gecertificeerde oplossing voor e-archivering op lange termijn, die wij als eIDAS-gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener aanbieden.
De dienst maakt gebruik van identificatie, digitale handtekeningen en elektronische chronologische validatiemechanismen. Deze zijn allemaal in overeenstemming met de eIDAS-verordening, waarmee de integriteit en authenticiteit van de gearchiveerde bestanden op lange termijn kan worden gegarandeerd.
De volgende kenmerken garanderen de wettelijke archivering van elektronische documenten via een beveiligde webomgeving, die 24 uur per dag toegankelijk is vanaf elke locatie met een internetverbinding.
Hoe kent EDICOMLta bewijswaarde toe aan de gearchiveerde documenten?
Een van de belangrijkste toegevoegde waarden die een goedgekeurd e-archiveringssysteem biedt, is de wettelijke bewijswaarde van de documenten bij een eventuele confrontatie met een derde partij of bij een rechtszaak.
Er wordt een elektronisch zegel en een elektronisch tijdstempel aangebracht, zoals bepaald in de eIDAS-verordening. De gekwalificeerde elektronische zegel garandeert de integriteit van het document. Het tijdstempel dient om objectief te kunnen vaststellen wat het exacte moment was (datum en tijd) waarop het document werd opgeslagen.
Elektronische tijdstempels worden periodiek aangebracht (gewoonlijk om de twee jaar) om de betrouwbaarheid van het elektronische zegel te verlengen tot na de gebruikelijke technologische geldigheidsduur. Voor dit proces maken wij gebruik van de gekwalificeerde, vertrouwde dienst voor elektronische zegelbewaring.
Een platform met internationaal erkende certificering
De oplossing van EDICOMLta is ontworpen en gecertificeerd conform de hoogste internationale normen voor digitale archivering.
Bovendien heeft het lokale certificeringen in regio's waar specifieke wetten voor elektronische bewaring bestaan, zoals de Conservazione Elettronica of de NOM151 in Mexico.
Hoe werkt EDICOM's archivering op de lange termijn?
Toegang tot de dienst
EDICOMLta biedt gebruikers een aangepaste webomgeving met een hoog beveiligingsniveau die is ontworpen op basis van bruikbaarheidscriteria.
Vastlegging van documenten
De processen voor het plaatsen van de elektronische handtekening en het elektronisch tijdstempel worden automatisch toegepast, zowel handmatig via de webomgeving als geïntegreerd. Hiermee worden de integriteit en de authenticiteit van de documenten gewaarborgd zodra ze op het platform zijn geregistreerd.
Bewijswaarde
De gecertificeerde elektronische zegel garandeert de integriteit van het document. Met het tijdstempel kunnen we objectief vaststellen wat het exacte moment was (datum en tijd) waarop het document werd gearchiveerd.
Genereren van metagegevens
Metagegevens zijn van essentieel belang omdat documenten daarmee op een later moment geïdentificeerd en teruggevonden kunnen worden. Met EDICOMLta kunt u websjablonen maken om gestandaardiseerde metagegevensstructuren te creëren.
Beveiligde archieven
Documenten worden parallel gearchiveerd in twee datacentra van EDICOM, met de respectieve back-upkopieën. Dit garandeert een toegankelijkheid van 99,9% van de documenten en een zeer hoge mate van beveiliging.
Vastleggen van bewijs
Enkele van de vastgelegde IT-bewijsstukken die worden erkend tijdens een documentaudit zijn: bewijs van aanmaken, bewijs van oorsprong, bewijs van wijziging, bewijs van verwijdering en bewijs van downloaden.
Beheer van documenten
Elektronisch archiveren, documenten wijzigen, mappen aanmaken, zoekfilters, favorieten, bladwijzers, documentenlijsten, en opties voor downloaden en delen, zijn slechts enkele van de vele functionaliteiten.
Permanente zekerheid
Op de beveiligde documenten wordt automatisch en periodiek een door de eIDAS-verordening gekwalificeerd elektronisch tijdstempel aangebracht. Dit is een door de Europese autoriteiten erkende geldige methode om de integriteit van een elektronisch document voor een volgende termijn te verlengen.
Documentenaudit
Er kan altijd om een documentenaudit worden verzocht. Dit gecomprimeerde bestand bevat elementen zoals bewijsmateriaal, digitale handtekeningen en het valideringsrapport. Met andere woorden: alle benodigde IT-elementen om de integriteit van een document objectief te kunnen aantonen.
EDICOMLta presenteert: informatiemanagement
EDICOMLta presenteert: documenten laden en opvragen
EDICOMLta presenteert: de wettelijke documentenaudit
Belangrijkste kenmerken van de vertrouwde dienst voor elektronisch archiveren op de lange termijn
Toegankelijkheid
Dankzij archivering op basis van metagegevens kunnen documenten worden geïdentificeerd en kunnen er hiërarchieën in worden aangebracht, zodat ze later gemakkelijker teruggevonden en geraadpleegd kunnen worden.
Wettelijke compliance
Elektronische bestanden worden bewaard onder de technische voorwaarden die zijn geregeld bij Verordening 910/2014, ook bekend als eIDAS.
Toegang tot wettelijk bewijsmateriaal
Het systeem maakt het mogelijk bewaarde documenten snel terug te vinden. Ook kunnen bestanden bekeken en gedownload worden bij elektronische auditing, die de integriteit en authenticiteit van de gegevens op de lange termijn certificeert, om de rechtsgeldigheid ervan tegenover derden aan te tonen.
Bewijswaarde
De functie e-handtekening biedt een systeem voor gegevensbewaring en garandeert integriteit en authenticiteit; de vereisten om het systeem en de gearchiveerde documenten wettelijke bewijswaarde te geven.
Documentenaudit
De e-handtekeningen en de zegels van de bestanden worden systematisch gecontroleerd, om de integriteit en de authenticiteit die daarmee worden aangetoond te handhaven. Tijdens deze doorlopende audit worden de interacties van elke gebruiker met de documenten in bewaring gecontroleerd.
Integratie van derden
EDICOMLta kan worden geïntegreerd met interne managementsystemen van bedrijven, of met EDICOM's EDI- en e-factureringsoplossingen, waardoor de bewaring en het behoud van deze elektronische documenten wordt geautomatiseerd.
Hiërarchie van documenten
Met EDICOMLta kunt u de volledige cyclus die elk elektronisch document doorloopt veiligstellen. Zo wordt bij een commerciële handelsrelatie een e-factuur in het archief gekoppeld aan de betreffende bestelling en het verzendbericht.
Omkeerbaarheid van gegevens
Het kunnen terugvinden van alle gegevens is cruciaal voor bedrijven. Daarom garandeert EDICOM het terugvinden en overdragen van alle gearchiveerde documenten en het daarin aanwezige bewijsmateriaal, zoals handtekeningen, tijdstempels, gegevens over de levensduur van bestanden, eventlogs, enz.
Technologische infrastructuur
De bestanden worden gearchiveerd volgens een hogebeschikbaarheidsmodel, op basis van de redundantie van een component of dienst. Dit vertaalt zich in de beschikbaarheid van twee gegevensverwerkingscentra, die zich in twee fysiek verschillende faciliteiten bevinden, en synchroon werken via permanente bronreplicatie.
Het laatste nieuws over e-archivering
Hoe integreert u via EDI of API met Amazon Vendor Central of Amazon Seller Central
Wijzigingen in de wet voor digitale handtekeningen in Argentinië
ViDA (VAT in the Digital Age) - EU stimuleert B2B e-facturatie
Stuur ons uw contactgegevens toe en wij nemen direct contact met u op.
Praat met een van onze specialisten en verduidelijk al uw vragen over onze oplossingen voor data-integratie.
