Elektronische documenten goedkeuren met e-handtekening

EDICOMSignADoc is een documentgoedkeuringsoplossing met e-handtekeningen. Transformeer langdurige en tijdrovende documentgoedkeuringsprocessen naar een efficiënt telematicaproces met bewijskracht.

Trust Services Provider

e-Handtekening

Compatibel met alle soorten e-handtekeningen, configuratie van handtekeningen samen en apart.

100% klantenservice

Profiteer van de ondersteuning die uw project verdient. Er staan voor, tijdens en na de opzet gespecialiseerde consultants voor u klaar.

Workflows op maat

Goedkeuringsprocessen die zijn aangepast aan de gewenste complexiteit. U kunt zelf de benodigde stappen, voorwaarden en gebruikers bepalen.

Toepassingen van EDICOMSignADoc

Alle processen binnen uw organisatie waarbij één of meerdere mensen documenten moeten goedkeuren kunnen in EDICOMSignADoc worden geïmplementeerd. Hier volgen drie van de meest voorkomende toepassingen.

Ondertekenen van zakelijke voorstellen

Ondertekenen van zakelijke voorstellen

Integreer mensen van buiten uw organisatie als klanten in uw workflows.

Verzend uw verkoopovereenkomsten zodra ze zijn gegenereerd en vraag compleet veilig en snel om hun goedkeuring.

Uw klanten ontvangen een e-mail en krijgen met één klik op de muis toegang tot het contract, waarna ze kunnen kiezen om het goed te keuren of te weigeren.

Interne goedkeuring van facturen

Interne goedkeuring van facturen

Stel interne goedkeuringsworkflows vast die zijn aangepast aan de afdelingstructuur van uw bedrijf.  

Betrek hierbij de verantwoordelijken die alle facturen moeten goedkeuren.

Configureer de regels en voorwaarden voor het goedkeuren van uw facturen (afdeling, identificatie van leveranciers, crediteuren, factuurbedrag, etc.).

Loonstrookjes en ondertekenen van contracten

Loonstrookjes en ondertekenen van contracten

Genereer contracten en loonstrookjes in uw systeem en krijg de goedkeuring van de medewerker.

Faciliteer de veilige toegang van de ontvanger tot uw online ondertekeningsplatform.

Krijg bewijs van goedkeuring voor contracten, loonstrookjes, etc.

EDICOMSignADoc kan worden geïntegreerd met alle soorten beheersystemen

Onze oplossing voor documentgoedkeuring en handtekeningen kan worden geïntegreerd, zodat u volledig kunt profiteren van de voordelen van procesautomatisering. Het online ondertekeningsplatform is perfect voor grote bedrijven die een grote hoeveelheid documenten moeten verwerken.

Het EDICOM-consultantteam is gespecialiseerd in gegevensintegratie en zorgt ervoor dat de oplossing volledig compatibel is en effectief werkt met wat voor systeem of database dan ook. Dit is onder andere mogelijk met een ERP-, CRM- of HCM-systeem, een kant-en-klare of zelfontwikkelde oplossing en in de cloud of op locatie.

Workflowontwerp op maat

Het creëren van een documentgoedkeuringsworkflow is snel en intuïtief.

Geef in slechts één stap aan welke verzenders zijn toegestaan documenten te verzenden en stel in welk soort bewijs en authenticatie nodig zijn. U kunt ook complexere workflows ontwerpen met meerdere stappen, andere voorwaarden, ontvangers en handtekeningsoorten.

 

Intuïtieve en duidelijke stappen bepalen

Intuïtieve en duidelijke stappen bepalen

Het ontwerpen van workflows met EDICOMSignADoc is gebaseerd op de parametrisering van de stappen. Dit geeft aan welke ondertekenaars betrokken zijn, wat het vereiste niveau van authenticatie is en welk soort bewijs wordt verzameld bij elke stap.

Gezamenlijke en afzonderlijke handtekeningen

Gezamenlijke en afzonderlijke handtekeningen

Gezamenlijke handtekeningen: voortgang van de workflow vereist de goedkeuring van alle ondertekenaars die in een bepaalde stap zijn aangegeven.

Afzonderlijke handtekeningen: voortgang van de workflow vereist de goedkeuring van een bepaald aantal ontvangers van het totale aantal mogelijke ondertekenaars binnen een stap.

Regels voor uitvoering van stappen

Regels voor uitvoering van stappen

Creëer workflows waarbij u zelf de voorwaarden kunt instellen voor bepaalde goedkeuringsprocessen.

U kunt dan bijvoorbeeld aangeven dat er goedkeuring moet worden gevraagd als het contract boven een bepaald bedrag uitkomt of als het is bedoeld voor een specifiek persoon.

e-Handtekeningen op al uw documenten

Of er garanties vereist zijn voor een documentgoedkeuringsworkflow hangt af van het soort document. EDICOMSignADoc past zich aan aan de specifieke eisen voor authenticatie en e-handtekeningen van ieder project.

U kunt het bewijs dat wordt uitgegeven door EDICOMSignADoc gebruiken om eventuele conflicten op te lossen wat betreft afspraken in de inhoud van uw documenten.

e-Signatures

e-Handtekeningen voor elke situatie

EDICOMSignADoc ondersteunt e-handtekeningen met erkende en niet-erkende certificaten en van beveiligde apparaten voor handtekeningcreatie.

Two-Factor Authentication

Tweeledige verificatie (2FA)

Implementeer sterke verificatieprocessen om de beste garanties te kunnen bieden voor uw workflows: 2FA OTP (Google Authenticator) of 2FA via SMS.

Evidence of Approval

Bewijs van goedkeuring

Elke interactie met het document laat een voetafdruk achter, waarin de EDICOM Trust Service Provider een rapport met bewijskracht aanmaakt, het zogenaamde 'bewijsrapport'.

Totale controle over al uw documenten

Documentuitgevers en hun meerdere hebben toegang tot een configureerbaar dashboard met een overzicht van hun KPI's en gedetailleerde informatie over de status van hun goedkeuringsprocessen.

U kunt in real time verifiëren of een document al is bekeken of niet, zien hoeveel mensen het hebben goedgekeurd en of het door een van de betrokken partijen is afgekeurd en nog veel meer.

 

Ook kunt u een deadline instellen voor het goedkeuren van uw documenten, documenten opnieuw indienen en waar nodig een workflow annuleren.

Waarom EDICOMSignADoc?

EDICOMSignADoc is een krachtige tool voor het optimaliseren van documentgoedkeurings- en handtekeningprocessen.

Naleving regels voor langetermijnopslag (EDICOMLta)

Elektronische opslag met gegarandeerde integriteit en omkering van de bewijslast.

EDICOMLta is een langetermijnopslagdienst ter aanvulling van EDICOMSignADoc om documenten te behouden samen met hun bewijs van goedkeuring.

Het behoud wordt uitgevoerd conform de belangrijkste internationale standaarden om de integriteit van de documenten op de lange termijn te garanderen.

De constante controles door EDICOM als Trust Service Provider bieden garanties die de bewijslast zullen omkeren in geval van afwijkingen.

Elektronische langetermijnopslag

Stuur ons uw contactgegevens toe en wij nemen direct contact met u op.

Praat met een van onze specialisten en verduidelijk al uw vragen over onze oplossingen voor data-integratie.

Neem contact op!

Usa un dominio corporativo

De verzamelde persoonsgegevens zullen door de bedrijven van de EDICOM Groep worden gebruikt om de gestelde vragen te beantwoorden en/of de gevraagde diensten te beheren. U kunt uw recht op toegang, rectificatie, verzet, beperking en overdraagbaarheid van uw gegevens uitoefenen in overeenstemming met de bepalingen van het privacybeleid.