EDI in de retailsector, de DESADV- en RECADV-berichten

DESADV- en RECADV-berichten zijn EDI-berichten die gestructureerd zijn met belangrijke informatie om de traceerbaarheid in de toeleveringsketen te waarborgen.  De integratie van dit soort berichten in sectoren zoals de retail is essentieel voor de distributielogistiek, zozeer zelfs dat steeds meer bedrijven van hun leveranciers eisen dat deze documenten worden geïmplementeerd.

EDI-berichten in de toeleveringsketen

DESADV- en RECADV-berichten zijn de meest gebruikte berichten in de toeleveringsketen, die beide leveranciers, distributeurs en eindklanten helpen goede resultaten te behalen. Samen met andere berichten zoals ORDERS, INVOIC of REMADV, enz. zorgen zij voor een real-time informatiestroom die de efficiëntie en productiviteit bij zakelijke transacties verhoogt. 

Deze berichten worden gebruikt in EDI (Electronic Data Interchange) op het gebied van B2B-relaties voor administratie, handel en transport in verschillende sectoren en landen. Zij maken gebruik van een standaardformaat - UN/EDIFACT - dat door de Verenigde Naties is gedefinieerd. 

Het gestandaardiseerde karakter van het EDI-systeem en de standaardisering van de documenten maken het mogelijk naadloos aan te sluiten bij elke handelspartner en de verschillende berichten te integreren die gewoonlijk in een handelsrelatie worden uitgewisseld (aankooporders, facturen, voorraadrapporten, verzendingsberichten, enz.)

Wat is DESADV? 

DESADV (Despatch Advice) is het elektronische verzendbericht. Het is een bericht waarin de details van de verzonden goederen worden gespecificeerd. 

Het DESADV-bericht is een verzendingsnotificatie met twee belangrijke functies. Enerzijds om te controleren of de door de leverancier te verzenden goederen overeenkomen met de door de distributeur geplaatste inkooporder. Anderzijds om de retailer vooraf te informeren over de levering van de goederen in zijn magazijn of winkel, zodat hij zich kan voorbereiden op de aankomst van nieuwe producten.

Dit bericht geeft gedetailleerde informatie over de inhoud van de goederenzending en andere relevante informatie over de zending. Het bevat bijvoorbeeld het aantal artikelen, de beschrijving van elk artikel, het soort verpakking, de datum en het tijdstip van levering, enz. Het werkt ook in het geval van geretourneerde goederen.

Het DESADV-bericht kan zo eenvoudig of zo complex zijn als de operatie vereist.

Wat is het RECADV-bericht? 

RECADV (Receiving Advice Message) is het bericht ter bevestiging van de bestelling. Het wordt gebruikt door de logistieke operator of distributeur om de fabrikant of leverancier te bevestigen dat de goederen zijn ontvangen en of zij al dan niet overeenstemmen met de bestelling. Door middel van dit bericht worden de gegevens gecontroleerd en kan de factuur worden gegenereerd of kunnen de relevante claims worden ingediend indien de geleverde goederen niet overeenstemmen met de oorspronkelijke bestelling. 

Het RECADV-bericht bevat gegevens zoals:

• Ontvangen hoeveelheid
• Geaccepteerde hoeveelheid
• Geretourneerde of niet geaccepteerde hoeveelheid en de reden van retournering.

Hoe implementeer ik DESADV- en REDADV-berichten op een geïntegreerde manier in mijn bedrijf?

EDI transacties kunnen worden geïntegreerd met elk ERP of intern management systeem, simpelweg door enkele systeemaanpassingen. EDICOM heeft EDI technologie ontwikkeld op maat van de retail sector. Via de geïntegreerde EDI-oplossing in SaaS-modus brengt het platform verbindingen tot stand met het ERP, CRM en alle managementapplicaties die betrokken zijn bij de elektronische uitwisseling van gegevens met klanten, leveranciers, logistieke operatoren en elke partner die betrokken is bij de toeleveringsketen. 

Hiermee kunnen transacties worden geautomatiseerd, zonder dat de interne werkprocedures hoeven te worden gewijzigd. Deze oplossingen zijn volledig geautomatiseerd en integreren de gegevens van verzonden en ontvangen documenten met uw managementsysteem.

Een van de grootste voordelen van deze oplossing is de schaalbaarheid, zodat u zoveel EDI-berichten kunt implementeren als nodig is, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf.

Werkstromen met DESADV- en RECADV-berichten

Het verbeteren van de koopervaring van de eindklant is voor de distributiesector een prioritaire doelstelling geworden. Daartoe streven de belangrijkste spelers in de retailsector ernaar hun processen te optimaliseren. De implementatie van DESADV- en RECADV-berichten helpt deze processen in de toeleveringsketen te verbeteren, en steeds meer distribuiteurs eisen dat hun leveranciers bereid zijn met dit systeem te werken en op hun kwaliteitsnormen zijn afgestemd.  

De volgorde van de informatie-uitwisselingsstromen is als volgt:

1. De distributeur heeft een eerste inkooporder afgegeven, die de leverancier heeft verwerkt. Wanneer de goederen klaar zijn voor verzending, stuurt de leverancier de verzendbericht of het DESADV-bericht naar zijn klant ("retailer").
2. De retailer ontvangt het bericht dat dankzij de EDI-oplossing in het ERP is geïntegreerd. In één oogopslag vergelijkt de klant de verzendbericht met de oorspronkelijke aankooporder, aangezien beide documenten worden getraceerd en eventuele verschillen duidelijk worden. 
3. Als alles klopt, stuurt de klant een bevestigingsbericht naar de leverancier. De magazijnen ontvangen de informatie over de nieuwe inkomende goederen, zodat zij het lossen en de opslag vooraf kunnen plannen.
4. Wanneer de distributeur de goederen fysiek in zijn magazijnen ontvangt en controleert, stuurt hij de leverancier een RECADV met informatie over de ontvangen goederen. Als alles in orde is, stuurt de leverancier de factuur.

Voordelen van DESADV en RECADV voor bedrijven

De implementatie van DESADV- en RECADV-berichten heeft algemene voordelen voor zowel leveranciers als distributeurs:

• Vermindering van het aantal fouten dankzij de automatisering van de communicatiestroom in de toeleveringsketen.
• Optimalisering van het beheer dankzij de traceerbaarheid.  
• Verbeterde controle van de operaties omdat het mogelijk is validatieprocessen toe te passen. In het geval van het DESADV-bericht bijvoorbeeld is het belangrijkste voordeel voor distributeurs dat zij in één oogopslag kunnen controleren of de goederen die zij gaan ontvangen overeenkomen met hun inkooporder (ORDERS). Met EDI-oplossingen worden beide documenten getraceerd, zodat de klant op de hoogte wordt gebracht van eventuele afwijkingen. Als alles klopt, wordt een conformiteitsbericht afgegeven, dat groen licht geeft voor de verzending van de goederen. Voor leveranciers geeft het vooraf versturen van het verzendbericht hun de ruimte om eventuele fouten bij de voorbereiding van de bestelling te corrigeren, mocht het responsbericht van de distributeur niet conform zijn. Door deze vroegtijdige controle kunnen zij fouten bij de verzending van de goederen beperken. In het geval van RECADV vermindert de nafacturering de fouten in de facturen die kunnen optreden als gevolg van incidenten in het leveringsproces van de goederen, die tijdig worden ontdekt dankzij het gebruik van dit EDI-bericht dat elke wijziging van de bestelling aangeeft.
• Gestroomlijnde operaties. Kennis van de levertijden bevordert de planning van de ontvangst van de goederen. Het DESADV-bericht kan ook naar de logistieke operator worden gestuurd om de voorraad in het magazijn aan te geven. In het geval van goederen met grensoverschrijdende zendingen kunnen de procedures met de douane, expediteurs, havenautoriteiten, enz. worden versneld wanneer de tijden bekend zijn.