Hoofdpunten van de SAF-T verklaring van Portugal

Belastingcontrole en fraudebestrijding is een van de belangrijkste motivaties van belastingdiensten over de hele wereld om de invoering van elektronische systemen voor de uitwisseling van informatie te bevorderen. Daarom is het SAF-T-bestand een steeds wijder verspreide standaard voor het verzamelen van boekhoud- en factureringsgegevens. Portugal is een pionier in Europa in de implementatie van een veelzijdige toepassing met verschillende soorten SAF-T.

Wat is SAF-T?

SAF-T(Standard Audit File for Tax) is een bestandstype op basis van de XML-standaard dat internationaal wordt gebruikt voor de elektronische uitwisseling van belastinginformatie.SAF-T is een tool die alle belasting- en boekhoudkundige informatie van een bedrijf in een specifieke periode verzamelt. En het zorgt ervoor dat de belastingdienst of een externe accountant dit compendium van gegevens heeft, in elektronisch formaat, voor de analyse of voorbereiding van boekhoudkundige boekingen, belastingaangiften, enz.

Het is een bestand dat wordt gegenereerd uit een vooraf gedefinieerde set boekhoudingen, die gemakkelijk kan worden geëxporteerd, ongeacht de gebruikte software. Daarom is een van de grote voordelen van dit systeem de standaardisatie die een snelle en effectieve detectie van belastingfraude mogelijk maakt, die moeilijker te verbergen is, zelfs in een geglobaliseerde omgeving met verschillende boekhoudsystemen.

De voordelen van het werken met SAF-T zijn onder andere: veiligheid, vereenvoudiging van procedures, vermindering van administratieve kosten, leesbaarheid van gegevens ongeacht het systeem waaruit deze afkomstig zijn, dankzij de standaardisatie van het formaat. Daardoor wordt een grotere controle over de informatie bereikt.

Daarom hebben veel belastingdiensten in Europa dit systeem geïmplementeerd. Het gebruik ervan is wijdverspreid voor btw-naleving, maar ook voor andere elektronische boekhoudgegevens. Men gebruikt momenteel SAF-T in: Portugal, Hongarije, Polen, Noorwegen, Litouwen, Luxemburg en Oostenrijk.

SAF-T in Portugal

Portugal is een van de Europese landen met de langste geschiedenis in de toepassing van SAF-T-bestanden. Dit communicatiesysteem begon in 2008, maar het was pas in 2013, met een wetswijziging, toen het gebruik ervan massaal werd met de verplichting voor bedrijven om hun facturen en transportdocumenten in dit formaat te communiceren. Vanaf dat moment moesten alle Portugese bedrijven hun ERP's geleidelijk aanpassen en automatische communicatiekanalen met de Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) genereren.

De Portugese belastingdienst herkent drie soorten SAF-T-bestanden, in de Portugese versie SAF-T (PT): Fiscale, boekhoudkundige en transportdocumenten.

SAF-T PT elektronische boekhouding

Het boekhoudbestand verzamelt alle informatie die nodig is om de aangifte van vereenvoudigde bedrijfsinformatie / jaarlijkse aangifte van boekhoudkundige en fiscale informatie via elektronische middelen te vergemakkelijken. Deze aangifte kan maandelijks of jaarlijks zijn. Het SAF-T-boekhoudbestand moet de volgende controlevelden bevatten: Lijst van artikelen, klanten en leveranciers; btw-regelingen; boekhoudkundige mutaties en rekeningentabel.

In Portugal is elektronische aangifte verplicht voor particuliere of openbare bedrijven die commerciële, industriële of agrarische activiteiten uitoefenen, met zetel of feitelijk beheer binnen het nationale grondgebied. Het SAF-T-boekhoudbestand moet de volgende informatie bevatten:

• Rubriek (Header)
• Rekeningcodetabel (GeneralLedgerAccounts)
• Tabel met klanten (Customer)
• Leverancierstabel (Supplier)
• Belastingtabel (Tax Table)
• Grootboekposten (GeneralLedgerEntries)
• Ontvangstbewijs van afgegeven documenten (Pagos), wanneer deze zouden moeten bestaan.

Het is verplicht om het SAF-T-boekhoudbestand te versleutelen voordat het wordt verzonden en om het gedurende een wettelijke periode van 15 jaar te bewaren. Versleuteling van het document vóór verzending is noodzakelijk om de integriteit en vertrouwelijkheid van de informatie in dit bestand te behouden, inclusief essentiële belastinggegevens. Bovendien benadrukt de elektronische opslag van het SAF-T-bestand de noodzaak om een ​​gedocumenteerde langetermijnregistratie bij te houden, waardoor auditprocessen en naleving van de regelgeving worden vergemakkelijkt.

Elektronische btw- of SAFT-PT-factureringsaangifte

De autoriteiten eisen dat facturen en leveringsnota's opeenvolgend worden gegenereerd en een proces van encryptie doorlopen, waarbij de elektronische handtekening, de gegevens van de vorige factuur en de controlesystemen van het proces van generatie van het bestand worden geïmplementeerd. De elektronische BTW-aangifte in SAFT-PT-indeling moet worden gedaan vóór de 25e van elke maand.

Elektronische vervoersdocumenten in Portugal

BTW-belastingplichtigen moeten vóór verplaatsing van de goederen aan de Portugese belasting-en douaneautoriteiten (AT) de vervoersdocumenten toesturen.

EDICOM, SAFT-gecertificeerde oplossing in Portugal

De oplossing van EDICOM voor elektronische facturatie, elektronische boekhouding en BTW-aangifte en transportdocumenten is gecontroleerd en gecertificeerd door de belasting- en douaneautoriteiten van Portugal in overeenstemming met de vereisten vastgelegd door Portaria nr. 363/2010 en 340/2013, waarin de certificeringsvereisten voor facturatiesoftware zijn vastgelegd.

Onze SAFT-oplossing omvat diensten met toegevoegde waarde die het tot een alomvattende toepassing maken voor de uitgifte van elk SAFT-bestand in Portugal die de processen van het genereren, verzenden en opslaan van elektronische documenten kan ondersteunen in overeenstemming met de vastgestelde vereisten.

Hoe de SAFT-oplossing werkt

Onze oplossing heeft de mogelijkheid om de elektronische communicatie met de Portugese autoriteiten te vereenvoudigen, centraliseren en automatiseren.

• De oplossing integreert met het ERP van het bedrijf en genereert automatisch het vereiste gestructureerde bestand (UBL 2.1 of SAFT-PT).

• Er wordt een interne validatie geproduceerd die bevestigt dat het document correct is opgebouwd en in het geval van SAFT-PT, wordt de verplichte elektronische handtekening toegepast.

• Het document wordt via beveiligde communicatieprotocollen naar de overheid of belastingdienst gestuurd.
• Meldingen gegenereerd door ontvangers kunnen worden geïntegreerd in het ERP om documentbeheer te stroomlijnen en te vergemakkelijken.
• Bovendien is het mogelijk om documenten elektronisch op te slaan voor de vastgestelde periode dankzij een elektronische opslagoplossing die betrouwbare eIDAS-gekwalificeerde diensten heeft om de integriteit van de documenten op de lange termijn te waarborgen. In het geval van SAFT-PT-boekhouding vereist de wet opslag voor 15 jaar.
• Voor dit proces van aangifte van elektronische vervoersdocumenten, automatiseert de EDICOM-oplossing de verzending van de gegevens in real-time aan de belastingdienst via Webservice, die de vergunningscode afgeeft. De oplossing ontvangt de code automatisch en integreert deze in het vervoersdocument. Deze code faciliteert het goederenverkeer.