Hoofdpunten van de SAFT-PT-verklaring van Portugal

Belastingcontrole en fraudebestrijding is een van de belangrijkste motivaties van belastingdiensten over de hele wereld om de invoering van elektronische systemen voor de uitwisseling van informatie te bevorderen. Daarom is het SAF-T-bestand een steeds wijder verspreide standaard voor het verzamelen van boekhoud- en factureringsgegevens. Portugal is een pionier in Europa in de implementatie van een veelzijdige toepassing met verschillende soorten SAF-T.

Wat is SAF-T?

SAF-T(Standard Audit File for Tax) is een bestandstype op basis van de XML-standaard dat internationaal wordt gebruikt voor de elektronische uitwisseling van belastinginformatie.

SAF-T is een tool die alle belasting- en boekhoudkundige informatie van een bedrijf in een specifieke periode verzamelt. En het zorgt ervoor dat de belastingdienst of een externe accountant dit compendium van gegevens heeft, in elektronisch formaat, voor de analyse of voorbereiding van boekhoudkundige boekingen, belastingaangiften, enz.

Het is een bestand dat wordt gegenereerd uit een vooraf gedefinieerde set boekhoudingen, die gemakkelijk kan worden geëxporteerd, ongeacht de gebruikte software.

Daarom is een van de grote voordelen van dit systeem de standaardisatie die een snelle en effectieve detectie van belastingfraude mogelijk maakt, die moeilijker te verbergen is, zelfs in een geglobaliseerde omgeving met verschillende boekhoudsystemen.

De voordelen van het werken met SAF-T zijn onder andere: veiligheid, vereenvoudiging van procedures, vermindering van administratieve kosten, leesbaarheid van gegevens ongeacht het systeem waaruit deze afkomstig zijn, dankzij de standaardisatie van het formaat. Daardoor wordt een grotere controle over de informatie bereikt.

Daarom hebben veel belastingdiensten in Europa dit systeem geïmplementeerd. Het gebruik ervan is wijdverspreid voor btw-naleving, maar ook voor andere elektronische boekhoudgegevens. Men gebruikt momenteel SAF-T in: Portugal, Hongarije, Polen, Noorwegen, Litouwen, Luxemburg en Oostenrijk.

SAFT-PT

Portugal is een van de Europese landen met de langste geschiedenis in de toepassing van SAF-T-bestanden. Dit communicatiesysteem begon in 2008, maar het was pas in 2013, met een wetswijziging, toen het gebruik ervan massaal werd met de verplichting voor bedrijven om hun facturen en transportdocumenten in dit formaat te communiceren. Vanaf dat moment moesten alle Portugese bedrijven hun ERP's geleidelijk aanpassen en automatische communicatiekanalen met de Direcção Geral de Contribuições e Impostos  (DGCI) genereren.

De Portugese belastingdienst herkent drie soorten SAF-T-bestanden, in de Portugese versie SAFT-PT: Fiscale, boekhoudkundige en transportdocumenten.

Elektronische boekhouding met SAFT-PT

Het boekhouddossier van SAFT-PT is de laatste die verplicht is geworden, vanaf 2025.

Het boekhoudbestand verzamelt alle informatie die nodig is om de aangifte van vereenvoudigde bedrijfsinformatie / jaarlijkse aangifte van boekhoudkundige en fiscale informatie via elektronische middelen te vergemakkelijken.

Deze verklaring kan maandelijks of jaarlijks zijn. Het nieuwe SAF-PT boekhoudbestand dient de volgende controle velden te bevatten: Lijst van artikelen, klanten en leveranciers; btw-regelingen; boekhoudkundige mutaties en rekeningentabel.

SAFT-PT-boekhoudbestanden moeten worden uitgegeven door particuliere of openbare bedrijven die commerciële, industriële of agrarische activiteiten ontwikkelen, met hoofdkantoor of effectief beheer op Portugees grondgebied.

Elektronische btw- of SAFT-PT-factureringsaangifte

De autoriteiten eisen dat facturen en leveringsnota's opeenvolgend worden gegenereerd en een proces van encryptie doorlopen, waarbij de elektronische handtekening, de gegevens van de vorige factuur en de controlesystemen van het proces van generatie van het bestand worden geïmplementeerd.

De elektronische BTW-aangifte in SAFT-PT-indeling moet worden gedaan vóór de 25e van elke maand.

Elektronische vervoersdocumenten in Portugal

BTW-belastingplichtigen moeten vóór verplaatsing van de goederen aan de Portugese belasting-en douaneautoriteiten (AT) de vervoersdocumenten toesturen.

Gecertificeerde oplossingen voor gebruik met SAFT-PT

Werken met SAFT-bestanden brengt veel voordelen met zich mee, maar ook de implementatie van het systeem vereist het gebruik van gecertificeerde software en interne ontwikkeling om het vastleggen van de gegevens die het SAFT-bestand configureren te automatiseren; verificatiemechanismen zoals de elektronische handtekening op te nemen; naast het voldoen aan deadlines voor veilige opslag .

In Portugal is EDICOM een geautoriseerde partner en biedt het een oplossing die is gecertificeerd door de DGCI.

Global VAT Platform is een integrale oplossing die vooral bedoeld is voor multinationals. Het is een elektronisch B2B2G communicatieplatform met wereldwijde capaciteiten voor Electronic Data Interchange (EDI), compliant e-facturatiie en BTW-compliance.

In het geval van Portugal heeft het wereldwijde platform van EDICOM de capaciteit om elektronische communicatie met de Portugese autoriteiten te vereenvoudigen, te centraliseren en te automatiseren.

Hoe beheert het Global VAT Platform de SAFT-PT-bestanden?

• De oplossing integreert met het ERP van het bedrijf en genereert automatisch het vereiste gestructureerde bestand (UBL 2.1 of SAFT-PT).

• Er wordt een interne validatie geproduceerd die bevestigt dat het document correct is opgebouwd en in het geval van SAFT-PT, wordt de verplichte elektronische handtekening toegepast.

• Het document wordt via beveiligde communicatieprotocollen naar de overheid of belastingdienst gestuurd.
• Meldingen gegenereerd door ontvangers kunnen worden geïntegreerd in het ERP om documentbeheer te stroomlijnen en te vergemakkelijken.
• Bovendien is het mogelijk om documenten elektronisch op te slaan voor de vastgestelde periode dankzij een elektronische opslagoplossing die betrouwbare eIDAS-gekwalificeerde diensten heeft om de integriteit van de documenten op de lange termijn te waarborgen. In het geval van SAFT-PT-boekhouding vereist de wet opslag voor 15 jaar.
• Voor dit proces van aangifte van elektronische vervoersdocumenten, automatiseert de EDICOM-oplossing de verzending van de gegevens in real-time aan de belastingdienst via Webservice, die de vergunningscode afgeeft. De oplossing ontvangt de code automatisch en integreert deze in het vervoersdocument. Deze code faciliteert het goederenverkeer.