Hoe te voldoen aan het SAF-T bestand in Portugal

SAF-T (Standard Audit File for Tax) is een elektronisch bestand dat internationaal wordt gebruikt voor de overdracht van belasting- en boekhoudgegevens. In Portugal is de implementatie ervan essentieel voor het verbeteren van de belastingcontrole, het vergroten van de transparantie en het vereenvoudigen van de naleving van belastingverplichtingen.

Wat is SAF-T?

SAF-T (Standard Audit File for Tax) is een elektronisch bestand op basis van een XML-formaat, ontworpen om de uitwisseling van fiscale en boekhoudkundige informatie tussen bedrijven en belastingdiensten te vergemakkelijken. Het belangrijkste doel is het standaardiseren van belastinggegevens om een efficiëntere en nauwkeurigere controle van transacties mogelijk te maken, waardoor de transparantie van boekhoudprocessen wordt gewaarborgd. Door informatie te standaardiseren kunnen belastingdiensten bedrijfsactiviteiten effectiever controleren en controleren, wat bijdraagt aan de strijd tegen belastingfraude.

Dit bestand verzamelt een reeks records met details over facturering, boekhouding en andere financiële transacties, gestructureerd voor gemakkelijke analyse door belastingdiensten of externe auditors. Dankzij het gestandaardiseerde en flexibele formaat kunnen overheden het aanpassen aan hun belastingrapportagesystemen voor het controleren of indienen van belastingaangiften.

Wettelijk kader voor het indienen van SAF-T in Portugal

Het SAF-T bestand in Portugal wordt gereguleerd door een reeks verordeningen die bedrijven verplichten om hun fiscale en boekhoudkundige informatie digitaal in te dienen. De Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (CIVA) voert het verplichte karakter van het SAF-T-bestand in, terwijl Portaria n.º 321-A/2007 de technische vereisten vaststelt, waaronder de structuur in XML-formaat om standaardisering van gegevens te waarborgen.

Daarnaast stelt Portaria n.º 31/2019 de specifieke eisen vast voor de indiening van SAF-T voor de boekhouding bij de Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) en geeft Wetsdecreet n.º 198/2012 details over de verplichtingen met betrekking tot de facturering en communicatie van vervoersdocumenten in SAF-T-formaat. Deze verordeningen vormen het wettelijke kader dat bedrijven die actief zijn in Portugal verplicht om te voldoen aan het genereren en verzenden van het SAF-T-bestand.

Hoe werkt het SAF-T bestand in Portugal?

In Portugal is het SAF-T bestand verplicht voor bedrijven die zakelijke activiteiten uitvoeren met het hoofdkantoor of de effectieve bedrijfsvoering op Portugees grondgebied. Dit omvat alle btw-plichtige entiteiten, ongeacht hun grootte, die hun belasting- en boekhoudgegevens digitaal moeten indienen.

De Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) in Portugal erkent drie soorten SAF-T bestanden, elk met specifieke functies:

• Facturatie SAF-T: Verzamelt alle informatie met betrekking tot facturatie en verkoop, inclusief gegevens met betrekking tot btw-aangifte. Het moet voor de 5e van elke maand worden ingediend. 
• Boekhouding SAF-T: Geeft details over de boekhoudkundige transacties van het bedrijf, waaronder gegevens over artikelen, klanten, leveranciers en btw-regimes. Het wordt gebruikt om maandelijkse of jaarlijkse aangiften van boekhoudkundige informatie in te dienen bij het AT.
• SAF-T voor vervoersdocumenten: Bevat details van documenten met betrekking tot het vervoer van goederen. Het is verplicht om dit in te dienen voordat goederen worden vervoerd, zodat de autoriteiten toezicht kunnen houden op het verkeer van goederen op Portugees grondgebied.

Bij het indienen van SAF-T wordt het bestand automatisch in XML-formaat gegenereerd vanuit de beheersystemen van het bedrijf volgens de vastgestelde normen. Het bestand moet naar het AT worden gestuurd volgens de boekhoudperiode, ofwel maandelijks of jaarlijks, met inachtneming van de termijnen die zijn vastgelegd in de belastingwetgeving die van kracht is in Portugal.

Technische eisen voor het genereren van het SAF-T-bestand

Het SAF-T-bestand moet worden gegenereerd in XML-formaat volgens de technische specificaties van Portaria n.º 321-A/2007, dat de standaardisatie en leesbaarheid van de gegevens garandeert. Om aan deze eisen te voldoen, moeten bedrijven software gebruiken die is gecertificeerd door de Belastingdienst (AT), waarmee het bestand kan worden gegenereerd in overeenstemming met de gedefinieerde standaarden.

Daarnaast is automatisering essentieel bij het genereren en verzenden van het SAF-T bestand. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun managementsystemen geïntegreerd zijn met software die het automatisch vastleggen van boekhoudkundige en fiscale gegevens vergemakkelijkt en dat deze correct worden ingediend binnen de termijnen die zijn vastgesteld door de geldende regelgeving.

EDICOM, gecertificeerde oplossing om te voldoen aan SAF-T Portugal

De EDICOM-oplossing voor het beheer van SAF-T-bestanden in Portugal is geaudit en gecertificeerd door de Belastingdienst (AT) en voldoet aan de technische vereisten van Portaria N.º 363/2010 en 340/2013. Deze voorschriften stellen de certificeringscriteria voor factureringssoftware vast en garanderen dat de EDICOM-oplossing voldoet aan de beveiligings- en compliancenormen voor het automatisch genereren, ondertekenen en verzenden van SAF-T-bestanden.

De EDICOM-oplossing zorgt niet alleen voor naleving van de regelgeving, maar maakt ook de integratie van het genereren van SAF-T-bestanden rechtstreeks met de managementsystemen van bedrijven mogelijk. Dit automatiseert zowel de uitgifte als de verzending van bestanden naar het AT, waardoor fouten worden verminderd en de door de wetgeving gestelde deadlines gemakkelijker kunnen worden nageleefd. De oplossing omvat ook diensten zoals de beveiligde opslag van documenten, waardoor de integriteit en toegankelijkheid van de bestanden op de lange termijn worden gegarandeerd.