Oplossing voor goedkeuring van leveranciersfacturen

Globale oplossing voor de goedkeuring van facturen van leveranciers en crediteuren met integratie- en opslagdiensten met bewijskracht

Workflow voor documentgoedkeuring

We zetten specifieke diensten in voor het ontwerp van interne factuurgoedkeuringsstromen, getraceerd met inkooporders en gekoppelde verzendberichten.

Integratie in het crediteurenbeheersysteem

EDICOM ontwikkelt de meest geavanceerde data-integratietechnologie om de registratie van alle goedgekeurde facturen in uw crediteurenbeheersysteem te automatiseren.

Elektronisch ontvangstbewijs met bewijskracht

Langdurige opslag met eIDAS-accreditatie van ontvangen facturen, samen met bewijs van goedkeuring en gerelateerde documenten (bestellingen, leveringsberichten, enz.).

Services om uw crediteurenbeheer te automatiseren

De meest geavanceerde oplossing om ontvangen facturen goed te keuren en te integreren.

Onze diensten maken het mogelijk om de integratie van de ontvangen facturen te automatiseren.

We faciliteren meerdere kanalen voor de ontvangst van deze documenten en kanaliseren ze naar degenen die verantwoordelijk zijn voor hun goedkeuring. 

De eIDAS-opslagdiensten van EDICOM bieden een waarborg van facturen samen met de bijbehorende documenten en bewijzen van goedkeuring, met een garantie van integriteit en bewijskracht op verzoek van derden.

  • Oplossingen op maat voor de goedkeuring van facturen van leveranciers en crediteuren, aangepast aan de kenmerken van uw organisatie.

  • Automatiseer de ontvangst van al uw facturen voor volledige integratie van uw crediteurenadministratie. 

  • Digitaliseer uw processen door 100% van uw leveranciers te integreren om responstijden en bedrijfskosten te verlagen. 

Een oplossing. Meerdere voordelen.

Ontvangst en goedkeuring van EDI-facturen

EDI-facturen met traceerbaarheid en validatie van belangrijke gegevens

Uw EDI-handleidingen voor facturen instellen

Wij helpen u bij het definiëren van uw EDI-gidsen om ervoor te zorgen dat facturen worden ontvangen met de minimaal vereiste gegevens die naar behoren zijn geconformeerd. 

Integratie van bestellingen en verzendberichten

Integreer in uw EDI B2B-communicatieproject de uitgifte van inkooporders aan uw leveranciers en de ontvangst van verzendberichten om te anticiperen op uw logistieke activiteiten.

Initiële validatie van facturen

De gegevens van een EDI factuur worden snel verwerkt door het EDICOM Platform.

Op deze manier kunnen de ontvangen facturen worden onderworpen aan initiële validaties, waarbij de facturen die geen geldige verwijzingen naar inkooporders, verzendberichten of andere vereiste gegevens bevatten, worden verwijderd.

Meer informatie over onze geïntegreerde EDI-oplossingen

Interne goedkeuringsstroom voor facturen

Ontwerp van goedkeurings-workflows

Ontwerp uw interne factuurgoedkeuringsstromen op basis van de aard van elk document. Stel de regels vast die de verantwoordelijkheid bepalen en de stappen die moeten worden genomen om elke factuur te beheren, afhankelijk van de kriticiteit, het bedrag of de afdeling die betrokken is bij de acceptatie ervan.

Definieer het type goedkeuring dat moet worden verleend

Van eenvoudige checks tot processen met grotere garanties zoals de dubbele authenticatiefactor, de individuele elektronische handtekening, gezamenlijke handtekening of solidariteitshandtekening. Bepaal welk systeem het meest geschikt is op basis van de kriticiteit van elke ontvangen factuur. 

Controle over de bewijzen van goedkeuring

Alle goedgekeurde facturen zullen bewijsmateriaal genereren dat zal worden opgeslagen in de EDICOM elektronische documentgoedkeuringsdienst, die op elk moment kan worden geraadpleegd in het geval van een discrepantie of vereiste.

Maak kennis met onze elektronische documentgoedkeuringsservice

Integratie van facturen in crediteurenbeheer

Data Mapping Service

Facturen die het goedkeuringsproces met succes doorstaan, worden overgebracht naar de multi-format transformatie- of mapping service, om de gegevens van de EDI-facturen te vertalen naar het formaat van uw ERP.

Data Integration Service

Het EDICOM-platform faciliteert veilige en toegewijde communicatiekanalen om de gegevensinterfaces die tijdens het transformatieproces zijn verkregen, over te dragen naar het applicatie-ecosysteem.

Het maakt niet uit of uw ERP een On-Premise applicatie is of in SaaS-modus. EDICOM faciliteert de kanalen die in ieder geval nodig zijn om te garanderen dat uw factuurgegevens uiteindelijk worden geïntegreerd in uw beheertoepassingen.

Lange-termijn opslagservice

Ontvangstbewijs met bewijskracht

Edicom's lange-termijn opslagservice is gecertificeerd in overeenstemming met de eIDAS-regelgeving. De Leverancier van Vertrouwensdiensten EDICOM staat zo garant voor de integriteit van de opgeslagen gegevens en verleent waarheidsgetrouwheid en bewijswaarborgen over de onveranderlijkheid van de documenten.

Deze functie maakt het mogelijk om de bewijslast op elke factuur die in de service is opgeslagen om te keren, zodat ze inzetbare records zijn ingeval er op verzoek van derden wordt geprocedeerd.

Gegarandeerde traceerbaarheid

De opslagservice biedt extra waarde door samen met de beveiligde factuur andere gerelateerde documenten zoals inkooporders of verzendberichten toe te voegen die, samen met het bewijs van goedkeuring, een volledig overzicht vormen van de levensduur van de opgeslagen factuur.

EDICOMLta (Long Term Archiving)

EDICOM Long Term Archiving is de specifieke opslagdienst van de Leverancier van Vertrouwensdiensten EDICOM, die is geaccrediteerd door de Europese Commissie in overeenstemming met de eIDAS-verordening.

De service vereenvoudigt de taken van het archiveren en ophalen van ontvangen facturen, met maximale garanties en permanente controle over de integriteit van de opgeslagen documenten.

Maak kennis met EDICOMLta

Veelgestelde vragen

Het EDICOM Platform is multi-standaard. Het is in staat om elk gestructureerd EDI-formaat en zelfs eigen formaten te verwerken. EDIFACT, X12 of compliance formaten volgens de regelgeving van elk land (meestal XML), kunnen door de oplossing worden verwerkt.

De EDICOM-oplossing voor het ontvangen en goedkeuren van facturen heeft de nodige functionaliteiten om elektronische handtekeningen te valideren en te verwerken, waarbij parameters zoals de geldigheid van de certificaten of het type handtekening dat wordt toegepast, worden geanalyseerd om te valideren dat de toegepaste criteria voor de handtekening voldoen.

De multi-standaard mogelijkheden van het EDICOM-platform stellen het in staat om, zodra het formaat waarin de factuur wordt ontvangen wordt herkend, de segmenten of velden van het document waarin de iD van de inkooporder is vastgelegd, te identificeren en te extraheren, evenals de gegevens die vervolgens de exploitatie ervan mogelijk maken in het proces van goedkeuring van de ontvangen facturen.

Het EDICOM-platform is ontworpen om volledige transactie-uitwisselingsstromen te verwerken.

Inkooporders die naar uw leveranciers worden verzonden, kunnen in eerste instantie door onze oplossing worden uitgegeven, zodat het na ontvangst van de factuur mogelijk is om de belangrijkste gegevens van de initiële order en de ontvangen factuur te correleren om de initiële validaties van elke factuur te automatiseren.

De validaties die moeten worden uitgevoerd telkens wanneer een factuur wordt ontvangen, worden voor elk project gedefinieerd op basis van de vereisten.

Validaties van syntactische aard, om te controleren of de structuur van het ontvangen document voldoet, evenals validaties op de inhoud om het bestaan van naar behoren geregistreerde sleutelgegevens te detecteren die uw organisatie nodig heeft in elke ontvangen factuur.

Zoveel als uw organisatie nodig heeft. Afhankelijk van het organisatiemodel van uw bedrijf, kunt u zoveel workflows voor factuurgoedkeuring instellen als u nodig hebt, aangepast aan de bijzonderheden van elk type document.

EDICOM's documentgoedkeuringsservice maakt het mogelijk om meerdere soorten bewijsmateriaal te genereren. Van eenvoudige "check"-erkenningen voor gebruikers met specifieke machtigingen, tot complexere systemen en grotere garanties om de goedkeurders van een document te identificeren als de dubbele authenticatiefactor, of zelfs elektronische handtekeningen met erkende certificaten uitgegeven in de naam van elke beheerder.

Normaal gesproken de voor ieder geval wettelijk vastgestelde termijn. Deze termijn kan echter worden aangepast aan uw behoeften. Indien nodig hebt u toegang tot specifieke services voor het dumpen van alle facturen en archivering in uw lokale netwerk, voordat ze definitief uit de oplossing worden verwijderd. 

De originele ontvangen facturen worden opgeslagen in onze langdurige opslagservice, samen met de gekoppelde inkooporders en verzendberichten.

Bovendien is het mogelijk om het bewijs van goedkeuring samen met de documenten te bewaren, waardoor een volledig bestand wordt gevormd voor elk te betalen document dat onderworpen is aan permanente audits van de eIDAS Leverancier van Vertrouwensdiensten EDICOM.

Voor leveranciers die geen EDI-oplossingen hebben, is het mogelijk om diensten zoals de EDICOM leveranciersportaal te implementeren. Dit systeem maakt een veilige webomgeving mogelijk voor hun community van leveranciers, waarmee ze verbinding maken om hun inkooporders te bekijken en hun facturen rechtstreeks vast te leggen.

Automatiseer de ontvangst van al uw facturen. 

We hebben onze technologie voor gegevensintegratie en documentgoedkeuring ontwikkeld.

Vertrouw op ons voor hoogwaardige oplossingen voor het flexibel verwerken van grote factuurvolumes. Oplossingen op maat, aangepast aan de bijzonderheden van uw business en bedrijf. 

Laat uw gegevens achter en wij nemen snel contact met u op om uw project toe te lichten. 

Usa un dominio corporativo

De verzamelde persoonsgegevens zullen door de bedrijven van de EDICOM Groep worden gebruikt om de gestelde vragen te beantwoorden en/of de gevraagde diensten te beheren. U kunt uw recht op toegang, rectificatie, verzet, beperking en overdraagbaarheid van uw gegevens uitoefenen in overeenstemming met de bepalingen van het privacybeleid.

Leveranciersportaal

Het leveranciersportaal is de oplossing van EDICOM om die partners te integreren die u hun facturen niet via EDI kunnen sturen.

De oplossing maakt het mogelijk om de ontvangst van facturen te automatiseren voor latere goedkeuring en integratie in het crediteurenbeheer, en fungeert ook als een geldig kanaal om de inkooporders te verzenden die zijn gekoppeld aan de facturen.

1

Order integratie

Inkooporders van uw ERP worden op het moment van registratie gepubliceerd in het leveranciersportaal.

2

Kennisgeving aan de leverancier

Leveranciers worden op de hoogte gebracht met een e-mail, telkens wanneer ze een bestelling in het portaal ontvangen.

3

Toegang tot het portaal

De leveranciers hebben met hun gebruikersnaam en wachtwoord toegang tot het portaal om hun bestellingen te bekijken, evenals via de links in de meldingen.

4

Factuurregistratie

De leveranciers genereren zelf facturen van ontvangen orders, waardoor de uitgifte van documenten grotendeels wordt geautomatiseerd.

5

Goedkeuring van facturen

De facturen die in het portaal worden verwerkt, worden overgedragen aan de interne goedkeuringsdienst voor validatie door de betrokken beheerders.

6

Integratie in crediteurenbeheer

De uiteindelijk goedgekeurde facturen worden geïntegreerd in uw ERP en automatiseren zo het crediteurenbeheer.

Corporate Governance met leveranciers

Transparantie, verantwoording en veiligheid.

Dit zijn de 3 pijlers waarop de zogenaamde Corporate Governance is gebaseerd, en die zeer direct van toepassing zijn op leveranciersrelaties.

Oplossingen voor factuurontvangst en goedkeuring brengen tal van efficiëntie- en beheerbesparingen met zich mee door een groot deel van hun behandeling te automatiseren.

Deze efficiëntie vertaalt zich in minimale responstijden naar de leverancier en bevordert een transparante relatie die essentieel is voor de toepassing van dit beleid.

Goedkeuring van facturen ontvangen per e-mail

Het is gebruikelijk dat uw leveranciers u hun facturen per e-mail in PDF-formaat sturen.

De bijlagen bij de e-mails zijn in alle opzichten volledig geldige originele facturen.

Deze documenten kunnen door het EDICOM-platform worden verwerkt en geïntegreerd in het crediteurenbeheer, waardoor de ontvangst van alle facturen wordt geautomatiseerd.

EDICOMNet Mailbox

Ontvangst van facturen per Mail

EDICOMNet Mailbox

EDICOMNet Mailbox is de service waarmee een SMTP-node in het EDICOM-communicatienetwerk de ontvangst kan vergemakkelijken van facturen die de leveranciers u per e-mail sturen, als bijlagen en meestal in PDF-formaat.

OCR Facturas

OCR van facturen

Extractie van gegevens uit ontvangen facturen

Het extraheren van belangrijke gegevens uit e-mails en uit facturen door de toepassing van OCR-technieken, is bepalend voor het toepassen van validatieregels. 

  • Bestelnummer of inkooporder

  • Bedragen

  • Referentiecodes voor producten

  • Detail van kortingen op regelniveau of totalen

  • Gefactureerde verzendberichten

  • Enz.

Invoices Workflow

Goedkeuring van ontvangen facturen

Workflow voor factuurgoedkeuring

Facturen die na het gegevensextractieproces de validatiecontroles doorstaan, worden doorgegeven aan EDICOMSignADoc. Met deze service kunt u workflows ontwerpen die zijn aangepast aan uw organisatie, om het vereiste goedkeuringsbewijs te genereren waarmee u de acceptatie van uw facturen kunt vastleggen. 

Invoices integration

Factuurintegratie

Data Integratie Service

Goedgekeurde facturen worden uiteindelijk geïntegreerd in het beheersysteem. De gegevens die in stap 2 uit de instantie worden geëxtraheerd, zijn van cruciaal belang voor het automatiseren van het factuurregistratieproces in het crediteurenbeheer.

Stuur ons uw contactgegevens toe en wij nemen direct contact met u op.

Praat met een van onze specialisten en verduidelijk al uw vragen over onze oplossingen voor data-integratie.

Neem contact op!

Usa un dominio corporativo

De verzamelde persoonsgegevens zullen door de bedrijven van de EDICOM Groep worden gebruikt om de gestelde vragen te beantwoorden en/of de gevraagde diensten te beheren. U kunt uw recht op toegang, rectificatie, verzet, beperking en overdraagbaarheid van uw gegevens uitoefenen in overeenstemming met de bepalingen van het privacybeleid.