Oplossing voor goedkeuring van leveranciersfacturen

Het EDICOM Platform is multi-standaard. Het is in staat om elk gestructureerd EDI-formaat en zelfs eigen formaten te verwerken. EDIFACT, X12 of compliance formaten volgens de regelgeving van elk land (meestal XML), kunnen door de oplossing worden verwerkt.

De EDICOM-oplossing voor het ontvangen en goedkeuren van facturen heeft de nodige functionaliteiten om elektronische handtekeningen te valideren en te verwerken, waarbij parameters zoals de geldigheid van de certificaten of het type handtekening dat wordt toegepast, worden geanalyseerd om te valideren dat de toegepaste criteria voor de handtekening voldoen.

De multi-standaard mogelijkheden van het EDICOM-platform stellen het in staat om, zodra het formaat waarin de factuur wordt ontvangen wordt herkend, de segmenten of velden van het document waarin de iD van de inkooporder is vastgelegd, te identificeren en te extraheren, evenals de gegevens die vervolgens de exploitatie ervan mogelijk maken in het proces van goedkeuring van de ontvangen facturen.

Het EDICOM-platform is ontworpen om volledige transactie-uitwisselingsstromen te verwerken.

Inkooporders die naar uw leveranciers worden verzonden, kunnen in eerste instantie door onze oplossing worden uitgegeven, zodat het na ontvangst van de factuur mogelijk is om de belangrijkste gegevens van de initiële order en de ontvangen factuur te correleren om de initiële validaties van elke factuur te automatiseren.

De validaties die moeten worden uitgevoerd telkens wanneer een factuur wordt ontvangen, worden voor elk project gedefinieerd op basis van de vereisten.

Validaties van syntactische aard, om te controleren of de structuur van het ontvangen document voldoet, evenals validaties op de inhoud om het bestaan van naar behoren geregistreerde sleutelgegevens te detecteren die uw organisatie nodig heeft in elke ontvangen factuur.

Zoveel als uw organisatie nodig heeft. Afhankelijk van het organisatiemodel van uw bedrijf, kunt u zoveel workflows voor factuurgoedkeuring instellen als u nodig hebt, aangepast aan de bijzonderheden van elk type document.

EDICOM's documentgoedkeuringsservice maakt het mogelijk om meerdere soorten bewijsmateriaal te genereren. Van eenvoudige "check"-erkenningen voor gebruikers met specifieke machtigingen, tot complexere systemen en grotere garanties om de goedkeurders van een document te identificeren als de dubbele authenticatiefactor, of zelfs elektronische handtekeningen met erkende certificaten uitgegeven in de naam van elke beheerder.

Normaal gesproken de voor ieder geval wettelijk vastgestelde termijn. Deze termijn kan echter worden aangepast aan uw behoeften. Indien nodig hebt u toegang tot specifieke services voor het dumpen van alle facturen en archivering in uw lokale netwerk, voordat ze definitief uit de oplossing worden verwijderd. 

De originele ontvangen facturen worden opgeslagen in onze langdurige opslagservice, samen met de gekoppelde inkooporders en verzendberichten.

Bovendien is het mogelijk om het bewijs van goedkeuring samen met de documenten te bewaren, waardoor een volledig bestand wordt gevormd voor elk te betalen document dat onderworpen is aan permanente audits van de eIDAS Leverancier van Vertrouwensdiensten EDICOM.

Voor leveranciers die geen EDI-oplossingen hebben, is het mogelijk om diensten zoals de EDICOM leveranciersportaal te implementeren. Dit systeem maakt een veilige webomgeving mogelijk voor hun community van leveranciers, waarmee ze verbinding maken om hun inkooporders te bekijken en hun facturen rechtstreeks vast te leggen.