Processen automatiseren met partners zonder EDI-oplossingen

U heeft EDI geïmplementeerd in uw bedrijf om transacties met leveranciers en klanten te automatiseren. Desondanks wordt u geconfronteerd met het feit dat niet al uw handelspartners hetzelfde technologische ontwikkelingsniveau hebben als uw organisatie. In plaats van terug te vallen op de conventionele methoden van het verzenden van facturen in PDF-formaat via e-mail, rijst de vraag: Welke alternatieven zijn er in deze situatie?

Leveranciersportaal: inkooporders verzenden en PDF-facturen ontvangen

Een leveranciersportaal moet fungeren als een one-stop oplossing om alle zakelijke transacties te integreren met partners die geen EDI-oplossingen hebben. Via dit portaal kunt u inkooporders publiceren en het genereren van facturen door uw leveranciers vergemakkelijken, waardoor een efficiënter en meer op samenwerking gebaseerd beheer ontstaat.

Dit leveranciersportaal moet aangepaste communicatiestromen hebben voor elke leverancier en aangepast zijn aan de regelgeving voor elektronische facturering van elke markt waarin uw bedrijf actief is. Schaalbaarheid is ook een belangrijk punt: het moet snel en eenvoudig nieuwe leveranciers en documenten kunnen opnemen en klaar zijn om te werken in elk land dat u nodig hebt.

Het EDICOM leveranciersportaal is uitgerust om aan deze behoeften te voldoen. De oplossing werkt als volgt:

1. Export van inkooporders: Het inkoopmanagementsysteem van de portaalontwikkelaar genereert een databestand met de inkooporders.
2. Conversie naar gestructureerd formaat: Het EDICOM platform converteert de inkooporders naar een geldig gestructureerd formaat.
3. Ontvanger herkenning: EDICOM identificeert de ontvanger van de orders en als de leverancier geen EDI-oplossing heeft, wordt de order doorgestuurd naar het portaal om de leverancier op de hoogte te stellen van de beschikbaarheid van een inkooporder.
4. Toegang en beheer leveranciers: De leverancier krijgt toegang tot het portaal, downloadt zijn inkooporders en beheert deze volgens zijn behoeften.
5. Factuur genereren: Om facturen te genereren, logt de leverancier opnieuw in op het portaal, geeft aan welke bestellingen gefactureerd moeten worden en vult de essentiële gegevens voor crediteurenbeheer in die nog niet verzameld zijn op de inkooporder (factuurnummer, factuurdatum, enz.).
6. Extra documentatie bijvoegen: Indien nodig kan de leverancier een visuele weergave van zijn factuur in PDF-formaat bijvoegen, met de mogelijkheid om de gedelegeerde handtekening van EDICOM toe te voegen.
7. Automatische integratie in het crediteurenbeheer: Facturen worden samen met hun belangrijkste gegevens automatisch geïntegreerd in het crediteurenbeheer, waardoor de reconciliatie- en boekhoudprocessen worden geautomatiseerd.

Dit vloeiende en collaboratieve proces met het EDICOM leveranciersportaal zorgt voor efficiënte interactie met leveranciers die geen EDI-oplossingen hebben, waardoor het beheer van inkooporders en facturatie voor beide betrokken partijen wordt vereenvoudigd.

Klantenportaal: facturen verzenden en PDF inkooporders ontvangen

Een EDI-klantenportaal moet ontworpen zijn om de integratie van B2B-klanten zonder EDI-oplossing, maar ook van eindklanten in een B2C-context te vereenvoudigen. Idealiter maakt dit systeem het mogelijk om unidirectionele flows op te zetten voor het verzenden van belangrijke transacties, zoals facturen, maar ook complexere bidirectionele modellen voor het ontvangen van inkooporders of andere relevante documenten.

Het EDICOM klantenportaal is uitgerust om aan deze behoeften te voldoen. De oplossing werkt als volgt:

1. Gegevensexport: De ERP van de portaalontwikkelaar genereert een gegevensbestand volgens de vooraf met EDICOM gemaakte afspraken voor het genereren van elektronische facturen.
2. Gegevenstransformatie: Het EDICOM platform zorgt voor de transformatie van de gegevens uit het ERP naar een geldig gestructureerd formaat, zoals XML, EDIFACT, X12, etc.
3. Ontvanger herkenning: Het portaal identificeert de ontvanger van elke factuur. Als de klant geen EDI-oplossing heeft, wordt de factuur in elektronisch formaat op het portaal gepubliceerd, vergezeld van een visuele weergave in PDF.
4. Notificatie per e-mail: De oplossing stuurt een e-mail naar de klant om deze ervan op de hoogte te stellen dat zijn facturen beschikbaar zijn op het portaal.
5. Toegang en beheer: De klant heeft toegang tot het portaal om eenvoudig zijn facturen te bekijken of te downloaden.

hebben tot hun facturen via het portaal, waardoor de toegankelijkheid wordt verbeterd en het beheer van belangrijke documenten wordt vergemakkelijkt. In het geval van bidirectionele stromen met klanten zal de oplossing specifieker zijn. In een unidirectionele stroom voor het verzenden van facturen is onze tool echter ideaal om te voldoen aan alle wettelijke en beveiligingsvereisten die in elke markt zijn gedefinieerd

Business@Mail: verzenden van elektronische documenten

Business@Mail wordt gepresenteerd als een oplossing die is geïntegreerd met uw managementsysteem en is ontworpen voor het efficiënt verzenden van elektronische documenten, zoals facturen, inkooporders en loonlijsten, naar klanten, leveranciers en andere medewerkers. Hoewel het is ontworpen om de verzending van verschillende documenten te automatiseren, onderscheidt het zich vooral door zijn geschiktheid voor het verwerken van facturen, waarbij het voldoet aan alle wettelijke en veiligheidseisen die in elke markt worden gesteld.

De integratie van de elektronische handtekening met het EDICOM-platform voegt een extra beveiligingslaag toe, volgens de voorschriften van Verordening (EU) nr. 910/2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten. Daarnaast biedt Business@Mail uitgebreide controle over de status van documenten, waarbij ontvangstbevestigingen worden gegenereerd als reactie op elke actie die door ontvangers wordt ondernomen. Dit voorkomt problemen zoals "ik heb de factuur niet ontvangen" of "ik zal hem wel verkeerd hebben opgeslagen in mijn mailbox".

Business@Mail is klaar om aan deze behoeften te voldoen. De oplossing werkt als volgt:

1. ERP-integratie: Het EDICOM platform integreert naadloos met het beheersysteem van de klant om de gegevens te extraheren die nodig zijn om elk elektronisch document te genereren.
2. Uitgifte van documenten: Na de gegevensextractie transformeert het EDICOM platform deze naar de vereiste standaard (XML, EDIFACT, X12, etc.) voor verzending.
3. Elektronische handtekening: In het geval van facturen bevat de oplossing elektronische handtekeningdiensten via de vertrouwde derde partij EDICOM, die een gekwalificeerde handtekening op elk document toepast om de integriteit en authenticiteit ervan te garanderen.
4. Verzenden van documenten: EDICOM herkent de ontvanger en publiceert de documenten in elektronisch formaat op het Business@Mail portaal, vergezeld van een visuele weergave in PDF.
5. Notificatie en downloaden van documenten: Business@Mail stuurt per e-mail een notificatie naar de ontvanger om deze te informeren over de beschikbaarheid van documenten op het beveiligde portaal. De ontvanger krijgt toegang via de voorziene link om de documenten te raadplegen en/of te downloaden.
6. Beheer van ACK's: Business@Mail vergemakkelijkt de volledige opvolging van leveringen door het genereren van ontvangstbevestigingen, waardoor de status van de documenten in real time gekend is en elke situatie, zoals ontvangstbevestigingen van raadplegingen, downloaden of afdrukken van documenten, beheerd kan worden.

Klant onboarding: hoe doe ik dat?

Parallel aan de beslissing om een leveranciers- of klantenportaal te implementeren, zou het ideaal zijn om de toekomstige gebruikers erbij te betrekken. Het idee van dit type portaal is om zowel ons werk als dat van toekomstige gebruikers te vergemakkelijken. Daarom is het belangrijk om een goed onboardingplan op te stellen dat de acceptatie van de tool bevordert.

Enkele goede voorbeelden zijn:

• Verzeker de belangrijkste klantrelaties: Door de belangrijkste klantrelaties vanaf het begin bij het project te betrekken, kunnen we in een vroeg stadium 'succesverhalen' vertellen die onzekerheden voor de rest van onze zakenpartners wegnemen en hun buy-in vergemakkelijken.
• Communiceer de voordelen: het automatiseren van processen met onze leveranciers of klanten zal niet alleen u ten goede komen, maar ook het leven van uw zakenpartners vergemakkelijken. Eliminatie van menselijke fouten, snellere ontvangst van orders en andere berichten, elektronisch bewaren van documentatie... het is belangrijk dat uw partners zich bewust zijn van de waarde van het platform.
• Train en ondersteun toekomstige gebruikers: als je te maken hebt met partners die niet erg gedigitaliseerd zijn, kan de kleinste verandering ervoor zorgen dat ze het platform meteen afwijzen. Het is belangrijk dat ze weten dat ze goed zullen worden opgeleid en ondersteund indien nodig.

Als u desondanks denkt dat het proces te complex is, kunnen we u bij EDICOM helpen bij het opstarten van uw project. Delegeer aan ons de essentiële taken om de integratie van EDI partners in uw project in de kortst mogelijke tijd te versnellen. Besteed aan EDICOM de noodzakelijke stappen uit om uw partner community te informeren en trainen over het EDI integratieproces.

EDICOM zal een actieve rol spelen en uitgebreide ondersteuning bieden aan uw partnernetwerk. We verstrekken nauwkeurige details over formaten en communicatieprotocollen en zorgen voor de nodige ondersteuning zodat zij alle vereiste taken kunnen uitvoeren en onmiddellijk kunnen integreren met uw oplossing voor elektronische gegevensuitwisseling. Met onze expertise zorgen we voor een soepele en efficiënte overgang in het onboardingproces, zodat u zich kunt richten op uw kernactiviteiten.

Waarom al uw partners integreren via EDI?

1. Efficiënte communicatie

• Versturen en ontvangen: Geldig voor eenrichtings- of tweerichtingsstromen.
• Gepersonaliseerde communicatiestromen.
• Onmiddellijke en veilige levering.

2. Veiligheid en naleving

• Beveiliging: Gegevensencryptie en veilige kanalen.
• Wettelijke naleving: Aanpassing aan wettelijke en technische vereisten.

3. Integratie en connectiviteit

• Integratie: 100% van de transacties zijn geïntegreerd met het management systeem.
• Connectiviteit: Uitbreiding van EDI B2B2C projecten naar partners zonder integratie oplossingen.

4. Operationele efficiëntie

• Schaalbare projecten en snelle implementatie.
• Besparingen: Efficiëntere processen, eliminatie van fouten en 100% elektronisch beheer.
• Administratieve Operationele Optimalisatie: Procesautomatisering, eliminatie van repetitieve taken en papiergebruik.

5. Opslag en traceerbaarheid

• Veilige opslag: Documenten veilig opgeslagen gedurende de wettelijke termijn.
• Volledige traceerbaarheid van documenten.
• Integratie met managementsystemen.
• Eenvoudig nieuwe ontvangers toevoegen: Eenvoudig toevoegen van nieuwe ontvangers.