Elektronische facturatie in Panama: alles over de implementatie, regelgeving en vereisten

Elektronische facturatie is in Panama al een vereiste voor de meeste belastingplichtigen. De Dirección General de Ingresos (DGI) breidt de verplichting steeds verder uit naar nieuwe sectoren, waardoor de dekking van het systeem wordt versterkt. Het elektronische factureringssysteem van Panama (SFEP) heeft zich ontwikkeld tot een essentieel instrument voor de modernisering van het belastingbeheer en de versterking van de fiscale controle in het hele land.

Geldende regelgeving en belangrijke data voor het uitreiken van elektronische facturen in Panama

De Algemene Directie Belastingen (DGI) heeft een duidelijk regelgevingskader vastgesteld voor het gebruik van elektronische facturen via het elektronische facturatiesysteem van Panama (SFEP). Wet 256 van 2021 en uitvoeringsbesluit 766 van 2020 leggen de basis voor de implementatie ervan in het land en bepalen dat belastingplichtigen aan hun fiscale verplichtingen kunnen voldoen door middel van elektronische documenten die zijn gevalideerd door een gekwalificeerde erkende leverancier (PAC).

Sinds 2023 zijn alle nieuwe unieke belastingregistraties (RUC) verplicht om elektronische facturen uit te geven. In oktober van datzelfde jaar werd deze verplichting uitgebreid naar leveranciers van de staat. Later, in 2024, werden ook zelfstandigen en dienstverleners, zoals advocaten, accountants of architecten, hieraan toegevoegd. Bovendien moeten vanaf januari 2026 iedereen die meer dan 100 facturen per maand uitreikt of een jaarinkomen van meer dan B/. 36.000 genereert, verplicht gebruikmaken van de diensten van een PAC, waardoor het gebruik van de gratis facturatietool van de DGI wordt beperkt.

Hoe werkt elektronische facturatie in Panama volgens het model van de DGI?

De elektronische factuur in Panama is een elektronisch fiscaal document met dezelfde wettelijke geldigheid als een papieren factuur. Om bewijskracht te hebben en te worden aanvaard door de Dirección General de Ingresos (DGI), moet deze voldoen aan een reeks technische en normatieve vereisten die door de instantie zijn vastgesteld.

Het uitgifteproces werkt volgens een voorafgaande validatieregeling, wat betekent dat de factuur moet worden goedgekeurd voordat deze aan de klant wordt geleverd. Dit is de algemene workflow:

• Genereren van het document in XML-formaat vanuit een geautoriseerd systeem.
• Gekwalificeerde elektronische handtekening van de afzender, met behulp van een elektronisch certificaat dat is goedgekeurd door de Nationale Directie voor Elektronische Handtekeningen.
• Verzending naar de gekwalificeerde geautoriseerde leverancier (PAC), die controleert of de factuur voldoet aan de technische standaardvereisten.
• Autorisatie voor gebruik door de PAC.
• Toekenning van de unieke code voor elektronische facturering (CUFE), waarmee de factuur kan worden gecontroleerd door de DGI.
• Genereren van het aanvullende bewijs van elektronische factuur (CAFÉ), een grafische weergave die kan worden afgedrukt en aan de klant kan worden overhandigd.

In geval van fouten of latere aanpassingen maakt het systeem het mogelijk om elektronische credit- of debetnota's uit te geven. Bovendien kan, als er technische problemen zijn die onmiddellijke validatie verhinderen, de factuur in noodmodus worden uitgegeven en naar de PAC worden verzonden zodra het probleem is opgelost om de validatie te voltooien.

Elektronisch facturatiesysteem van Panama (SFEP): wat is het en hoe wordt het gebruikt?

Het SFEP is het officiële platform dat wordt beheerd door de Dirección General de Ingresos (DGI) en dat het gebruik van elektronische facturen in Panama reguleert en coördineert. Het stelt belastingplichtigen in staat om hun elektronische belastingdocumenten uit te geven, te valideren en te registreren in overeenstemming met de geldende regelgeving.

Er zijn twee manieren om elektronische facturen uit te geven binnen het SFEP:

• Gratis factureringstool: tool die door de DGI wordt aangeboden, bedoeld voor kleine belastingplichtigen met een jaarinkomen van minder dan B/. 1.000.000. 
• Gekwalificeerde geautoriseerde leverancier (PAC): methode bedoeld voor bedrijven die boekhoudkundige integraties nodig hebben of het door de gratis facturatietool toegestane volume overschrijden. De PAC fungeert als tussenpersoon en valideert en autoriseert elk uitgegeven elektronisch fiscaal document.

Het SFEP staat toe dat er maximaal 1.000 items per factuur worden opgenomen en bevat een technisch dossier waarin de verplichte formaten en specificaties voor het genereren en valideren van elektronische documenten zijn vastgelegd.

Wie moet in Panama elektronische facturen uitgeven?

Momenteel zijn de volgende groepen belastingplichtigen verplicht om het elektronische factureringssysteem van Panama (SFEP) te gebruiken:

• Nieuwe RUC's: vanaf 1 januari 2022.
• Leveranciers van de staat, waaronder de Autoriteit van het Panamakanaal (ACP).
• Grote belastingplichtigen en bedrijven die door de DGI zijn gecontroleerd.
• Vrije beroepen en dienstverleners (zoals advocaten, accountants of architecten).
• Bedrijven in speciale zones: Zona Libre de Colón, Ciudad del Saber, Panamá Pacífico, enz.
• Financiële instellingen en verzekeraars.
• Rechtspersonen met een inkomen van meer dan B/. 36.000 of die meer dan 100 facturen per maand uitgeven (verplicht om PAC te gebruiken vanaf januari 2026).

Vereisten voor het uitgeven van elektronische facturen in Panama

Om elektronische facturering in Panama correct te implementeren, moet de belastingplichtige aan de volgende vereisten voldoen:

• Ingeschreven staan bij de DGI met een bijgewerkt RUC-nummer.
• Beschikken over een certificaat voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen, afgegeven door een leverancier die gecertificeerd is door de Nationale Directie voor Elektronische Handtekeningen van het Openbaar Register.
• Zich bij de SFEP registreren als geautoriseerde gebruiker.
• Documenten uitgeven volgens de geldende technische specificaties, met inachtneming van de XML-structuur, verplichte velden, validaties en vastgestelde formaten.
• De diensten van een PAC inhuren, indien van toepassing vanwege het factuurvolume of de noodzaak van integratie.
• De DGI informeren over de vervanging van de fiscale apparatuur, indien van toepassing.

Alle documenten moeten worden goedgekeurd voor gebruik voordat ze aan de ontvanger worden verstrekt. Zonder deze validatie zijn ze fiscaal niet geldig.

Recente wijzigingen in de regelgeving inzake elektronische facturering in Panama

De meest recente besluiten en wijzigingen zijn onder meer:

• Resolutie nr. 201-6299 (2025): bepaalt dat vanaf 1 januari 2026 alle belastingplichtigen die een bepaald inkomen of aantal documenten overschrijden, hun elektronische facturen uitsluitend via een PAC moeten uitgeven.
• Resolutie nr. 201-0384 (2024): verplicht politieke partijen, kandidaten en leveranciers van de staat om hun inkomsten en uitgaven uitsluitend via het SFEP te registreren.
• Operationele updates van het SFEP-systeem (2024): geplande technische onderhoudswerkzaamheden die tijdelijk van invloed kunnen zijn op het raadplegen van documenten via QR of CUFE.

EDICOM, door de DGI geautoriseerde PAC voor het uitreiken van elektronische facturen in Panama

EDICOM werd door de DGI erkend als gekwalificeerde erkende leverancier (PAC) bij resolutie nr. 201-7569 van 14 november 2022. Hierdoor kunnen we een complete oplossing bieden voor de uitgifte, validatie en bewaring van elektronische fiscale facuren in Panama.

Het EDICOM-platform, dat werkt volgens een SaaS-model, garandeert:

• Geautomatiseerde uitgifte en ontvangst van elektronische facturen geïntegreerd met uw ERP.
• Gekwalificeerde elektronische handtekening en validatie van elk document volgens de technische fiche.
• Beheer van onvoorziene omstandigheden en correctienota's.
• Naleving van de technische en wettelijke vereisten van het SFEP.
• Wettelijke archivering van documenten met gegarandeerde integriteit en traceerbaarheid.
• Connectiviteit met de DGI en 24/7 meertalige ondersteuning.

Hoe voldoet u aan de elektronische facturatie in Panama?

EDICOM is een internationale referentie op het gebied van elektronische facturering en fiscale naleving en is door de Dirección General de Ingresos (DGI) van Panama erkend als Proveedor Autorizado Calificado (PAC). Ons wereldwijde platform stelt bedrijven in staat om de uitgifte, validatie en verzending van elektronische documenten te automatiseren, waarbij wordt voldaan aan alle technische en wettelijke vereisten die zijn vastgesteld door het Sistema de Factura Electrónica de Panamá (SFEP).

Dankzij de geavanceerde technologie maakt het EDICOM-platform directe integratie met ERP-systemen mogelijk, waardoor administratieve processen worden geoptimaliseerd door de workflow te automatiseren, handmatige fouten te verminderen en de wettelijke geldigheid van elk uitgegeven factuur te waarborgen. Bovendien biedt het een veilige elektronische achiveringsdienst, die de bewaring en terugvinden van documenten garandeert gedurende de periode die door de Panamese regelgeving wordt vereist.

Als specialist in internationale elektronische facturering biedt EDICOM een schaalbare oplossing die kan worden aangepast aan complexe omgevingen en compatibel is met de fiscale regelgeving van meerdere landen. Hierdoor kunnen bedrijven zowel in Panama als op andere markten veilig en efficiënt opereren, waarbij de traceerbaarheid en conformiteit van al hun fiscale transacties wordt gewaarborgd.