Hoe werkt elektronische facturatie in Brazilië (NF-e, NFS-e, NFCom en CT-e)?

De elektronische factuur in Brazilië is een geconsolideerd systeem dat het belastingbeheer en commerciële transacties tussen bedrijven heeft geoptimaliseerd. Het gebruik ervan is verplicht en omvat verschillende documenten afhankelijk van het soort transactie: de Nota Fiscal Electrônica (NF-e) voor de aankoop en verkoop van goederen, de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) voor het verlenen van diensten, de Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom) voor de telecommunicatiesector en de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) voor het vervoer van goederen. Elk van deze documenten vervult een specifieke functie binnen het Braziliaanse belastingsysteem en zorgt voor meer efficiëntie en transparantie in commerciële processen.

Kenmerken van het systeem van elektronische facturering in Brazilië

Het systeem van elektronische facturering in Brazilië onderscheidt zich door zijn complexiteit en fragmentering, aangezien de vereisten variëren naargelang de aard van de transactie en het rechtsgebied waarin het document wordt uitgereikt. Om de naleving te garanderen, moeten bedrijven zich bewust zijn van de bijzonderheden van elk type factuur (NF-e, NFS-e, NFCom en CT-e).

Ondanks deze diversiteit aan elektronische documenten, zijn er gemeenschappelijke elementen in alle elektronische factureringsmodaliteiten:

• Elektronische handtekening: Elektronische facturen moeten elektronisch worden ondertekend om hun authenticiteit en integriteit te garanderen.
• XML-formaat: Documenten worden gegenereerd in XML-formaat, gestructureerd volgens de technische en fiscale vereisten van elk type transactie.
• Pre-validatie: De belastingdienst moet elk document valideren voordat het kan worden gebruikt in een commerciële transactie.
• Elektronische opslag: facturen moeten veilig worden opgeslagen voor een periode van minimaal vijf jaar.

Soorten elektronische facturen in Brazilië

In Brazilië zijn er verschillende soorten elektronische facturen (NF-e, NFS-e, NFCom en CT-e), elk ontworpen voor verschillende soorten transacties en belastingverplichtingen.

Elektronische Fiscale Nota (NF-e) 

De Nota Fiscal Electrônica (NF-e) is het digitale document dat de fysieke factuur vervangt bij de verkoop en aankoop van goederen of producten. Het doel is om commerciële transacties tussen bedrijven vast te leggen en belastingcontrole op het nationale grondgebied te vergemakkelijken. Het volgende toont het proces voor de uitgifte en validatie van de NF-e voor de verkoop van goederen in overeenstemming met de vastgestelde vereisten:

• Generatie: Het uitgevende bedrijf haalt de gegevens uit zijn ERP om een XML-bestand met de transactiegegevens te genereren.
• Elektronische handtekening: Het document wordt elektronisch ondertekend met een digitaal certificaat.
• Verzenden naar SEFAZ: Het XML-bestand wordt via Web Services naar de Secretaria da Fazenda (SEFAZ) verzonden.
• Validatie en autorisatie: SEFAZ controleert de geldigheid van het document en geeft een autorisatie voor gebruik af.
• Afgifte van de DANFE: Met de geautoriseerde NF-e wordt het Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) gegenereerd, dat de goederen tijdens het transport moet vergezellen.
• Levering aan de ontvanger: De NF-e wordt elektronisch naar de koper verzonden.

Elektronische Fiscale Nota voor Diensten (NFS-e)

De Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) is het elektronische document dat gelijkwaardig is aan de dienstfactuur en wordt gebruikt om dienstentransacties tussen bedrijven en professionals vast te leggen. De uitgifte van NFS-e wordt geregeld door de gemeenten, wat heeft geleid tot een grote verscheidenheid aan normen en vereisten gezien de autonomie die ze hebben bij het opstellen van hun belastinginningprocedures. Om het proces te uniformeren en de uitgifte van de NFS-e in het hele land te vereenvoudigen, heeft de overheid een Nationaal NFS-e Systeem opgezet, waarvan de implementatie vanaf 2026 verplicht zal zijn.

Kenmerken van het nationale NFS-e-systeem

Dit systeem maakt een grotere interoperabiliteit mogelijk en vermindert de administratieve last voor bedrijven die in meerdere rechtsgebieden actief zijn.

• Uniform NFS-e XML-formaat voor alle gemeenten.
• Vereenvoudigde uitgifte via webportaal en officiële mobiele applicaties.
• Uitgifte via API door connectiviteit van bedrijfssystemen van belastingplichtigen met de servers van het nationale financiële secretariaat (SEFIN).
• Declaração de Prestação de Serviço (DPS): voorafgaand document dat naar SEFIN wordt gestuurd voor goedkeuring en omzetting in een NFS-e. 
• NFS-e-gebeurtenissen: Mogelijkheid om gebeurtenissen te registreren in een reeds goedgekeurd NFS-e, zoals: annulering, vervanging, correctiebrief, enz. 
• Documento Nacional de Arrecadação (DNA): Document voor het innen van ISSQN-belastingen (Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza), geldig voor alle gemeenten die deelnemen aan het systeem. 
• Ambientes de Dados Nacional (DNA): Nationaal archief van de in dit systeem goedgekeurde NFS-e. 
• Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica: Omgeving voor het raadplegen van documenten die zijn gegenereerd naast andere vragen over het systeem.

Fiscale nota voor elektronische communicatiediensten (NFCom)

De Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom) werd gecreëerd door SINIEF-amendement 07/22, goedgekeurd op 7 april 2022, om de uitgifte van facturen in de communicatie- en telecommunicatiesector te vereenvoudigen. Vervolgens werd met de publicatie van SINIEF-amendement nr. 34/24 de begindatum voor de verplichte tenuitvoerlegging ervan op nationaal niveau bijgewerkt tot 1 november 2025. De implementatie ervan is gericht op het vereenvoudigen en moderniseren van het proces voor de uitgifte van facturen en vervangt de eerder gebruikte modellen 21 en 22.

Momenteel moeten bedrijven in de sector maandelijkse bestanden genereren in XML-formaat (CAT 79) en deze handmatig indienen op het portaal van de belastingdienst voor controle. Met de NFCom zal het proces gelijkwaardig zijn aan dat van de Nota Fiscal Electrônica (NF-e), wat zorgt voor meer efficiëntie en automatisering. De belangrijkste kenmerken van NFCom zijn:

• Generatie in nationaal standaard XML-formaat.
• Elektronische handtekening met digitaal certificaat.
• NFCom- gebeurtenissen: Registratie van wijzigingen, annuleringen of vervangingen van facturen.
• Grafische weergave door middel van DANFE NFCom.
• Verplichte opslag gedurende vijf jaar.
• Levering van de XML en de DANFE NFCom een afgestemd communicatiekanaal tussen de partijen of e-mail.

Elektronisch vervoersdocument (CT-e)

De Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) is het elektronische document dat wordt gebruikt om het vervoer van goederen in Brazilië te registreren en te controleren. Het CT-e vergemakkelijkt de traceerbaarheid van transporten, waardoor de belastingdienst transacties kan verifiëren en ervoor kan zorgen dat de regelgeving voor goederentransport wordt nageleefd. 

Voor de afgifte genereert het transportbedrijf een bestand in XML 4.0-formaat, dat alle details van de zending bevat. Het document wordt vervolgens elektronisch ondertekend en naar het Secretaria da Fazenda (SEFAZ) gestuurd voor validatie en goedkeuring. Na goedkeuring wordt het Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) afgegeven, dat de vracht fysiek moet vergezellen tijdens het hele traject. Het gebruik van CT-e optimaliseert het logistiek beheer, verlaagt de administratieve kosten en verbetert de efficiëntie van de fiscale controle op het vervoer van goederen in het land.

Vereisten voor het uitgeven van elektronische facturen in Brazilië

In Brazilië is de uitgifte van elektronische facturen een gereguleerd proces waarbij moet worden voldaan aan bepaalde technische en fiscale vereisten. Hoewel elk type elektronische factuur specifieke kenmerken heeft, moeten alle belastingplichtigen een algemene procedure volgen om de rechtsgeldigheid van de documenten te garanderen. Hieronder volgen de vereisten voor het uitreiken van elektronische facturen in Brazilië:

• Het Verkrijgen van een digitaal certificaat: Het is verplicht om een digitaal certificaat te hebben waarmee facturen elektronisch kunnen worden ondertekend en waarmee de echtheid ervan kan worden gegarandeerd.
• De elektronische factuur in XML-formaat genereren: het document moet gestructureerd zijn volgens de specificaties die voor elk type elektronische factuur (NF-e, NFS-e, NFCom of CT-e) zijn opgesteld.
• Het versturen van de factuur naar SEFAZ: Documenten moeten naar het Secretaria da Fazenda (SEFAZ) worden gestuurd voor validatie en autorisatie voordat ze worden gebruikt in een commerciële transactie.
• Het versturen van de factuur naar de ontvanger: Na goedkeuring moet de elektronische factuur in digitaal formaat naar de klant worden gestuurd.

Voordelen van elektronische facturatie in Brazilië

Het gebruik van elektronische facturatie in Brazilië, via NF-e, NFS-e, NFCom en CT-e, heeft bedrijven en belastingdiensten veel voordelen gebracht. De meest noemenswaardige voordelen zijn:

• Kostenbesparing: Door het gebruik van papier uit te bannen en processen te digitaliseren, dalen de kosten voor het afdrukken, opslaan en beheren van fysieke documenten aanzienlijk.
• Meer flexibiliteit en efficiëntie: De automatisering van het facturatieproces vermindert de tijd die wordt besteed aan het uitgeven, valideren en verzenden van facturen, waardoor de bedrijfsvoering wordt geoptimaliseerd.
• Fiscale controle en transparantie: De validatie van documenten door de SEFAZ verbetert het toezicht op commerciële transacties, vermindert belastingontduiking en zorgt ervoor dat belastingverplichtingen worden nagekomen.
• Veiligheid en traceerbaarheid: Verplichte digitale handtekening en elektronische opslag garanderen de integriteit van documenten en vergemakkelijken de raadpleging ervan in geval van een audit.

Deze voordelen optimaliseren niet alleen het belastingbeheer van bedrijven, maar versterken ook de relatie met de belastingdienst door het bevorderen van transparantie en standaardisatie in naleving van de regelgeving.

EDICOM's wereldwijde e-facturatie platform

EDICOM is een internationale benchmark in e-facturatie en fiscale compliance oplossingen en biedt een wereldwijd platform dat bedrijven in staat stelt om de uitgifte en ontvangst van elektronische facturen te automatiseren in overeenstemming met de regelgeving van elk land. In het geval van Brazilië integreert het EDICOM platform het genereren, verzenden en valideren van NF-e, NFS-e, NFCom en CT-e belastingdocumenten, zodat wordt voldaan aan de eisen van de Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Dankzij de geavanceerde technologie van EDICOM kunnen bedrijven hun administratieve processen optimaliseren door de workflow te automatiseren, handmatige fouten te verminderen en een soepele integratie met ERP-systemen te garanderen. Daarnaast biedt het platform elektronische opslagdiensten, die het beheer en het terugvinden van elektronische documenten volgens de vereiste wettelijke termijnen vergemakkelijken.

Als specialist op het gebied van e-facturatie biedt EDICOM zijn klanten een schaalbare oplossing die kan worden aangepast aan verschillende regelgevingen, zodat ze efficiënt kunnen opereren op internationale markten met volledige veiligheid en naleving van de regelgeving.