Elektronische facturatie in Brazilië: NF-e, NFS-e en CT-e

In Brazilië is de invoering van de elektronische factuur van fundamenteel belang geweest voor de modernisering van het belastingstelsel en het vergemakkelijken van commerciële transacties tussen bedrijven. De elektronische factuur in Brazilië bestaat uit verschillende soorten digitale documenten, elk ontworpen voor verschillende soorten transacties en belastingverplichtingen. 

De belangrijkste elektronische documenten die in Brazilië worden gebruikt zijn de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) en de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

De NF-e is het elektronische equivalent van een traditionele fysieke factuur. Het is een digitaal document dat elektronisch wordt uitgegeven en opgeslagen en waarin de verkoop van goederen tussen bedrijven wordt vastgelegd. 

Om een NF-e uit te geven, moeten bedrijven door het Ministerie van Financiën goedgekeurde uitgiftesoftware gebruiken en het document digitaal ondertekenen met een geldig digitaal certificaat. De NF-e garandeert de authenticiteit en integriteit van de handelstransactie, wat het naleven van belastingverplichtingen vergemakkelijkt.

In Brazilië heeft het systeem van elektronische facturen, bekend als “NF-e” (Nota Fiscal Eletrônica), een revolutie teweeggebracht in de manier waarop bedrijven hun facturen uitgeven en beheren. Via dit systeem worden facturen elektronisch aangemaakt, verzonden en gearchiveerd, waardoor er geen fysieke documenten meer nodig zijn en de informatiestroom wordt gestroomlijnd.

De Elektronische Fiscale Nota is een XML-document dat elektronisch wordt uitgegeven en opgeslagen en dat als doel heeft de circulatie van goederen of diensten te documenteren tussen de partijen die deze goederen of diensten aanbieden en aanvragen in de verschillende staten van Brazilië.

Dit document wordt via Web Services naar SEFAZ gestuurd, die na validatie de bijbehorende autorisatie afgeeft en het bedrijf van afgifte informeert. Op dit punt, met de geautoriseerde NF-e, kan het uitgevende bedrijf het DANFE (NF-e Hulpdocument) uitgeven, wat een verzendrapport is met betrekking tot de geautoriseerde fiscale nota en dat de goederen tijdens het transport moet vergezellen.

De geautoriseerde NF-e moet naar de klant worden gestuurd en fungeert als een officiële factuur met een gedetailleerd overzicht van de handelstransactie tussen koper en verkoper.

De fiscale en wettelijke geldigheid van de Nota Fiscal wordt gegarandeerd door de digitale handtekening van de verstrekker en de ontvanger, en de validatie van het document door de Braziliaanse belastingdienst (Secretaria de Fazenda - SEFAZ), als een stap voorafgaand aan de commerciële transactie.

Wijziging in de uitgifte van de Elektronische Nota Fiscal 

De Nationale Raad voor het Fiscaal Beleid (Confaz) heeft de Sinief-aanpassing nr. 43/2023 gepubliceerd, die belangrijke wijzigingen aanbrengt in de uitgifte van Elektronische bewijzen (NF-e). Vanaf 1 augustus 2024 wordt het event van weigering vervangen door het event van afwijzing. Geweigerde bewijzen, die zijn afgegeven vanwege inconsistenties in de registratie die het Staatsregister blokkeert, kunnen niet langer worden gecorrigeerd, geannuleerd of onbruikbaar worden gemaakt.

Deze wijziging vereist dat bedrijven beter opletten om toekomstige problemen te voorkomen, aangezien de afschaffing van het event weigering betekent dat elke onregelmatigheid in het staatsregister zal leiden tot de afwijzing van de NF-e. Dit omvat belastingschulden en het niet nakomen van verplichtingen
.
Hoewel Sinief-aanpassing nr. 43/2023 voorziet in de afschaffing van de weigering vanaf 1 augustus 2024, zal de effectieve implementatie volgens Technische Notitie nr. 2024.001 plaatsvinden vanaf 2 september 2024, zodat bedrijven de tijd hebben om zich aan te passen.

Procedure voor het genereren en valideren van een Elektronisch Fiscaal Bewijsstuk:

1. Het XML-bestand is ondertekend met een digitaal certificaat.
2. De elektronische factuur wordt via een webservice naar SEFAZ verzonden.
3. SEFAZ voert een prevalidatiebestand uit en stuurt een autorisatie voor gebruik terug om de goederen te kunnen vervoeren.
4. Om de doorvoer van de vracht wettelijk te dekken, print het bedrijf het DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica), op normaal papier.
5. De DANFE is een uiterst belangrijk document dat, hoewel het elektronisch wordt gegenereerd en op dezelfde manier door SEFAZ wordt gevalideerd, de goederen op papier moet vergezellen tijdens hun verplaatsing binnen het land.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

De NFS-e is het elektronische equivalent van de servicefactuur. Het wordt gebruikt om servicetransacties tussen bedrijven en zelfstandige professionals te registreren. Net als de NF-e wordt de NFS-e elektronisch uitgereikt en opgeslagen met behulp van software die is goedgekeurd door de belastingdienst. 

De NFS-e helpt bij het vereenvoudigen van belasting met betrekking tot geleverde diensten en biedt een digitale registratie van zakelijke transacties.

Nieuwe nationale standaard voor de elektronische factuur voor services in Brazilië

Het scenario met betrekking tot de Elektronische Factuur voor Dienstverlening (NFS-e) wordt gekenmerkt door de veelheid aan normen en vereisten die door elke gemeente zijn opgesteld, gezien de autonomie die ze hebben bij het opstellen van hun procedures voor het innen van de Belasting op Diensten van Elke Aard (ISSQN).

In deze context heeft elke stad haar eigen vereisten ontwikkeld om aan haar specifieke behoeften te voldoen, wat problemen en moeilijkheden heeft opgeleverd voor de verstrekkers van NFS-e die in veel steden actief zijn, aangezien ze hun systemen moesten aanpassen aan de normen, ontwerpen en andere vereisten van elke 

Met de oprichting van de Convênio NFS-e op 30 juni 2022, ondertekend door de Receita Federal Brasileira (RFB), Confederação Nacional dos Municipios (CNM) en andere relevante organisaties, werd het nationale systeem van NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) ingesteld, met als doel het creëren van een nationale norm voor NFS-e in het hele land. 

De belangrijkste kenmerken van het systeem zijn:

• Publiek Uitgever Web: Optie om de NFS-e eenvoudig en gratis te genereren via het webportaal. 
• Publiek Uitgever Mobile: Vereenvoudigde versie van de web uitgever, beschikbaar voor mobiele applicaties. 
• Uitgifte via API: Mogelijkheid om bedrijfssystemen van belastingplichtigen te verbinden met de servers van het nationale secretariaat van Financiën (SEFIN), dat verantwoordelijk is voor de goedkeuring van de NFS-e. 
• Declaração de Prestação de Serviço (DPS): Voorafgaand document dat naar SEFIN wordt gestuurd voor goedkeuring en omzetting in een NFS-e. (Vervangt het concept van Recibo Provisório de Serviço (RPS), dat momenteel van kracht is bij de uitgifte van lokale NFS-e).
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): document van digitale aard, gebruikt om serviceverleningstransacties te documenteren. 
• NFS-e- evenementen: Mogelijkheid om evenementen te registreren in een reeds geautoriseerde NFS-e, zoals: annulering, vervanging, correctiebrief, enz. 
• Documento Nacional de Arrecadação (DNA): Document voor het innen van ISSQN-belastingen (Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza), geldig voor alle gemeenten die deelnemen aan het systeem. 
• Ambientes de Dados Nacional (DNA): Nationaal archief van de in dit systeem goedgekeurde NFS-e. 
• Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica: Omgeving voor het raadplegen van documenten die zijn gegenereerd naast andere vragen over het systeem.

Afgezien van de hierboven genoemde kenmerken, zijn er verschillende modules waar gemeenten zich bij kunnen aansluiten na ondertekening van een adoptiebelangovereenkomst (de gemeenten blijven de autonomie behouden om zich al dan niet bij dat systeem aan te sluiten), waarbij ze de modules kiezen die het beste bij hen passen uitzondering van toetreding tot de Nationale Dataomgevingen (ADN), die verplicht zal zijn.

Het maakt het ook mogelijk om de NFS-e die in dit systeem worden uitgegeven te delen met de partijen die betrokken zijn bij het proces (gemeente, opdrachtnemer, dienstverlener, accountant, etc.).

Een ander belangrijk aspect van aansluiting bij het ADN is dat als een bepaalde gemeente niet wil stoppen met het lokale NFS-e-uitgifteproces, zij op deze manier kan blijven werken door zich ertoe te verbinden de ontvangen en goedgekeurde NFS-e van haar belastingplichtigen naar het ADN te sturen, waardoor lokale belastingplichtigen hun NFS-e in één standaard kunnen blijven uitgeven.

De implementatie van het nationale systeem NFS-e volgt 4 verplichte en één vrijwillige fase:

1. Ondertekening en indiening van de toetredingsakte.
2. Het opzetten van de website van het gemeentepanel
3. Keuze en gebruik van producten.
4. Lokale wetgeving aanpassen aan de nationale norm
5. Lokale infrastructuur aanpassen aan de nationale norm (optioneel).

• Vanwege de grote voordelen van het project hebben gemeenten als São Paulo, Salvador en Florianópolis zich al aangesloten bij het project, dat de heterogeniteit van de huidige systemen voor de uitgifte van energierekeningen in het hele land zal verenigen en rationaliseren, voor een beter beheer en een betere controle van het proces door de betrokken partijen.

Actualisering van de NFS-e in Brasilia

De uitgifte van NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) in Brasília is per 1 januari 2023 gewijzigd.

Tot nu toe konden belastingplichtigen die verplicht waren om facturen uit te reiken voor hun diensten en producten in Brasília, dit doen door middel van de NF-e. Een fiscale nota voor beide soorten commerciële activiteiten binnen het federale district. In tegenstelling tot andere gemeenten in het land, waar twee modellen moeten worden uitgegeven: de NFS-e voor het factureren van diensten en de NF-e voor het factureren van producten. De eerste wordt gestuurd naar het stadsbestuur van de stad waar het bedrijf is gevestigd en de tweede naar het ministerie van Financiën, SEFAZ.

Hoe zal de NFS-e worden uitgegeven in Brazilië?

Het Secretariaat van Economie van het Federale District heeft aangekondigd dat het vanaf 1 november 2022 het systeem voor beheer, controle en inning van fiscale diensten - ISS - zal implementeren. De verandering zal gebruik maken van een eigen model van Elektronische Services Factuur (NFS-e). Het nieuwe systeem zal de uitgifte van NFS-e via online of webservice mogelijk maken. 

De NFS-e zal worden uitgegeven volgens de XML-standaard. De webservicecommunicatie met de gemeente Brasilia zal versie 2.04 van de nationale standaard van de Asociación Brasileña de Secretarías de Finanzas de Capital - ABRASF gebruiken, met als doel de communicatie tussen belastingplichtigen en gemeenten te standaardiseren via één enkele NFS-e-standaard.
 

Elektronisch vervoersdocument (CT-e)

Het CT-e is een elektronisch document dat wordt gebruikt om het transport van goederen te registreren. Het is verplicht voor vrachtvervoerders en logistieke bedrijven die actief zijn in Brazilië. Het CT-e vergemakkelijkt de traceerbaarheid en controle van transportactiviteiten, waardoor belastingautoriteiten de legitimiteit van transacties kunnen verifiëren en de naleving van de regelgeving voor vrachtvervoer kunnen garanderen.

CT-e XML 4.0 versie goedgekeurd in Brazilië

De Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) heeft via ATO COTEPE 123 van 6 december 2022 de nieuwe Manual de Orientações do Contribuinte goedgekeurd, wat de goedkeuring van de nieuwe CT-e XML versie 4.0 inhoudt.

De CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) is het elektronische belastingdocument dat in Brazilië wordt gebruikt om het vervoer van goederen te documenteren.

De update van CT-e heeft gevolgen voor bedrijven die CT-e, CT-e OS (Conhecimento de Transporte Eletrônico Outros Serviços) en GTVe (Guia de Transporte de Valores Eletrônica) afgeven en ontvangen.

Wijzigingen in de nieuwe versie CT-e XML 4.0

De belangrijkste wijzigingen in de nieuwe versie van CT-e XML 4.0 zijn:

• Consolidatie van technische noten uit MOC 3.00b
• Verwijdering van de SOAP-header van webservices
• Afschaffing van de CT's Weigeren en Annuleren
• Verwijdering van de asynchrone autorisatiedienst
• Uitbreiding van het volgnummer van events
• Afschaffing van de dienst Uitschakeling

De testomgeving die door het Secretaria da Fazenda (SEFAZ) is opgezet, is sinds april 2023 operationeel voor bedrijven die zich willen aansluiten. Op dezelfde manier is sinds juni 2023 ook de productieomgeving beschikbaar voor vervoerders die hun CT-e al in het nieuwe formaat willen uitgeven.

Voordelen van elektronisch factureren in Brazilië

Elektronisch factureren in Brazilië, via NF-e, NFS-e en CT-e, biedt bedrijven een aantal voordelen:

• Kostenbesparing: Geen kosten meer voor het afdrukken en opslaan van fysieke documenten.
• Flexibiliteit en efficiëntie: Geautomatiseerde processen die de tijd die wordt besteed aan het beheren van belastingdocumenten verminderen.
• Fiscale controle: Grotere transparantie en naleving van fiscale verplichtingen.

De invoering van elektronische facturering in Brazilië is een belangrijke stap geweest in de digitalisering en modernisering van het belastingstelsel van het land. Het vergemakkelijkt handelstransacties en bevordert een efficiënter en concurrerender ondernemingsklimaat.

EDICOM: Geïntegreerde NF-e, NFS-e en CT-e oplossing voor uitgifte en ontvangst

EDICOM is een technologiepartner die gespecialiseerd is in oplossingen voor elektronische gegevensuitwisseling (EDI) en elektronische facturering. EDICOM onderscheidt zich door een groot aanpassingsvermogen en biedt oplossingen op maat die voldoen aan alle wereldwijde vereisten. Deze flexibiliteit is het resultaat van ons effectieve Change Management, waardoor we ons snel kunnen aanpassen aan elke klant.

Ons internationale e-facturatieplatform implementeert specifieke functionaliteiten om uw management- en boekhoudsystemen te integreren met de lokale vereisten van elk land waarin we actief zijn. Vereenvoudig en stroomlijn de uitgifte en ontvangst van elektronische facturen met een wereldwijde leverancier die in staat is om documenten te integreren, syntactisch te valideren, wettelijk te valideren en te bewaren.

Voordelen van het EDICOM International Compliance Platform

Voldoe vanuit één geïntegreerd platform aan de verschillende eisen van overheidsinstanties in de landen waar u actief bent. EDICOM biedt oplossingen om de uitgifte en ontvangst van elektronische facturen te vereenvoudigen en te versnellen, zodat u voldoet aan de belastingregels in elke jurisdictie.

• Integratie: Onze integratieoplossing is ontworpen om rechtstreeks verbinding te maken met de ERP van uw bedrijf, waardoor nauwkeurige mappings mogelijk zijn die de informatie die in het systeem wordt gegenereerd automatisch vertalen naar het elektronische formaat dat door elke belastingdienst wordt vereist. Dit omvat het genereren van documenten in XML, UBL, SAF-T en andere standaarden, wat zorgt voor een efficiënte overgang van gegevens.
• Beveiliging: Na de initiële validatie passen we een reeks mechanismen toe om de juridische waarde van elektronische berichten te garanderen. Dit omvat het gebruik van geavanceerde elektronische handtekeningen, chronologische validaties en andere certificaten die nodig zijn voor de wettelijke erkenning van de documenten. We bereiden elk document nauwkeurig en veilig voor op verzending.
• Validatie: Gegevens ondergaan strenge syntactische en semantische validatieprocessen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de specificaties en voorschriften van het land van bestemming. Dit zorgt ervoor dat documenten correct en nauwkeurig zijn voordat ze worden afgeleverd bij de relevante autoriteiten.
• Connectiviteit: Ons platform beheert op efficiënte wijze de levering van berichten aan belastingdiensten en eindontvangers, waarbij voor elk type verzending de juiste protocollen worden gebruikt (WebService, AS2, HTTPS, FTP, enz.). We garanderen de veiligheid en integriteit van de gegevens tijdens het hele communicatieproces.
• Archivering: BTW-registers en notificaties worden gearchiveerd in onze elektronische opslagsystemen, die ontworpen zijn om de integriteit en veiligheid van documenten op de lange termijn te garanderen. We voldoen aan de wettelijke bewaarplicht en bieden snelle en veilige toegang tot deze documenten wanneer dat nodig is.
• Gebruikersomgevingen: We bieden meerdere gebruikersomgevingen die zijn afgestemd op de specifieke activiteiten van elk land waarin uw bedrijf actief is. Deze aanpak op maat zorgt voor een efficiënte ervaring die compatibel is met de lokale vereisten in verschillende rechtsgebieden.