E-facturatie in de Verenigde Staten: interoperabel uitwisselingsnetwerk DBNAlliance

De BPC leidt samen met de Federal Reserve de oprichting van een gestandaardiseerd elektronisch uitwisselingssysteem voor documenten in de Verenigde Staten. Het initiatief is gericht op het opzetten van een elektronisch factureringsmodel en het creëren van een document uitwisselingsnetwerk dat vergelijkbaar is met het Peppol-netwerk dat op de Europese markt is ontstaan.

Gezamenlijke verklaring: Interoperabiliteit van e-facturen tussen de Verenigde Staten en de Europese Unie

De zesde ministeriële bijeenkomst van de Trade and Technology Council (“TTC”) richt zich op de uitdagingen van de wereldhandel, met als doel het versterken van economische en handelsrelaties, het versnellen van de overgang naar klimaatneutrale economieën en het vergroten van de economische veiligheid.

Er wordt veel aandacht besteed aan het terugdringen van transactiekosten en het bevorderen van samenwerkingsmogelijkheden om deuren te openen naar een veelheid aan toepassingen op het gebied van handel, douane- en grensprocedures, betalingen en fraudebestrijding.

Om de interoperabiliteit te verbeteren en te streven naar harmonisatie van e-facturering, zijn de VS en de EU van plan te blijven samenwerken en coördineren om een grotere compatibiliteit te bereiken, met name in termen van zakelijke en technische interoperabiliteit.

Zowel de VS als de EU hebben de volgende basisprincipes voor succesvol e-factureren aangenomen:

• Eén keer verbinden, overal verbinden;
• Geen roamingkosten tussen toegangspunten (AP's);
• Open uitwisselingen waarbij gebruikers vrij zijn om hun toegangspunt te kiezen.
• De discussie zal onder andere worden voortgezet rond de volgende kernpunten:
• Flexibiliteit van de gegevensstructuur: Bepaalde delen van de gegevensstructuur moeten worden gestandaardiseerd, terwijl er ruimte moet zijn voor aanpassingen in andere delen om rekening te houden met variabele bedrijfsinformatie en lokale, regionale en nationale wettelijke vereisten.
• Afstemming van de informatielast: De gegevens die worden uitgewisseld in e-facturen moeten compatibel zijn vanuit zakelijk en technisch oogpunt. Deze samenwerking vormt de basis voor een vlottere verwerking van facturen en andere elektronische documenten en bevordert interoperabiliteit en automatisering.
• Het opzetten van roaming mogelijkheden via serviceproviders is belangrijk omdat het de praktische aspecten van connectiviteit en toegankelijkheid aanpakt bij het werken aan naadloze interoperabiliteit tussen de VS en de EU.

Digital Business Networks Alliance (DBNAlliance)

De deelnemers aan het BPC-pilootproject voor de uitwisseling van elektronische facturen hebben de Digital Business Network Alliance (DBNAlliance) opgericht als de juridische entiteit die verantwoordelijk is voor het toezicht op het nieuwe elektronische uitwisselingsnetwerk. 

Als toezichthoudende entiteit zal de DBNA verantwoordelijk zijn voor het definiëren van beleid, standaarden, beveiligingsmechanismen en andere regels en richtlijnen die het uitwisselingskader vormen. De DNBA biedt serviceproviders van acces points ook aan om deel te worden van de alliantie en zal hen helpen om zich aan te sluiten op het netwerk.

EDICOM's lidmaatschap van de DNBA stelt ons in staat om op te treden als toegangspunt voor kopers en verkopers die gebruik willen maken van het netwerk. Bedrijven hoeven geen lid te zijn van de DNBA, ze hebben een serviceprovider nodig die lid is om namens hen elektronische facturen te kunnen verzenden en ontvangen.

Bedrijven hoeven maar één keer verbinding te maken via hun acces point om e-facturen in een gestandaardiseerd formaat uit te wisselen met alle andere bedrijven die op het netwerk zijn aangesloten. Gespecialiseerde dienstverleners nemen actief deel aan de Alliantie door het project te ondersteunen en op te treden als Access Points om bedrijven te helpen bij hun overgang naar e-facturatie.

Het uitwisselingsnetwerk

Dit uitwisselingskader is een elektronisch uitwisselingsnetwerk gebaseerd op een set technische standaarden en beleidsregels waarmee bedrijven op een veilige manier elektronische supply chain documenten met elkaar kunnen delen. Het is ontwikkeld om de lastige problemen op te lossen waarmee bedrijven te maken krijgen bij het uitwisselen van facturen tussen verschillende platformen en systemen, zoals hoe verbinding te maken met andere bedrijven, welke informatie te versturen en hoe deze elektronisch aan te leveren. Als oplossing voor deze problemen biedt het uitwisselingsnetwerk een reeks standaarden voor het veilig uitwisselen van e-facturen tussen bedrijven, zelfs wanneer elk bedrijf verschillende software gebruikt.

Als toezichthoudende instantie is DBNAlliance verantwoordelijk voor het beheer van het uitwisselingskader en de ondersteuning van de digitale levering van e-facturen, zodat klanten van alle serviceproviders kunnen communiceren met klanten van alle andere serviceproviders.

"De oprichting van dit uitwisselingskader ter ondersteuning van alle soorten betalingen is een belangrijke stap voor het ecosysteem van B2B-betalingen", zegt Guy Berg, vice president of payments enhancement bij de Financial Services van de Federal Reserve. "De lancering van DBNAlliance en het uitwisselingskader bevestigt dat het nu tijd is om inefficiënties in B2B-betalingen aan te pakken en de voordelen te realiseren van het moderniseren van elektronische betaalmethoden."

Bedrijven waarvan de dienstverleners lid zijn van DBNAlliance zullen merken dat het netwerk werkt zonder de noodzaak om hun huidige operationele modellen te veranderen of met minimale of geen systeemwijzigingen. Bovendien ondersteunt het interchange framework alle elektronische betaalmethoden, inclusief ACH, overschrijvingen, creditcards en instant payments.

Voorgestelde elektronisch factureringsmodel door het netwerk

een Four-Corner Network Model, waarin elektronische documenten worden verzonden en ontvangen via Access Points die netwerkgebruikers met elkaar verbinden. Alle bedrijven zijn zender en ontvanger. Ze maken één verbinding om met velen uit te wisselen. 

De communicatieprotocollen zullen AS2/AS4 zijn. Het proces ondersteunt aanvragen en statusnotificaties op documenten.

Het semantische model zal gebaseerd zijn op het bestaande OASIS UBL 2.X formaat voor factuur- en creditnota-documenten. Het gestructureerde bestand kan bijlagen bevatten en moet een elektronische handtekening bevatten.

De op te nemen velden zijn:

• Leverancier- en klantinformatie
• Verzendinformatie
• Betalingsinstructies, bank-/cardinformatie
• Kosten, kortingen en belastingen op document- en artikelniveau
• Artikelomschrijvingen
• Opmerkingen

Pilootproject e-facturatie in de VS

De Business Payments Coalition ontwikkelt samen met de Federal Reserve een gestandaardiseerd elektronisch B2B documentuitwisselingssysteem in de Verenigde Staten. Het initiatief heeft als doel een gestandaardiseerd elektronisch factureringsmodel op te zetten en een elektronisch document uitwisselingsnetwerk te creëren, vergelijkbaar met het Peppol-systeem dat in Europa is ontwikkeld. Het Amerikaanse netwerk zal elektronische handel vergemakkelijken door een efficiëntere uitwisseling van documenten in alle sectoren mogelijk te maken. Meer dan 80 organisaties namen deel aan het Pilootproject, dat uit drie fasen bestond:

1. De eerste (van 1 april tot 30 juni 2022) was gericht op het testen van de eerste technische specificaties voor de uitwisseling van elektronische facturen.
2. De tweede fase (van 1 juli tot 30 september 2022) was gericht op het verfijnen van de specificaties en de implementatiestappen voor bedrijven.
3. In de derde fase (1 oktober tot 31 december 2022) werden de specificaties voor de productiefase afgerond. 
4. De Pilootfase is afgerond en het netwerk is klaar om de productiefase te starten. EDICOM, als wereldwijde technologieleverancier van e-factureringsoplossingen, nam deel aan de pilot en aan de werkgroepen die waren georganiseerd voor de ontwikkeling en het testen van het systeem.

Kenmerken van de EDICOM Global e-Invoicing oplossing

• SaaS-model geïntegreerd met uw ERP: Onze geïntegreerde EDI-oplossingen werken in SaaS-modus, geïmplementeerd op een technologische architectuur in een private cloud ontwikkeld en beheerd door EDICOM, die alle applicaties en beheermiddelen implementeert die nodig zijn om een ononderbroken uitwisseling van al uw EDI-transacties te garanderen. Het platform maakt koppelingen met ERP, CRM en alle beheerapplicaties die betrokken zijn bij de elektronische uitwisseling van gegevens met uw partners.
• Multi-standaard en multi-protocol oplossing: Het wereldwijde platform heeft multi-standaard functionaliteit (EDIFACT, X12, UBL, PEPPOL, ODETTE...) en multi-protocol (AS2, AS4, OFTP, X400, SFTP...), wat connectiviteit met elke gesprekspartner over de hele wereld garandeert.
• Fiscale controle EDICOM beschikt over internationale certificeringen als aanbieder van vertrouwensdiensten om elektronische transacties te voorzien van de vereiste vertrouwensmechanismen. Er moet rekening worden gehouden met zaken als de opname van elektronische handtekeningen, tijdstempels of belastingcontrolecodes en specifieke identificatiemiddelen om belastingwaarde aan documenten te geven. 
• Schaalbare oplossing: Het platform past zich te allen tijde aan de behoeften van bedrijven aan en breidt de projecten uit volgens de vereisten van elke regio.
• Communicatie met gesprekspartners zonder mogelijkheid om elektronische facturen te verzenden of te ontvangen. Om dit te doen, moet u over een platform beschikken dat specifieke functionaliteiten bevat, zoals webportals waarmee uw klanten en leveranciers kunnen communiceren, zelfs als ze geen technologische oplossing hebben.
• Elektronische opslag: EDICOMLta (EDICOM long term archiving) is de service voor gecertificeerde lange termijn elektronische opslag, die EDICOM aanbiedt als gekwalificeerde leverancier van vertrouwensdiensten. De service past mechanismen toe voor identificatie, digitale handtekening en elektronische chronologische validatie, in overeenstemming met de eIDAS-verordening, waardoor de integriteit en authenticiteit van de bestanden in de loop van de tijd worden gewaarborgd.