Denemarken: Status van e-facturering en de boekhoudwet (SAF-T)
Vanaf 2025 zijn bedrijven in Denemarken verplicht om systemen te hebben die een standaard controlebestand (SAF-T, Standard Audit File for Tax) kunnen genereren.
Niet eerder dan 1 juli 2026 worden de regels van kracht voor niet-boekhoudkundige bedrijven met een netto-omzet van meer dan DKK 300.000 in de voorgaande twee inkomsten-/boekhoudjaren en die een niet-geregistreerd boekhoudsysteem gebruiken.
E-facturatie in Denemarken
B2G-sector (Business to Government)
In de B2G-sector is e-facturering sinds 2005 verplicht voor alle transacties met overheidsinstanties. De meest gebruikte formaten zijn PEPPOL BIS Billing 3.0 en het Deense nationale formaat OIOUBL.
Denemarken heeft de nieuwe versie OIOUBL 3 van zijn e-factureringsformaat aangekondigd. Op 21 november 2024 lanceerde Nemhandel de versie OIOUBL 3 Factuurpakket, die belangrijke veranderingen introduceert:
- Verplichte respons op factuurberichten.
- Afstemming op de Europese norm EN 16931.
- Migratieplan voor de overgang van OIOUBL 2.1 naar OIOUBL 3.
Het pakket bevat specificaties voor facturen, creditnota's en factuurresponsen, samen met technische definities en belangrijke data voor implementatie.
B2B-sector (Business to Business)
Hoewel e-facturering bij B2B-transacties niet verplicht is, wordt het wel veel gebruikt. De meest gebruikte formaten zijn PEPPOL BIS Billing 3.0 en het Deense nationale formaat OIOUBL.
De Deense boekhoudwet bepaalt dat alle standaard en gespecialiseerde boekhoudsystemen elektronische facturen moeten kunnen verzenden en ontvangen.
De Deense overheid heeft interesse getoond in het verder promoten van e-facturatie in de privésector, dus het is mogelijk dat er in de toekomst nieuwe vereisten of verplichte deadlines zullen worden geïmplementeerd.
Het Deense e-factureringsmodel
In tegenstelling tot andere landen die gecentraliseerde overheidsplatforms hebben geïmplementeerd, staat Denemarken bedrijven toe om vrij hun particuliere leveranciers te kiezen voor het genereren en verzenden van e-facturen.
Aanbieders van e-factuurtechnologie onderhouden en updaten een openbare database met de benodigde informatie voor het verzenden en ontvangen van facturen voor zowel publieke als private entiteiten die deze optie hebben ingeschakeld.
Deze flexibele aanpak heeft een massale overstap naar het systeem vergemakkelijkt en tegelijkertijd de interoperabiliteit binnen de Europese Unie en met internationale handelspartners gewaarborgd.
Wet elektronische Boekhouding (Danish Bookkeeping Act)
Volgens wetgeving die in 2022 is aangenomen, moeten bedrijven die in Denemarken gevestigd zijn hun boekhouding registreren en opslaan in goedgekeurde boekhoud- of ERP-systemen, en gestructureerde elektronische facturen verzenden en ontvangen. De Deense boekhoudwet is bedoeld om de strijd tegen belastingfraude te versterken en de mate van digitalisering van de boekhouding van Deense bedrijven te verhogen.
Vanaf 2023 zijn grote leveranciers van boekhoud- en ERP-software verplicht om hun oplossingen te certificeren bij de Danish Business Authority. De vereiste voor digitale boekhouding omvat de volgende twee basisvereisten voor boekhouding:
- de transacties van het bedrijf vastleggen in een digitaal boekhoudsysteem, en
- De records en bijlagen die de records documenteren opslaan in een digitaal boekhoudsysteem, of ten minste een volledige reservekopie ervan bewaren op een server bij een leverancier of een andere derde partij.
Implementatietijdlijn
De Deense boekhoudwet vereist dat digitale boekhoudsystemen voldoen aan nieuwe eisen, waarvan de implementatie gefaseerd verloopt. Dit proces stelt bedrijven en leveranciers van boekhoudsoftware in staat om zich geleidelijk aan te passen en zorgt voor een efficiënte overgang naar meer geautomatiseerde en gestandaardiseerde systemen.
Vanaf 2025 en 2026 moeten bedrijven zich voorbereiden op de nieuwe regelgeving voor digitale boekhouding:
- 1 januari 2025: Bedrijven zonder gecertificeerde boekhoudsystemen worden verplicht om:
- De boekhouding in digitaal formaat bij te houden.
- Gestructureerde elektronische facturen kunnen uitreiken en ontvangen.
- Op verzoek van de belastingdienst gegevens in SAF-T-formaat genereren.
- Niet eerder dan 1 juli 2026: De verplichting wordt uitgebreid naar niet-boekhoudkundige bedrijven met een netto-omzet van meer dan DKK 300.000 in de voorgaande twee belastingjaren, op voorwaarde dat ze een niet-geregistreerd boekhoudsysteem gebruiken.
Deze vereiste houdt geen verplichte periodieke indiening in, maar is een vereiste op verzoek. Met andere woorden, bedrijven moeten bereid zijn om het rapport te genereren en te leveren wanneer de belastingdienst daarom vraagt in het kader van belastingcontroles of inspecties.
Waaruit bestaat de Deense boekhoudwet?
Een van de belangrijkste veranderingen in de wet is de vereiste om de boekhouding te digitaliseren. Daarnaast moet een digitaal boekhoudsysteem worden gebruikt dat is goedgekeurd door de Deense overheid en dat voldoet aan een aantal eisen die door de Deense overheid zijn vastgelegd in een uitvoeringsbesluit. De Deense overheid zal binnenkort de informatie hierover uitbreiden, zodat digitale aanbieders gecertificeerd kunnen worden.
Volgens artikel 15 zijn er drie algemene of basiseisen van toepassing op digitale boekhoudsystemen, ongeacht of het standaard of speciaal ontwikkelde systemen zijn:
- Het systeem moet de continue registratie van bedrijfstransacties ondersteunen met de specificatie van bijlagen voor elke record en betrouwbare opslag van records en bijlagen gedurende 5 jaar.
- Het systeem moet voldoen aan erkende IT-beveiligingsnormen, inclusief gebruikers- en toegangsbeheer en automatische back-up van records en bijlagen.
- Het systeem moet de automatisering van administratieve processen ondersteunen, waaronder het automatisch verzenden en ontvangen van elektronische facturen, evenals de mogelijkheid om de boekhouding te voeren volgens een openbaar standaardrekeningschema in geregistreerde boekhoudsystemen.
Structuur van SAF-T in Denemarken
Het Deense SAF-T-bestand bestaat uit 19 grootboeken (ledgers), die gedetailleerde informatie bevatten over de financiële transacties en boekhouding van het bedrijf. Deze kunnen onder andere bestaan uit
- Grootboek (General Ledger)
- Debiteuren (Accounts Receivable)
- Crediteuren (Accounts Payable)
- Belastinggegevens (VAT Records)
- Elektronische factureringsrecords (Electronic Invoicing Records)
- Register vaste activa (Fixed Asset Register)
- Bankrekeningen en reconciliaties (Bank Accounts and Reconciliations)
Naleving van deze deadlines is cruciaal om boetes te voorkomen en om integratie met e-facturatie en e-audit standaarden in Denemarken te garanderen.
