Denemarken moderniseert zijn Boekhoudwet om de digitalisering van de boekhouding te bevorderen

Afgelopen mei keurde het Deense parlement een pakket hervormingen goed dat van invloed is op de boekhoudwet (Danish Bookkeeping Act, Act no. 700 van 24 mei 2022), die de vorige wet vervangt die sinds 1999 van kracht is. Het hoofddoel blijft de strijd tegen belastingfraude versterken en de digitalisering van de boekhouding van Deense bedrijven vergroten.

De vereisten voor de digitale boekhouding omvat de volgende twee fundamentele boekhoudkundige handelingen:

1. De transacties van de onderneming vastleggen in een digitaal boekhoudsysteem, en 2.
2. De registers en de bijlagen opslaan in een digitaal boekhoudsysteem, of ten minste een vlledige reservekopie ervan bewaren op een server bij een leverancier of een andere derde partij.

Implementatieschema

De voorschriften van de boekhoudwet voor digitale boekhoudsystemen zullen de komende jaren geleidelijk in werking treden. De gefaseerde invoering zal ervoor zorgen dat bedrijven en leveranciers van digitale boekhoudsystemen de tijd hebben om zich aan de nieuwe eisen aan te passen en tegelijkertijd de kans krijgen om de voordelen van geautomatiseerde boekhoudsystemen te benutten.

Voorlopig heeft de Deense autoriteit het tijdschema met betrekking tot de vereisten voor digitale boekhoudsystemen bijgewerkt. Daarna zal de Deense autoriteit de verplichte uitvoeringsdata voor bedrijven bekendmaken.

Belangrijke data

• 1 februari 2023: de vereisten voor digitale standaardboekhoudsystemen zijn van toepassing. 
• 31 oktober 2023: Deadline voor leveranciers van digitale standaardsystemen om geregistreerd te worden bij de Danish Business Authority.
• 1 januari 2024: aangemelde systemen worden geregistreerd.

Implementatietermijnen zijn tot nader order uitgesteld.

Wat houdt de nieuwe Deense boekhoudwet in?

Een van de belangrijkste veranderingen in de nieuwe wet is de verplichting om de boekhouding te digitaliseren. Bovendien moet een door de Deense overheid goedgekeurd digitaal boekhoudsysteem worden gebruikt dat voldoet aan een aantal eisen die de Deense regering bij uitvoeringsbesluit heeft vastgelegd. De Deense regering zal binnenkort de informatie hierover uitbreiden, zodat digitale aanbieders kunnen worden gecertificeerd.

Volgens het nieuwe artikel 15 gelden drie algemene of basiseisen voor digitale boekhoudsystemen, ongeacht of het gaat om standaardsystemen of speciaal ontwikkelde systemen:

• Het systeem moet permanente registratie van bedrijfstransacties ondersteunen met de specificatie van bijlagen voor elk register en betrouwbare opslag van registers en bijlagen gedurende 5 jaar.  
• Het systeem moet voldoen aan erkende IT-beveiligingsnormen, met inbegrip van gebruikers- en toegangsbeheer en automatische back-up van registers en bijlagen. 
• Het systeem moet de automatisering van administratieve processen ondersteunen, inclusief de automatische verzending en ontvangst van elektronische facturen, alsmede de mogelijkheid om de boekhouding te voeren volgens een openbaar standaardrekeningschema in geregistreerde boekhoudsystemen.

De voorschriften voor speciaal ontwikkelde boekhoudsystemen zullen eveneens op een later tijdstip in werking treden. De vereisten hiervoor zullen in de eerste helft van 2023 worden ontwikkeld. 

De Deense Autoriteit voor het bedrijfsleven zal informatie verstrekken over de vereisten en de data van inwerkingtreding zodra deze beschikbaar zijn. EDICOM volgt dit op om u te informeren over de komende data.

Status van elektronische facturatie in Denemarken

Sinds 2005 is het voor zowel Deense overheidsinstanties als hun leveranciers verplicht om elektronische facturen te gebruiken in het Peppol BIS 3.0-formaat via het Peppol-netwerk, en zo verbinding te maken met openbare entiteiten die zijn geregistreerd in de nationale SMP NemHandel.

Denemarken bestudeert ook de mogelijkheid om de elektronische bestelling en catalogus voor bepaalde categorieën goederen in te voeren en zo het gebruik van elektronische handel in de publieke sector te bevorderen.

Op het gebied van B2B hebben bedrijven de vrijheid om elektronisch te factureren zolang ze dit onderling overeenkomen.