E-facturatie in Canada: Wat kunnen we verwachten van de toekomst van e-facturatie?

Hoewel Canada nog geen federaal verplicht e-facturatiesysteem heeft geïmplementeerd, suggereren signalen uit de mondiale en regionale omgeving dat de invoering slechts een kwestie van tijd is. In dit artikel kijken we naar de huidige staat van e-facturatie in Canada, de geo-economische context  en hoe bedrijven de trend kunnen voorblijven door middel van een internationale belastingnalevingsstrategie.

Huidige status van e-facturatie in Canada

Tot op heden heeft Canada geen verplicht federaal e-factureringsmandaat voor B2B- of B2G-transacties. Bedrijven maken nog steeds gebruik van traditionele modellen zoals e- mail of PDF-formaten. De wereldwijde trend naar digitalisering van belastingprocessen roept echter vragen op over hoe lang deze status-quo kan worden gehandhaafd.

Hoewel de federale overheid geen duidelijke regelgeving heeft uitgevaardigd, hebben sommige provincies zoals Quebec interesse getoond in elektronische rapporteringsmodellen voor bepaalde sectoren. Aan de andere kant kiezen particuliere bedrijven in sectoren zoals de detailhandel of de farmaceutische industrie voor EDI- oplossingen om hun processen te optimaliseren.

Deze druk vanuit de particuliere sector, in combinatie met de behoefte aan meer fiscale controle, zou de totstandkoming van een regelgevend kader op de middellange termijn kunnen versnellen.

De mondiale context: een stille druk op Canada

Hoewel Canada nog geen duidelijke routekaart naar e-facturering heeft uitgestippeld, suggereert zijn positie op het internationale economische speelbord dat de invoering van dit model geen kwestie is van “of”, maar van “wanneer”.

Als lid van de G7, de OESO en de TEC is Canada nauw verbonden met regio's die al vooruitgang hebben geboekt op het gebied van fiscale digitalisering. In deze context is het ontbreken van federale regelgeving inzake e-facturering eerder een uitzondering dan de norm.

Een hub tussen vier belastingwerelden

Canada is strategisch gelegen tussen vier belastingcentra met verschillende benaderingen van e-facturatie:

• De Verenigde Staten, de belangrijkste handelspartner, begint via allianties zoals de Digital Business Networks Alliance interoperabiliteitsmodellen te onderzoeken die geïnspireerd zijn door de Europese standaard.
• Latijns-Amerika, met een volwassen netwerk van belastingnalevingssystemen en real-time elektronische facturering (CTC), is een benchmark in efficiëntie van belastinginning en belastingcontrole.
• Europa, dat toewerkt naar volledige harmonisatie via het ViDA-model en netwerken zoals Peppol, stelt een nieuwe norm voor grensoverschrijdende interoperabiliteit.
• Azië-Pacific (APAC), waar grootmachten als Maleisië, Australië en Japan op de een of andere manier al verplichte kaders voor e-facturering hebben geïmplementeerd, loopt voorop in belastingautomatisering door middel van hybride en schaalbare modellen.

Deze viervoudige invloed verhoogt niet alleen de externe druk, maar stelt Canadese bedrijven die internationaal actief zijn en zich moeten aanpassen aan meerdere regelgevingskaders ook voor uitdagingen.

Internationale samenwerking en technologische convergentie

De actieve deelname van Canada aan fora zoals de Joint International Taskforce on Shared Intelligence and Collaboration (JITSIC) en de naleving van de aanbevelingen van het Tax Administration Forum van de OESO laten een trend zien in de richting van convergentie met internationale normen.

Hoewel er nog geen officiële aankondiging is geweest, is de technische, politieke en commerciële basis voor de invoering van e-facturering steeds meer aanwezig in het institutionele discours.

Waarom anticiperen: de voordelen van vroegtijdige adoptie

Oplossingen voor e-facturatie invoeren vóór een officieel mandaat is niet alleen een kwestie van operationele efficiëntie, maar ook van strategische visie. Bedrijven die anticiperen op regelgevende kaders behalen concrete voordelen in meerdere dimensies:

• Operationele efficiëntie en foutreductie: automatisering van administratieve processen vermindert de handmatige werklast, verbetert de traceerbaarheid van documenten en minimaliseert menselijke fouten die de cashflow beïnvloeden.
• Verhoogde veerkracht bij wijzigingen in regelgeving: door te werken met adaptieve architecturen kunnen organisaties hun stromen snel aanpassen wanneer nieuwe belastingregels worden geïntroduceerd.
• Verbeterde zakelijke relaties: veel grote bedrijven en internationale overheidsinstanties eisen al gestructureerde formats. Voldoen aan deze normen versterkt de reputatie en het concurrentievermogen van het bedrijf.
• Vermindering van fiscale en technologische kosten: het implementeren van oplossingen op vrijwillige en geplande basis voorkomt kostenoverschrijdingen als gevolg van technische noodgevallen, boetes of geïmproviseerde processen.
• Vroegtijdige toegang tot wereldwijde interoperabiliteit: veel rechtsgebieden zijn al onderling verbonden via netwerken zoals Peppol. Als u compatibele oplossingen gebruikt, kunt u naadloos opereren op internationale markten.

Hoe u zich kunt voorbereiden op een toekomstig e- factureringsmandaat in Canada

Strategische voorbereiding  houdt niet in dat er moet worden uitgegaan van hoge onmiddellijke kosten, maar dat er een progressief en schaalbaar overgangsmodel moet worden ontworpen. Enkele belangrijke acties zijn:

• Implementeer technologische oplossingen die zijn voorbereid op scenario's met meerdere standaarden en die compatibel zijn met zowel lokale standaarden als internationale structuren zoals UBL, XML, EDI of Peppol.
• Breng interne processen met betrekking tot het uitgeven, valideren en archiveren van facturen in kaart en identificeer knelpunten en digitale verbeterpunten.
• De wetgevende ontwikkelingen van de CRA (Canada Revenue Agency) en andere provinciale agentschappen volgen om te anticiperen op sectorale of territoriale wijzigingen in de regelgeving.
• Evalueer technologiepartners met internationale ervaring, die in staat zijn om connectiviteit, validatie en archivering te garanderen in overeenstemming met de regelgeving voor meerdere jurisdicties, zonder de noodzaak om interne systemen te veranderen.
• Train financieel en IT-personeel intern over de belangrijkste concepten van fiscale digitalisering, documentbeheer en traceerbaarheid.

Anticiperen betekent niet dat u in één keer een complex systeem moet invoeren, maar dat u de omgeving moet voorbereiden zodat het op een gecontroleerde manier kan worden geactiveerd wanneer dat nodig is.

Een terrein dat verkend moet worden: de kans ligt in anticipatie

Vandaag heeft Canada nog steeds geen duidelijk en bindend mandaat voor e-facturering, waardoor er een open maar onzekere ruimte blijft. Zijn economische positie, zijn internationale verbintenissen en de richting die zijn handelspartners inslaan, wijzen er echter op dat het land niet kan ontbreken in de wereldwijde stroom van fiscale digitalisering.

Voor Canadese bedrijven - en voor multinationals die in het land actief zijn - betekent dit “regelgevingsgat” een unieke strategische kans: zich voorbereiden voordat de verandering begint.

In een steeds meer onderling verbonden omgeving, waar interoperabiliteit en digitalisering de norm worden, is proactieve naleving van de belastingwetgeving niet alleen een kwestie van regelgeving, maar een concurrentievoordeel.