B2B e-facturatie in Frankrijk

Frankrijk boekt vooruitgang met zijn nieuwe elektronische belastingsysteem voor privébedrijven. Het ministerie van Economie, Financiën en Invorderingen heeft het wettelijke en technische kader voor de veralgemening van verplichte e-facturering tussen particuliere bedrijven (B2B) en e-Reporting al opgesteld.

Momenteel legt het de laatste hand aan de details van het nieuwe B2B e-facturerings- en e-Rapporteringsmodel. Hiertoe heeft de Franse belastingdienst Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) samen met het staatsagentschap Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE) een reeks werkgroepen georganiseerd met bedrijven en technologieleveranciers, waaronder EDICOM.

We analyseren de kenmerken van het nieuwe Franse e-factureringsmodel met de laatste ontwikkelingen die door de overheid zijn aangekondigd.

Nieuw e-Facturatie en e-Rapportage systeem

De Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) heeft de kaderrichtlijnen van het nieuwe belastingmodel bekendgemaakt, gebaseerd op de resultaten van de evaluatie die samen met alle belanghebbenden (bedrijven, technologieleveranciers en belanghebbenden van de administratie) werd uitgevoerd.

Het nieuwe belastingstelsel omvat het verplichte gebruik van elektronische facturering tussen particuliere bedrijven, evenals de transmissie van transactiegegevens naar de administratie en de elektronische rapportering van btw-gegevens.

Doelstellingen van het nieuwe belastingstelsel

Onder de doelstellingen die de overheid nastreeft met de implementatie van de elektronische factuur, noemt de DGFIP:

• Het versterken van de preventie en bestrijding van belastingfraude.
• Het verminderen van de kosten voor belastingcontrole.
• Het gemakkelijker maken voor belastingplichtigen om btw aan te geven. Het concurrentievermogen vergroten door de kosten te verlagen.
• De kennis van de economische situatie verbeteren dankzij de onmiddellijke rapportering van informatie over de activiteit van bedrijven.

Voordelen van elektronische facturatie

Met de veralgemening van elektronische facturatie wil de Franse overheid het huidige belastingsysteem moderniseren en zowel de overheid als de bedrijven ten goede komen.

Voordelen van elektronische facturatie voor bedrijven:

• Lagere kosten bij het verwerken van facturen gedurende de hele verkoopcyclus.
• Verminderde administratieve lasten bij belastingbeheerprocessen.
• Verbeterde controle op betalingstermijnen.
• Automatisering van facturatieprocessen.
• Verbetering van de commerciële relatie

Voordelen van elektronisch factureren voor de staat:

• Verbetering in de strijd tegen belastingfraude.
• Verhoogde btw-inning
• Verhoogde kennis van bedrijfsactiviteiten.

Voorgesteld model: Y schema

In het initiële rapport evalueerde de overheid 2 mogelijke schema's, genaamd "V" en "Y". De V was gebaseerd op een schema dat vergelijkbaar was met het schema dat in Italië werd opgelegd en de Y leek meer op de elektronische factureringssystemen die in Latijns-Amerika werden ontwikkeld.

Uiteindelijk koos de Franse overheid voor het Y-stelsel. In dit model worden elektronische facturen eerst gevalideerd en verwerkt door de figuur van het dematerialisatieplatform (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), voordat ze aan de overheid worden gerapporteerd. Een van de referentielanden voor dit model is het CFDI-belastingstelsel van Mexico, waarvan het succes als voorbeeld heeft gediend voor veel andere landen, zoals Frankrijk.

De overheid zal gebruik maken van de infrastructuur van Chorus Pro, het huidige staatsportaal voor e-facturatie met overheidsdiensten, en deze aanpassen aan het nieuwe B2B e-facturatiesysteem.

Het Ministerie van Financiën heeft aangegeven dat de keuze voor het Y-schema gebaseerd is op het verzoenen van de vrijheid om bedrijven de e-factuurtechnologieleverancier van hun keuze te laten kiezen met de verplichting om facturatie-, transactie- en betalingsgegevens aan de overheid door te geven.

Voor welke bedrijven is dit van belang?

Alle bedrijven die onderworpen zijn aan BTW.

Implementatieschema

De overheid heeft een geleidelijk tijdschema opgesteld voor de invoering van het nieuwe systeem voor het uitreiken van facturen en e-Reporting, afhankelijk van hun grootte:

• September 2026: Verplichting om e-facturen te ontvangen voor alle bedrijven en verplichting om e-facturen uit te reiken in Frankrijk voor grote en middelgrote bedrijven.
• September 2027: Verplichting tot het uitreiken van elektronische facturen in Frankrijk voor het MKB en micro-ondernemingen.

Elektronisch factuurformaat

De elektronische factuur kan worden verzonden in UBL-, CII- of Factur-X-formaat.

Alleen de dematerialisatieplatformen (PDP) zullen de mogelijkheid hebben om andere soorten formaten te verzenden (EDIFACT, XML, enz.) zolang zowel leveranciers als klanten de dematerialisatieplatformen ondersteunen.

Elektronische handtekening

Het is niet verplicht om elektronische facturen te ondertekenen, maar het wordt wel sterk aanbevolen.

We raden altijd aan om facturen te ondertekenen, of het nu gaat om EDI-facturen of gedematerialiseerde facturen volgens een andere standaard (hoewel dit niet het enige middel is dat in Frankrijk wordt geaccepteerd om de integriteit en authenticiteit van documenten te waarborgen).

Het type elektronische handtekening dat geaccepteerd wordt voor het verzenden van elektronische facturen is de gekwalificeerde elektronische handtekening. Dit is het type handtekening dat de meeste garanties biedt en daarom is dit mechanisme natuurlijk gekozen in het kader van de huidige Franse regelgeving voor elektronische handtekeningen en facturen. Deze handtekening wordt gemaakt op basis van een gekwalificeerd elektronisch certificaat en met behulp van een veilig middel voor het aanmaken van handtekeningen.

PDP's moeten de levering van diensten garanderen die voldoen aan de vereisten van het DGFiP. Het is hun verantwoordelijkheid om de geldigheid, integriteit en authenticiteit van documenten te verifiëren. Daarom moeten PDP's, hoewel het gebruik van de handtekening niet verplicht is, bereid zijn om de elektronische handtekening van de e-facturen die ze integreren te verwerken en te valideren.

Bedrijven die elektronische facturen versturen en deze niet willen (of kunnen) ondertekenen, kunnen ervoor kiezen om het betrouwbare audittrailsysteem of EDI-uitwisseling te gebruiken in combinatie met bepaalde aanvullende procedures.

Publiek factureringsplatform (Plateforme Publique de Facturation - PPF)

Chorus Pro

Chorus Pro is het portaal dat in Frankrijk is opgezet om de verzending van elektronische facturen naar de Franse overheid te centraliseren. Het is een gecentraliseerd platform dat de uitwisseling van elektronische facturen tussen bedrijven en overheidsinstanties vergemakkelijkt met als doel de administratieve processen te vereenvoudigen en te versnellen.

Het platform maakt de ontvangst van facturen in gestructureerde en gestandaardiseerde formaten mogelijk, zoals UBL, CII en Factur-X, en garandeert zo interoperabiliteit met andere bedrijven en organisaties op zowel nationaal als Europees niveau. Overheidsinstanties gebruiken Chorus Pro om facturen elektronisch te ontvangen, verwerken en archiveren.

Bovendien voldoet Chorus Pro aan de beveiligings- en vertrouwelijkheidsnormen die vereist zijn voor de uitwisseling van gevoelige informatie. Het platform wordt regelmatig bijgewerkt om te voldoen aan de wettelijke en fiscale regels voor elektronisch factureren.

Chorus Pro is een geconsolideerde infrastructuur die de essentiële componenten biedt om e-facturatie uit te breiden naar 100% van de bedrijven. De functies die het tot een uitgebreide en efficiënte tool maken voor het beheer van elektronische facturen gericht aan overheidsinstanties, vormen de basis voor het business-to-business e-factureringsmodel, dat het huidige portaal zal omvormen tot de PPF (Portail Public de Facturation):

• Centralisatie van facturen: Centraal punt voor de uitwisseling en het beheer van alle elektronische facturen in Frankrijk. Hiermee kunnen bedrijven veilig facturen verzenden en ontvangen via één enkel platform.
• Procesautomatisering: Biedt de mogelijkheid om processen met betrekking tot elektronische facturatie te automatiseren. Dit omvat het automatisch genereren en verzenden van facturen, evenals het automatisch valideren en volgen van belastingdocumenten.
• Directe communicatie: Direct communicatiekanaal tussen factuurverstrekkers en ontvangers.
• Validatie en verificatie: Het portaal voert automatische validaties van elektronische facturen uit om hun integriteit en naleving van de regelgeving te garanderen. Dit helpt fouten voorkomen en zorgt ervoor dat documenten voldoen aan de huidige wettelijke en fiscale vereisten.
• Beveiliging en confidentialiteit: Het portaal garandeert de beveiliging en vertrouwelijkheid van de uitgewisselde gegevens en documenten. Het maakt gebruik van robuuste beveiligingsmaatregelen en voldoet aan vastgestelde normen voor gegevensbescherming.
• Integratie met interne systemen: PPF erft de mogelijkheden van Chorus Pro om te integreren met de interne systemen van bedrijven, dankzij de API-methoden die zijn vrijgegeven door het portaal en de communicatiesystemen die zijn gedefinieerd om toekomstige PDP's te integreren.

Chorus Pro wordt een nieuw B2B2G portaal, dat Portail Public de Facturation (PPF) gaat heten. Het nieuwe portaal zal alle e-facturatiestromen naar de overheid en naar elk bedrijf beheren, evenals e-Reporting, of bedrijven nu een dematerialisatieplatform (PDP) gebruiken of rechtstreeks via de PPF verzenden.

Openbaar factureringsplatform (Portail Plateforme Publique de Facturation - PPF)

Het publieke factureringsportaal (PPF) zal een belangrijke rol spelen als centrale hub van het Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) in Frankrijk, waar alle e-facturen die in het land worden uitgewisseld, worden gecentraliseerd. Dit portaal bouwt voort op de infrastructuur die eerder in Frankrijk is opgezet voor het beheer van e-facturen die naar de overheid worden gestuurd via het gerenommeerde Chorus Pro-portaal.

Belangrijk is dat e-facturatie in Frankrijk nu 100% van de business-to-business transacties in het land dekt, ongeacht of de ontvanger een overheidsinstantie is of niet. Hiertoe is het Chorus Pro portaal verrijkt met nieuwe functionaliteiten die de capaciteit ervan uitbreiden, waardoor deze tool beschikbaar wordt voor 100% van de factuurverstrekkers in Frankrijk.

De methoden voor automatische verzending van facturen naar de PPF, zoals elektronische gegevensuitwisseling (EDI) en de Application Programming Interface (API), ondersteunen alleen de verzending van facturen in een van de drie geaccepteerde formaten: UBL, CII en Factur-X.

Belastingplichtigen die hun facturen rechtstreeks via de PPF willen verzenden, kunnen alleen een van de drie toegestane formaten gebruiken: Factur-X, UBL of CII. Zodra facturen handmatig naar het portaal of via integratiemethoden worden verzonden, zal de PPF de ontvanger identificeren en de minimale validaties uitvoeren voordat de factuur wordt verzonden.

Connectiviteit met PPF erft de huidige methoden om Chorus Pro te bereiken.

Er moet een technisch integratieproces worden gevolgd met behulp van de standaarden van het platform, dat kan worden onderverdeeld in twee mogelijke methoden die kunnen worden geïmplementeerd door bedrijven die facturen uitreiken en ontvangen en die ervoor kiezen om deze processen te automatiseren:

• EDI: Electronic Data Interchange (EDI) stelt bedrijven in staat om op een geautomatiseerde en gestandaardiseerde manier verbinding te maken met Chorus Pro. De verwachting is dat dit de methode zal zijn die veel PDP's zullen gebruiken om te integreren met de PPF voor die bedrijven die ervoor kiezen om hun diensten in te huren om de uitgifte en ontvangst van elektronische facturen te beheren.
• API: De Chorus Pro API ('Application Programming Interface') maakt directe integratie met het platform mogelijk, waarbij gedefinieerde calls worden gebruikt om facturen aan te leveren. Deze API zal regelmatig evolueren om nieuwe methoden mogelijk te maken om alle calls aan te roepen die nodig zijn onder het nieuwe verplichte elektronische factureringsmodel tussen bedrijven. Het gebruik van de API blijft geldig voor de toekomstige PPF, net als nu voor de integratie met Chorus Pro.

Dematerialisatieplatform (Plateforme de Dématérialisation Partenaire - PDP)

Bedrijven kunnen hun elektronische facturen in Frankrijk beheren via PDP's (Platforme de Dématérialisation Partenaires). EDICOM is een door de Franse overheid geaccrediteerde PDP voor het leveren van elektronische facturerings- en rapportagediensten, in overeenstemming met de vereisten voor informatiebeveiliging.

Deze platforms zullen optreden als derde partijen die door het DGFiP zijn geaccrediteerd om facturen te valideren, ze voor te leggen aan de hub die de Franse overheid heeft opgezet om de distributie van facturen in het land te centraliseren (de PPF of Portail Public de Facturation) en ze naar de ontvanger te sturen als deze ook gebruik maakt van de diensten van een andere PDP.

De keuze voor de ene PDP boven de andere zal worden bepaald door de ervaring, de betrouwbaarheid van de oplossingen, de beschikbaarheid van diensten en het vermogen om het platform up-to-date te houden.

De toegevoegde waarde die een PDP kan bieden op belangrijke punten zoals systeemintegratie, het verwerken van grote hoeveelheden facturen of het inzetten van aanvullende oplossingen om het beheer van de factuurlevenscyclus te stroomlijnen, zal doorslaggevend zijn bij de keuze voor de ene of de andere PDP.

Functies van platformen voor dematerialisatie van facturen

Een Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) is een technologieleverancier die bedrijven in staat stelt om hun elektronische facturatie in Frankrijk te beheren zonder via het openbare facturenportaal (PPF) van het land te hoeven gaan. Na het doorlopen van een certificeringsproces door het DGFiP, "inmatriculatie" genaamd, erkennen PDP's hun capaciteit om de veiligheid en kwaliteit van het hele proces van elektronische factuuruitwisseling te garanderen in overeenstemming met de normen die de Franse staat vereist.

De PDP fungeert als tussenpersoon tussen de verzender en de ontvanger en garandeert de authenticiteit, integriteit en vertrouwelijkheid van de documenten.

De functies van de PDP's omvatten:

1. Ontvangst en verificatie van facturen: De PDP ontvangt facturen in elektronisch formaat en verifieert de authenticiteit en rechtsgeldigheid ervan. Dit omvat het controleren van de elektronische handtekening (voor facturen die ondertekend zijn) en de naleving van de technische, fiscale en wettelijke vereisten die in de huidige wetgeving zijn vastgelegd.
2. Transformatie en validatie van facturen: De PDP zet facturen om in het elektronische formaat dat vereist is om te voldoen aan de standaarden voor elektronische gegevensuitwisseling (EDI) en de fiscale en wettelijke vereisten. Het valideert ook de integriteit en consistentie van de gegevens op de factuur.
3. Archiveren en bewaren van facturen: De PDP archiveert elektronische facturen en bewaart ze gedurende de tijd die vereist is door belasting- en boekhoudwetgeving.Dit garandeert de integriteit en authenticiteit van de documenten en maakt toegang mogelijk in het geval van een audit of een juridisch geschil.
4. Factuurverzending: De PDP zorgt, na verificatie van de ontvanger van de factuur, voor de verzending van de factuur om ervoor te zorgen dat deze de klant correct bereikt via het betreffende kanaal. In het geval van facturen die bestemd zijn voor klanten die gebruik maken van de diensten van een andere PDP, kunnen deze ook worden verzonden in een gestructureerd EDI-formaat met meer commerciële en logistieke informatie dan kan worden verzonden via de socle mínimum formaten (Factur-X, UBL, CII).

Vereisten om PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaires) te worden

• Technische mogelijkheden om elektronische facturen te verwerken: PDP's moeten in staat zijn om alle processen te implementeren die vereist zijn door het Franse e-factureringssysteem. Dit impliceert technische validatie van de ontvangen gegevensschema's, handtekeningen op facturen, capaciteit om geavanceerde elektronische handtekeningen uit te geven, capaciteit om deze te bewaren met volledige garanties voor ten minste 10 jaar, enz.

• Flexibiliteit in het gebruik van formaten tussen PDP's naast de minimumbasis: PDP-aanbieders moeten een grote verscheidenheid aan e-factureringsformaten kunnen ondersteunen, naast de minimumformaten die door de Franse wet zijn vastgesteld. Op deze manier kunnen verzenders en ontvangers van facturen logistieke en commerciële informatie uitwisselen die fundamenteel is voor hun activiteiten en die niet kan worden uitgewisseld in de zogenaamde "socle minum"-formaten.

• Extractie en transmissie van de door de FFP verstrekte gegevens in een van de verstrekte formaten: De PDP-provider moet de extractie en transmissie van e-facturatiegegevens in een van de door de Portail Public de Facturation (PPF) geleverde formaten mogelijk maken.
• Sterke authenticatie van het factureringsplatform: PDP-aanbieders moeten ervoor zorgen dat hun e-factureringsoplossingen beveiligd zijn met sterke authenticatie, zoals twee-factor authenticatie of elektronische certificaten, om ervoor te zorgen dat alleen bevoegde gebruikers toegang hebben tot het platform en de informatie.

Voordelen van het gebruik van een PDP

Bedrijven die ervoor kiezen om hun e-facturen via een Plateforme Dématerialisation Partenaire te verzenden en te ontvangen, zullen over grotere capaciteiten beschikken en, naar verwachting, over diensten met toegevoegde waarde, afhankelijk van wie de dienstverlener voor e-facturering is.

Dit zijn enkele van de voordelen die PDP's over het algemeen zullen bieden aan belastingplichtigen die ervoor kiezen om ze te gebruiken:

• Veiligheid: dienstverleners die als PDP geaccrediteerd willen worden, moeten accrediteren dat ze over aanzienlijke veiligheidsmaatregelen beschikken, ISO27001 geaccrediteerd zijn en eigen datacenters hebben.
• Periodieke audits: PDP's zullen worden onderworpen aan periodieke audits door onafhankelijke entiteiten om ervoor te zorgen dat hun voorwaarden om als platform te functioneren in de loop van de tijd blijven bestaan.
• Interconnectiviteit: PDP's zullen met elkaar verbonden zijn om onmiddellijke uitwisseling van facturen met elkaar en met het PPF te vergemakkelijken.
• Meerdere formaten: terwijl facturen die rechtstreeks naar de PPF worden gestuurd slechts een van de 3 fiscale formaten van het socle minium ondersteunen, is het via een PDP mogelijk om andere formaten zoals EDIFACT te gebruiken, waardoor de huidige factuurstromen tussen klanten en leveranciers behouden kunnen blijven.

Wat betreft de voordelen die een PDP zoals EDICOM zou bieden, naast de algemene voordelen die hierboven zijn opgesomd, is aandacht voor het volgende de moeite waard:

• Technische capaciteit: EDICOM is een leverancier van EDI en e-facturen met uitgebreide ervaring en eigen ontwikkelingen. Onze capaciteiten vereenvoudigen de verwerking van grote hoeveelheden informatie, de integratie met elk beheersysteem en de inzet van specifieke communicatiesystemen zoals AS4, om maximale niveaus van veiligheid en traceerbaarheid te bieden bij integratie met de PPF.
• eIDAS Qualified Signature Services: We zijn gekwalificeerde leveranciers van vertrouwensdiensten voor het leveren van gekwalificeerde handtekeningdiensten in overeenstemming met de eIDAS-verordening. We passen elektronische handtekeningen toe op de facturen die we uitgeven en valideren automatisch de handtekening van ontvangen facturen om onze klanten en gebruikers maximale garanties te bieden.
• Lange termijn eIDAS-opslag: We bieden een System d'Archivage Éléconique dat is geaccrediteerd door de eIDAS-verordening om de uitgegeven en ontvangen facturen samen met de ontvangstbevestigingen die deel uitmaken van hun levenscyclus te bewaren.
• Hoge beschikbaarheid: Onze SLA garandeert een beschikbaarheid van 99,9%.
• Klantenservice bemand door mensen: een klantenservicecentrum met gespecialiseerde technici voor incidenten en vragen en 24x7 ondersteuning voor kritieke processen.

Plateforme de Dématérialisation Partenaire EDICOM

EDICOM, een van de voornaamste internationale referenties op het gebied van e-facturatieoplossingen, diende in 2023 een aanvraag in om een van de eerste PDP's voor Frankrijk te worden.

In augustus 2024 ontving EDICOM een officiële accreditatie als Partenaire Dematerialisation Platform (Plateforme de Dématérialisation Partenaire - PDP) van het DGFiP.

EDICOM heeft belangrijke internationale accreditaties op het gebied van informatiebeveiliging, is een van de grootste aanbieders van EDI-oplossingen op de markt en heeft een bewezen track record in elektronische gegevensuitwisseling en internationale elektronische facturatiesystemen sinds 1995.

Het EDICOM platform heeft geavanceerde data-integratiediensten, factuurvalidatie, elektronische handtekening, evenals oplossingen voor het ontwerpen van factuurgoedkeuringsworkflows of langetermijnopslag.

Pilotproject voor elektronische facturering

Het systeem moet aangepast zijn aan de behoeften van het Franse bedrijfsleven en garanties bieden voor soliditeit en veiligheid. Daarom wordt de invoering van elektronische facturering voorafgegaan door een pilotfase tussen 2024 en 2025. Deze pilotfase zal het mogelijk maken om de werking van het systeem in reële omstandigheden te testen en eventuele anomalieën in het platform te corrigeren, en zal de Franse overheid ook in staat stellen om een continu verbeteringsproces op te zetten waaraan alle belanghebbenden deelnemen: het publieke factureringsportaal (PPF), de bijbehorende dematerialisatieplatforms, de gebruikersbedrijven en de software-uitgevers.

DGFiP en AIFE hebben tijdens het evenement Communauté des relais bevestigd dat de start van het pilotproject gepland staat voor eind 2024. Dit zal de start zijn van een technische voorbereidingsfase waarin PDP's de Annuaire kunnen testen (werking en actualisering). Het wordt een eerste kleine pilot ("Petit Pilote"), maar met een voldoende representatieve steekproef, waaraan PDP-kandidaten zullen deelnemen. In 2025 gaat de "Grand Pilote"-fase van start. In deze fase worden de productiediensten opengesteld voor alle bedrijven die deelnemen aan de pilotfase.

EDICOM heeft zich kandidaat gesteld voor het pilotproject en een aantal van zijn belangrijkste klanten in Frankrijk uitgenodigd om mee te doen. Uiteindelijk zullen in totaal 12 bedrijven, met uiteenlopende kenmerken en uit verschillende sectoren zoals retail, logistiek en automotive, het EDICOM team vormen. Deze bedrijven, zowel nationaal als internationaal, zullen meewerken aan het testen van klassieke stromen en andere meer specifieke stromen, zoals correctiefacturen, self-billing en vooruitbetalingen, waarbij alle formaten worden behandeld die in Frankrijk in het elektronische factureringsmodel worden geaccepteerd. Na het indienen van alle documentatie bij de Franse overheid, is de kandidatuur van EDICOM beoordeeld als "Uitstekend" door de AIFE en DGFiP teams, wat ons favoriet maakt om de uitvoering van het project te leiden zodra data en andere details zijn vastgesteld.

E-facturatie uitwisselingsstroom

In het Y-systeem genereren bedrijven de elektronische facturen en belastingdocumenten die bij de transacties horen en sturen ze deze ter validatie naar de Dematerialisatieplatforms. De Dematerialisatieplatforms voeren de relevante controles uit die worden vereist door het DGFiP. Na het verificatieproces van de elektronische factuur sturen de Dematerialisatieplatforms de elektronische factuur naar de ontvangers en rapporteren ze op hun beurt de nodige fiscale informatie aan het DGFiP via het publieke platform (Chorus Pro).

In het geval dat een van de partners geen dematerialisatieplatform heeft voor ontvangst of verzending, moeten ze de elektronische facturen handmatig rapporteren of raadplegen via het overheidsplatform.

Op die manier voorziet het Y-systeem verschillende uitwisselingsstromen naargelang de bedrijven al dan niet over een dematerialisatieplatform beschikken.

1. Circuit A: uitwisseling van facturen tussen twee partners met behulp van het PPF.
2. Circuits B1 en B2: uitwisseling van facturen tussen een partner die een PDP gebruikt en een partner die het PPF gebruikt. Als de verzender van de factuur een PDP heeft, zal deze normaal gesproken zijn factuur genereren. Het is de PDP die, op basis van de gegevens die door zijn beheersysteem worden verstrekt, de ontvanger zal herkennen, waardoor wordt vastgesteld dat het kanaal voor het verzenden van de factuur het Portail Public de Facturation moet zijn. De PDP zal de factuur van uw klant moeten omzetten in een van de drie gestructureerde formaten van de "socle minimum" gedefinieerd door het DGFiP om de minimale set factuurgegevens te genereren (UBL, CII of Factur-X).
3. Circuit C: Uitwisseling tussen twee actoren met behulp van Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP). In deze stroom hebben grote bedrijven meestal een grotere mate van flexibiliteit bij de uitwisseling van e-facturen, dankzij het feit dat de Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP's) zowel de gestructureerde formaten kunnen blijven gebruiken die eerder tussen de bedrijven zijn overeengekomen (zoals EDIFACT of XML) als de formaten die door het DGFiP in de "socle minimum" zijn gedefinieerd (zoals UBL, CII of Factur-X).

Daarnaast heeft het DGFiP de Annuaire gecreëerd, een gecentraliseerd register van identificatiegegevens van bedrijven om de uitwisseling van e-facturen tussen privébedrijven en de overheid te vergemakkelijken.

Annuaire - Gecentraliseerde bedrijvenregister

Om te bepalen of de koper gebruik maakt van het openbare factureringsportaal (circuit A of B) of van een geassocieerd dematerialisatieplatform (circuit B of C), vereist het Y-schema de creatie van een repertorium (ANNUAIRE) om het door elke ontvanger van een factuur gekozen platform te identificeren.

De Annuaire is een gecentraliseerd bedrijvenregister dat wordt beheerd door het Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE) en dat de identificatiegegevens van bedrijven bevat, waaronder ten minste het Franse fiscale identificatienummer SIREN.

Bedrijven zullen in dit register worden geïdentificeerd door middel van unieke identificatiecodes, met als doel de uitwisseling van elektronische facturen tussen bedrijven te vergemakkelijken. Dit register zal interoperabiliteit tussen alle belanghebbenden mogelijk maken door het platform te specificeren dat wordt gebruikt in het kader van e-facturering, evenals de informatie die nodig is voor de routering van facturen. Dit zorgt voor een efficiëntere en transparantere communicatie in het e-facturatieproces tussen bedrijven.

De Annuaire bevat verschillende categorieën informatie:

• Identificatie van de bedrijven die facturen ontvangen, met inbegrip van details over de organisatiestructuur voor factuurbeheer binnen elk bedrijf (SIREN, SIRET, routingcode).
• De identificatie en interoperabiliteit tussen de dematerialisatieplatformen voor de ontvangst van elektronische facturen en hun validatieperiode.
• Aanvullende gegevens met betrekking tot B2G-uitwisseling en de correcte routering van B2B-facturen.

Alle bedrijven die gebruik maken van e-facturering in Frankrijk zijn verplicht zich te registreren bij het Annuaire. Door zich te registreren zorgen bedrijven ervoor dat hun e-facturen correct worden verzonden en efficiënt worden verwerkt, wat helpt om fouten en vertragingen in het facturatieproces te verminderen en om te voldoen aan de fiscale en wettelijke verplichtingen met betrekking tot e-facturatie in Frankrijk.

Beheer van factuurlevenscyclus

De stroom van elektronische factuuruitwisseling in Frankrijk vereist dat bedrijven niet alleen facturen uitreiken, maar ook meldingen genereren afhankelijk van de status van de transactie, rekening houdend met de volledige levenscyclus van de door te sturen elektronische documenten. Het doel is om het proces volledig traceerbaar te maken, zodat eventuele problemen tijdens de levenscyclus van de elektronische factuur snel kunnen worden opgespoord. Dit is een systeem dat is overgeërfd van het huidige B2G-proces voor elektronische facturering, waarbij de administratieve instanties terugkerende informatie verstrekken over de verwerkingsstatus van een factuur.

De doelstellingen die het DGFiP nastreeft met de overdracht van de status van de levenscyclus van facturen zijn de volgende:

• Zorgen voor een gedeeld overzicht van factuurverwerking voor alle belanghebbenden (verstrekker, ontvanger, administratie).
• Bepaal een lijst en formaat voor het uitwisselen van factuurverwerkingsstatussen om interoperabiliteit tussen actoren (bedrijven, PDP en PPF) te garanderen.
• Het proces van factuurafwijzingen en -annuleringen in detail te beschrijven.
• Het vooraf invullen van de btw-aangifte vergemakkelijken.

Hiertoe heeft de Franse belastingdienst een reeks verplichte en aanbevolen verklaringen gedefinieerd die tijdens de factureringsstroom moeten worden doorgegeven. De verplichte statussen van de nominale levenscyclus van elektronische facturen zijn:

• Déposée (Gedeponeerd op uw platform)
• Rejetée (Afgewezen door het platform)
• Refusée (Geweigerd door de gebruikers)
• Encaissée (Inning door de leverancier)

e-Rapportering

Naast elektronische facturen moeten bedrijven ook een reeks elektronische belastingrapporten indienen, afhankelijk van het soort handelstransactie dat wordt uitgevoerd. Voorlopig is bepaald dat het volgende moet worden gerapporteerd:

• Gegevens met betrekking tot betalingen.
• Gegevens met betrekking tot B2C-transacties.
• Gegevens met betrekking tot B2B-transacties Internationaal Afhankelijk van het soort gegevens dat moet worden gerapporteerd, zal het rapportagesysteem anders zijn.

U kunt alle informatie over e-Reporting hier raadplegen.

Ontwikkelingen op het gebied van elektronische facturering in Frankrijk B2B

• 1990: Artikel 27 van Wet nr. 90-1169 geeft elektronische facturen dezelfde rechtsgeldigheid als papieren facturen.
• 2010: De Europese Unie publiceert Richtlijn 2010/45/EU, die het gebruik van elektronische facturering in de privésector in de lidstaten regelt.
• 2012: Omzetting van de Europese richtlijn in wet nr. 90-1169 De Finances Rectificatives.
• 2019: Wet nr. 2019-1479 De Finances voor 2020 kondigt haar intentie aan om e-facturatie tussen bedrijven verplicht te stellen.
• 2020: Er wordt een pilotproject voor e-facturering uitgevoerd met 50 bedrijven.
• 2020: De Franse belastingdienst Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) publiceert een rapport met algemene richtlijnen voor het B2B e-factureringssysteem.
• 2021: Verordening nr. 2021-1190 definieert het wettelijke kader in verband met het verplichte gebruik van e-facturering tussen particuliere bedrijven.
• 2022: Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/0388, goedgekeurd op 25 januari 2022 valideert de derogaties op de Europese Richtlijn 2006/112/EG. Zo kan het opleggen dat het factuurformaat elektronisch is en past het niet langer het principe van aanvaarding door de ontvanger toe voor het gebruik van e-facturatie.

Naar een B2B2G e-factureringsmodel

Elektronische facturering bestaat al sinds 1990 in Frankrijk. De cultuur van dematerialisatie van documenten is diep geworteld in Franse bedrijven, en het bewijs hiervan is dat ze de richtlijnen van de Europese Unie op dit gebied vóór waren en dat ze een van de eerste Europese landen waren die overheidsinstellingen aanpasten aan het gebruik en beheer van elektronische facturen.

Sinds 2020 moeten zowel leveranciers als overheidsinstellingen elektronische facturen uitwisselen via het staatsplatform Chorus Pro.

Als gevolg van de goede ervaringen met de implementatie van B2G e-facturatie, wilde de overheid het verplichte gebruik ervan uitbreiden naar particuliere bedrijven.

Zoals hierboven vermeld, heeft Frankrijk echter, in tegenstelling tot het Italiaanse model, besloten om het belastingstelsel voor B2B-facturen te differentiëren en de validatie van facturen te delegeren aan PDP's, die optreden als betrouwbare derde partijen.

Wereldwijd e-facturatieplatform

EDICOM - Wereldwijde leverancier van e-facturatie technologie

Het EDICOM wereldwijde e-facturatie platform maakt het makkelijker voor internationale organisaties om te voldoen aan e-facturatie in Frankrijk, evenals de fiscale rapportage vereist door de DGFiP.

Vanuit een gecentraliseerde omgeving kunnen alle processen worden beheerd die verband houden met het verzenden en ontvangen van elektronische facturen, evenals andere belastingdocumenten, zoals btw-rapporten, vervoersdocumenten of aangiften die vereist kunnen zijn door de belastingautoriteiten van de landen waar een bedrijf actief is.

EDICOM's wereldwijde e-facturatieplatform fungeert als brug tussen de organisatie, de Franse belastingdienst en belangrijke partners zoals klanten, leveranciers of logistieke dienstverleners.

Een gecentraliseerde en allesomvattende oplossing voor e-facturatie en btw-naleving waarmee u niet alleen uw facturen kunt dematerialiseren en aangifte kunt doen in Frankrijk, maar overal ter wereld.

Plateforme de Dématérialisation Partenaire eIDAS

EDICOM is een gekwalificeerde aanbieder van vertrouwensdiensten in overeenstemming met de Europese eIDAS-verordening. Dit is een erkenning die van grote toegevoegde waarde is voor de markt. 

De eIDAS-verordening maakt harmonisatie in de Europese Unie mogelijk van de mechanismen die moeten worden gebruikt door bedrijven die specifieke diensten leveren voor elektronische handtekening en data-encryptie.

EDICOM heeft verschillende oplossingen die geaccrediteerd zijn door de eIDAS-verordening en die essentieel kunnen zijn voor elektronische factuuruitgifte en ontvangstdiensten:

• Geavanceerde diensten voor elektronische handtekeningen voor documenten om de integriteit en authenticiteit van documenten te garanderen, zoals gedefinieerd in de geldende Europese regelgeving voor elektronisch factureren. Via deze dienst kan EDICOM facturen van haar klanten ondertekenen op basis van erkende certificaten en met behulp van beveiligde middelen voor het aanmaken van handtekeningen.
• Uitgifte van gekwalificeerde certificaten: Indien nodig kan EDICOM gekwalificeerde certificaten uitgeven op naam van de uitgever van elektronische facturen.
• Elektronisch archiveringssysteem: Langetermijnopslagdienst die wordt geauditeerd in overeenstemming met de eIDAS-verordening, om uitgegeven en ontvangen facturen te bewaren met volledige garanties van integriteit in de tijd.