EDICOM kandidaat voor PDP voor elektronische facturatie in Frankrijk

Accreditatie als PDP voor elektronische facturatie maakt van EDICOM een van de meest complete partners voor het aanbieden van diensten voor het uitgeven en ontvangen van elektronische facturen in overeenstemming met het Franse systeem. Een systeem waarvoor ons bedrijf al operationele oplossingen heeft, dankzij de ervaring die sinds 1995 is opgedaan en niet alleen in Frankrijk. In feite zijn wij de leverancier van oplossingen voor elektronische facturatie en e-rapportage voor enkele van de grootste bedrijven ter wereld in meer dan 70 landen.

Bedrijven kunnen hun elektronische facturen in Frankrijk beheren via PDP's (Plateforme de Dématérialisation Partenaires).

Deze platforms zullen optreden als derde partijen die door de DGFiP zijn geaccrediteerd voor de validatie van de facturen, hun presentatie bij de hub die de Franse regering heeft geïmplementeerd om de distributie van facturen in het land te centraliseren (we hebben het over de PPF of Portail Public de Facturation), en ze naar de ontvanger te sturen wanneer ook als deze gebruik maakt van de diensten van een andere PDP.

Partners die PDP's willen worden, moeten geaccrediteerd zijn door het Franse Directoraat-Generaal van Openbare Financiën (DGFiP). De PDP's die dit proces doorlopen, hebben daarmee geaccrediteerd dat hun dienstverlening wordt uitgevoerd in overeenstemming met de eisen op het gebied van informatiebeveiliging. Dit proces impliceert ook een bevestiging van het vermogen van het PDP om samen te werken met andere geaccrediteerde partners.

Het inhuren van een PDP wordt bepaald door aspecten zoals hun ervaring, de betrouwbaarheid van hun oplossingen, beschikbaarheid van diensten of het vermogen om hun platform up-to-date te houden.
De toegevoegde waarde die het kan bieden in sleutelaspecten zoals systeemintegratie, de verwerking van grote volumes facturen of de inzet van complementaire oplossingen om het beheer van de factuurlevenscyclus te stroomlijnen, zal de sleutel zijn bij de keuze voor het ene of het andere PDP.

Functies van een Plateforme de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Een Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) is de figuur van de technologieleverancier die bedrijven in staat stelt hun elektronische facturatie in Frankrijk te beheren zonder dat ze via het openbare factuurportaal (PPF) van het land hoeven te gaan.

De PDP's accrediteren, na het doorlopen van een certificeringsproces van de DGFiP genaamd "inmatriculation", hun vermogen om veiligheid en kwaliteit te garanderen tijdens het hele proces van elektronische facturen uitwisselen in overeenstemming met de normen die door de Franse staat worden vereist.
Het PDP fungeert als tussenpersoon tussen de afzender en de ontvanger en zorgt voor de authenticiteit, integriteit en vertrouwelijkheid van de documenten.

Onder de functies die PDP's hebben zijn:

1. Ontvangst en verificatie van facturen:Het PDP ontvangt de facturen in elektronisch formaat en verifieert hun echtheid en rechtsgeldigheid. Dit omvat verificatie van de elektronische handtekening (voor die facturen die zijn ondertekend) en naleving van de technische, fiscale en wettelijke vereisten die zijn gedefinieerd in de huidige regelgeving.

2. Transformatie en validatie van facturen: Het PDP zet facturen om in het elektronische formaat dat nodig is om te voldoen aan de Electronic Data Interchange (EDI)-normen en fiscale en wettelijke vereisten. Bovendien valideert het de integriteit en consistentie van de gegevens op de factuur.

3. Archiveren en bewaren van facturen: Het PDP archiveert de elektronische facturen en bewaart ze gedurende de tijd die de belasting- en boekhoudwetgeving vereist. Dit garandeert de integriteit en authenticiteit van de documenten en maakt ze toegankelijk in het geval van een audit of een juridisch geschil.

4. Verzending van facturen: Het PDP neemt, na verificatie van de ontvanger van de factuur, de verzending over om de klant correct te bereiken via het corresponderende kanaal. In het geval van facturen waarvan de bestemming klanten zijn die de diensten van een andere PDP gebruiken, kunnen deze ook in een EDI-gestructureerd formaat worden verzonden met meer commerciële en logistieke informatie dan wat kan worden verzonden via de socle minimum formaten (Factur-X, UBL, CI).

Vereisten om een PDP (Plateforme de Dématérialisation Partners) te zijn

• Beveiligingseisen: Het is van essentieel belang dat een PDP-provider de hoogste beveiligingsnormen hanteert om gebruikersgegevens en -informatie te beschermen. PDP-providers moeten voldoen aan beveiligingseisen zoals de ISO 27001-norm voor informatiebeveiligingsbeheersystemen (ISMS) en de SecNumCloud, een Franse verordening die beveiligingseisen stelt aan cloudserviceproviders.

• Technische capaciteiten om elektronische facturen te verwerken: PDP's moeten alle processen kunnen toepassen die vereist zijn door het Franse elektronische facturatiesysteem. Dit omvat het technisch valideren van de ontvangen gegevensschema's, de handtekeningen van facturen, het vermogen om geavanceerde elektronische handtekeningen uit te geven, het vermogen om ze met volledige garanties gedurende ten minste 10 jaar te bewaren, enz.

• Flexibiliteit in het gebruik van formaten tussen PDP's buiten de minimumbasis: PDP-aanbieders moeten in staat zijn een breed scala aan elektronische facturatieformaten te ondersteunen, naast de minimumformaten die door de Franse wet zijn vastgelegd. Op deze manier kunnen opstellers en ontvangers van facturen de logistieke en commerciële basisinformatie van hun bedrijf uitwisselen die niet kan worden uitgewisseld in de zogenaamde "socle minimum"-formaten.

• Extractie en verzending van de door de PPF verstrekte gegevens in een van de aangeboden formaten: De PDP-aanbieder moet de extractie en verzending van elektronische factureringsgegevens toestaan in een van de formaten die worden aangeboden door het Portal Public de Facturation (PPF).

• Sterke authenticatie van het facturatieplatform: PDP-aanbieders moeten ervoor zorgen dat hun oplossingen voor elektronische facturatie worden beschermd met sterke authenticatie, zoals twee-factor-authenticatie of elektronische certificaten, om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot het platform en informatie.

Verschillen tussen PPF en PDP

In Frankrijk is het voormalige e-facturatieportaal voor de overheid, Chorus Pro, omgedoopt tot het publieke facturatieportaal (PPF). Alle facturen, al dan niet afkomstig van de overheid, moeten voor declaratie naar het PPF worden gestuurd. Dit geldt ook voor facturen die worden verwerkt door Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).

Dus wat is het verschil tussen PPF en PDP in de elektronische factuur in Frankrijk? Kort gezegd, is PPF het gecentraliseerde openbare portaal voor elektronische facturatie voor heel Frankrijk, terwijl PDP's particuliere aanbieders zijn die door bedrijven kunnen worden gebruikt om elektronische facturen te verzenden en te ontvangen.

Als een uitgever van facturen een PDP gebruikt en zijn klant niet, stuurt het PDP de factuur naar de PPF en stuurt de PPF deze naar de klant. Hetzelfde gebeurt in het geval van ontvangst van facturen.
In het geval dat de verzender en de ontvanger gebruik maken van de diensten van een PDP, zijn zij degenen die verantwoordelijk zijn voor het uitwisselen van facturen met elkaar.

De mogelijkheid om facturen rechtstreeks uit te wisselen tussen klanten en leveranciers via de PPF bestaat. Bovendien is het een service die gratis kan zijn, aangezien de interactie met het Portail Public de Facturation kan plaatsvinden via een webomgeving die wordt ingezet door de DGFiP, of op een geïntegreerde manier via EDI of via zijn API.

De beperking zit hem in dit geval in het factuurformaat dat via PPF kan worden uitgewisseld. Het is alleen mogelijk om Factur-X, UBL of CII te beheren. Factuurformaten die alle vereiste belastinginformatie weergeven, maar in de meeste gevallen niet toestaan dat belangrijke commerciële en logistieke informatie wordt vastgelegd in de matchingprocessen en klant- en leveranciersbeheer.

Het gebruik van PDP's maakt het daarentegen mogelijk om deze beperking op te heffen. Elk type factuur kan tussen hen worden uitgewisseld, met alle details die de partijen overeenkomen. Bovendien zullen de meest geavanceerde PDP's oplossingen met toegevoegde waarde op hun platform hebben, waarmee complexe projecten kunnen worden ingezet om grote hoeveelheden documenten te verwerken. Een solvabele PDP stelt geavanceerde tools beschikbaar om zijn platform te integreren met interne beheersystemen. Het zal de automatisering van meerdere processen mogelijk maken, zowel bij de uitgifte als de ontvangst van facturen. Het biedt oplossingen met toegevoegde waarde, zoals workflowtools voor factuurgoedkeuring of een Système d'Archivage Electronique.

De verwachting is dat bedrijven met hogere volumes aan uitgegeven en ontvangen facturen zullen kiezen voor de diensten van een PDP. Bedrijven met lagere volumes en minder eisen op het gebied van automatisering of integratie met hun interne systemen, kunnen ervoor kiezen om facturen rechtstreeks via de PPF uit te wisselen.

Uitwisseling circuits

Het technisch reglement voorziet in drie circuits voor de uitwisseling van facturen, de communicatie van facturatiegegevens en de verzending van de bijbehorende levenscyclus. Deze circuits variëren naargelang de bedrijven een dematerialisatieplatform (PDP) gebruiken of niet.

Een van de opties voor het uitwisselen van elektronische facturen (circuit A) zou zijn door uitsluitend gebruik te maken van het openbare facturatieportaal (PPF), aangezien zowel de uitgever als de ontvanger dit platform zouden gebruiken voor de uitwisseling.

Circuits B en C zijn bedoeld voor gevallen waarin ten minste één van de bedrijven die betrokken zijn bij de uitwisseling van facturen gebruik zou maken van de diensten van een PDP.

Circuits B1 en B2:

Uitwisseling van facturen tussen een partner die een PDP gebruikt en een andere die het PPF gebruikt.

Bij deze stromen maakt één van de wisseldeelnemers gebruik van de diensten van een PDP, terwijl de ander uitsluitend gebruik maakt van het PPF.

Wanneer de uitgever van de factuur een PDP heeft, zal deze normaal gesproken zijn factuur genereren. Het is zijn PDP dat, op basis van de gegevens die door zijn beheersysteem worden verstrekt, de ontvanger herkent, en daarmee bepaalt dat het kanaal voor het verzenden van de factuur de Portail Public de Facturation moet zijn.

Het PDP moet de factuur van de klant transformeren naar een van de drie gestructureerde formaten van het "socle minimum" gedefinieerd door de DGFiP om de minimale set factuurgegevens te genereren (UBL, CII of Factur-X).

Daarvoor valideert het dat het over de minimale informatie beschikt die nodig is om te allen tijde een factuur te maken die is aangepast aan de huidige regelgeving. Het past de mechanismen toe die nodig zijn om de integriteit en authenticiteit van het document te waarborgen (elektronische handtekening of alternatieve methoden) en het uiteindelijk aan het PPF af te leveren, zodat het openbare portaal verantwoordelijk is voor de bezorging ervan aan de ontvanger.

Al het beheer van de bevestigingen die het PPF of de ontvanger van de factuur genereert met betrekking tot de originele factuur, wordt uitgevoerd door het PDP, dat deze aan zijn klant rapporteert via de gebruikte technische oplossingen (oplossingen voor levenscyclusbewaking, integratiesystemen van bevestigingen , enz.).

Wanneer de uitgever van de factuur degene is die het PPF gebruikt, is het PDP van de ontvanger degene die de factuur ontvangt. In dit geval zal het PDP, na het uitvoeren van de relevante validaties, de concentrator zijn van alle ontvangen facturen en deze aan de klant bezorgen op de manier waarop ze dit zijn overeengekomen.

Circuit C:

Uitwisseling tussen twee actoren die Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) gebruiken.

In deze stroom beschikken grote bedrijven over het algemeen over een grotere mate van flexibiliteit wat betreft het uitwisselen van elektronische facturen, dankzij het feit dat de Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP's) zowel de eerder tussen de bedrijven overeengekomen gestructureerde formaten kunnen blijven gebruiken (zoals EDIFACT of XML), als degene gedefinieerd door de DGFiP in het "socle minimum" (zoals UBL, CII of Factur-X).

In dit scenario exporteert de aanbieder of uitgever van de factuur een bestand met de gegevens die nodig zijn om de elektronische factuur te genereren, die wordt afgeleverd bij het PDP. Dit platform is verantwoordelijk voor het tot stand brengen van de verbindingen met het ERP om het gegevensbestand te integreren, te valideren en te transformeren naar de standaard die is overeengekomen met uw zakenpartner (het socle minimum of een ander gestructureerd formaat).

Eenmaal gevalideerd en getransformeerd, stuurt het PDP van de uitgever de elektronische factuur naar het Dématérialisation Platform van de ontvanger en stuurt een uittreksel naar het PPF met de door de DGFiP vereiste facturatiegegevens in een van de drie geldige formaten (UBL, CII of Factur -X).

Het dematerialisatieplatform van de ontvanger voert de overeenkomstige validatiecontroles uit en integreert uiteindelijk de factuur in het beheersysteem van het klantbedrijf. Gedurende het hele proces worden verschillende statussen gegenereerd die de levenscyclus van de factuur bepalen, en deze worden zowel tussen de PDP's als naar de DGFiP gecommuniceerd (het PDP van de uitgever stelt de DGFiP bijvoorbeeld op de hoogte van het innen van een factuur, net zoals de het PDP van de ontvanger de betaling ervan meldt).

Wat is de Annuaire?

Om te bepalen of de koper het openbare factureringsportaal (circuit A of B) of een bijbehorend dematerialisatieplatform (circuit B of C) gebruikt, vereist schema Y de aanmaak van een register (ANNUAIRE) om het platform te identificeren dat door elke ontvanger van de factuur is gekozen .

De Annuaire is een gecentraliseerd register van bedrijven beheerd door L'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE) dat bedrijfsidentificatiegegevens bevat, waaronder ten minste het Franse belastingidentificatienummer genaamd SIREN.

De bedrijven worden in deze directory geïdentificeerd door middel van unieke identifiers, met als doel de uitwisseling van elektronische facturen tussen bedrijven te vergemakkelijken. Dit register maakt interoperabiliteit tussen alle betrokken partijen mogelijk, door het platform te specificeren dat wordt gebruikt in het kader van elektronische facturatie, evenals de informatie die nodig is voor de adressering en routering van facturen. Op deze manier wordt gezorgd voor een efficiëntere en transparantere communicatie in het elektronische facturatieproces tussen bedrijven.

De Annuaire bevat verschillende categorieën informatie:

1. Identificatie van de bedrijven die facturen ontvangen, inclusief een gedetailleerde organisatiestructuur voor het beheer van facturen binnen elk bedrijf (SIREN, SIRET, routeringscode).

2. De identificatie en interoperabiliteit tussen de dematerialisatieplatforms voor de ontvangst van elektronische facturen en hun validatieperiode.

3. Aanvullende gegevens met betrekking tot de B2G-uitwisseling en de juiste routering van B2B-facturen.

Alle bedrijven die elektronische facturatie gebruiken in Frankrijk zijn verplicht zich te registreren bij de Annuaire. Door zich te registreren, zorgen bedrijven ervoor dat hun e-facturen correct worden verzonden en efficiënt worden verwerkt, waardoor fouten en vertragingen in het facturatieproces worden verminderd en worden voldaan aan de Franse fiscale en wettelijke verplichtingen op het gebied van e-facturatie.

Voordelen van het gebruik van een PDP

Bedrijven die ervoor kiezen om hun elektronische facturen te verzenden en te ontvangen via een Plateforme Dématerialisation Partenaire, krijgen een grotere capaciteit en, waarschijnlijk, diensten met toegevoegde waarde, afhankelijk van wie de dienstverlener op het gebied van elektronische facturen is.

Dit zijn enkele van de voordelen die PDP's over het algemeen bieden aan die belastingbetalers die kiezen voor het gebruik ervan:

• Veiligheid: Leveranciers die als PDP's willen worden geaccrediteerd, moeten aantonen dat ze over aanzienlijke beveiligingsmaatregelen beschikken, ISO27001-accreditatie hebben en over eigen datacenters beschikken.
• Periodieke audits: PDP's worden regelmatig onderworpen aan audits door onafhankelijke entiteiten om ervoor te zorgen dat hun voorwaarden voor het functioneren als platforms in de loop van de tijd van kracht blijven.
• Interconnectiviteit: De PDP's worden met elkaar verbonden om een onmiddellijke uitwisseling van facturen met elkaar en met de PPF mogelijk te maken.
• Meerdere formaten: Terwijl facturen die rechtstreeks naar de PPF worden verzonden slechts één van de 3 fiscale formaten van het socle minimum ondersteunen, is het via een PDP mogelijk om andere formaten zoals EDIFACT te gebruiken, waardoor de huidige stromen van facturen tussen klanten en leveranciers kunnen worden gehandhaafd.

Wat betreft de specifieke voordelen die een PDP zoals EDICOM biedt, naast de algemene die we zojuist hebben genoemd, is vermeldenswaard:

• Technische capaciteit: EDICOM is een EDI en elektronische facturatie provider met uitgebreide ervaring en eigen ontwikkelingen. Onze mogelijkheden vereenvoudigen de verwerking van grote hoeveelheden informatie, integratie met elk managementsysteem en de inzet van specifieke communicatiesystemen zoals AS4, om de hoogste niveaus van beveiliging en traceerbaarheid te bieden bij integratie met de PPF.
• eIDAS Gekwalificeerde Handtekening Services: Wij zijn gekwalificeerde aanbieders van vertrouwensdiensten voor het leveren van gekwalificeerde handtekeningdiensten zoals vastgesteld door de eIDAS-verordening. We passen een elektronische handtekening toe in de facturen die we uitgeven en valideren de handtekening van de automatisch ontvangen facturen om onze klanten en gebruikers maximale garanties te bieden.
• eIDAS langetermijnopslag: Wij bieden een Systeme d'Archivage Éléctronique geaccrediteerd door de eIDAS-verordening om de uitgegeven en ontvangen facturen te bewaren, samen met de bevestigingen die deel uitmaken van hun levenscyclus.
• Hoge beschikbaarheid: Onze SLA garandeert 99,9% servicebeschikbaarheid.
• Door mensen bemande klantenservice: We hebben een klantenservicecentrum met gespecialiseerde technici die persoonlijk incidenten en vragen behandelen, en 24x7 ondersteuning om kritieke processen aan te pakken.

EDICOM kandidaat voor PDP voor elektronische facturatie in Frankrijk

EDICOM, een van de belangrijkste internationale benchmarks op het gebied van elektronische facturatieoplossingen, is kandidaat om een van de eerste PDP's voor Frankrijk te worden.

We hebben belangrijke internationale accreditaties op het gebied van informatiebeveiliging, we zijn een van de grootste leveranciers van EDI-oplossingen in de markt en we hebben uitgebreide ervaring met elektronische gegevensuitwisselingssystemen en internationale elektronische facturatie sinds 1995.

Onze data-integratiediensten, factuurvalidatie, elektronische handtekening, evenals onze oplossingen voor het ontwerpen van factuurgoedkeuringsworkflows of langetermijnopslag, maken ons waarschijnlijk tot de PDP-kandidaat met het hoogst ontwikkelde platform op de markt.

PDP eIDAS

EDICOM is een gekwalificeerde aanbieder van vertrouwensdiensten in overeenstemming met de Europese eIDAS-verordening.

Dit is een erkenning die een grote meerwaarde biedt voor de markt. Zodra EDICOM is geaccrediteerd als Plateforme Dematerialisation Partenarie, zal het vrijwel zeker het eerste eIDAS PDP in Frankrijk worden.

De eIDAS-verordening maakt harmonisatie in de Europese Unie mogelijk van de mechanismen die moeten worden gebruikt door bedrijven die specifieke diensten leveren voor elektronische handtekeningen en gegevensversleuteling.

EDICOM heeft verschillende oplossingen die zijn geaccrediteerd door de eIDAS-verordening en die essentieel kunnen zijn voor diensten voor het uitgeven en ontvangen van elektronische facturen:

• Geavanceerde elektronische handtekeningservices voor documenten om de integriteit en authenticiteit van documenten te waarborgen, zoals gedefinieerd in de geldende regelgeving in Europa voor elektronische facturatie. Via deze service kan EDICOM de facturen van haar klanten ondertekenen op basis van erkende certificaten en via beveiligde apparaten voor het aanmaken van handtekeningen.
• Uitgifte van erkende certificaten: Waar nodig kan EDICOM erkende certificaten uitgeven op naam van de uitgever van elektronische facturen.
• Systeme d’Archivage Électronique: Langdurige opslagservice gecontroleerd in overeenstemming met de eIDAS-regelgeving, om uitgegeven en ontvangen facturen te bewaren met volledige garanties van integriteit in de loop van de tijd.

Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) - FAQ’s

Wat zijn de rollen en verantwoordelijkheden van een PDP?

De belangrijkste functies en verantwoordelijkheden van een PDP in Frankrijk zijn het ontvangen, valideren, opslaan en verzenden van elektronische facturen naar de corresponderende ontvangers, evenals het garanderen van hun authenticiteit, integriteit, leesbaarheid en bewaring voor een periode van minimaal tien jaar.

Aan welke technische eisen moet een PDP in Frankrijk voldoen?

Onder de technische vereisten waaraan een PDP in Frankrijk moet voldoen, zijn: het garanderen van de authenticiteit, integriteit, leesbaarheid en bewaring van elektronische facturen, het hebben van adequate beveiligingsmaatregelen om ongeoorloofde toegang te voorkomen, het hebben van de capaciteit om grote hoeveelheden elektronische facturen te verwerken en het hebben van een technische oplossing compatibel met de informatiesystemen van haar klanten.

Is een PDP verplicht om elektronische handtekeningen op ontvangen facturen te valideren?

Ja. De elektronische handtekening is een van de mogelijke mechanismen in het elektronische factuurmodel om de integriteit van het document te waarborgen. Het is niet het enige, maar wel hetgeen dat hiervoor de grootste garanties biedt. Daarom moet elke factuur die wordt ontvangen door een PDP die aan de bron is ondertekend, worden gevalideerd, wat inhoudt dat 100% van de PDP's oplossingen moeten hebben waarmee ze aan deze vereiste kunnen voldoen.

Wat gebeurt er als een PDP zijn verplichtingen niet nakomt?

Indien een PDP zijn verplichtingen niet nakomt, kunnen naast de eventuele schorsing of doorhaling van zijn registratie als PDP ook bestuursrechtelijke en/of strafrechtelijke sancties worden opgelegd.
Wat is de bewaartermijn van elektronische facturen uitgegeven door een PDP?