B2G e- facturatie in de Duitse deelstaten

De Europese Richtlijn 2014/55/EU bepaalt dat alle overheidsdiensten in de lidstaten elektronische facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken in overeenstemming met de Europese norm die is gedefinieerd door het Europees Comité voor Normalisatie (CEN), meer bepaald de norm EN 16931.

Om aan deze richtlijn te voldoen, heeft Duitsland zijn wettelijke kader aangepast door de E-Rechnungs-Gesetz (wet elektronische facturering) en de E-Rechnungsverordnung (verordening elektronische facturering) aan te nemen, die de technische en wettelijke vereisten voor de implementatie van elektronische facturering in de publieke sector vastleggen.

De uitrol van B2G (Business to Government) e-facturering in Duitsland is gefaseerd ontwikkeld:

• 18 april 2019: Verplichting om e-facturen op nationaal niveau te ontvangen.
• 18 april 2020: Verplichting om te ontvangen op regionaal en lokaal niveau.
• 27 november 2020: Verplichting om elektronische facturen uit te reiken aan de federale overheid.

In deze context werkt EDICOM, sinds 2018 actief lid van het Verband elektronische Rechnung (VeR), nauw samen met andere technologieleveranciers in het land om de digitalisering van het B2G-ecosysteem te stimuleren. Een van de meest prominente initiatieven binnen de door de vereniging georganiseerde workshop is de oprichting van een gecentraliseerde directory van Leitweg-ID's, een belangrijke identificatiecode bij de routering van facturen naar de relevante overheidsinstanties.

Dit project heeft als doel om elektronische processen te vergemakkelijken voor overheden, leveranciers en klanten op alle niveaus van de publieke sector. De werkgroep heeft al een formeel voorstel ingediend bij de algemene vergadering van VeR (Hauptversammlung) om dit initiatief te consolideren en te komen tot een meer geïntegreerde en efficiënte infrastructuur.

B2G e- facturatie op nationaal niveau

Wat het e-factureringsmodel op centraal niveau betreft, heeft het wetgevingsdecreet E-Rechnungsverordnung de instelling Koordinierungstelle für IT-Standards (KoSIT) opgericht, die verantwoordelijk is voor het creëren van een gestandaardiseerde factuur die voldoet aan de vereisten van de EN 16931-norm. 

Het elektronische factuurformaat van de centrale administratie in Duitsland is gedefinieerd in de Basic Invoice User Specification (CIUS). Twee formaten worden geaccepteerd: de nationale ZUGFeRD en de Peppol UBL, XRechnung genaamd.

Geaccepteerde communicaties zijn:

• Handmatig
• E-mail
• Webservice
• Peppol. De autoriteit die verantwoordelijk is voor het Peppol-netwerk in Duitsland is KoSIT.

Duitsland consolideert zijn twee federale B2G e-facturatieplatforms, ZRE en OZG-RE, in één systeem om de activiteiten te stroomlijnen en de gebruikerservaring te verbeteren. Deze fusie is bedoeld om overbodige infrastructuur te elimineren, administratieve kosten te verlagen en het factureringsproces voor aanbieders te vereenvoudigen.

Sinds 2018 werkt het land met twee afzonderlijke platformen:

• ZRE: gebruikt door de directe federale administratie.
• OZG-RE: gebruikt door de indirecte federale overheid en zeven Duitse deelstaten (Länder).

In november 2024 besloten de federale ministeries van Financiën en Binnenlandse Zaken om het ZRE-platform te integreren in OZG-RE om zo één enkel portaal te creëren voor het indienen van elektronische facturen bij de federale overheid. Het ZRE-platform zal niet langer beschikbaar zijn vanaf het vierde kwartaal van 2025.

De overgang begon op 23 mei 2025, met de Bundeswehr Contracting Office als eerste entiteit die het nieuwe platform zal gebruiken. De rest van de federale agentschappen zal zich in latere fasen aansluiten en leveranciers zullen vroegtijdig bericht ontvangen om hun aanpassing te vergemakkelijken.

Leveranciers die gebruik maken van interactieve portals of agentschapsspecifieke platforms zullen zich moeten aanpassen aan het nieuwe systeem. Leveranciers die via het Peppol-netwerk werken, hoeven niets aan te passen, aangezien hun facturen automatisch worden doorgestuurd naar het nieuwe aansluitingspunt na het updaten van de overeenstemmende record in het netwerk.

B2G e-facturatie op federaal niveau

De Duitse federale e-factureringswet, de E-Rechnungs-Gesetz, geeft de deelstaten de bevoegdheid om hun eigen omzettingsdecreten uit te vaardigen.

Het nationale proces in Duitsland loopt parallel met dat van de 16 deelstaten, die elk wetgevende autonomie hebben om hun eigen omzetting van de Europese richtlijn uit te voeren.

De ontwikkeling van elektronische facturering hangt af van het feit of elke deelstaat (Bundesland) zijn eigen omzetting van de Europese richtlijn publiceert door middel van een wetsbesluit:

• Communicatiesystemen.
• Formaten.
• Invoerpunten voor elektronische facturering met regionale en gemeentelijke overheidsdiensten.

De deelstaten kunnen kiezen of ze het model van de Core Invoice User Specification (CIUS) of hun eigen e-factuurstandaard willen volgen. 

De enige vereiste voor de deelstaten is dat als ze een eigen webdienst ontwikkelen, ze ook de Peppol-verbinding moeten aanbieden.

Wat is ZUGFeRD?

Het Forum Elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het beheer van de ZUGFeRD-standaard.

Als hybride gegevensformaat integreert ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums Elektronische Rechnung Deutschland) factuurgegevens gestructureerd in XML-formaat in een PDF-document (PDF/A-3). Dit betekent dat de factuur altijd als PDF-document wordt verzonden, dat de visuele component van de factuur weergeeft. Tegelijkertijd wordt binnen de PDF ook een identieke kopie van dezelfde factuur (XML) verzonden.  Elektronische factuurverwerking met behulp van de gestructureerde factuurgegevens is mogelijk.

Een belangrijke stap voor de uitbreiding van e-facturatie in de B2G-sector is de update van de ZUGFeRD e-factuurtemplate, die compatibel is met de Europese norm EN 16931 en de Franse Factur-X 1.0.

Wat is XRechnung?

Naast het bijgewerkte ZUGFeRD-formaat is de standaard voor elektronische facturen in B2G-relaties het nationale XRechnung-formaat. Dit formaat is verplicht voor centrale, regionale en lokale overheden. Het bestaat uit een XML-bestand met de vereiste factuurgegevens. 

De standaard is gemaakt in overeenstemming met de Europese norm EN 16931 en is goedgekeurd voor gebruik sinds november 2020. ZUGFeRD kan worden gebruikt in B2B, B2G en B2C zakelijke transacties.
Het bureau voor de coördinatie van IT-standaarden (Koordinierungsstelle für IT-Standards, afgekort: KoSIT) onderhoudt en ontwikkelt de XRechnung-standaard in opdracht van de IT Planningsraad. Daarnaast coördineert KoSIT de voortdurende ontwikkeling van XRechnung met de hulp van experts van de federale overheid, de deelstaten en de gemeenten.

Wat is de Leitweg-ID?

De Leitweg-ID is een unieke code waarmee ontvangers van B2G-documenten die naar factuurontvangstplatforms in Duitsland worden gestuurd, kunnen worden geïdentificeerd. 

Het is een verplicht veld, gespecificeerd door de Koordinierungstelle für IT-Standards (KoSIT), de entiteit die verantwoordelijk is voor de ontwikkeling van de gestandaardiseerde factuur. Het moet door de overheid worden verstrekt aan de uitgever van de elektronische factuur. De verstrekker verwerkt de code in het document voordat het wordt verzonden.

Er moeten twee Leitweg-ID-codes worden verstrekt. De eerste is een technische code, die het platform van de afnemer identificeert. De tweede code is commercieel en wordt door de afnemer verstrekt bij elk nieuw contract of order.

EDICOM e-facturatie oplossing in Duitsland

EDICOM, een technologische partner gespecialiseerd in EDI (Electronic Data Interchange) en elektronische facturatie, biedt een datatransformatie- en communicatieoplossing om facturen uit te reiken volgens de specificaties van de overheidsdiensten en evenzeer geldig voor B2B-relaties.

EDICOM heeft het Global e-Invoicing platform met multi-standaardmogelijkheden ontwikkeld, waarmee elk document kan worden omgezet in de UBL-, XRechnung- of ZUGFeRD-normen die door de Duitse autoriteiten zijn gedefinieerd.

De oplossing zorgt voor de creatie, opslag en verzending van elektronische documenten in overeenstemming met de Duitse wetgeving. Op een volledig geautomatiseerde manier geeft het elektronische facturen uit en ontvangt deze met een enkele oplossing, geïntegreerd in het ERP-systeem van het bedrijf.

Bovendien is EDICOM gecertificeerd als access point voor het PEPPOL-platform, waardoor de verbinding niet alleen met Duitse openbare instellingen, maar met elk Europees openbaar bestuur wordt gegarandeerd.

Een van de diensten van het platform is de permanente update: vanuit EDICOM wordt een actief kennisbeheer uitgevoerd om zijn oplossing permanent up-to-date te houden tot de wijzigingen in de regelgeving die periodiek worden aangebracht in de verschillende landen die het integreert (formaten, fiscale controleprocessen, communicatie, handtekeningen, enz.), waardoor het een oplossing en een service is met de capaciteit om snel elke nieuwigheid in de ontwikkeling van de Duitse elektronische facturering te introduceren. 

Elektronische B2G factuur in Baden-Württemberg

• Omzetting door de wet E-Government - Gesetz Baden-Württemberg (EgovG BW).
• Lokale regelgeving: E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg (ErechVOBW)
• Ontvangst van elektronische facturen via een centraal portaal.
• De mogelijke communicatiekanalen zijn: web upload, e-mail en via Peppol.
• Ondersteunde standaarden zijn XRechnung en degenen die compatibel zijn met CEN.
• Overheidsleveranciers zijn verplicht om elektronische facturen te versturen, behalve voor facturen van minder dan € 1000,- van en voor gemeenten of gemeentelijke verenigingen.

B2G-factuur in Beieren

• Omzetting door middel van de wet Bayerisches E-Goverment Gesetz (BayEGovG).
• Lokale regelgeving: Bayerische E-Government Verordnung - BayEGovV.
• De ontvangst van facturen is gedecentraliseerd.
• Ondersteunde standaarden zijn XRechnung en degenen die compatibel zijn met CEN.

B2G elektronische facturatie in Nedersaksen

• Omzetting door middel van de wet Gesetz über digitale Verwaltung und Informationssicherheit (NDIG).
• Lokale regelgeving: Niedersächsischen Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr.
• Ontvangst van facturen via het lokale factuurportaal Zentrale E-Poststelle).
• De mogelijke communicatiekanalen zijn: web capture, e-mail en Peppol.
• Ondersteunde standaarden zijn XRechnung en degenen die compatibel zijn met CEN.

B2G elektronische facturatie in Berlijn

• Omzetting door middel van de wet Berliner E-Rechnungsgesetz (BERG).
• Lokale regelgeving: E-Rechnungsverordnung (E-RechV).
• De ontvangst van facturen gebeurt via het OZG-RE portaal.
• De mogelijke communicatiekanalen zijn: Web capture, web upload, e-mail, DE-mail en Peppol.
• Ondersteunde standaarden zijn XRechnung en degenen die compatibel zijn met CEN.

B2G elektronische facturatie in Brandenburg

• Omzetting door middel van de wet Brandenburgeisches E-Government-Gesetz (BbgEGovG).
• Lokale regelgeving: Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. 
• De ontvangst van facturen gebeurt via het OZG-RE portaal.
• De mogelijke communicatiekanalen zijn: Web capture, web upload, e-mail, DE-mail en Peppol.
• Ondersteunde standaarden zijn XRechnung en degenen die compatibel zijn met CEN.

B2G elektronische facturatie in Bremen

• Omzetting via de wet Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Bremen.   
• Lokale regelgeving: Verordnung über die elektronische Rechnung (E-Rechnungs-VO).
• Ontvangst van e-facturen via het lokale factuurportaal "zERIKA".
• De mogelijke communicatiekanalen zijn: Web capture, web upload, e-mail, DE-mail en Peppol.
• Ondersteunde standaarden zijn XRechnung en degenen die compatibel zijn met CEN.
• Alle openbare leveranciers moeten elektronische facturen verzenden.

B2G elektronische facturatie in Hessen

• Omzetting door de wet E-Rechnungs-Verordnung Hessen.
• Wetsdecreet met E-Rechnungs-Verordnung Hessen.
• Centrale factuurontvangst van de deelstaatadministratie van Hessen.
• Mogelijke communicatiekanalen zijn ZRE, Peppol, e-mail.
• Ondersteunde standaarden zijn XRechnung en degenen die compatibel zijn met CEN.

B2G elektronische facturatie in Hamburg

• Omzetting via de wet Gesetz zur Weiterentwicklung des digitalen Finanzmanagements in Hamburg und zur Änderung haushaltsrechtlicherVorschriften.
• Ontvangst van facturen via het centrale portaal.
• De mogelijke communicatiekanalen zijn: e-mail, DE-mail.
• Ondersteunde standaarden zijn XRechnung en degenen die compatibel zijn met CEN.

B2G elektronische facturatie in Mecklenburg-Voor-Pommeren

• Omzetting door middel van de wet E-Government-Gesetz Mecklenburg-Vorpommern (EgovG M-V) (nog niet goedgekeurd).
• Wetsdecreet ERechV Mecklenburg-Vorpommern.
• De ontvangst van facturen gebeurt via het OZG-RE portaal.
• De mogelijke communicatiekanalen zijn: web capture, e-mail en Peppol.
• Ondersteunde standaarden zijn XRechnung en degenen die compatibel zijn met CEN.

B2G elektronische facturatie in Saksen

• Omzetting door de wet Sächsisches E-Government-Gesetz.
• Lokale regelgeving: Sächsisches E-Government-Gesetz-Durchführungsverordnung.
• De ontvangst van facturen gebeurt via het OZG-RE portaal.
• De mogelijke communicatiekanalen zijn:
• Ondersteunde standaarden zijn XRechnung en degenen die compatibel zijn met CEN.

B2G elektronische facturatie in Saarland

• Omzetting door middel van de wet "E-Government-Gesetz Saarland (EGovSL).
• Lokale regelgeving: E-rechnungsverordnung Saarland (E-RechVO SL).
• De mogelijke communicatiekanalen zijn:
• Ondersteunde standaarden zijn XRechnung en degenen die compatibel zijn met CEN.

B2G elektronische facturatie Noordrijn-Westfalen

• Omzetting door middel van de wet E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen (EGovNRW).
• Lokale regelgeving: Verordnung zur Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsverkehrs nach § 7a des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen.
• Ontvangst van e-facturen via het eigen centrale portaal ZRE RLP (E-Rechnungsportal Rheinland-Pfalz).
• De mogelijke communicatiekanalen zijn: Web capture, web upload, e-mail, DE-mail en Peppol.
• Ondersteunde standaarden zijn XRechnung en degenen die compatibel zijn met CEN.

B2G elektronische facturatie in Rijnland-Palts

• Omzetting door middel van de wet E-Government-Gesetz Rheinland-Pfalz (ERechGRP).
• Wetsdecreet met E-Rechnungs-Verordnung RLP.
• Facturen worden ontvangen via het lokale portaal ZRE RLP (E-Rechnungsportal Rheinland-Pfalz).
• De mogelijke communicatiekanalen zijn: web capture, e-mail en Peppol.
• Ondersteunde standaarden zijn XRechnung en degenen die compatibel zijn met CEN.

B2G elektronische facturatie in Saksen Anhalt

• Omzetting via de wet E-Rechnungsgesetz Sachsen-Anhalt -ERG LSA.
• Wetsdecreet met E-Rechnungs-Verordnung RLP.
• De ontvangst van facturen vindt plaats via het lokale portaal E-Rechnungsportal.
• De mogelijke communicatiekanalen zijn: Web capture, web upload, e-mail, DE-mail en Peppol.
• Ondersteunde standaarden zijn XRechnung en degenen die compatibel zijn met CEN.

B2G elektronische facturatie in Sleeswijk-Holstein

• Omzetting via de wet Landesverwaltungsgesetz -LVwG.
• Lokale regelgeving: E-Rechnungsverordnung (E-RechV).
• Ontvangst van facturen via het lokale factuurportaal.
• De mogelijke communicatiekanalen zijn:
• Ondersteunde standaarden zijn XRechnung en degenen die compatibel zijn met CEN.

B2G elektronische facturatie in Thüringen

• Omzetting door middel van de wet Thüringer E-Government-Gesetz(ThürEGovG).
• Wetsdecreet met Thüringer E-Rechnungs-Verordnung (ThüringerERechVO).
• De ontvangst van facturen gebeurt via het OZG-RE portaal.
• De mogelijke communicatiekanalen zijn: Web capture, web upload, e-mail, DE-mail en Peppol.
• Ondersteunde standaarden zijn XRechnung en degenen die compatibel zijn met CEN.