Elektronische facturering in Italië

Italië is een van de Europese landen die zich het meest inzetten voor innovatie en digitale transformatie. Het was een van de eerste landen die e-facturatie promootte bij overheidsdiensten en, op zijn beurt, het eerste land van de Europese Unie dat deze verplichting ook uitbreidde naar de privésector. Dit was iets ongewoons in de Europese juridische context, aangezien de Europese regelgeving verplichte elektronische facturering alleen toestond in de B2G-sector. Om als pionier deze verplichting uit te breiden naar de privésector, was de goedkeuring van het Europees Parlement nodig.

Als gevolg van de consolidatie van elektronische facturatie evolueert het systeem voortdurend dankzij de opname van verbeteringen en veranderingen die zich vertalen in een grotere reikwijdte in de digitalisering van de overheid.

B2G e-facturatie

Om de grensoverschrijdende handel te bevorderen, is B2G e-facturering sinds 2014 gereguleerd door de Europese Unie via Richtlijn 2014/55/EU "betreffende elektronische facturering bij overheidsopdrachten". Deze richtlijn bepaalt dat alle overheidsdiensten elektronische facturen moeten kunnen verwerken. Om aan de richtlijn te voldoen, hebben de lidstaten de overeenkomstige bepalingen in hun wetgeving omgezet.

De Italiaanse Republiek heeft de richtlijn omgezet door middel van decreet nr. 148/2018. Het gebruik van e-facturen in de regio dateert echter al van lang voor de communautaire wetgeving. De eerste wet betreffende het gebruik ervan dateert van 2007 (artikel 1, paragrafen 209 tot en met 213, van wet 24 december 2007, n. 244), waardoor Italië een van de pioniers op het gebied van elektronische audits is.

e-Procurement in de gezondheidszorg

Het nationale gezondheidsstelsel (SSN) is op 1 februari 2020 begonnen met het elektronisch aankopen van goederen van leveranciers via het NSO-platform. Deze stap betekende een strategische stap in de richting van de dematerialisatie van inkoopprocessen binnen het Italiaanse publieke gezondheidsnetwerk.

NSO is een platform dat is ontworpen om de elektronische uitwisseling van bestellingen tussen overheidsinstanties in de gezondheidssector en leveranciers van het Nationale Gezondheidssysteem (SSN) te vergemakkelijken.

B2B / B2C e-facturatie

Net als in de publieke sector is e-facturering tussen particuliere bedrijven ook onderworpen aan Europese wetgeving. In dit geval gaat het om Richtlijn 2010/45/EU "betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde", die een wijziging inhoudt van Richtlijn 2006/112/EG, die werd gecreëerd om de werking van de interne markt te verbeteren en de interoperabiliteit tussen de lidstaten te bevorderen.

Deze richtlijn bepaalt dat het gebruik van elektronische facturering afhankelijk is van de aanvaarding door de ontvanger. Daarom had Italië de goedkeuring van een derogatie van de Europese Raad nodig om het gebruik ervan te kunnen verplichten zonder dat de ontvanger ermee hoeft in te stemmen.

De derogatie kwam er in 2018 via Uitvoeringsbesluit (EU) 2018/593, waardoor de Italiaanse regering e-facturering verplicht kon stellen in de B2B-sector.

In de B2C-sector ("Business to Consumer") zijn bedrijven verplicht om elektronische facturen uit te reiken in alle gevallen waarin de particuliere consument daarom vraagt.

Buitenlandse elektronische facturen

Aan het begin van de verplichting moesten buitenlandse facturen die Italiaanse bedrijven ontvingen en verstuurden, worden aangegeven bij de Agenzia delle Entrate door middel van het document Trasmissione Dati Fatture - TDF. Dit systeem van belastingaangifte van buitenlandse facturen heette vroeger "Esterometro", maar dit systeem werd in 2022 vervangen.

Vanaf juli 2022 moeten elektronische facturen elektronisch worden aangegeven via het Sistema di Interscambio (SdI).

Deze maatregel is geregeld in de wet LEGGE 30 december 2020, n. 178, waarin staat dat:

• De elektronische transmissie van transacties uitgevoerd door partijen die niet op het grondgebied van de Staat gevestigd zijn, moet worden uitgevoerd binnen de termijnen van uitreiking van de facturen of documenten die de transactie certificeren.
• De elektronische transmissie moet worden uitgevoerd vóór de vijftiende dag van de maand die volgt op de datum van uitreiking van het document of de datum van ontvangst van het document dat de transactie certificeert.

Intentieverklaring

De Dichiarazione d'Intento is een verklaring die normaliter wordt ingediend door exporteurs die willen kopen of importeren zonder dat btw wordt geheven op de facturen die zij ontvangen. Hiervoor geven ze, nadat ze toestemming hebben gekregen van de Agenzia delle Entrate, deze verklaring door aan hun leveranciers, zodat deze de gegevens op de factuur kunnen vermelden.

Dit type factuur moet de volgende gegevens bevatten:

• Natura: Vrijstellingscode "N3.5" gelijk aan "non imponibili - a seguito di dichiarazioni d'intento"
• Type Data: het woord "INTENTO" moet gerapporteerd worden
• Riferimento Testo: het protocol van ontvangst van de intentieverklaring en de progressieve gescheiden door het teken "-" of "/" (bijv. 08060120341234567-000001) moeten gerapporteerd worden
• Riferimento Data: hier moet de datum van het telematische ontvangstbewijs van de Agenzia delle Entrate met het protocol van de intentieverklaring worden vermeld.

Als de opgegeven intentieverklaring niet geldig is, wordt de factuur afgewezen met foutcode 00477.

Elementen van e-facturering in Italië

Sistema di Interscambio (SdI)

Het Italiaanse facturatiesysteem heet Sistema di Interscambio (SdI) en wordt beheerd door de Agenzia delle Entrate, de Italiaanse belastingdienst.

Het SdI volgt een gecentraliseerd e-factureringsmodel met prevalidatie. Alle e-facturen, of ze nu B2B, B2C of B2G zijn, moeten naar het centrale overheidsplatform worden gestuurd voor goedkeuring en levering aan de ontvangers.

Kenmerken van de Italiaanse e-factuur FatturaPA

De Italiaanse e-factuur heet FatturaPA en is gereguleerd door de Provvedimento 30/04/2018, de technische bijlage en de daaropvolgende updates.

FatturaPA-formaat

Het is een XML-formaat dat is gedefinieerd door de Italiaanse belastingdienst.

Archivering

De opslag van elektronische documenten wordt gereguleerd door de Italiaanse Conservazione Elettronica/Sostitutiva regelgeving. Elektronische B2B-, B2C- en B2G-facturen (evenals andere relevante belastingdocumenten) moeten 10 jaar worden bewaard, waarbij de integriteit, authenticiteit en leesbaarheid in de loop van de tijd moeten worden gegarandeerd.

E-facturatie in de cloud

Cloudfacturen zijn elektronische facturen. Het zijn elektronische documenten met dezelfde juridische en fiscale kenmerken als papieren facturen. Een van de belangrijkste voordelen is dat ze in de cloud worden opgeslagen en dat het beheer ervan is geautomatiseerd via digitale oplossingen. In Italië is het gebruik ervan verplicht in B2B en B2G.

Cloudfacturen moeten een specifiek formaat hebben en voldoen aan specifieke vereisten die hun geldigheid bepalen. Het hele proces vindt plaats in de digitale omgeving en wordt gearchiveerd in de cloud, altijd volgens parameters die de integriteit ervan garanderen. Dit systeem is een stap voorwaarts in de richting van dematerialisatie en betekent een kwalitatieve en kwantitatieve verbetering voor zowel bedrijven als overheidsinstellingen, de drijvende kracht achter elektronische facturatie.

De adoptie van cloudfacturatie betreft niet alleen grote bedrijven, maar ligt ook binnen het bereik van het MKB en zelfstandigen. De technologische oplossingen die Cloud Invoices ondersteunt, zijn geschikt voor verschillende soorten bedrijven en bedrijfsvolumes. Van oplossingen op basis van EDI-technologie (Electronic Data Interchange) geïntegreerd in het ERP van het bedrijf, die het hele proces automatiseren van het voorbereiden van facturen in de cloud volgens wettelijke en technische vereisten, het verzenden van de factuur zelf en het uitgeven van notificaties om het beheer ervan te controleren; tot weboplossingen met handmatig in te voeren data via formulieren die geschikt zijn voor een klein volume aan elektronische facturen.

Voordelen van facturen in de cloud

Facturatie in de cloud biedt een reeks voordelen dankzij de automatisering van het aanmaken, ontvangen en beheren van facturen, waardoor de efficiëntie toeneemt, menselijke fouten worden verminderd en de economische kosten worden teruggedrongen. Hoe geavanceerder de oplossing, hoe groter de voordelen voor de gebruiker.

Voordelen van cloudfacturatie:

Ze verhogen de efficiëntie van administratieve processen. De uitgifte, verzending, ontvangst en registratie van documenten gebeurt onmiddellijk en automatisch.

• Vermindering van fouten door automatisering.
• Kostenbesparing dankzij het digitale karakter in tegenstelling tot papier.
• Kortere respons- en betalingstermijnen dankzij de onmiddellijke verzending en ontvangst.
• Veiligheid in communicatie dankzij het beheer van verzending via privénetwerken of het gebruik van specifieke protocollen.
• Integriteit van documenten dankzij de toepassing van verificatieprocessen.
• Integratie met beheersystemen voor het uitgeven en ontvangen van elektronische facturen.
• Opslag en cloud-opslag.

Italië pionier in de implementatie van B2B e-facturatie

Italië was een van de eerste landen ter wereld (en het eerste in Europa) dat een verplicht elektronisch factureringsmodel tussen bedrijven invoerde. Dit streven naar elektronische facturatie heeft de Italiaanse overheid grote voordelen opgeleverd. Het eerste jaar van de massale invoering van e-facturatie bracht €3,5 miljard op voor de staatskas. De voordelen werden na verloop van tijd nog duidelijker, naarmate de uitrol werd geconsolideerd en het Italiaanse bedrijfsleven direct en indirect de vruchten begon te plukken van de digitalisering die elektronische facturering met zich meebrengt.

De goede resultaten van de digitalisering van het belastingsysteem dankzij het gebruik van elektronische facturering hebben als inspiratie gediend voor andere landen, die hun eigen systemen voor elektronische facturering zijn beginnen te ontwikkelen, in navolging van het SdI-model. U kunt de status van de invoering van elektronische factureringsprojecten in andere landen hier raadplegen.