Elektronische Factuur: Verplicht elektronisch facturatiesysteem in Brazilië

Sinds 2008 implementeert Brazilië een geautoriseerd e-facturatiemodel dat de belastingautoriteiten van het land verplicht om een factuur te valideren voordat een leverancier deze aan een betaler kan uitreiken. Dit systeem is ontworpen om de efficiëntie en transparantie van handelstransacties te verbeteren en belastingfraude te verminderen.

In Brazilië wordt het elektronische factureringsproces uitgevoerd met toestemming van de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) en de Conhecimento de Trasporte Eletrônico (CT-e). 

• De NF-e wordt gebruikt voor producttransacties
• De NFS-e voor dienstverlening 
• De CT-e voor logistieke en goederenvervoersdiensten.

Het is belangrijk om aan te geven dat de uitgevende instelling de elektronische factuur eerst ter validering naar de bevoegde belastingautoriteiten moet sturen. Is deze eenmaal geautoriseerd, dan kan de commerciële transactie doorgang vinden. Dit proces garandeert de integriteit en authenticiteit van facturen, voorkomt fouten en afwijzingen en helpt belastingplichtigen tijdig aan fiscale verplichtingen te voldoen.

De elektronische factuur is een XML-document dat elektronisch wordt uitgegeven en opgeslagen, dat tot doel heeft de transacties van goederenverkeer of dienstverlening tussen de biedende en eisende partijen van deze goederen of diensten in de verschillende staten van Brazilië te documenteren.

Dit document wordt door Web Services naar de SEFAZ verzonden, dat na validatie de bijbehorende autorisatie afgeeft om de uitgevende instelling op de hoogte te stellen. Op dit moment kan de uitgevende instelling, met de geautoriseerde NF-e, het DANFE (Documento Auxiliar de NF-e) afgeven, dat een expeditierapport is dat gerelateerd is aan de geautoriseerde factuur en dat de goederen tijdens het transport moet vergezellen.

De geautoriseerde NF-e moet naar de klant worden verzonden en fungeert als een officiële factuur met details over de commerciële transactie tussen koper en verkoper.
De fiscale en juridische geldigheid van de Nota Fiscal wordt gegarandeerd met de digitale handtekening van de uitgever en ontvanger, en de validatie van het document door de Braziliaanse belastingdienst (Secretaria de Fazenda - SEFAZ), als een voorafgaande stap aan de commerciële transactie.

Technische nota 2019.001 v1.60 (gepubliceerd op 28.12.23)

De belangrijkste nieuwe functies in deze technische nota zijn:

- Er zijn velden opgenomen ter informatie van het "Crédito Presumido". In groep I, die NF-e-producten en -diensten omvat, is een facultatieve groep geïntroduceerd die velden bevat voor het crédito presumido. Deze velden zullen worden gebruikt naar keuze van elke Federatie.
- Voor de fiscale voordeelcode is een veld opgenomen dat de berekeningsgrondslag binnen CST51 verlaagt, met name wanneer deze wordt opgebouwd met het uitstel. In groep N07, die overeenkomt met de belastinggroep van de belasting op transacties in verband met het goederenverkeer en op het verrichten van vervoersdiensten (ICMS= 51), is een veld toegevoegd dat wordt aangeduid als "cBenefRBC".  

Dit veld heeft de functie om de belastingvoordeelcode te specificeren voor de verlaging van de berekeningsgrondslag binnen CST51 in situaties van accumulatie met uitstel. Het gebruik van dit veld is vrijwillig voor elke Federatie.

Wat zijn de wijzigingen in versie 1.61?

De verlenging voor de implementatie van versie 1.60 in de homologatie omgeving wordt verlengd tot 11 maart 2024. Daarnaast wordt opgemerkt dat het ontwerp van NT 2019.001 versie 1.60 samen met het ontwerp van technische notitie 2023.004 zal worden gepubliceerd.

Wat is het implementatieschema?

• De streefdatum voor implementatie in de homologatie omgeving is 11 maart 2024.
• In de productieomgeving is de deadline 1 april 2024.

Het belastingvoordeel is een speciale belastingregeling in de vorm van vrijstelling, verlaging van de berekeningsgrondslag, verondersteld krediet, verlaging van aliquots of andere volledige of gedeeltelijke vrijstellingen die staten verlenen aan sectoren of regio's, bijvoorbeeld als tegenprestatie voor de investering door particulier initiatief in de staat en het genereren van banen of inkomsten.  

Het is van nature een vrijwillig veld en het gebruik ervan hangt af van de regels die elke staat toepast. Momenteel zijn de staten die het invullen van deze tag in elektronische belastingdocumenten vereisen: Distrito Federal, Goiás, Paraná, Rio Grande do Sul, Rio de Janeiro en Santa Catarina.

Technische Nota 2023.005 Versão 1.00

Deze technische nota heeft betrekking op een gebeurtenis (Evento Insucesso na Entrega) die is gemaakt om te worden gegenereerd in situaties waarin de levering van een goed niet kon worden uitgevoerd omdat de ontvanger er niet was of omdat het afleveradres niet correct was. Tegenwoordig moet de vervoerder in deze situaties op de voorkant van de DANFE (gedrukt) de reden voor de mislukte levering schrijven en moet de NF-e-uitgevende instantie deze 5 jaar bewaren, volgens de AANPASSING SINIEF 07/05:

"§ 3º De uitgever van de NF-e moet gedurende de in de belastingwetgeving vastgestelde periode de DANFE bewaren die de terugzending van de niet-geleverde goederen aan de ontvanger vergezelde en die de reden voor het feit op de achterkant vermeldt."

De twee gebeurtenissen die in deze technische nota zijn gemaakt, zijn:

· Insucesso na Entrega da NF-e (tpEvento= 110192)
· Cancelamento do Insucesso na Entrega da NF-e (tpEvento= 110193).

Het idee van dit evenement is om dit papieren proces te vervangen en het leveringsproces van de bedrijven van het land efficiënter te maken, vooral in de e-commercesector.

De data voor de invoering van dit evenement zijn:
- Invoeringsdatum 13/05/2024.
- Productiedatum 24/06/2024.

Deze twee evenementen zijn optioneel. Met andere woorden, het hangt van het bedrijf af of ze worden overgenomen of niet. Als het bedrijf het niet wil, zal het moeten doorgaan met het handmatige opslagproces van DANFE.

Technische noot 2023.004 Versão 1.00 – ECONF – Evento de Conciliação (Cuadre) Financeira

In deze technische nota wordt ingegaan op het Evento de Conciliação (Cuadre) Financeira, dat tot doel heeft de betalingen die worden gedaan voor elk uitgegeven NF-e met elkaar in verband te brengen. Deze vereiste is bedoeld om te zorgen voor een betere traceerbaarheid tussen betalingen en de betalingsmethode die plaatsvinden nadat de NF-e is gegenereerd door de uitgever van de NF-e, die, na ontvangst van de betaling, deze gebeurtenis met betrekking tot de NF-e die is betaald, zal genereren.

Met het oog op de annulering van een ECONF-evenement wordt ook de ECONF-annuleringsgebeurtenis gemaakt in deze technische nota. SINIEF Aanpassingen nr. 3/2023 en 10/2023 voorzien in dit evenement.

Naast het aanmaken van het ECONF-evenement, zijn er nieuwe velden toegevoegd aan de NF-e-lay-out in de YA-groep. Betalingsgegevens. De velden CNPJPag en UFPag zijn facultatief voor gebruik door de uitgever die de CNPJ en UF op de hoogte wil stellen van de vestiging waar de betaling is verwerkt/afgehandeld/ontvangen in gevallen waarin de uitgifte van een NF-e plaatsvindt in een andere vestiging. De velden CNPJReceb en idTermPag zijn bedoeld om de CNPJ te informeren over de begunstigde van de betaling en de identificatiecode van de betaalterminal, met het oog op de integratie van de betaling met de uitgifte van het elektronische belastingdocument.

Deze evenementen zijn optioneel. Met andere woorden, het hangt van het bedrijf af of ze worden overgenomen of niet.
 

Procedure voor het genereren en valideren van een elektronische factuur

1. Het XML-bestand is ondertekend met een digitaal certificaat.
2. De elektronische factuur wordt per webservice naar SEFAZ verzonden.
3. De SEFAZ maakt een pre-validatiebestand aan en retourneert een gebruiksautorisatie om de goederen te kunnen verplaatsen.
4. Om de doorvoer van de lading wettelijk te dekken, drukt het bedrijf de DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) af op gewoon papier.
5. De DANFE is een document van groot belang dat, hoewel gegenereerd in elektronische modus en gevalideerd door de SEFAZ, de goederen op papier moet vergezellen tijdens hun beweging binnen het land.

Het elektronische model biedt grote voordelen voor bedrijven

Sinds de SEFAZ in oktober 2005 het gebruik van de elektronische factuur geldig heeft gemaakt in alle staten van de Federatie, hebben Braziliaanse bedrijven grote voordelen verkregen, vooral in termen van administratieve flexibiliteit en kosten- en tijdsbesparingen, en dit heeft wat aanvankelijk een proefproject was, veranderd in de meest productieve technologische vooruitgang van de commerciële communicatietechnologiesector in Brazilië.

• Vlot administratief beheer door de e-factuur direct te integreren met het ERP van de klant zonder dat de gegevens handmatig hoeven te worden ingevoerd.
• Garanties voor maximale veiligheid door de mogelijkheid om elektronische systemen te integreren die in staat zijn om de authenticiteit van digitale handtekeningen te verifiëren.
• Elektronische opslag van originelebestanden verbetert de administratieve efficiëntie en documentbeveiliging.
• Vermindering van fouten in de boekhouding door het elimineren van menselijke typografische fouten in facturen.

Voordelen van de permanente actualisering van EDICOM's Global e-Invoicing oplossing

De nieuwigheden in het elektronische facturatiesysteem zijn gebruikelijk om het aan te passen aan de doelstellingen van de belastingdienst van het land. Het niet voldoen aan nieuwe technische of wettelijke vereisten kan leiden tot sancties voor bedrijven. Daarom is het belangrijk om op de hoogte te blijven en de bijbehorende updates te implementeren.

De innovaties die in het Braziliaanse facturatiesysteem worden geïntroduceerd, kunnen worden geïmplementeerd zonder de activiteiten van bedrijven te veranderen dankzij oplossingen zoals het Global e-Invoicing-platform van EDICOM, dat zich aanpast aan de technische en wettelijke specificaties van elk land waarin de klant actief is.

De elektronische factureringsprojecten van EDICOM zijn onderworpen aan permanente controle over de staat van de regels en voorschriften in de landen waarin het actief is.  Eventuele wijzigingen of aanpassingen in de technische en wettelijke vereisten worden onmiddellijk en transparant geïmplementeerd voor de klant zonder diens dagelijkse bedrijfsactiviteiten te beïnvloeden.

EDICOM Brazilië NF-e Service

EDICOM is een leverancier van technologische oplossingen en diensten voor wereldwijde elektronische facturatie, waaronder Brazilië, waar de implementatie van de Nota Fiscal Electrónica (NF-e) al enkele jaren een realiteit is.

Sinds de oprichting is EDICOM een expert in de implementatie van elektronische facturatieoplossingen en de ervaring op de Braziliaanse markt heeft het bedrijf in staat gesteld om hoogwaardige oplossingen op dit gebied aan te bieden. EDICOM is volledig voorbereid om bedrijven te adviseren over de beste manier om de NF-e te implementeren en richt zich op het helpen van organisaties om zich aan te passen aan regelgeving en te voldoen aan belastingverplichtingen in Brazilië.

EDICOM's platform voor de NF-e is volledig integreerbaar met bestaande bedrijfsbeheersystemen, wat betekent dat gebruikers met het grootste gemak en precisie elektronische facturen kunnen uitgeven. Daarnaast biedt EDICOM ook B2B- en B2G-elektronische facturatiediensten, evenals oplossingen voor het verzenden van leveranciersfacturen en het ontvangen van klantfacturen, waardoor bedrijven de volledige facturatiecyclus efficiënt en automatisch kunnen beheren.

EDICOM's ervaring en expertise in de implementatie van elektronische facturatieoplossingen in Brazilië, evenals zijn toewijding aan innovatie en uitmuntendheid in klantenservice, maken EDICOM een leider in deze markt. Het bedrijf blijft geavanceerde oplossingen en diensten ontwikkelen om aan de behoeften van bedrijven te voldoen en hun belasting- en belastingnaleving te waarborgen.