Elektronische Factuur: Verplicht elektronisch facturatiesysteem in Brazilië

Sinds 2008 implementeert Brazilië een geautoriseerd e-facturatiemodel dat de belastingautoriteiten van het land verplicht om een factuur te valideren voordat een leverancier deze aan een betaler kan uitreiken. Dit systeem is ontworpen om de efficiëntie en transparantie van handelstransacties te verbeteren en belastingfraude te verminderen.

In Brazilië wordt het elektronische factureringsproces uitgevoerd met toestemming van de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) en de Conhecimento de Trasporte Eletrônico (CT-e). 

• De NF-e wordt gebruikt voor producttransacties
• De NFS-e voor dienstverlening 
• De CT-e voor logistieke en goederenvervoersdiensten.

Het is belangrijk om aan te geven dat de uitgevende instelling de elektronische factuur eerst ter validering naar de bevoegde belastingautoriteiten moet sturen. Is deze eenmaal geautoriseerd, dan kan de commerciële transactie doorgang vinden. Dit proces garandeert de integriteit en authenticiteit van facturen, voorkomt fouten en afwijzingen en helpt belastingplichtigen tijdig aan fiscale verplichtingen te voldoen.

De elektronische factuur is een XML-document dat elektronisch wordt uitgegeven en opgeslagen, dat tot doel heeft de transacties van goederenverkeer of dienstverlening tussen de biedende en eisende partijen van deze goederen of diensten in de verschillende staten van Brazilië te documenteren.

Dit document wordt door Web Services naar de SEFAZ verzonden, dat na validatie de bijbehorende autorisatie afgeeft om de uitgevende instelling op de hoogte te stellen. Op dit moment kan de uitgevende instelling, met de geautoriseerde NF-e, het DANFE (Documento Auxiliar de NF-e) afgeven, dat een expeditierapport is dat gerelateerd is aan de geautoriseerde factuur en dat de goederen tijdens het transport moet vergezellen.

De geautoriseerde NF-e moet naar de klant worden verzonden en fungeert als een officiële factuur met details over de commerciële transactie tussen koper en verkoper.
De fiscale en juridische geldigheid van de Nota Fiscal wordt gegarandeerd met de digitale handtekening van de uitgever en ontvanger, en de validatie van het document door de Braziliaanse belastingdienst (Secretaria de Fazenda - SEFAZ), als een voorafgaande stap aan de commerciële transactie.

Wat is er nieuw - Technische Nota (NT2023.001)

De staatssecretaris van Financiën (SEFAZ) publiceerde de technische nota (NT2023.001), die belangrijke wijzigingen presenteert met betrekking tot elektronische facturatie (NF-e) in Brazilië. Tot de belangrijkste wijzigingen behoren de opname van nieuwe belastingcodes, de eliminatie van sommige velden en de actualisering van bepaalde validatieregels. 

• Nieuwe gebieden en wijzigingen van bestaande regels voor de nieuwe vorm van eenfasige belasting op brandstoffen
• Bijwerking van de productlijst 
• Nieuwe regels voor de validering van de eenfasige belasting op brandstoffen
• Wijzigingen in de NF-e DANFE om de nieuwe velden van het eenfasige ICMS op brandstoffen op te nemen en nieuwe velden op te nemen Creatie van velden om de berekeningsbasis van het eenfasige ICMS en ook de totalen ervan aan te geven

Uitvoeringstermijnen:

Voor wijzigingen in schema's en validatieregels
-Goedkeuring: 03/03/2023 - Productie: 30/03/2023

Voor versie 1.11 van deze technische nota is de deadline voor de implementatie van de nieuwe validatieregels als volgt:
-Homologatie: 03/07/2023 - Productie: 05/01/2023

Procedure voor het genereren en valideren van een elektronische factuur

1. Het XML-bestand is ondertekend met een digitaal certificaat.
2. De elektronische factuur wordt per webservice naar SEFAZ verzonden.
3. De SEFAZ maakt een pre-validatiebestand aan en retourneert een gebruiksautorisatie om de goederen te kunnen verplaatsen.
4. Om de doorvoer van de lading wettelijk te dekken, drukt het bedrijf de DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) af op gewoon papier.
5. De DANFE is een document van groot belang dat, hoewel gegenereerd in elektronische modus en gevalideerd door de SEFAZ, de goederen op papier moet vergezellen tijdens hun beweging binnen het land.

Het elektronische model biedt grote voordelen voor bedrijven

Sinds de SEFAZ in oktober 2005 het gebruik van de elektronische factuur geldig heeft gemaakt in alle staten van de Federatie, hebben Braziliaanse bedrijven grote voordelen verkregen, vooral in termen van administratieve flexibiliteit en kosten- en tijdsbesparingen, en dit heeft wat aanvankelijk een proefproject was, veranderd in de meest productieve technologische vooruitgang van de commerciële communicatietechnologiesector in Brazilië.

• Vlot administratief beheer door de e-factuur direct te integreren met het ERP van de klant zonder dat de gegevens handmatig hoeven te worden ingevoerd.
• Garanties voor maximale veiligheid door de mogelijkheid om elektronische systemen te integreren die in staat zijn om de authenticiteit van digitale handtekeningen te verifiëren.
• Elektronische opslag van originelebestanden verbetert de administratieve efficiëntie en documentbeveiliging.
• Vermindering van fouten in de boekhouding door het elimineren van menselijke typografische fouten in facturen.

Voordelen van de permanente actualisering van EDICOM's Global e-Invoicing oplossing

De nieuwigheden in het elektronische facturatiesysteem zijn gebruikelijk om het aan te passen aan de doelstellingen van de belastingdienst van het land. Het niet voldoen aan nieuwe technische of wettelijke vereisten kan leiden tot sancties voor bedrijven. Daarom is het belangrijk om op de hoogte te blijven en de bijbehorende updates te implementeren.

De innovaties die in het Braziliaanse facturatiesysteem worden geïntroduceerd, kunnen worden geïmplementeerd zonder de activiteiten van bedrijven te veranderen dankzij oplossingen zoals het Global e-Invoicing-platform van EDICOM, dat zich aanpast aan de technische en wettelijke specificaties van elk land waarin de klant actief is.

De elektronische factureringsprojecten van EDICOM zijn onderworpen aan permanente controle over de staat van de regels en voorschriften in de landen waarin het actief is.  Eventuele wijzigingen of aanpassingen in de technische en wettelijke vereisten worden onmiddellijk en transparant geïmplementeerd voor de klant zonder diens dagelijkse bedrijfsactiviteiten te beïnvloeden.

EDICOM Brazilië NF-e Service

EDICOM is een leverancier van technologische oplossingen en diensten voor wereldwijde elektronische facturatie, waaronder Brazilië, waar de implementatie van de Nota Fiscal Electrónica (NF-e) al enkele jaren een realiteit is.

Sinds de oprichting is EDICOM een expert in de implementatie van elektronische facturatieoplossingen en de ervaring op de Braziliaanse markt heeft het bedrijf in staat gesteld om hoogwaardige oplossingen op dit gebied aan te bieden. EDICOM is volledig voorbereid om bedrijven te adviseren over de beste manier om de NF-e te implementeren en richt zich op het helpen van organisaties om zich aan te passen aan regelgeving en te voldoen aan belastingverplichtingen in Brazilië.

EDICOM's platform voor de NF-e is volledig integreerbaar met bestaande bedrijfsbeheersystemen, wat betekent dat gebruikers met het grootste gemak en precisie elektronische facturen kunnen uitgeven. Daarnaast biedt EDICOM ook B2B- en B2G-elektronische facturatiediensten, evenals oplossingen voor het verzenden van leveranciersfacturen en het ontvangen van klantfacturen, waardoor bedrijven de volledige facturatiecyclus efficiënt en automatisch kunnen beheren.

EDICOM's ervaring en expertise in de implementatie van elektronische facturatieoplossingen in Brazilië, evenals zijn toewijding aan innovatie en uitmuntendheid in klantenservice, maken EDICOM een leider in deze markt. Het bedrijf blijft geavanceerde oplossingen en diensten ontwikkelen om aan de behoeften van bedrijven te voldoen en hun belasting- en belastingnaleving te waarborgen.