Hoe een PDF-document digitaal te ondertekenen

In veel organisaties worden PDF-documenten afgedrukt en vervolgens handmatig ondertekend door de ontvanger. Het is niet ongebruikelijk dat dit vertragingen in het proces en andere organisatorische problemen veroorzaakt.

Er zijn ook bedrijven die het document niet eens afdrukken om het te ondertekenen en direct een e-mail sturen om hun goedkeuring te geven.

Het probleem is dat deze systemen bepaalde garanties missen, zoals de authenticiteit van het document, de bevestiging van de identiteit van de ondertekenaar, de verificatie van de bron die het verzendt of de zekerheid dat het document niet is gemanipuleerd na de ondertekening.

Om deze reden kiezen elke dag meer bedrijven ervoor om PDF-documenten telematisch te ondertekenen via tools die veiligheid, efficiëntie en ook productieve waarde bieden.

Wat is een PDF-document?

PDF's zijn een type document dat kan worden gemaakt en bewerkt met een verscheidenheid aan software, evenals gelezen op elk apparaat met Adobe Reader. Het is een veelgebruikt formaat voor het delen van documenten.

PDF-bestanden kunnen vanuit bijna elke toepassing worden gemaakt door het bestand als PDF op te slaan. Van afbeeldingen en audiobestanden tot documenten, PDF's kunnen vrijwel alles bevatten.

Het acroniem PDF staat voor Portable Document Format. Dat komt omdat PDF-bestanden compatibel zijn met allerlei apparaten, van smartphones tot computers, tablets en e-readers zoals de Kindle of Nook.

Waarom u een PDF-document digitaal moet ondertekenen

Tegenwoordig is de digitale handtekening de veiligste manier om PDF-documenten te ondertekenen, omdat deze beschermt tegen fraude en identiteitsdiefstal.

Het beschermen van identiteit is een topprioriteit. Net zoals u uw bankrekening beschermt met een wachtwoord of uw huis beschermt door deuren en ramen te sluiten, is identiteitsbescherming bij het ondertekenen van PDF-documenten niet anders.

Aan de andere kant zijn digitale handtekeningen een uitstekende manier om de authenticiteit van de informatie in een PDF-document te garanderen.

Ze zijn ook een manier om te bevestigen dat de informatie in een PDF-document niet is gewijzigd ten opzichte van het origineel. Hiermee kunt u wijzigingen in een document bijhouden nadat het is ondertekend.

Bovendien kunt u met digitale handtekeningen zien wie de mensen zijn die een document maken, bewerken of accepteren.

De digitale handtekening biedt ook een extra beveiligingslaag, omdat deze niet kan worden gewijzigd of verwijderd zonder te worden gedetecteerd.

Een ander voordeel dat het met zich meebrengt, is de flexibiliteit en efficiëntie in het documentgoedkeuringsproces, omdat het telematisch wordt gedaan, op elk moment en op elke plaats.

Hoewel digitale handtekeningen op verschillende manieren kunnen worden gemaakt, afhankelijk van behoeften en voorkeuren, wordt de veiligste optie aangeboden door vertrouwde serviceproviders, zoals EDICOM.

Bij EDICOM hebben we een oplossing voor het goedkeuren van documenten met een elektronische handtekening, die alle wettelijk vereiste garanties biedt om het document volledig rechtsgeldig te laten zijn.

Een PDF-document digitaal ondertekenen met EDICOM

EDICOMSignADoc is een krachtige tool om documentgoedkeurings- en ondertekeningsprocessen in het digitale medium te optimaliseren.

Elk proces waarvoor een of meer mensen PDF-documenten moeten goedkeuren, kan worden geïmplementeerd in EDICOMSignADoc.

Het is erg handig voor die situaties waarin een persoon van een andere persoon in uw organisatie of van iemand daarbuiten een bevestiging of een handtekening op een document moet ontvangen.
Bijvoorbeeld:

1. Ondertekening van commerciële offertes: Wanneer een commerciële offerte wordt gegenereerd, stuurt het systeem het per e-mail naar de ontvanger en kan de ontvanger met één klik toegang krijgen en selecteren of het moet worden goedgekeurd of afgewezen.
2. Interne goedkeuring van facturen: In het geval van facturen maakt het het mogelijk om een interne goedkeuringsstroom op te zetten, waardoor elke verantwoordelijke persoon de bevestiging volgens de vastgestelde norm zal geven.
3. Ondertekening van contracten en payroll: De huidige wetgeving vereist een niveau van beveiliging voor de ondertekening van loonlijsten en arbeidscontracten, en dit systeem maakt het mogelijk om ze naar de werknemer te sturen, zodat deze ze elektronisch kan ondertekenen en ze op een veilige plaats worden opgeslagen.

De interface van EDICOMSignADoc is eenvoudig en intuïtief en vergemakkelijkt de elektronische handtekening op het moment dat de ontvanger het document ontvangt.

Het bevat een bewijsrapport dat alle acties verzamelt die op het PDF-document zijn uitgevoerd.
EDICOMSignADoc kan op een geïntegreerde manier worden gebruikt met elk managementsysteem (ERP, CRM, document manager...).

Bovendien kunnen PDF-documenten naar elke ontvanger worden verzonden. Of het nu gaat om een interne persoon in het bedrijf of extern (klanten, leveranciers...).

U hoeft alleen maar het document te uploaden en het e-mailadres van de ontvanger op te geven, zodat hij een melding ontvangt en met een enkele klik toegang heeft tot het document voor goedkeuring en ondertekening.

Aan de andere kant heeft de ontvanger van het document, naast het elektronisch goedkeuren, weigeren of ondertekenen ervan, ook de mogelijkheid om aanvullende acties uit te voeren, zoals het toevoegen van gegevens op het moment van goedkeuring. Deze gegevens worden aangevuld met bewerkbare PDF-formulieren (betaalmethoden, betaalrekeningen, ...).

EDICOMSignADoc voor volledige controle

Met EDICOMSignADoc is het mogelijk om in real time alle gebeurtenissen te raadplegen die zich tijdens de flow van het document hebben voorgedaan. Bijvoorbeeld als de ontvanger het document heeft gezien, als het is goedgekeurd of afgewezen, onder andere.

Bovendien wordt bewijsmateriaal gegenereerd van elk van de gebeurtenissen die zich hebben voorgedaan, en zij vormen het zogenaamde bewijsrapport, dat bewijskracht geniet in het geval van enige vorm van vereiste of geschil, omdat het elektronisch is ondertekend door EDICOM als een verlener van vertrouwensdiensten.

Hiermee kunt u ook tijdslimieten instellen om goedkeuring voor uw documenten te krijgen, doorsturen te forceren of een stroom te annuleren indien nodig.

Waarom EDICOMSignADoc gebruiken om een PDF-document digitaal te ondertekenen

Wanneer dit telematisch gebeurt, is het proces van ondertekening en goedkeuring van PDF-documenten dat wordt uitgevoerd met EDICOMSignADoc snel en flexibel. Het is niet nodig om papieren af te drukken of fysieke reizen te maken.

Bovendien heeft het type elektronische handtekening van EDICOMSignADoc dezelfde rechtsgeldigheid als de handgeschreven handtekening, dankzij het bewijsmateriaal dat elektronisch wordt gegenereerd en ondertekend door EDICOM als verlener van vertrouwensdiensten. Het zijn bewijzen met bewijskracht.

Ten slotte kunt u met dit systeem de verschillende staten controleren die het document doorloopt, en in realtime weten of het is geraadpleegd, goedgekeurd of elke andere actie die als relevant wordt beschouwd.