Hoe u legaal PDF-facturen verstuurt

Door de versnelde digitale transformatie als gevolg van de crisis in de gezondheidszorg van 2020 zijn veel bedrijven niet langer in staat om papieren facturen naar hun klanten te sturen. De meeste bedrijven die papieren facturen blijven gebruiken, doen dat omdat een deel van hun klantenbestand niet over de technische middelen beschikt om bedrijfsdocumenten op een geautomatiseerde manier via EDI te ontvangen.

Over Business@Mail

Bedrijven staan voor de uitdaging om facturen digitaal, veilig en legaal bij al hun klanten te krijgen. Dit kan bijzonder complex zijn wanneer ze te maken hebben met eindklanten wiens enige communicatiemiddel e-mail is. Om dit probleem op te lossen werd Business@Mail gecreëerd, een communicatieplatform dat de automatische, veilige en rechtsgeldige publicatie en verzending van elektronische facturen in pdf-formaat mogelijk maakt.

Business@Mail integreert met uw EDI-oplossing en uw ERP en automatiseert de verzending van 100% van uw facturen naar al uw klanten. 

Business@Mail biedt verschillende opties volgens de behoeften van uw bedrijf en de kenmerken van uw klanten, waardoor EDI communicatie van uw commerciële transacties met 100% van uw gesprekspartners mogelijk is.

Geïntegreerd met de ERP van uw bedrijf, via onze EDI-oplossing, worden facturen vertaald in een gestructureerd formaat, en een visuele PDF weergave wordt gepubliceerd in Business@Mail voor raadpleging door klanten zonder een data integratie oplossing.

Telkens wanneer een nieuwe factuur beschikbaar wordt gesteld voor klanten op het Business@Mail portaal, worden klanten verwittigd met een e-mail die hen rechtstreeks toegang geeft voor raadpleging, downloaden en afdrukken.

Business@Mail beheert de publicatie en opslag van facturen met elektronische handtekening en vormt zo een oplossing die voldoet aan de wetgeving die in elk geval van kracht is.

EDICOM's Delegated Signature service vereenvoudigt ook het proces van elektronische factuurondertekening. Via deze dienst machtigen klanten EDICOM om documenten in hun naam te ondertekenen, waardoor het beheer en onderhoud van elektronische certificaten of handtekeningapparaten wordt vermeden.

Hoe het automatisch verzenden van PDF-facturen werkt

1. De verstrekker genereert 100% van zijn facturen volgens zijn gebruikelijke processen en draagt de gegevens over aan EDICOM.
2. De EDI-software van EDICOM zet de gegevens om en herkent de ontvangers van elke factuur.
3. Facturen gericht aan klanten zonder oplossing voor elektronische gegevensuitwisseling worden gepubliceerd in Business@Mail.
4. De klant wordt per e-mail verwittigd met een link naar de gepubliceerde factuur die hij kan raadplegen, downloaden of afdrukken.

Volledige controle over de status van uw facturen

Afzenders kunnen op elk moment de status van hun elektronische facturen volgen. Dankzij een geavanceerd systeem van ontvangstbevestigingen kunt u de traceerbaarheid van het hele proces controleren:

• Notificaties van de publicatie van facturen op het platform.
• Notificaties van het raadplegen, downloaden of afdrukken van documenten.
• Bevestiging van het aantal gepubliceerde documenten die niet zijn geraadpleegd.
• Gestuurde meldingen die geen reactie hebben opgeleverd.

Alle notificaties kunnen ook worden geïntegreerd in het facturatiesysteem van de klant, waardoor het controleproces van elk inningsdocument via het ERP van de uitgever wordt geoptimaliseerd.

Een win win oplossing voor bedrijven en klanten

Business@Mail is een win win oplossing die meerdere voordelen biedt voor zowel bedrijven die geen papieren facturen meer hoeven te versturen als voor klanten die geen EDI oplossing hebben voor het ontvangen van commerciële documenten. Met Business@Mail kunt u niet alleen PDF-facturen versturen, maar ook elk ander commercieel document dat nodig is.

Sluit u aan bij de duizenden klanten die Business@Mail gebruiken, de papierloze oplossing die de digitalisering van bedrijven vergemakkelijkt, hun middelen optimaliseert en de communicatie met hun klanten verbetert.

Het gebruik van Business@Mail komt beide partijen ten goede en maakt het proces van het verzenden en ontvangen van facturen veel efficiënter.

Voordelen voor bedrijven

1. Versturen van EDI-documenten naar 100% van uw partners.
2. Vermindering van de kosten voor het beheer en de verzending van papieren facturen.
3. Automatisering van het hele facturatieproces.
4. Verkorting van de termijnen voor uitgifte, levering en inning.
5. Totale traceerbaarheid van de status van berichten.

Voordelen voor klanten

1. Notificaties via e-mail van de ontvangst van facturen.
2. Bekijken, raadplegen en afdrukken van handelsdocumenten in pdf.
3. Elektronische wettelijke opslag van documenten gedurende de wettelijk vastgestelde termijn.
4. Gratis toegang.
5. Eenvoudige en intuïtieve bediening.
6. Omgeving die het mogelijk maakt om documenten van meerdere uitgevers te ontvangen.

Automatisch verzenden van PDF-facturen naar het e-mailadres van uw klant

Met de tool kunt u PDF-facturen ook rechtstreeks naar het e-mailadres van de klant sturen.

Met deze optie kunt u de traceerbaarheid van de status van een factuur niet controleren vanaf het moment van verzending tot de uiteindelijke raadpleging door de klant.