Italie: Digitaliseren van de verzending en ontvangst van douaneaangiften en andere douanedocumenten (AIDA)

Italië digitaliseert de interacties tussen bedrijven en de douaneautoriteit, ADM - Agentschap voor douane en monopolies. Douaneaangiften voor import moeten vanaf juni 2022 in elektronisch formaat worden ingediend:

• In 2022 is de digitalisering van import gerelateerde documentaire stromen gestart.
• In 2023 is de digitalisering van documentenstromen met betrekking tot de uitvoer en doorvoer van goederen voortgezet.
• Vanaf 2 december 2024 zal Italië een verplicht gedigitaliseerd systeem invoeren voor douaneaangiften voor uitvoer (AES) en doorvoer (NCTS).

Deze digitalisering wordt uitgevoerd in overeenstemming met het Europese Douane Data Model (EUCDM). Het EUCDM is het douanegegevensmodel voor:

• Trans-Europese douanesystemen zoals NCTS, AES en ICS.
• Nationale inklaringssystemen in de EU.

Het doel is om de douanegegevens voor alle aangiftetypen te harmoniseren en te zorgen voor een geïntegreerd overzicht van de wettelijk gedefinieerde gegevens die marktdeelnemers moeten verstrekken bij het indienen van aangiften of notificaties.

De digitalisering van douanedocumenten vloeit voort uit de tenuitvoerlegging van de Europese Verordening EU 952/2013, bekend als het “Douanewetboek van de Unie”.

Het Europese ICS2-project

De Europese Unie heeft een hervorming van het douanesysteem in gang gezet om de veiligheid van geïmporteerde goederen te verbeteren. Deze hervorming maakt deel uit van het ICS2-project, dat douaneautoriteiten in staat zal stellen om potentiële bedreigingen nauwkeuriger te identificeren dankzij een geïntegreerde informatiestroom met gegevens van de verschillende actoren in de logistieke keten.

Het systeem zal informatie verzamelen over alle goederen die de EU binnenkomen voordat ze aankomen. Economische operatoren (EO's) zullen veiligheids- en beveiligingsgegevens in ICS2 moeten aangeven door middel van de Entry Summary Declaration (ENS).

Het doel van het systeem is om de interne markt en de Europese burgers effectiever te beschermen door middel van nieuwe douaneveiligheidsmaatregelen, terwijl het vrije verkeer van legitieme handel wordt bevorderd.

Italië loopt voorop met digitalisering van douaneaangiften

In navolging van Europese richtlijnen neemt de Italiaanse douane het voortouw bij de implementatie van het systeem en accepteert alleen nog elektronische invoerdocumenten. Het gebruik van papieren formulieren is niet langer toegestaan en het afdrukken van documenten is niet langer vereist. Dit nieuwe systeem biedt een geïntegreerd overzicht van de boekhouding om te voldoen aan de fiscale verplichtingen met betrekking tot de registratie van importfacturen en de aftrek van btw.

Aangiften worden geïdentificeerd door een unieke alfanumerieke code, MRN (Movement Reference Number) genaamd

Het tot nu toe gebruikte IM-model zal worden vervangen door de volgende berichten in XML-formaat, afhankelijk van het type en de waarde van de invoer:

• H1: Aangifte van het in het vrije verkeer brengen en de eindbestemming.
• H2: Aangifte van douane-entrepot.
• H3: Aangifte tijdelijke invoer.
• H4: Aangifte actieve veredeling.
• H5: Aangifte voor het binnenbrengen van goederen in het kader van de handel met gebieden waarop bijzondere belasting van toepassing is.
• H6: H6: Douaneaangiften in het postverkeer voor het binnenbrengen in het vrije verkeer (postzendingen).
• H7: Inklaring van goederen met een lage waarde (van kracht vanaf 1 juli 2021).
• B1, B2, B4: Douaneaangiften ten uitvoer (AES).
• D1, D2, D4: Aangiften douanevervoer (NCTS).

Hoe de procedure bij de Italiaanse douane werkt

De procedure verloopt als volgt:

• Versturen van het H1 XML-document: Het bedrijf of de expediteur moet het H1 XML-document met de invoeraanvraag naar de douane sturen.
• Antwoord van de douane en toekenning van MRN: De douane zal de afzender antwoorden met de afhandeling van de aanvraag en een MRN (Movement Reference Number) toekennen. Dit is een unieke identificatiecode die bij de rest van de documenten met betrekking tot de invoer moet worden gevoegd.
• Verzoek om documenten die nodig zijn voor btw-aftrek: Zodra het MRN is verkregen, kan het bedrijf bij de douane de documenten opvragen die nodig zijn om de btw van de factuur te kunnen aftrekken, zoals de Release Prospectus, de Summary Prospectus of de Accounting Summary.

Archivering in overeenstemming met de voorschriften voor douanedocumenten

De documenten in de douanelade van elk bedrijf zijn gecertificeerd door de douane, waardoor ze fiscaal relevant en rechtsgeldig zijn. Daarom moeten bedrijven die goederen exporteren, importeren en verplaatsen ervoor zorgen dat alle relevante douanedocumenten volgens de voorschriften worden bewaard, zowel voor btw-doeleinden als voor economische garanties.

Belangrijke importdocumenten die absoluut bewaard moeten worden:

• Prospetto de Síntesis de la Declaración Aduanera (Prospectus Samenvatting Douaneaangifte)
• Document van vrijgave
• Prospetto voor boekhoudkundige doeleinden van de douaneaangifte

De laatste, de Prospetto voor boekhoudkundige doeleinden, wordt gebruikt om de douaneaangifte te registreren en de btw die bij de douane is betaald in mindering te brengen. Dit document is cruciaal in het geval van een belastingcontrole door de Belastingdienst.

Relevante exportdocumenten voor conservering volgens de voorschriften:

• EAD (Elektronisch Administratief Document)
• Visto Uscire

Met deze documenten kunnen bedrijven bewijzen dat de goederen zijn “vrijgegeven” bij het douanekantoor van uitvoer. Ze zijn ook essentieel om aan te tonen dat een factuur zonder btw geldig is, omdat ze bevestigen dat de uitvoer heeft plaatsgevonden en dat de goederen de EU hebben verlaten.

Bovendien kunnen bedrijven met begeleidende documenten voor douanevervoer Transit Accompanying Documents, (TAD's) voorkomen dat ze betaalde zekerheden kwijtraken.

Automatisch downloaden van documenten uit de 'Cassetto Doganale

Italiaanse bedrijven kunnen automatisch documenten downloaden van hun 'Cassetto Doganale' dankzij Webservice-technologie.

De MRN-codes die door de bedrijven worden doorgegeven, worden gebruikt om de download uit te voeren.

Om van deze functionaliteit gebruik te kunnen maken, moeten bedrijven een serviceprovider gebruiken die verbinding kan maken met de Cassetto Doganale zodra de MRN-codes zijn verkregen.

Wereldwijd platform EDICOM

EDICOM, als leverancier van oplossingen voor elektronische documentuitwisseling, kan verbinding maken met de Italiaanse douane om de boekhoudkundige documenten te verkrijgen die nodig zijn voor BTW-aftrek door bedrijven. Deze documenten moeten worden bewaard voor toekomstige raadpleging.

• WebService connectiviteit: EDICOM heeft een WebService communicatiekanaal ingeschakeld waarmee u Interactie met de douane om douaneaangiften te beheren.
  Elektronisch en veilig verbinding maken en automatisch de documenten ophalen die zijn opgeslagen in de douanelade, met behulp van de MRN-codes van de handelingen.
• archiveringsdienst voor de lange termijn: Om de archivering van documenten te garanderen, biedt EDICOM een elektronische archiveringsdienst in de cloud die voldoet aan de vereisten van Conservación Sustitutiva in Italië. Voldoet aan de Italiaanse regelgeving en is door de Europese Commissie geaccrediteerd als eIDAS-service.
  Het past identificatie, digitale handtekening en tijdelijke elektronische validatiemechanismen toe, die de integriteit en authenticiteit van bestanden in de loop van de tijd garanderen.

Met deze service kunnen Italiaanse bedrijven alle relevante documenten met betrekking tot import- en exportprocessen veilig archiveren.