Hoe u het beheer van crediteuren (AP) kunt automatiseren met EDI-oplossingen

Het beheer van crediteurenadministratie (Accounts Payable - AP) is een van de meest complexe taken op financieel gebied. Van het plaatsen van de inkooporder tot het betalen van de factuur, het proces omvat meerdere actoren, systemen en documenten. Als u uw crediteurenadministratie nog steeds handmatig beheert, krijgt u waarschijnlijk te maken met frequente fouten, lange verwerkingstijden en onnodige administratieve rompslomp.

Door AP te automatiseren met EDI-oplossingen (Electronic Data Interchange) kunt u het invoice-to-pay-proces volledig digitaliseren, repetitieve taken elimineren, workflows stroomlijnen en fiscale compliance garanderen. 

Wat is automatisering van crediteurenadministratie (AP)?

Automatisering van crediteurenadministratie, ook wel AP-automatisering (Accounts Payable Automation) genoemd, bestaat uit het digitaliseren en optimaliseren van alle processen die verband houden met de factureringscyclus van leveranciers. Deze automatisering vervangt handmatige en repetitieve taken door gestructureerde en geïntegreerde workflows die de operationele efficiëntie verhogen, fouten verminderen en de financiële controle verbeteren.

Met oplossingen op basis van EDI-technologie (Electronic Data Interchange) kunt u taken automatiseren zoals het verzenden van inkooporders, het ontvangen en valideren van facturen, goedkeuringsstromen en integratie met uw ERP.  Deze digitalisering van de invoice-to-pay-cyclus verhoogt niet alleen de productiviteit, maar versterkt ook de naleving van fiscale verplichtingen en optimaliseert de cashflowplanning.

Waarom het beheer van crediteuren automatiseren?

Naarmate het aantal facturen en leveranciers toeneemt, nemen ook de fouten, de operationele kosten en de verwerkingstijden toe. Deze uitdagingen worden nog groter in bedrijfsomgevingen met meerdere vestigingen, internationale activiteiten of complexe structuren. Enkele veelvoorkomende problemen bij handmatig crediteurenbeheer zijn:

• Menselijke fouten: van dubbele gegevens tot onjuiste registraties.
• Losstaande processen: inkoop, boekhouding en treasury werken met niet op elkaar afgestemde workflows.
• Diversiteit aan formaten: papieren facturen, pdf's per e-mail, verschillende portalen per leverancier.
• Gebrek aan traceerbaarheid: geen realtime zichtbaarheid of controle over de status van elk document.
• Operationele kosten: afdrukken, digitaliseren, valideren, archiveren.

Hoe automatiseert u het beheer van crediteurenadministratie (AP) in uw bedrijf?

Automatiseren is niet alleen digitaliseren. Het is niet voldoende om facturen per e-mail te ontvangen. Het gaat om het integreren van processen, het structureren van gegevens en het elimineren van handmatige tussenkomst bij elke stap.  Met EDI-technologie kunt u een complex beheerproces omzetten in een flexibele, efficiënte en gecontroleerde workflow. 

Belangrijke aanbevelingen voor het implementeren van een AP-automatiseringsoplossing:

• Evalueer uw huidige processen: zoek naar inefficiënties, dubbel werk of knelpunten.
• Bepaal uw doelstellingen: tijdwinst, minimalisering van fraude of naleving van fiscale verplichtingen.
• Integreer EDI-technologie: automatiseer de ontvangst, validatie, goedkeuring en opslag van elektronische facturen.
• Centraliseer uw leveranciers: gebruik één portaal om de ontvangst van facturen te beheren, zelfs van leveranciers zonder EDI.
• Kies voor schaalbare en flexibele oplossingen: oplossingen die met u meegroeien en zich aanpassen aan uw operationele en regelgevende behoeften in verschillende landen.
• Garandeer de veiligheid: met tools die vertrouwelijke informatie beschermen.
• Kies een gespecialiseerde technologieleverancier: die uw omgeving begrijpt en u in elke fase van het proces begeleidt.
• Train uw leveranciers: informeer en begeleid hen bij de verandering om de acceptatie te vergemakkelijken en de voordelen te maximaliseren.

Hoe werkt de crediteurencyclus (AP) met EDI-oplossingen?

De automatisering van crediteurenadministratie met EDI-oplossingen centraliseert de ontvangst en het beheer van facturen in één omgeving, in overeenstemming met de regelgeving van elk land. Deze oplossingen worden geïntegreerd in uw ERP, digitaliseren de inkoopcyclus en vergemakkelijken de interactie met leveranciers, ongeacht of zij EDI gebruiken. Het geautomatiseerde proces omvat de volgende fasen:

• Publicatie van de inkooporder: het ERP- of beheersysteem genereert de order en stuurt deze automatisch naar de leverancier.
• Uitgifte van de factuur: de leverancier bekijkt de inkooporder en genereert zijn elektronische factuur via een webportaal of door middel van directe integratie.
• Validatie van gegevens: De factuur wordt automatisch gevalideerd op basis van de vastgestelde technische, fiscale en commerciële vereisten.
• Interne goedkeuring: er wordt een goedkeuringsproces gestart dat kan worden aangepast aan de structuur en hiërarchieën van het bedrijf.
• Integratie en afstemming: Nadat de factuur is gevalideerd en goedgekeurd, wordt deze in het boekhoudsysteem geïntegreerd en wordt het betalingsproces gestart.

Welke taken op het gebied van crediteurenadministratie kunnen worden geautomatiseerd?

Hoewel elk bedrijf zijn eigen specifieke workflows heeft, zijn er binnen het crediteurenproces een aantal belangrijke taken die efficiënt kunnen worden geautomatiseerd. Dit zijn enkele van de meest voorkomende:

• Invoer van factuurgegevens: via webformulieren of door PDF-bestanden bij te voegen voor niet-geïntegreerde leveranciers.
• Automatische validatie en afstemming: koppeling van facturen aan inkooporders om de gegevens te controleren op overeenstemming.
• Aangepaste goedkeuringsstromen: aangepast aan de hiërarchische structuur van uw bedrijf, met verschillende niveaus van beveiliging en validatie.
• Financieel beheer en naleving van regelgeving: zichtbaarheid van vervaldata, controle van de cashflow en naleving van fiscale regelgeving.

Voordelen van AP-automatisering

Het automatiseren van het crediteurenproces levert aanzienlijke voordelen op op het gebied van efficiëntie, naleving en kostenbesparing. Deze digitale transformatie vermindert niet alleen de operationele inspanningen, maar genereert ook waarde op meerdere gebieden binnen de organisatie. Enkele van de belangrijkste voordelen zijn:

• Procesoptimalisatie: de goedkeurings- en betalingscycli worden aanzienlijk verkort.
• Volledige traceerbaarheid: elke factuur kan worden gevolgd vanaf de oorsprong tot de uiteindelijke boeking.
• Grotere nauwkeurigheid: vermindering van menselijke fouten en opsporing van mogelijke fraude.
• Fiscale naleving: genereren van documenten in overeenstemming met de fiscale regelgeving van elk land.
• Kostenbesparing: minder handmatige taken, minder papierverbruik en besparingen op opslag.
• Wereldwijde schaalbaarheid: oplossingen die zich aanpassen aan multinationale activiteiten.
• Versterking van de relaties met leveranciers: snellere betalingen en transparantere processen die de samenwerking verbeteren.

Automatiseer uw crediteurenadministratie met EDICOM

Het SaaS EDI-platform van EDICOM maakt het mogelijk om het beheer van crediteuren volledig te automatiseren vanuit een gecentraliseerde, veilige omgeving die is afgestemd op de technische en operationele vereisten van uw bedrijf. Deze oplossing is volledig geïntegreerd met uw ERP en optimaliseert het geautomatiseerd verzenden van inkooporders, het elektronisch ontvangen van facturen en het configureren van goedkeuringsstromen die zijn aangepast aan uw organisatiestructuur.

Via uw leveranciersportaal kunt u de relatie met al uw gesprekspartners beheren, zelfs met degenen die geen EDI gebruiken, waardoor een gestandaardiseerde, efficiënte en traceerbare ontvangst wordt gegarandeerd. Het platform bevat ook geavanceerde functies voor de automatische validatie en afstemming van facturen, evenals de naleving van internationale fiscale regelgeving.