Hoe het crediteurenbeheer te automatiseren

Het crediteurenbeheer is een van de meest arbeidsintensieve functies van boekhoudafdelingen. Het is een delicaat onderdeel van de relatie van het bedrijf met zijn leveranciers, aangezien de ontvangsttermijnen even belangrijk zijn voor de leverancier als voor de klant om het product of de dienst op tijd te leveren. 

De implementatie van een oplossing voor de digitalisering en automatisering van de crediteurenadministratie biedt vele voordelen, maar slechts één nadeel: terughoudendheid om interne bedrijfsprocessen te veranderen, vooral bij organisaties die de stap naar digitalisering nog niet hebben gezet. Het is belangrijk om duidelijk te stellen dat de voordelen van een digitale crediteurenoplossing zowel ten goede komen aan de bedrijven die de oplossing implementeren als aan de leveranciers die zich via het webportaal aansluiten. 

Om de weerstand tegen verandering te overwinnen, is het van essentieel belang het proces van het crediteurenbeheer te analyseren, vanaf het moment dat de inkooporder wordt geplaatst totdat de factuur wordt betaald, vanuit het oogpunt van middelen, tijd en zonder fouten, verlies van documenten, enz. uit te sluiten, die gemakkelijk voorkomen in handmatige processen.

Welke problemen doen zich voor bij het ontvangen van facturen van leveranciers?

De behandeling van een grote hoeveelheid fysieke documenten van verschillende leveranciers brengt moeilijkheden met zich mee bij het beheer ervan. Vanaf het moment dat de inkooporder wordt uitgegeven tot aan de betaling worden verschillende documenten (leveringsbonnen, facturen) gegenereerd, die handmatig moeten worden verwerkt. Bij dit onderdeel van de backoffice kunnen verschillende afdelingen betrokken zijn (inkoop, boekhouding) die de facturen moeten ontvangen, ordenen, registreren, overdragen, enz. Hierbij gaan we uit van:

• Fouten. Handmatig beheer verhoogt altijd de kans op het maken van fouten in vergelijking met automatisering.
• Langere termijnen.
• Verschillen in formaten, communicatiekanalen, factuurgegevens en compliance. 
• Opslag. Alle documentatie moet goed worden opgeslagen, hetzij in digitaal formaat, bijvoorbeeld PDF-facturen, hetzij in fysieke vorm. Ook dit brengt tijd, ruimte en papierkosten met zich mee.

Hoe het crediteurenbeheer te automatiseren?

Technologie vergemakkelijkt de optimalisering van de interne beheersprocessen van ondernemingen. Met name oplossingen op basis van EDI (Electronic Data Interchange) maken digitalisering en automatisering van informatie- en documentstromen mogelijk. In het geval van de crediteurenadministratie maakt technologie op basis van elektronische gegevensuitwisseling het mogelijk een complex beheersproces om te zetten in een eenvoudig en flexibel proces. 

Om de omschakeling van het crediteurenbeheer naar een digitale oplossing op gang te brengen, is het raadzaam:

• De huidige situatie te analyseren en de voordelen van de verandering kwantitatief en kwalitatief te beoordelen.
• Vertrouw op een gespecialiseerde technologieleverancier die passende oplossingen aanbiedt die de verschillende workflows en de actoren die samenwerken in het ecosysteem van het bedrijf integreren.
• Inzetten op schaalbare technologische oplossingen die de evolutie volgens de behoeften van het bedrijf vergemakkelijken.
• Leveranciers voorlichten, aangezien sommige van hen kleine bedrijven kunnen zijn met een laag volume aan facturen die niet over een geïntegreerde oplossing voor elektronische gegevensuitwisseling beschikken en terughoudend zijn om de tool te gebruiken. Op dit punt is het erg belangrijk om de voordelen van het optimaliseren van de crediteurenadministratie via digitale oplossingen over te brengen.

Leveranciersportaal om crediteurenbeheer te automatiseren

EDICOM heeft de leveranciersportaal ontwikkeld voor de automatisering van het crediteurenbeheer. Het is een gecentraliseerde en schaalbare oplossing voor het ontvangen van leveranciersfacturen in meerdere landen in overeenstemming met de wettelijke vereisten en via één beheeromgeving. Deze tool geldt zowel voor leveranciers met een EDI-oplossing als voor degenen die niet over een geïntegreerde oplossing beschikken. 

Het platform maakt de automatische publicatie mogelijk van inkooporders die in het ERP van het bedrijf zijn gegenereerd. Leveranciers worden per e-mail op de hoogte gebracht van het feit dat ze documenten in behandeling hebben. Zodra zij toegang hebben tot het platform, kunnen zij bestellingen bekijken, afdrukken en downloaden, alsook facturen genereren en verzenden via hetzelfde kanaal, waarbij de integratie met het ERP van het ontvangende bedrijf plaatsvindt.

Hoe het leveranciersportaal werkt

Het bedrijf dat de oplossing implementeert, stuurt de inkooporder automatisch naar zijn leverancier.

1. De inkoopordergegevens worden vanuit het beheersysteem van de klant in het leveranciersportaal geïmporteerd via de EDI-software van EDICOM.
2. EDICOM herkent de ontvanger van de orders. Als de leverancier geen EDI-partner is, wordt de order doorgestuurd naar het portaal en wordt de leverancier via een e-mail met directe toegang op de hoogte gebracht van de beschikbaarheid van een inkooporder. De leverancier krijgt toegang tot het portaal waar hij zijn bestellingen kan bekijken, downloaden en afdrukken.
3. De leverancier kan vanuit het portaal facturen genereren op basis van de ontvangen bestellingen. Op een zeer eenvoudige manier, via zeer intuïtieve webformulieren, vult de leverancier de informatie op de facturen in die nodig is voor het crediteurenbeheer (factuurnummer, factuurdatum, enz.).
4. Indien nodig kan de leverancier een grafische weergave van zijn PDF-factuur bijvoegen.
5. Na validatie worden de facturen geïntegreerd in het systeem voor crediteurenbeheer, waardoor de matching- en boekingsprocessen worden geautomatiseerd.

Voordelen van het leveranciersportaal: van inkooporder tot factuurbetaling

De digitalisering en automatisering van de crediteurenadministratie bespaart tijd, verhoogt de financiële efficiëntie van het bedrijf en versterkt de vertrouwensrelatie tussen klanten en leveranciers.

• Geautomatiseerde orderverzending. Het indienen van een inkooporder vereist niet langer het genereren van een grafische weergave van de order die per post of fax moet worden verzonden. Het volstaat om het in het ERP te registreren zodat het onmiddellijk in het portaal wordt gepubliceerd en aan de leveranciers wordt genotificeerd.
• Vereenvoudigt het uitgifteproces van de elektronische factuur omdat dezelfde gegevens van de inkooporder worden gebruikt.
• Automatisering in de ontvangst van facturen. U hoeft facturen niet per post te ontvangen. Zelfs niet per e-mail. U hoeft ze niet te downloaden, te openen en te registreren in uw beheersysteem. Uw leveranciers geven de te factureren bestelling aan, registreren de essentiële gegevens die niet in de bestelling zijn opgenomen en u ontvangt automatisch een factuur die in uw systeem is geïntegreerd.
• Traceerbaarheid van de hele verkoop-aankoopflow. Het matchingsproces is veel eenvoudiger, aangezien de facturen worden gegenereerd vanuit de op het portaal gepubliceerde inkooporders.
• Vereenvoudigt de matching van de factuur met de inkooporder voor automatische integratie in de crediteurenapplicatie.
• Compliance. Genereren van documenten in overeenstemming met de wettelijke en technische vereisten van elk land. Het platform ondersteunt elektronische handtekeningen en de wettelijke bewaring van documenten gedurende de wettelijk vastgestelde termijn.
• Kortere responstijden, geen fouten meer, geen gebruik meer van papier... De behaalde voordelen leiden tot een verhoging van de efficiëntie van uw activiteiten en bijgevolg tot een grotere productiviteit die de kosten van uw aankoopbeheer verlaagt.