Slowakije boekt vooruitgang in zijn project voor elektronische facturering

Vanaf januari 2022 is het mogelijk om elektronische facturen te versturen naar overheidsdiensten in Slowakije, dankzij de voltooiing van het overheidscommunicatieplatform IS EFA. 

De oprichting van het IS EFA-platform is een belangrijke impuls voor het gebruik van elektronische facturering, waardoor het ministerie van Financiën van de Slowaakse Republiek, in samenwerking met het Bureau voor overheidsopdrachten, de administratieve kosten kan verlagen, de efficiëntie kan verbeteren en de transparantie in het openbaar bestuur kan vergroten.

Slowaaks elektronisch factureringsinformatiesysteem (IS EFA)

De Slowaakse regering reguleert het verzenden van elektronische facturen naar de overheid, hiervoor heeft het een informatie- en communicatieoplossing geïntroduceerd: het elektronische factureringsinformatiesysteem (IS EFA), waarmee het alle transacties zal beheren. 

De belangrijkste doelstelling van IS EFA is de handhaving van Richtlijn 2014/55/EUROPEES van het Europees Parlement en de Raad van 16 april 2014, betreffende elektronische facturering bij overheidsopdrachten.

Het ministerie van Financiën van de Slowaakse Republiek voert, in nauwe samenwerking met de overheid, een uniform proces in voor het elektronisch verkeer van facturen, met als doel belastingfraude te bestrijden en de belastinginning te stroomlijnen.

Dit nieuwe systeem zal het voor bedrijven gemakkelijker maken om aan hun fiscale verplichtingen te voldoen en draagt bij aan een efficiënter en transparanter systeem.

IS EFA implementatiefasen

Slowakije heeft een plan voorgesteld om elektronische facturen in te voeren, en de eerste fase is al aan de gang. De implementatie van dit nieuwe systeem zal worden verdeeld in twee fasen:

• Fase 1 (januari 2022): Vrijwillige e-facturering.
• Fase 2 (april 2023): Verplichte elektronische facturering op B2G-niveau.

De datum van invoering van elektronische facturering op B2B-, B2C- en G2C-niveau moet nog door het ministerie worden bevestigd.

Hoe werkt elektronische facturering in Slowakije voor buitenlanders?

Wat betreft buitenlandse bedrijven of professionals, is vermeldenswaard het verplichte gebruik van e-mail voor het verzenden en ontvangen van alle elektronische facturen met betrekking tot de Slowaakse administratie.

Zowel verzenders als ontvangers van facturen moeten de gegevens verzenden via de e-mail foreign-invoice@einvoice@mfsr.sk.

De Slowaken waarschuwen dat de titel en de hoofdtekst van de e-mail worden genegeerd en dat slechts één bijlage, wat verondersteld wordt de factuur te zijn, is toegestaan. Wanneer ze het hebben ontvangen, wordt het handmatig geverifieerd en aan het systeem toegevoegd en vervolgens de bevestiging of afwijzing ook per e-mail verzonden.

Daarom wordt e-mail het enige communicatiekanaal dat in staat is om facturen te verzenden en te ontvangen naar Slowaakse overheidsinstanties afkomstig van buitenlandse bedrijven.

Het verzenden van facturen, contracten en andere belangrijke documenten via e-mail heeft zijn nadelen. Het verzenden van gevoelige gegevens op een onveilige manier kan uw bedrijf in gevaar brengen, waardoor beveiligingsinbreuken ontstaan die uw financiële informatie in gevaar brengen.

Business@Mail dienst voor het automatisch en veilig versturen van elektronische facturen naar Slowakije

Business@Mail is een EDICOM-oplossing die meer garanties, flexibiliteit en controle biedt dan verzenden via conventionele e-mail. 

Via een interface die is ontworpen voor eenvoudig en intuïtief gebruik, kunnen zowel afzenders als ontvangers documenten op een optimale en veilige manier bekijken en downloaden.

Benadrukt moet worden dat de service Business@Mail het mogelijk maakt om het verzenden van e-mails te automatiseren, waardoor administratieve processen worden geoptimaliseerd.

Via deze oplossing kunt u facturen op een onmiddellijke en veilige manier via e-mail, dankzij de vertrouwelijke kanalen van EDICOM.

Een ander aspect dat speciale aandacht verdient, is dat Business@Mail volledige traceerbaarheid van de verzonden documenten biedt, waarbij de afzender wordt geïnformeerd of het bericht zijn bestemming heeft bereikt of dat de factuur is geraadpleegd of gedownload.

Het maakt niet uit welk managementsysteem u momenteel gebruikt, omdat de oplossing Business@Mail integreert met alle systemen.

Kortom, als u zich in de situatie bevindt van het beheren van een soort factuur met de Slowaakse overheid, rekening houdend met de verplichting om uitsluitend per e-mail te communiceren, is Business@Mail een veel veiligere en effectievere oplossing dan conventionele e-mail.

EDICOM coordinates GOVEIN2019 project (Action No: 2019-EU-IA-0046)

*The contents of this publication belong solely to EDICOM GROUP and do not necessarily reflect the opinion of the European Union.