E-facturatie in Kenia: hoe voldoen aan de regelgeving

De Kenya Revenue Authority (KRA) heeft e-facturatie verplicht gemaakt voor alle btw-plichtigen. Om de traceerbaarheid en authenticiteit van elke commerciële transactie te garanderen, heeft de overheid het Tax Invoice Management System (TIMS) geïmplementeerd, een geavanceerd realtime auditmodel. 

Wat is TIMS en hoe werkt e-facturatie in Kenia?

Het Tax Invoice Management System (TIMS) is het officiële platform voor de controle van e-facturatie in Kenia. Door middel van deze oplossing eist de KRA dat elke zakelijke transactie die door btw-geregistreerde bedrijven wordt uitgevoerd, in realtime aan de belastingdienst wordt gemeld.

TIMS maakt gebruik van elektronische belastingcontroleapparaten, bekend als elektronische belastingregisters (ETR) of controle-eenheden, die geïntegreerd zijn in de facturatiesystemen van bedrijven. Deze apparaten valideren, ondertekenen en versleutelen de informatie op elke factuur en stuurt deze onmiddellijk door naar de KRA.

Vereisten van de KRA voor belastingbetalers

Om te voldoen aan e-facturatie in Kenia zijn er verschillende vereisten die worden opgelegd door de KRA:

• Het hebben van een gecertificeerd TIMS-apparaat: Het is essentieel om een up-to-date elektronisch belastingregister (ETR) te hebben, bekend als een belastingcontrole-eenheid, geïntegreerd in je facturatiesysteem. Dit apparaat, goedgekeurd door de KRA, is verantwoordelijk voor het valideren, digitaal ondertekenen, versleutelen en verzenden van elke elektronische factuur naar de belastingdienst in realtime.
• Vermelding van de verplichte gegevens op elke elektronische factuur: De nieuwe elektronische facturen moeten bepaalde verplichte velden bevatten om geldig te zijn. Deze omvatten het belastingidentificatienummer van de koper, het serienummer van de gebruikte controle-eenheid (ETR), het unieke factuurnummer dat werd toegewezen en een QR-code die door het systeem wordt gegenereerd. Met deze elementen kunnen de KRA en de ontvanger de authenticiteit van de factuur verifiëren. Bovendien is de elektronische handtekening van elke factuur verplicht, wat de integriteit en niet-wijziging van het originele document garandeert.
• Elektronische bewaring van gegevens: Je moet elektronische facturen ten minste vijf jaar bewaren in digitaal formaat, in overeenstemming met de belastingwetgeving.

Schema van verplichte e-facturering in Kenia

TIMS werd gefaseerd ingevoerd tussen 2021 en 2022, met een overgangsperiode voor de naleving door de belastingbetaler. Vanaf 30 november 2022 is het gebruik van elektronische facturatie via het TIMS-systeem verplicht voor alle btw-plichtige bedrijven.

Het niet naleven van deze regels kan leiden tot boetes en juridische stappen, dus is het essentieel om een oplossing te hebben om naleving op een geautomatiseerde manier te garanderen.

EDICOM: Wereldwijde oplossing voor e-facturatie

Kenia's ervaring met het TIMS-model weerspiegelt een trend die zich wereldwijd steeds meer voordoet: de overgang naar digitale en geautomatiseerde belastingomgevingen. In dit scenario worden bedrijven die actief zijn in verschillende markten, geconfronteerd met de uitdaging om zich aan te passen aan verschillende lokale regelgevingen, elk met haar eigen technische en wettelijke vereisten. In het licht van deze complexiteit wordt het hebben van een gecentraliseerde en flexibele technologische oplossing een essentiële factor voor concurrentievermogen en efficiëntie.

EDICOM voorziet in deze behoefte met een wereldwijd e-facturatieplatform dat is ontworpen om belastingprocessen in meer dan tachtig landen op een uniforme manier te beheren. Dankzij de schaalbare architectuur en cloudbenadering maakt de oplossing de integratie mogelijk van de uitgifte, goedkeuring, ondertekening en archivering van elektronische facturen vanuit één enkele omgeving, aangepast aan de wettelijke specificaties van elke belastingdienst. Dit vereenvoudigt de bedrijfsvoering aanzienlijk en maakt het onderhouden van aparte systemen voor elke regio overbodig.

Bovendien wordt de EDICOM-oplossing voortdurend bijgewerkt om naleving van de wet te garanderen in het geval van wijzigingen in de regelgeving, waardoor organisaties gemoedsrust en juridische zekerheid krijgen. Dit aanpassingsvermogen, in combinatie met een hoge mate van automatisering, vermindert fouten, versnelt facturatiecycli en optimaliseert de middelen voor fiscaal beheer.