Status van elektronische facturatie in Scandinavië

De Scandinavische regio is een van de meest geavanceerde in de ontwikkeling van elektronische facturering in Europa.

Zweden, Finland, Noorwegen en Denemarken behoorden tot de eerste landen die elektronische facturering integreerden, vóór de Europese richtlijnen op dit gebied. We analyseren hoe het elektronische facturatiesysteem in elk van deze landen is en wat hun volgende projecten zijn op het gebied van e-procurement. 

Elektronische facturatie in Zweden

In Zweden is de publieke sector het gebied waar elektronische facturering het meest wijdverspreid is. Al in 2008 maakte de Zweedse overheid het verplicht om elektronische facturen uit te wisselen met centrale overheidsinstanties. Een verplichting die zich in 2019 uitbreidde tot de rest van regionale en gemeentelijke overheidsinstanties en leveranciers, overeenkomstig de eisen van de Europese richtlijn inzake overheidsopdrachten. Overheidsleveranciers moeten elektronische facturen verzenden in het Europese formaat Peppol BIS Billing 3.0. Het aanbevolen uitwisselingssysteem loopt via het PEPPOL-netwerk, waar alle overheidsdiensten als ontvangers zijn geregistreerd. 

De Zweedse verordening inzake"Elektronische uitwisseling van informatie door overheidsinstanties" 2003:770, vereist dat overheidsinstanties niet alleen elektronische facturen kunnen ontvangen, maar ook facturen via het PEPPOL-netwerk kunnen verzenden.  Naast elektronische facturatie hebben overheidsdiensten en hun leveranciers ook de mogelijkheid om elektronische bestellingen en catalogi uit te wisselen via het PEPPOL-netwerk. 

Als een openbare aanbieder niet voldoet aan de vereiste vereisten voor elektronische facturering, kan deze worden gesanctioneerd door de DIGG (Myndigheten för digital förvaltning), verantwoordelijk voor de digitalisering van de Zweedse overheid en ook PEPPOL Autoriteit van Zweden. 

In de particuliere sfeer kunnen bedrijven op vrijwillige basis facturen uitwisselen. 

Elektronische facturatie in Noorwegen

Noorwegen was ook een van de eerste Europese landen die het gebruik van elektronische facturering verplicht stelde op het gebied van B2G. Al in 2011 dwong het zijn centrale administraties om elektronische facturen te kunnen ontvangen en zijn openbare leveranciers om ze in 2012 te verzenden. Sinds 2019 zijn alle overheidsdiensten en hun leveranciers verplicht om elektronische facturen uit te wisselen. 

Overheidsdiensten gebruiken het PEPPOL-netwerk om facturen te ontvangen. Zowel overheden als leveranciers kunnen hun eigen PEPPOL Access Point kiezen en moeten facturen kunnen verwerken in het National EHF Billing 3.0 Format, dat is aangepast aan de eisen van de Europese richtlijn. 
Om elektronische facturen te kunnen verzenden en ontvangen, moeten zowel leveranciers als overheidsdiensten geregistreerd zijn bij ELMA, dat fungeert als het SMP van het PEPPOL-netwerk in Noorwegen. 

In de particuliere sfeer wordt elektronische facturering, ondanks het ontbreken van verplicht beleid, op grote schaal overgenomen door bedrijven. 

Particuliere bedrijven kunnen ook het ELMA-register raadplegen om erachter te komen welke bedrijven in Noorwegen elektronische documenten in EHF-formaat kunnen ontvangen via het PEPPOL-netwerk. Momenteel zijn bijna 202.000 bedrijven geregistreerd bij ELMA. 

Naast de elektronische factuur worden momenteel andere elektronische documenten zoals creditfactuur, betalingsherinnering, bestellingen of elektronische catalogi uitgewisseld via het PEPPOL-netwerk. 

Elektronische facturatie in Denemarken

Denemarken is een pionier in het gebruik van elektronische facturering. Sinds 2005 zijn overheidsdiensten en hun leveranciers verplicht om elektronisch te factureren. Daarnaast creëerde de Deense overheid in 2007 haar eigen infrastructuur voor de uitwisseling van elektronische facturengenaamd NemHandel, voorloper van het huidige pan-Europese PEPPOL-netwerk. 

Momenteel bestaan beide infrastructuren naast elkaar in Denemarken, overheidsdiensten zijn verplicht om elektronische documenten te kunnen ontvangen, zowel in het nationale formaat OIOUBL, via het NemHandel-platform, als in het Europese formaat PEPPOL BIS 3, via het PEPPOL-netwerk. Het doel van de regering is echter dat uiteindelijk alleen de PEPPOL-normen en het Europese netwerk worden gebruikt, vanwege alle voordelen die het biedt op het niveau van grensoverschrijdende handel. In feite is het NemHandel-platform zelf geïntegreerd met het PEPPOL-netwerk als Service Metadata Publisher (SMP). 

Het is ook de bedoeling dat tegen 2023 bepaalde openbare instellingen elektronisch aankopen zullen doen met behulp van elektronische catalogi en elektronische bestellingen.

Op het gebied van B2B hebben bedrijven de vrijheid om elektronisch te factureren zolang ze het onderling eens zijn. 

Elektronische facturatie in Finland

Ondanks het ontbreken van een verplicht beleid dat verder gaat dan het door de Europese Unie vereiste beleid en altijd op het gebied van overheidsopdrachten, is elektronische facturering wijdverspreid in Finland. Sterker nog, sinds 2010 geven overheden er de voorkeur aan om facturen digitaal te ontvangen, al vóór de Europese richtlijn inzake overheidsopdrachten. 

Vanaf 2020 erkent de Finse overheid het recht om elektronische facturen te ontvangen aan elke publieke of private onderneming die meer dan € 10.000 factureert, indien gevraagd aan haar leverancier. Bij de rest van de particuliere bedrijven is het gebruik van de elektronische factuur onderworpen aan een overeenkomst tussen beide partijen. 

Wat het factureringssysteem betreft, is er geen staatsplatform, maar bedrijven kunnen de particuliere provider kiezen die ze willen, om digitale facturen te kunnen genereren en verzenden. Leveranciers van e-factureringstechnologie onderhouden en updaten een openbare database met informatie over ontvangen/verzenden voor elk van de publieke en private entiteiten die de optie hebben ingeschakeld. 

Sinds 2021 ondersteunt de overheid alleen nog elektronische facturen die voldoen aan de Europese norm, hiervoor moeten facturen vooraf gevalideerd worden door het elektronische facturatiesysteem, alvorens naar de ontvanger te worden verzonden. Elektronische documenten moeten worden uitgegeven in de nationale formaten TEAPPSXML 3.0 en Finvoice 3.0 die voldoen aan de Europese vereisten. 

Aan de andere kant is een van de doelstellingen van de overheid de ontwikkeling van het project "Real-time Economy", dat de uitwisseling van elektronische documenten zoals catalogi, bestellingen of bevestiging van bestellingen in het openbaar bestuur via het PEPPOL-netwerk mogelijk maakt. 

PEPPOL, Pan European Public Procurement On-Line

PEPPOL is het initiatief van de Europese Commissie om openbare aanbestedingsprocedures te vereenvoudigen en grensoverschrijdende handel tussen de landen van de Europese Unie te bevorderen. PEPPOL bestaat uit een reeks instrumenten die tot doel hebben de uitwisseling van handelsdocumenten tussen de verschillende Europese overheidsdiensten te standaardiseren. Op deze manier beschikt het over: 

1. Het PEPPOL eDelivery Network. 
2. Technische en juridische voorschriften die interoperabiliteitsspecificaties tussen bedrijven en overheden definiëren.

Het PEPPOL-netwerk verbindt de verschillende overheidsdiensten met hun leveranciers via de zogenaamde PEPPOL Access Points, op een veilige en geautomatiseerde manier. 

PEPPOL Access Points zijn verantwoordelijk voor het verzenden en ontvangen van elektronische documenten via het PEPPOL-netwerk.  De veelzijdigheid van het systeem heeft ertoe geleid dat de meeste Scandinavische landen voor dit systeem hebben gekozen om zowel hun elektronische facturen als andere handelsdocumenten uit te wisselen. 

EDICOM is PEPPOL Access Points gecertificeerd sinds 2015, niet alleen in Europa, maar ook in Australië, Nieuw-Zeeland en Singapore door de verschillende PEPPOL-autoriteiten van deze landen, die hebben besloten om het Europese netwerk te gebruiken om ook hun openbare aanbestedingsprocessen te digitaliseren.  

Via het elektronische factureringsplatform van EDICOM kunnen bedrijven elektronische facturen, bestellingen, leveringsbonnen of andere elektronische documenten verzenden en ontvangen volgens de technische en wettelijke vereisten, niet alleen van de administraties van Zweden, Finland, Noorwegen of Denemarken, maar van elk land ter wereld.

*De inhoud van deze publicatie behoort uitsluitend toe aan EDICOM GROUP en weerspiegelt niet noodzakelijkerwijs de mening van de Europese Unie.