Wat is e-Procurement? Voordelen en verplichtingen

E-Procurement verwijst naar elektronische contractering en de automatisering van de processen die betrokken zijn bij de aankoop van producten of diensten tussen klant en leverancier (bestelling, ontvangst, levering, facturering, enz.).  E-Procurement kan zowel worden toegepast op relaties in de private sector (B2B) als tussen de publieke sector en bedrijven (B2G). Het meest voorkomende gebruik ervan is echter datgene wat verwijst naar elektronische communicatie en transactionele processen voor overheidsdiensten.

Dankzij e-Procurement worden commerciële transacties tussen klanten en leveranciers gedematerialiseerd. De voordelen van het systeem zijn talrijk voor beide partijen, dus veel regeringen zijn begonnen met het opzetten van e-procurement strategieën.

In het geval van openbaar bestuur zou e-Procurement het elektronische beheer van het gehele commerciële proces tussen de publieke sector en zijn leveranciers omvatten.

De automatisering van het beheer en de eliminatie van papier in de hele leveringsketen is wat het systeem kenmerkt. Mechanismen worden ingesteld door middel van elektronische gegevensuitwisseling.
Om deel te nemen aan een e-procurement relatie is het van cruciaal belang om EDI-(Electronic Data Interchange) oplossingen te implementeren, met name op het gebied van openbaar bestuur. Communicatie die tot stand wordt gebracht via EDI-oplossingen zorgt voor veiligheid, en vertrouwen is de sleutel tot de goede werking van overheidsopdrachten. Aan de andere kant is het een systeem dat is ontworpen voor de gestandaardiseerde uitwisseling van bestanden, wat fundamenteel is voor een markt met een grensoverschrijdend karakter.

Voordelen van e-Procurement

De toepassing van een elektronisch contract levert belangrijke voordelen op voor zowel de klant als de leverancier. In beide gevallen zijn kostenbesparingen een van de belangrijkste voordelen die de reconversie stimuleren van contracteringsprocessen en de implementatie van oplossingen die e-Procurement mogelijk maken. Daarnaast is in het geval van openbaar bestuur een ander belangrijk voordeel de transparantie.

Maar er zijn meer voordelen. e-Prourement maakt mogelijk:

• Tijdsbesparing. Procedures worden gestroomlijnd in de hele leveringsketen.
• Correctie van fouten. Een volledig geïntegreerde behandeling van communicatie met de interne computersystemen van bedrijven maakt de automatisering van processen mogelijk en minimaliseert menselijke tussenkomst.
• De elektronische aard van het systeem maakt het mogelijk om in realtime de status van de procedures gedurende het hele proces te kennen (bieden, verzenden, innen van facturen, enz.)
• Verhoogde efficiëntie. Processen worden gestroomlijnd en geoptimaliseerd en de productiviteit neemt toe.
• Flexibiliteit in de invordering.
• Meer veiligheid: Het systeem verhoogt de veiligheid en vertrouwelijkheid in communicatie.

E-Procurement is geïnstalleerd in de roadmap van de staten en er zijn verschillende toepassingen van elektronische contracten in de publieke sector.

Elektronisch factureren

Europees niveau heeft de Richtlijn 2014/55/EU gezorgd voor de implementatie van elektronische facturering bij overheidsopdrachten in de Europese Unie. De richtlijn verplicht de lidstaten om elektronische factureringssystemen op te zetten op basis van een gemeenschappelijke Europese norm. Met de implementatie van de Europese norm, beantwoordt Richtlijn 2014/55
aan de doelstellingen om het gebruik van elektronische facturering op het gebied van overheidsopdrachten te bevorderen en bij te dragen tot de ontwikkeling van de grensoverschrijdende handel.

E-facturatie in het openbaar bestuur vereenvoudigt de fiscale compliance en verlaagt de economische kosten.

E-Invoicing is de toegangspoort tot een breder proces dat elektronische contractering in de publieke sector omvat en dat varieert van de aanbesteding van het contract, via elke fase van de leveringsketen tot de facturering en inning van de dienst. Een van de meest illustratieve voorbeelden is de e-aanbesteding strategie van de Britse National Health Service (NHS), die het gebruik van verplichte elektronische contracten voor NHS-instanties en al hun leveranciers vaststelt.

Belastingnaleving

De proliferatie van e-commerce met globalisering zorgt ervoor dat bedrijven de mogelijkheid vergroten om in verschillende markten te opereren. Belasting- en belastingnaleving volgens de regels die in elk land vereist zijn, maakt deel uit van e-aanbesteding.

De meeste overheden hebben mechanismen ingevoerd ombelastingcontroleprocessen te verbeteren, procedures te vereenvoudigen en toezichtprocessen te automatiseren.

In een geglobaliseerde omgeving met verschillende boekhoudsystemen is standaardisatie essentieel voor een snelle en effectieve detectie van belastingfraude, daarom zijn er veel belastingautoriteiten die systemen hebben opgezet om meer controle over informatie te hebben. In Europa valt het gebruik van SAF-T (Standard Audit File for Tax ) op. Het is een bestandstype op basis van de XML-standaard dat internationaal wordt gebruikt voor de elektronische uitwisseling van belastinginformatie.

it bestand verzamelt betrouwbare informatie waarmee de belastingdienst of een externe accountant eventuele afwijkingen in de boekhouding van een bedrijf snel kan detecteren.

Het gebruik ervan is wijdverspreid voor btw-naleving, maar ook voor andere elektronische boekhoudgegevens. Men gebruikt momenteel SAF-T in: Portugal, Hongarije, Polen, Noorwegen, Litouwen, Luxemburg, Frankrijk en Oostenrijk.

Elektronische facturering in de privésfeer verspreidt zich naarmate de digitalisering van bedrijven vordert. Latijns-Amerika is zeer geavanceerd in de massificatie van e-Invoicing op het gebied van B2B. In landen als Mexico, Brazilië, Argentinië of Ecuador heeft de Belastingdienst een systeem opgezet dat de validatie en autorisatie van de elektronische factuur vereist als een voorafgaande stap aan de verzending naar de ontvanger. Een proces dat connectiviteit vereist met de  hub van de belastingdienst en oplossingen die realtime communicatie garanderen.

EDICOM-oplossingen in lijn met e-Procurement

Global E-Invoicing Platformis een platform dat het mogelijk maakt om elektronische facturen naar elke overheidsinstantie te verzenden vanuit een enkele oplossing, die garandeert dat elektronische facturen voldoen aan de principes van:

• Connectiviteit met de bijbehorende hubs van het openbaar bestuur.
• Compliance: de elektronische factuur voldoet altijd aan de technische en wettelijke vereisten van het land waar hij actief is.
• Aanpassingsvermogen: Het EDICOM-platform garandeert een aanpassing aan alle systemen, standaarden en protocollen die een ontvanger nodig heeft.

Wereldwijd BTW-Platform. Het is een totaaloplossing die vooral bedoeld is voor multinationals. Het is een elektronisch B2B2G communicatieplatform met wereldwijde capaciteiten voor Electronic Data Interchange (EDI), compliant e-facturatie en BTW-compliance.
Het platform is voorbereid voor zowel de elektronische btw-aangifte als voor elektronische facturering en elke andere commerciële of fiscale communicatie, dat wil zeggen, het is een volledig schaalbare oplossing volgens de behoeften van het bedrijf.

Het is een platform dat geschikt is voor fiscale compliance in meer dan 60 landen over de hele wereld, waardoor het mogelijk is om alle procedures in één enkele oplossing te centraliseren.

*De inhoud van deze publicatie valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van EDICOM GROUP en weerspiegelt niet noodzakelijkerwijs de mening van de Europese Unie.