Wettelijke digitale archivering

Digitale archivering van documenten: wat houdt het in?

opslag van diverse soorten digitale documenten. Deze dienst voor digitale bewaring moet de authenticiteit, integriteit en beschikbaarheid van de bewaarde documenten garanderen en altijd voldoen aan de strengste veiligheidsnormen.

Conservación sustitutiva in Italië

Conservación Sustitutiva werd opgericht om Italiaanse bedrijven een regelgevend kader te bieden met richtlijnen voor de digitalisering en elektronische bewaring van analoge documenten. Papieren documenten die op basis van deze richtlijnen worden gedigitaliseerd en bewaard, zijn gegarandeerd rechtsgeldig. 

Hierdoor zijn Italiaanse bedrijven verplicht om een platform voor documentuitwisseling te hebben dat elektronische opslag in overeenstemming met de wetgeving mogelijk maakt. Dit platform moet helpen om het dematerialisatieproces van documenten te vereenvoudigen. Alle fiscaal relevante papieren documenten moeten worden gedigitaliseerd en digitaal worden bewaard volgens de richtlijnen van de Conservación Sustitutiva.

De Conservación Sustitutiva probeert de waarde van het elektronische documentenarchief te verhogen door middel van een systeem dat twee voorwaarden op permanente basis garandeert: integriteit, die certificeert dat de elektronisch opgeslagen documenten niet zijn gewijzigd, en authenticiteit, die de natuurlijke of rechtspersoon ondubbelzinnig identificeert als de auteur van een bepaald document. Om deze kenmerken te certificeren, worden twee processen uitgevoerd:

• Gekwalificeerde elektronische handtekening: Deze handtekening is gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening, met dezelfde rechtsgeldigheid in alle landen van de Europese Unie. De gekwalificeerde elektronische handtekening maakt het mogelijk om de herkomst van de gegevens en de ondertekenaar te identificeren. Daarnaast biedt de elektronische handtekening gearchiveerde documenten de garanties van integriteit en authenticiteit die standaard vereist zijn voor digitale archivering. De gekwalificeerde elektronische handtekening wordt vaak geleverd door een gekwalificeerde aanbieder van vertrouwensdiensten.

"Een Qualified Trust Service Provider is een technologieleverancier die beschikt over de vereiste certificeringen en de nodige technische capaciteit om elektronische transacties te voorzien van de nodige vertrouwensmechanismen: elektronische handtekening, tijdstempel, enz."

• Elektronische tijdstempel (Timestamp): De tijdstempel of elektronische tijdstempel wordt gebruikt om aan te tonen dat een set gegevens bestond en dat deze sinds een bepaald tijdstip niet meer is gewijzigd. Zoals hierboven wordt de tijdstempeldienst normaal gezien uitgevoerd door een Gekwalificeerde Aanbieder van vertrouwensdiensten, die via dit proces het bestaan van de data op een bepaalde datum en tijd certificeert.

Hoewel Conservación Sustitutiva een voor en na markeert in de digitalisering van Italiaanse bedrijven, zijn de meeste documenten tegenwoordig digitaal aan de bron. Daarom zijn de termen die vandaag de dag het meest gebruikt worden meestal “Digitale bewaring” of “Elektronische bewaring”, omdat ze de bewaring van alle soorten documenten omvatten, ongeacht hun herkomst.
 

eIDAS-verordening: wat is het en hoe beïnvloedt het digitale archivering?

In een steeds digitaler Europa hebben burgers, bedrijven en de publieke sector behoefte aan een regelgevingskader dat veiligheid en rechtszekerheid biedt voor de elektronische activiteiten die dagelijks plaatsvinden in zowel de publieke als de private omgeving. Deze beveiligingsmechanismen zijn vastgelegd in Verordening nr. 910/2014, bekend als de eIDAS-verordening (elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt), betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt. De verordening is sinds 1 juli 2016 van toepassing. De eIDAS-verordening legt de basis voor veiligere elektronische transacties tussen burgers, bedrijven en de publieke sector.

De belangrijkste bepalingen van de verordening kunnen in drie kernpunten worden samengevat:

• Het stelt een wettelijk kader vast voor elektronische handtekeningen, elektronische zegels, elektronische tijdstempels, elektronische leveringsdiensten en websiteauthenticatie. 
• Het regelt de gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten: van veiligheidsvereisten om deze functie te vervullen tot auditprocessen. Een verlener van vertrouwensdiensten is een natuurlijke of rechtspersoon die een of meer vertrouwensdiensten aanbiedt, als gekwalificeerde verlener of als niet-gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten.

“EDICOM is een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten voor de uitgifte van certificaten, het genereren van tijdstempels, gecertificeerde elektronische levering en langetermijnopslag.”  

• Het bepaalt de voorwaarden waaronder de landen van de Unie de elektronische identificatiemiddelen van personen en bedrijven uit andere lidstaten moeten accepteren, om zo interoperabiliteit te garanderen.

De eIDAS-verordening betekent niet alleen een doorbraak op het gebied van elektronische identificatiemethoden, maar stimuleert ook de digitale transformatie van bedrijven en overheden. De implementatie van vertrouwensdiensten plaatst elektronische documenten op gelijke voet met analoge documenten, waardoor elektronische documenten aan de bron kunnen worden verwerkt met dezelfde geldigheid als documenten die traditioneel op papier worden uitgegeven.  Een belangrijke stap naar efficiëntie in het digitale tijdperk.

Toepassingen van gereguleerde digitale archivering

De digitale opslag van documenten is verplicht in het geval van elektronische facturen en elk ander fiscaal relevant document. Onder deze laatste vinden we documenten zoals de PEC (gecertificeerde elektronische mail), contracten en documenten ondertekend met een digitale handtekening of orderbevestigingen, naast vele andere. De meest voorkomende zijn:

Digitale archivering van elektronische facturen

De opslag van elektronische facturen en boekhoudkundige documenten is verplicht voor een periode van 10 jaar vanaf de datum van uitgifte.

Digitale opslag van onkostennota's

Digitale opslag strekt zich in de regel uit tot het declareren van onkostennota's en hun bewijsstukken. Onkostennota's moeten op dezelfde manier worden bewaard als facturen en hun authenticiteit en integriteit moeten worden gewaarborgd.

Digitale archivering van handtekeningen bij documenten die onderworpen zijn aan goedkeuringsworkflows 

Sommige belangrijke documenten zijn onderhevig aan goedkeuringsprocessen waarbij een of meerdere personen betrokken moeten zijn om de garanties en bewijzen van conformiteit met hun inhoud te hebben. Commerciële offertes, facturen van leveranciers, arbeidscontracten, contracten voor de levering van diensten, enz. Er zijn oplossingen op de markt die de digitalisering van deze goedkeuringen vergemakkelijken. Afhankelijk van het kritieke karakter van het document maken deze oplossingen gebruik van meer of minder veeleisende goedkeuringsprocedures (elektronische handtekening, handtekening met erkend certificaat, dubbele authenticatiefactor, enz.) 

In deze gevallen is het niet alleen belangrijk om het goedgekeurde document digitaal te bewaren, maar is het nog belangrijker om het bewijs van elke goedkeuring te bewaren. Dit bewijs genereert een spoor dat, geïdentificeerd op een bepaald moment door middel van een elektronische tijdstempel, meer garanties biedt in geval van mogelijke discrepanties of geschilpunten.
 

“EDICOMSignADoc is de oplossing voor de goedkeuring van documenten met elektronische handtekening die, in combinatie met de EDICOM Qualified Trusted Service Provider diensten, de digitale bewaring van deze documenten automatiseert, samen met het bewijs van goedkeuring.”

De volledige opeenvolging van dit bewijs wordt geïntegreerd in een rapport dat op zijn beurt wordt ondertekend door de vertrouwde derde partij. Dit rapport is een belangrijk hulpmiddel voor het vastleggen van de stappen die een document heeft doorlopen vanaf de uitgifte tot de uiteindelijke goedkeuring. 

De verplichting tot digitale bewaring geldt ook voor digitaal ondertekende documenten, ongeacht de oplossing die tijdens het ondertekeningsproces werd gebruikt.

Digitaal bewaren van gecertificeerde elektronische mail (PEC)

PEC (Posta Elettronica Certificata) is gecertificeerde elektronische post. Het is een systeem waarmee e-mails kunnen worden verzonden met een juridische waarde die gelijk is aan die van een aangetekende brief. Omdat ze mogelijk fiscaal relevant zijn, moeten ze ook worden bewaard.

EDICOM Long-Term Archiving (EDICOMLta)

EDICOMLta (Long-Term Archiving) is de gecertificeerde lange termijn elektronische opslagdienst ontwikkeld en aangeboden door EDICOM als gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener. 

EDICOMLta is een gecertificeerd platform voor het veiligstellen van elektronische documenten voor de periode die door bedrijven wordt vereist of door wetgeving wordt bepaald. Het kan elk type document en in elk formaat opslaan. 

Dit platform garandeert de beschikbaarheid, integriteit, authenticiteit en veiligheid van de opgeslagen documenten. Hiertoe garandeert het permanente toegang tot en het terugvinden van alle documenten die naar het platform zijn geüpload, evenals bewijsbeheer waarmee de integriteit van digitaal opgeslagen documenten vanuit juridisch oogpunt kan worden aangetoond. Een digitaal bewijs is een bestand dat een bewerking van een document juridisch rechtvaardigt.
 

“EDICOMLta is een gecertificeerde oplossing voor elektronische opslag die documenten bewaart met behoud van hun integriteit en authenticiteit in de loop der tijd.”

EDICOM's actieve rol als gekwalificeerde aanbieder van vertrouwensdiensten omvat het uitvoeren van voortdurende audits op de gearchiveerde records, in overeenstemming met internationale standaarden (XSADEsLT en ISO14641) en lokale regelgeving waar van toepassing. Dit alles met het doel om de bewaarde documenten de status van elektronische originelen met bewijskracht te geven, waardoor ze geldig zijn voor derde partijen en autoriteiten.

In het geval van Italië voldoet EDICOMLta standaard aan alle eisen met betrekking tot digitale bewaring. Documenten die in EDICOMLta worden gearchiveerd hebben een gegarandeerde integriteit, authenticiteit en toegankelijkheid, waarbij altijd aan de hoogste veiligheidsnormen wordt voldaan.

Voordelen van EDICOMLta

• Integriteit en authenticiteit: EDICOM implementeert gekwalificeerde handtekening en gekwalificeerde elektronische tijdstempels (timestamp), die zowel voldoen aan de vereisten van de eIDAS Verordening voor gekwalificeerde vertrouwensdiensten, als aan de vereisten van de Italiaanse wet voor gereguleerde digitale archivering.
• Raadpleging en traceerbaarheid: Alle elektronische documenten worden op het platform geclassificeerd en gerubriceerd op basis van metadata. Deze metadata maken de definitie van traceerbaarheid tussen documenten mogelijk en vergemakkelijken het onmiddellijk raadplegen en terugvinden binnen het platform.
• Hiërarchisatie van documenten: EDICOMLta maakt het mogelijk om de volledige cyclus van elk elektronisch document te bewaren.
• Legale archivering:Elektronische bestanden worden opgeslagen in EDICOM's Data Processing Center (DPC) onder strikte veiligheidsmaatregelen. 
• Documentencontrole:   De elektronische handtekeningen en stempels van documenten worden periodiek gecontroleerd om hun integriteit en authenticiteitsattributen te behouden.
• Toegankelijkheid en beheer: EDICOMLta maakt integratie mogelijk met interne managementsystemen van bedrijven (o.a. ERP, CRM of SCM) of met EDICOM's EDI- en e-factuuroplossingen, waardoor de opslag van deze elektronische documenten wordt geautomatiseerd.
• Redundantie:  EDICOM slaat elektronische bestanden redundant op in twee DPC's om de veiligheid te verhogen en 99,9% beschikbaarheid te garanderen.