Compliance as a Service (CaaS): wat is het en hoe kan ik er voordeel uit halen?

Compliance as a Service (CaaS) is een cloud-gebaseerde oplossing om te voldoen aan de juridische en technische vereisten die gepaard gaan met de verschillende regels voor elektronische transacties wereldwijd. 

Het zakelijke ecosysteem wordt steeds complexer. Bedrijven opereren in een wereldwijde omgeving met een breed en gefragmenteerd wetgevend kader, dat in veel gevallen onderworpen is aan intensieve controle. In dit scenario is compliance van groot belang geworden voor organisaties.

Wat is compliance?

Compliance of corporate compliance is het geheel van procedures en best practices die worden toegepast om ervoor te zorgen dat een bedrijf en zijn bestuurders de regelgeving naleven. Dit omvat het toezicht op de wetgeving die van invloed is op het bedrijf in elk van de landen waar het actief is, maar ook andere aspecten die meer te maken hebben met de ethiek en moraal van het bedrijf. Bijvoorbeeld goed bestuur, vertrouwelijkheid van gegevens of financiële transparantie.

Compliance is niet nieuw. Het is ontstaan in de Angelsaksische wereld en gekoppeld aan de financiële wereld vanwege de enorme hoeveelheid regels waaraan deze bedrijven moesten voldoen. Tegenwoordig heeft het zich echter verspreid naar alle productiesectoren als gevolg van de globalisering.

Waarom Compliance as a Service (CaaS)?

Tegenwoordig is compliance direct gerelateerd aan technologie. Bedrijven over de hele wereld zitten midden in een digitaal transformatieproces, een evolutie die leidt tot het gebruik van technologische tools op verschillende operationele niveaus van bedrijven.

Compliance as a Service (CaaS) is een dienst waarmee organisaties hun regelnaleving (fiscaal, commercieel, enz.) kunnen uitbesteden en automatiseren. Dit houdt in dat de Compliance provider verantwoordelijk is voor het beheren en garanderen dat het bedrijf voldoet aan de voorschriften en normen die van toepassing zijn op zijn sector. Op deze manier is het de bedoeling om de werklast van de bedrijven te verminderen, de economische kosten te minimaliseren en vooral de compliancevereisten tot op zekere hoogte te vereenvoudigen.

Traditioneel was er veel vraag naar deze service in sterk gereguleerde sectoren zoals de farmaceutische, bancaire en financiële sector. Maar vandaag de dag zal elk bedrijf dat actief is op een wereldmarkt waarschijnlijk moeten voldoen aan regelgeving. 

Dankzij technologie wordt de compliance service op een geautomatiseerde manier geïntegreerd in de bedrijfsprocessen. Het implementeren van CaaS-oplossingen vereist een bepaald digitaliseringsniveau van bedrijven, maar de kostenbesparingen door het optimaliseren van processen en het verbeteren van de efficiëntie, evenals het voordeel van schaalbare oplossingen, maken het de moeite waard om de CaaS-service te overwegen als onderdeel van een bredere digitale strategie.

Voordelen van het uitbesteden van de CaaS-service

• De risico's elimineren van niet-naleving van regelgeving bij elektronische transacties (boetes, sancties, vereisten) die economische kosten, tijd en middelen met zich meebrengen, evenals gevolgen voor de reputatie van het bedrijf. 
• Op de hoogte blijven van wettelijke en technische vereisten. 
• Het verlagen van de managementkosten door het uitbesteden van een gespecialiseerde dienst die continu moet kunnen inspelen op veranderingen om in lijn te blijven met de regelgeving.
• Middelen concentreren op de strategische doelstellingen van het bedrijf.
• Snelle aanpassing aan nieuwe markten.
• Gespecialiseerd advies om nieuwe projecten aan te pakken.
• Constante update van cloudservices.

Proactieve vs. reactieve naleving

De complexiteit van het opereren in zo'n gefragmenteerde wereldwijde markt in termen van regelgeving verhoogt de risico's van niet-naleving van de belastingwetgeving, inbreuken op de beveiliging, enz.  Dit brengt de noodzaak met zich mee om te anticiperen en proactief veranderingen en behoeften te identificeren om een compliant organisatie te zijn. 

Een proactieve strategie omvat het inventariseren van compliance en de risico's van niet-compliance om nieuwe projecten met garanties aan te pakken. Met een strategische partner die zorgt voor internationale compliance in alle elektronische transacties kunnen organisaties met vertrouwen opereren.

Compliance as a Service en e-facturatie

Naleving van de wettelijke vereisten voor elektronische facturering en elektronische btw-rapportage is een van de aspecten die meestal worden overgelaten aan Compliance as a Service, omdat dit moeilijk taken kunnen zijn om intern uit te voeren. Via consultancyfirma's en technologieleveranciers worden de taken van het monitoren en herzien van nieuwe of bijgewerkte regelgeving gedelegeerd om naleving van de wetgeving te garanderen. 

De afgelopen jaren zijn elektronische factureringssystemen in veel landen over de hele wereld verplicht geworden en er is momenteel wetgeving van kracht in de implementatiefase. De vereisten voor de correcte uitgifte van facturen verschillen echter van plaats tot plaats: verschillende normen, formaten, deadlines voor declaraties, beveiligingsmechanismen, enz. Het resultaat is een groeiende vraag naar CaaS-oplossingen bij bedrijven.

De relatie tussen CaaS en e-facturatie ligt in het feit dat naleving van de regelgeving aspecten kan omvatten die verband houden met de uitgifte en het beheer van e-facturen. In veel landen zijn bedrijven verplicht om te voldoen aan bepaalde specifieke eisen en voorschriften voor het uitgeven van e-facturen, zoals het gebruik van een specifiek formaat, het opnemen van bepaalde verplichte gegevens en het gebruik van digitale handtekeningen of beveiligingscertificaten.

In deze context kan een CaaS-provider diensten aanbieden met betrekking tot de implementatie en het beheer van e-facturatie als onderdeel van zijn compliance-aanbod. Dit kan het opzetten van e-facturatiesystemen en -tools omvatten, de integratie met bestaande bedrijfssystemen, de naleving van wettelijke en fiscale vereisten en het genereren van de nodige rapporten en bestanden voor de belastingautoriteiten.

Dankzij CaaS wordt compliance management uitbesteed. CaaS biedt bedrijven de mogelijkheid om hun end-to-end compliance-inspanningen te beheren door de processen en het beheer van compliancegerelateerde informatie te automatiseren. Dit omvat het verzamelen, opslaan en analyseren van compliancerelevante gegevens zoals beleidsregels, procedures, rapporten, auditbewijs en meer. Door deze informatie te centraliseren en te organiseren, vergemakkelijkt CaaS de toegang en raadpleging ervan, wat de besluitvorming en de reactie op wettelijke vereisten versnelt.

Kortom, dankzij Compliance as a Service (CaaS) kunnen bedrijven compliance management uitbesteden, waardoor ze kunnen vertrouwen op gespecialiseerde experts en gebruik kunnen maken van technologische oplossingen om processen te automatiseren en informatie efficiënt te beheren. Dit helpt niet alleen om de kosten te verlagen en de efficiëntie te verbeteren, maar helpt ook om naleving van de geldende voorschriften en normen te garanderen.