De 10 fasen voor het migreren van een EDI-platform

Miljoenen berichten, duizenden gesprekspartners, honderden integraties... Het migreren van uw gehele EDI-platform is mogelijk en zelfs agile. We leggen uit hoe.

Het kan vele redenen hebben...

Ik moet mijn interne EDI-oplossing migreren naar een SaaS EDI-platform, ik kan de service die ik nodig heb niet vinden bij mijn huidige EDI-provider en ik wil een andere proberen, mijn bedrijf groeit in andere landen en mijn EDI-platform moet ook groeien ... enz.

En ook veel remmende factoren...

Ik heb tientallen applicaties verbonden met mijn EDI-platform met interne ontwikkelingen en ik zie geen manier om het naar een SaaS-service te verplaatsen, EDI is van vitaal belang in mijn dagelijkse activiteiten en ik kan het niet stoppen om een migratie te doen, ik heb duizenden leveranciers aangesloten op mijn huidige platform, hoe beheer ik de nieuwe connectiviteit... enz.

In dit artikel leggen we uit hoe u uw EDI-migratieproject met flexibiliteit en succes kunt benaderen, volgens een projectmanagementplanning die is onderverdeeld in 10 fasen. Allemaal gebaseerd op onze eigen werkmethodologie en collaboratieve managementtools die voortkomen uit 30 jaar ervaring in de implementatie van grote B2B-projecten voor bedrijven uit verschillende productieve sectoren.

Fase 1. Analyse van informatie

In de eerste fase van het project wordt een gedetailleerde analyse gemaakt van de door de klant beschreven berichtenoverdrachtsstromen, waarbij de commerciële en technische acties worden gedefinieerd die moeten worden uitgevoerd. Het is een noodzakelijke voorbereidende stap om het te realiseren werk te evalueren en de mogelijke risico's te bepalen die zich tijdens de migratie kunnen voordoen, aangezien het essentieel is om een migratie uit te voeren die geen invloed heeft op de dagelijkse activiteiten van onze klanten.

Fase 2. Integratiestromen definiëren

Voor elke berichtenstroom zijn de uit te voeren taken als volgt:

• Definitie van specificaties en documentatie van de klantinterface. Het doel is om de interfaces zoveel mogelijk te harmoniseren en niet een andere te gebruiken door middel van mapping.
• Ondersteuning bij de ontwikkeling van interfacegegevens.
• Specifieke ontwikkelingen: Toegang tot een tussenliggende gegevenstabel of lijst van equivalenten indien nodig.
• Definitie van het bericht op het EDI-platform.
• Ontwikkeling van integratieprocessen per type bericht. • Verificatietest (syntaxis en semantiek).
• Uitwisselingstest.

Fase 3. Het EDI-platform configureren

EDICOM configureert de verschillende omgevingen volgens de bedrijfsarchitectuur van de klanten in overeenstemming met hun bedrijfsorganisatie.

Voor elke business unit wordt een omgeving geconfigureerd die gegevensoverdrachtsstromen voor die unit centraliseert. Het doel is echter om één verbinding te hebben om de overdracht te stroomlijnen van documenten die geassocieerd zijn met alle verschillende stromen.

De omgevingen worden geconfigureerd op de EDICOM-servers en voor elke omgeving is het noodzakelijk om de frequentie te configureren van het verzenden van de verzonden of ontvangen berichten, de alarmen, de gebruikers, de taal, het type berichten, de te gebruiken protocollen, de coderingsmechanismen en hun bijbehorende acties. Alle berichten per zakenpartner worden ook geconfigureerd en getest.

EDICOM beveelt de inrichting aan van een testomgeving die wordt gebruikt om tests uit te voeren met handelspartners voordat ze in productie gaan, en ook om onder andere massamailings en mappingcontroles uit te voeren.

Fase 4. Integratie met ERP van de klant

Edicom's iPaaS applicatie maakt de integratie van verschillende ERP's of managementsystemen met het EDI platform mogelijk. Aspecten zoals taal, tijd of processen bepalen de toe te passen middelen (projectmanagers, consultants of helpdesk).

Elke procedure begint en eindigt met de overdracht van bestanden naar het interne systeem van de klant. EDICOM biedt verschillende alternatieven voor het communicatiekanaal, altijd rekening houdend met veiligheid en beschikbaarheid. De overdracht van bestanden moet worden getest voordat ze in productie gaan, omdat het noodzakelijk is om een robuuste verbinding tot stand te brengen.

Bovendien wordt vooraf een back-upkanaal gedefinieerd in geval van problemen met het primaire.

Fase 5. EDICOM-coördinatie met EDI-partners

Een van de meest kritieke fasen is de coördinatie met elk van de zakenpartners die verbinding moeten maken met het nieuwe EDI-platform. Er moet precies gedefinieerd worden hoe en wanneer de wijziging moet worden gerapporteerd, uiteraard in overeenstemming met de gedefinieerde migratiestrategie.

Omdat het een netwerkmigratie is, moet elke partner de communicatie op zijn eigen platform tot stand brengen, wat een gatewayverzoek, een AS2 Id-wijziging of zelfs een protocolwijziging kan inhouden.

Het is belangrijk om een gepersonaliseerde communicatiestrategie te definiëren op basis van de wijzigingen die de partner moet doorvoeren, evenals de coördinatie op de migratiedatum. Alles wordt gedefinieerd vanuit een gespreide migratieplanning op basis van prioriteit, waarbij controles voor elke migratiegroep worden gedefinieerd die gericht zijn op het detecteren van mogelijke problemen tijdens de inbedrijfstelling.

EDICOM heeft een enorme ervaring en zelf-ontwikkelde samenwerkingstools die het beheer van de EDI-onboarding van uw hele gemeenschap van partners stroomlijnen.

Moet u uw EDI-platform migreren naar een SaaS-model?

Vertel ons over uw situatie en ontvang een persoonlijk voorstel.

Fase 6. Testen en valideren van informatieoverdrachtstromen

EDICOM ontwikkelt controlemechanismen voor het garanderen van de correcte werking van de oplossing en de naleving van de met klanten overeengekomen bedrijfsregels. Het doel is dat migratieprocessen geen invloed hebben op de dagelijkse routine van bedrijven.

Om dit te doen, stellen we de volgende acties vast:

• Verificatie dat het integratieproces het juiste eindbestand genereert.
• Gedurende een bepaalde periode een soort controlebericht van een zakenpartner ontvangen om ervoor te zorgen dat alle processen naar behoren werken
• In geval van een storing (een bericht dat na meerdere pogingen of tijd niet is ontvangen of verzonden), wordt een probleemanalyse- en oplossingsticket geopend dat het incident documenteert.
• Ontvangst van een bevestigingsbericht over een eerder verzonden bericht.

Fase 7. Ontwikkeling van controles voor bedrijfsregels

Samen met de klant wordt de definitie en ontwikkeling van specifieke controles uitgevoerd om mogelijke incidenten in de fase van verandering naar productie te detecteren.

Dit soort controles zijn specifiek gericht op de bedrijfsprocessen van onze klanten.

• Controles die zijn gekoppeld aan het bericht (business unit, landbedrijf), de zakenpartner en het tijdstip van vertrek en invoer van het bericht. Als bedrijf 1, gevestigd in Frankrijk, bijvoorbeeld vóór 9 uur 's ochtends inkooporders van een zakenpartner in Frankrijk moet ontvangen, zal het platform informeren als niet aan deze vereiste wordt voldaan.
• Monitoring van activiteitencontroles. Meld bijvoorbeeld of er een periode is verstreken na het genereren van uitvoerberichten door het bedrijf of de bedrijfseenheid. Op deze manier kunnen we detecteren of een bepaalde handelspartner, zodra deze in productie is gegaan, al is voorbereid op de definitie van communicatie.

Fase 8. Gebruikerstraining

Samen met de klant wordt een trainingsprogramma gedefinieerd met sessies aangepast aan de verschillende gebruikersprofielen:

• Gebruiker beheerder
• Gebruiker
• Gebruiker van procesbeheer

Ons EDI-platform wordt aangeboden in SaaS-modus met informatiestromen geïntegreerd met het interne managementsysteem van de klant en met 24x7 ondersteuning die afhankelijk van het serviceniveau kan worden aangeboden met een dedicated technicus. Hoewel dit alles een volledig transparant gebruik van de applicatie mogelijk maakt, zijn de aangepaste trainingen zeer nuttig, zodat gebruikers die te maken hebben met de EDI-uitwisselingsprocessen weten hoe de processen werken en toegang hebben tot geavanceerde functionaliteiten van het platform, waarmee ze hun dagelijkse activiteiten kunnen verbeteren, zoals het raadplegen van statistieken, waarschuwingen... enz.

Fase 9. Ingebruikname en monitoring

EDICOM biedt hulp tijdens de transitie door de processen te monitoren via de controlemechanismen en de gebruiker te begeleiden. In die zin is het gebruikelijk om in deze projecten een periode na de definitieve lancering (go live) op te nemen, waarin onze technici toezicht houden op de correcte werking.

Vóór deze periode worden alle tests uitgevoerd en worden integraties uitgevoerd in volumes die hoog genoeg zijn om de stabiliteit van het platform te garanderen.

Na het succesvol doorlopen van alle controles, verzoeken onze technici om beëindiging van het project.

Na de afsluiting van het project is de service en continue ondersteuning in handen van ons International Support Center, dat de klant helpt om elk probleem of twijfel op te lossen. EDICOM biedt met zijn EDI SaaS-platform een preferentiële service, een vorm van klantenondersteuning die wordt gekenmerkt door toegang tot een directe lijn en een speciale technische contactpersoon binnen EDICOM.

Fase 10. Projectdocumentatie

In de documentatie geven we alle formaatspecificaties en de inhoud van de te genereren/integreren bestanden zodat alle structuren volledig gedefinieerd zijn.

Ontdek de mogelijkheden van onze Saas EDI software

EDIWIN is de EDI B2B2G communicatiesoftware ontwikkeld door EDICOM voor een efficiënte uitwisseling van alle commerciële, logistieke of fiscale transacties van een groot bedrijf.

Onze SaaS EDI-oplossing evolueert voortdurend om onze klanten veiligheid, schaalbaarheid en traceerbaarheid te bieden in de communicatie met hun partners.