Digitale factuur in Venezuela: Verplichtingen, regelgeving en sleutels tot de implementatie

Digitale facturatie in Venezuela is de ruggengraat geworden van het digitale transformatieproces dat wordt gepromoot door de Nationale Douane- en Belastingdienst (SENIAT). In dit artikel leggen we alles uit wat u moet weten over de huidige regelgeving, wie verplicht is, hoe het facturatiesysteem van de SENIAT werkt en hoe u zich effectief kunt voorbereiden op dit elektronische model.

Wat is de digitale factuur in Venezuela?

De digitale factuur is een elektronisch document dat de traditionele papieren factuur vervangt, die een voorgedrukt nummer bevatte dat werd toegekend door bevoegde drukkers, en heeft dezelfde juridische en fiscale geldigheid. In Venezuela maakt de invoering ervan deel uit van de strategie van SENIAT om het belastingstelsel te moderniseren, de belastingcontrole te verbeteren en een efficiëntere belastinginning mogelijk te maken.

In tegenstelling tot een geprinte of gescande factuur, is de digitale factuur een elektronisch gegenereerde grafische weergave die een controlenummer bevat dat is toegekend door een digitale printer die is geautoriseerd door de SENIAT, waardoor het geldig is voor belastingdoeleinden. De factuur kan op elke digitale manier worden verzonden en is speciaal ontworpen om commerciële transacties op een veilige, transparante en conforme manier te ondersteunen.

Kenmerken van de digitale factuur in Venezuela:

• Het is een elektronisch gegenereerde grafische weergave, geen gescande kopie van een handmatige factuur.
• Het bevat een fiscaal controlenummer waardoor het geldig is voor de SENIAT.
• Het bevat een factuurnummer dat wordt toegewezen door factureringssoftware die is goedgekeurd door de SENIAT.
• De factuur kan op elke digitale manier worden verzonden (e-mail, online platforms, enz.).
• De factuur heeft dezelfde kenmerken als een fysieke factuur.
• Het heeft volledige juridische en fiscale geldigheid, net als een factuur die is afgedrukt door een erkende drukker.

Wettelijk kader voor digitale facturering in Venezuela

Het gebruik van digitale facturering in Venezuela wordt geregeld door Administratief Besluit nr. SNAT/2024/000102, gepubliceerd in het Staatsblad nr. 43.032 van 19 december 2024. Deze verordening, uitgevaardigd door de SENIAT, stelt de voorwaarden vast voor de uitgifte van facturen en andere belastingdocumenten (debetnota's, creditnota's, vrachtbrieven en inkomstenbelasting- of btw-bonnen voor gedane aankopen) via digitale middelen, als onderdeel van het fiscale moderniseringsproces van het land.

Hoewel het besluit in werking trad op de dag van publicatie, begon de verplichte toepassing ervan op 19 maart 2025. Vanaf die datum moeten de bedrijven die onder de verordening vallen voldoen aan een reeks technische en operationele vereisten om belastingdocumenten digitaal te kunnen uitgeven.

Deze verordening vervangt en breidt de bepalingen van Ruling nr. SNAT/2014/0032 uit, die sinds 2014 elektronische facturering voor massadienstverleners toestond. Met de nieuwe verordening wordt de vereiste van een minimaal uitgiftevolume afgeschaft, waardoor elk bedrijf de mogelijkheid krijgt om digitaal te factureren, zolang het voldoet aan de richtlijnen die zijn opgesteld door de SENIAT.

¿Wie moet digitale facturen uitreiken?

SNAT/2024/000102 stelt verschillende principes vast voor het uitreiken van digitale facturen in Venezuela, afhankelijk van het type belastingbetaler en de aard van hun activiteiten.

• Belastingplichtigen die uitsluitend elektronisch werken: zij zijn verplicht om digitale facturen uit te reiken voor elke verkoop als zij hun commerciële activiteiten uitsluitend uitvoeren via digitale platforms, websites of online portalen.
• Belastingplichtigen die fiscale machines gebruiken en ook online verkopen: zij moeten alleen digitale facturen uitreiken voor transacties die langs elektronische weg worden verricht. Daarnaast zijn ze verplicht om de transacties die met een fiscaal apparaat worden verricht en de transacties die langs digitale weg worden verricht, afzonderlijk in de verkoopadministratie op te nemen.
• Belastingplichtigen die vrijwillig willen overstappen op het systeem: Iedere natuurlijke of rechtspersoon die hiertoe niet verplicht is, kan op vrijwillige basis overstappen op het gebruik van de digitale factuur, op voorwaarde dat hij een formeel verzoek indient bij het SENIAT en de bijbehorende machtiging verkrijgt.

Wat moet een digitale factuur bevatten?

Wil een digitale factuur juridisch en fiscaal geldig zijn in Venezuela, dan moet deze voldoen aan de vereisten die zijn opgesteld door de SENIAT. Deze vereisten zijn verplicht en hun correcte opname is essentieel om opmerkingen of boetes van de Belastingdienst te voorkomen.

De belangrijkste informatie die een digitale factuur moet bevatten wordt hieronder beschreven:

• Het woord “factuur” als naam van het document.
• Unieke en opeenvolgende nummering.
• Fiscale gegevens van de verstrekker en ontvanger: naam of bedrijfsnaam, RIF en fiscaal vestigingsadres.
• Datum en tijdstip van uitgifte.
• Controlenummer toegekend door een bevoegde digitale drukker.
• Beschrijving van de transactie, inclusief prijs, codes en details van producten of diensten.
• Kortingbedragen: maatstaf van heffing, btw, kortingen en totaalbedrag van de transactie.
• Gegevens van de gemachtigde digitale drukker en datum van toekenning van het controlenummer.

Bovendien moet in de voettekst worden vermeld dat het document is afgegeven “in overeenstemming met Administratief Besluit SNAT/2014/0032”, samen met de datum en het tijdstip waarop de controlenummers zijn gegenereerd.

¿Hoe werkt de digitale factuur in Venezuela?

Het digitale facturatiesysteem in Venezuela volgt een eenvoudig proces dat de rechtsgeldigheid van elke digitale factuur garandeert, in overeenstemming met de richtlijnen van SENIAT. Hieronder volgt een gedetailleerde beschrijving van hoe dit proces werkt:

• Uitgifte van de factuur: De digitale factuur wordt gegenereerd wanneer een verkoop wordt gedaan of een dienst wordt verleend, met behulp van goedgekeurde factureringssoftware die voldoet aan de technische eisen van SENIAT.
• Toekennen van het controlenummer: De informatie die nodig is voor het genereren van de digitale factuur wordt naar een door SENIAT erkende digitale drukker gestuurd, die verantwoordelijk is voor de verwerking en het toekennen van een uniek en opeenvolgend controlenummer. Dit nummer is verplicht en verleent fiscale geldigheid aan het document.
• Verzending naar de klant: Zodra het controlenummer is opgenomen, wordt de factuur of het belastingdocument per e-mail of op een andere elektronische manier naar de klant gestuurd.
• Bewaren: Zowel de uitgever als de digitale drukker moeten de digitale facturen minimaal 10 jaar bewaren, zoals vastgelegd in de regelgeving. Bovendien wordt deze periode volgens de organieke belastingwet gerekend vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin het document is uitgegeven.

Wat is een digitale drukker?

Een digitale drukker is een bedrijf dat door de SENIAT gemachtigd is om controlenummers toe te kennen aan facturen en belastingdocumenten, zoals geregeld in Administratief Besluit nr. SNAT/2014/0032. Deze toekenning dient om rechtsgeldigheid te verlenen aan documenten die elektronisch worden uitgegeven.

Om deze machtiging te verkrijgen, moet de geïnteresseerde onderneming een formeel verzoek indienen bij de Auditing Division of de overeenkomstige Sector van het Regional Management of Internal Taxes, vergezeld van de vereiste documenten. Vervolgens beoordeelt de SENIAT de aanvraag en vaardigt een administratieve uitspraak uit waarin de machtiging als digitale drukker wordt goedgekeurd of geweigerd.

Vereisten voor het uitreiken van digitale facturen in Venezuela

Om digitale facturen uit te reiken in Venezuela, moet u de uitdrukkelijke toestemming hebben van de SENIAT. Deze toestemming wordt verkregen door het indienen van een formeel verzoek, waarin het volgende wordt vermeld:

• Er moet factureringssoftware beschikbaar zijn die is goedgekeurd door de SENIAT.
• Er moet een door de SENIAT goedgekeurde digitale printer zijn gecontracteerd.
• Deze moet bij administratief besluit gemachtigd zijn om facturen en belastingdocumenten uit te reiken. 
• Beschikken over eigen technische capaciteit, of via derden, voor het bewaren en beveiligen van de uitgegeven informatie.
• De SENIAT is verzekerd van permanente elektronische toegang tot deze informatie.

Deze procedure wordt uitgevoerd op het Regionale Interne Belasting Management Kantoor en digitale facturering kan pas beginnen nadat officiële goedkeuring is ontvangen door middel van een Administratief Besluit.

Verplicht gebruik van door de SENIAT goedgekeurde factureringssoftware

Vanaf 19 maart 2025 moeten alle belastingplichtigen die in Venezuela verplicht zijn digitale facturen uit te reiken, gebruikmaken van door de SENIAT erkende en goedgekeurde factureringssoftware, zoals vastgesteld in Administratief Besluit nr. SNAT/2024/000121, gepubliceerd in het Staatsblad nr. 43.032.

Dit besluit regelt de voorwaarden en eisen waaraan leveranciers van computersystemen voor het uitreiken van facturen en andere belastingdocumenten moeten voldoen. Het doel is de veiligheid, integriteit en traceerbaarheid van belastinggegevens te garanderen door middel van technologische oplossingen die voldoen aan specifieke technische eisen, zoals automatische verzending naar de SENIAT, gedetailleerde registratie van gebeurtenissen, controle op wijzigingen en real-time toegang voor controledoeleinden.

Voordelen van het gebruik van digitale facturatie in Venezuela

Het implementeren van digitale facturatie stelt u niet alleen in staat om te voldoen aan de vereisten van SENIAT, maar brengt ook aanzienlijke operationele, economische en administratieve voordelen met zich mee.

• Kostenbesparingen: Het elimineert druk-, papier- en fysieke opslagkosten, wat de bedrijfskosten aanzienlijk verlaagt.
• Procesflexibiliteit: De uitgifte en levering van facturen is snel en geautomatiseerd, waardoor de workflow verbetert en de wachttijden afnemen.
• Klantvriendelijkheid: Digitale facturen kunnen worden gebruikt in boekhoudprocessen of administratieve procedures, wat gemak en traceerbaarheid biedt.
• Beveiliging en permanente toegang: Alle informatie wordt elektronisch opgeslagen en kan op elk moment worden geraadpleegd.
• Betere fiscale controle: Door de uitgifte van documenten te automatiseren, vermindert u handmatige fouten en zorgt u ervoor dat u voldoet aan de geldende voorschriften.

Hoe bereid ik mijn bedrijf voor op digitale facturatie in Venezuela?

De inwerkingtreding van Administrative regels SNAT/2024/000102 en 000121 betekenen een belangrijke verandering voor bedrijven die via digitale media in Venezuela opereren. Het naleven van deze regelgeving is essentieel om de bedrijfscontinuïteit te garanderen en mogelijke sancties te vermijden. Aanpassing aan het nieuwe systeem impliceert het hebben van factureringssoftware die is goedgekeurd door de SENIAT, die voldoet aan de vastgestelde technische vereisten, waarmee facturen en belastingdocumenten in het vereiste formaat kunnen worden uitgegeven en die is geïntegreerd met erkende digitale printers voor de toekenning van het fiscale controlenummer.

In deze context kan een technologiepartner met internationale ervaring in elektronisch factureren het verschil maken. EDICOM, als wereldwijde leverancier van e-facturatie en oplossingen voor naleving van de belastingwetgeving, helpt bedrijven hun processen te automatiseren, risico's te verminderen en naleving van de regelgeving te garanderen. Ons platform is schaalbaar en aanpasbaar aan de regelgeving van verschillende landen, zodat bedrijven efficiënt en veilig kunnen werken en de traceerbaarheid en naleving van hun elektronische transacties kunnen garanderen.