Hoe werkt de elektronische factuur in Chili

Het elektronische facturatiesysteem in Chili is zeer geconsolideerd. Sinds 1 februari 2018 zijn alle bedrijven in het land, in overeenstemming met wet nr. 20.727, verplicht om hun belastingdocumenten elektronisch uit te geven, waardoor belastingdocumenten die op papier zijn afgegeven, geen rechtsgeldigheid meer hebben. De Interne Belastingdienst (SII), de entiteit die de fiscale controle in Chili reguleert, stelt verschillende facturatiesystemen ter beschikking aan bedrijven. 

Evolutie van elektronische facturatie in Chili

Chili begon met het implementeren van elektronische facturatie in 2003 toen de Interne Belastingdienst (SII) begon met de massificatie van het vrijwillige systeem voor alle belastingbetalers die er gebruik van wilden maken.

In 2014 stelt wet nr. 20.727 het verplichte gebruik van de elektronische factuur in Chili vast, met een periode van geleidelijke integratie vanaf de inwerkingtreding van de wet op 31 januari 2014. Gedurende deze tijd worden de fysieke of papieren documenten vervangen door de verschillende elektronische belastingdocumenten (DTE) die door de wetgeving worden bepaald: Facturen, creditnota's, debetnota's, verzendgidsen, inkoopfacturen, vrijgestelde facturen. 

Actoren en werking van de elektronische factuur in Chili

De elektronische factuur in Chili is verplicht voor 100% van de bedrijven. Als uitgever van elektronische facturen kan de belastingplichtige optreden als verstrekker en ontvanger van elektronische belastingdocumenten (DTE). 

De SII maakt elektronische facturatie mogelijk en stelt verschillende elektronische facturatiesystemen ter beschikking van de belastingplichtige.

De bedrijven sturen de DTE in realtime naar de SII via het gekozen facturatiesysteem, ter validatie. Na validatie stuurt de belastingdienst ze terug naar de uitgever. De uitgever van zijn kant stuurt ze per e-mail naar de eindontvanger, in XML_DTE-formaat.

De ontvanger van de elektronische factuur heeft acht dagen de tijd om de factuur te accepteren of te betwisten. Als er na die periode geen ontvangstbevestiging is gegenereerd, beschouwt de SII ze als formeel geaccepteerd.

Beschikbare facturatiesystemen in Chili

De SII stelt belastingbetalers verschillende elektronische facturatiesystemen ter beschikking, afhankelijk van het facturatievolume van de bedrijven.

1. Het gratis facturatiesysteem van de SII is bedoeld om belastingbetalers een systeem te bieden waarmee ze kunnen werken met elektronische facturen en kunnen voldoen aan de huidige wettelijke voorschriften. Het is niet geïntegreerd met de computerapplicaties van de belastingplichtige, dat wil zeggen, het werkt via het SII-platform en enkel met de documenten die daar ter beschikking worden gesteld: facturen, credit- en debetnota's, leveringsgids en aankoopfactuur. Het is ontworpen voor een laag uitgiftevolume van elektronische belastingdocumenten (DTE) en de documenten worden één voor één uitgegeven. 
2. Eigen of op de markt gebracht facturatiesysteem. Belastingbetalers kunnen hun eigen software ontwikkelen of een op de markt beschikbaar systeem kopen om met elektronische facturen te kunnen werken. Dit ondersteunt een hoog volume aan DTE-uitzendingen. Ze kunnen onder andere facturen, credit- en debetnota's, verzendgids, inkoopfactuur, exportfactuur, exportcredit- en debetnota's, factuurafrekening, belastingplichtige bonnen uitgeven. Het kan worden geïntegreerd met andere computersystemen die door het bedrijf worden gebruikt (onder andere ERP, software voor bedrijfsbeheer).

Soorten elektronische belastingdocumenten (DTE)

Er zijn verschillende soorten elektronische belastingdocumenten (DTE), die fiscale en juridische ondersteuning bieden voor elke commerciële operatie, zowel voor de uitgever als voor de ontvanger. 

De belastingdocumenten die volgens de wet in elektronisch formaat moeten worden afgegeven, zijn: Facturen, onbelaste of vrijgestelde facturen, inkoopfacturen, factuurafrekeningen, debetnota's, creditnota's, verzendgidsen, exportfacturen, exportcreditnota's en exportdebetnota's.

• Elektronische factuur. Elektronisch gegenereerd belastingdocument, dat het fysieke document vervangt, dat dezelfde juridische waarde heeft en waarvan de uitgifte vooraf moet worden goedgekeurd door de SII. Het beschrijft de verkochte producten of diensten, de betalingswijze en de eenheidsprijs.
• Verkoop- en servicefactuur onbelast met of vrijgesteld van btw. Document dat wordt gegenereerd voor bewerkingen die zijn vrijgesteld van belastingen, voornamelijk btw.
• Elektronische aankoopfactuur: het is de juridische ondersteuning van een aankoop en wordt uitgegeven in de volgende situaties:
  • Wanneer de elektronische uitgever bevoegd is tot inhouding van btw-plichtige wijziging en transacties uitvoert waarbij hij verplicht is om (een deel van) de btw in te houden.
  • Wanneer de elektronische uitgever belastbare operaties uitvoert, met verkopers of dienstverleners, vermeld in Vrijstellingsresolutie nr. 1496 van 1976, die geen belastingdocumentatie hebben.
• Elektronische verzendgidsen. Belastingdocumenten die verplicht moeten worden afgegeven wanneer er geen factuur wordt afgegeven op het moment van levering van goederen of koopwaar. De verzendgidsen verifiëren en rechtvaardigen de levering van de koopwaar door de verkoper en de ontvangst door de ontvanger. De gidsen moeten genummerd en gestempeld zijn door de SII van Chili. Op de factuur die later wordt uitgereikt, moet het wettelijk vastgestelde verzendgidsnummer worden vermeld.
• Elektronische factuurafrekening. Fiscaal document waarin de vereffening van verkopen, voortkomend uit een consignatiecontract, en de facturering van de commissie overeengekomen tussen de afzender en de geadresseerde worden geconsolideerd, in overeenstemming met de instructies vanCirculaire nr. 126 van 1977.
• Elektronische Creditnota. Document om een reeds uitgegeven factuur te annuleren of te corrigeren.
• Elektronische debetnota. Document dat verkopers en dienstverleners moeten afgeven bij wijzigingen in het bedrag van de originele factuur. 
• Elektronische exportfactuur. Documenten van een andere aard tegenover de btw en van andere schemavalidaties op elektronisch niveau dan de elektronische factuur. Het maakt het mogelijk om gegevens op te nemen die niet van toepassing zijn op de elektronische factuur, zoals het invoeren van bedragen in vreemde valuta, het identificeren van het transportmiddel en het transportbedrijf, de haven van in- en ontscheping, de wijze van verkoop, onder andere.
• Elektronische exportcreditnota. Document dat wordt gegenereerd om exportfacturen te annuleren of te wijzigen.
• Elektronische exportdebetnota. Document dat wordt gegenereerd wanneer er wijzigingen zijn in het bedrag van de originele exportfactuur.

Elk elektronisch belastingdocument dat wordt uitgegeven, moet een digitale elektronische handtekening bevatten, waarmee de oorsprong kan worden geauthenticeerd en de integriteit ervan kan worden gewaarborgd.

Betwisten of accepteren van facturen 

Er zijn redenen waarom u een factuur kunt betwisten: als u niet tevreden bent met het bedrag, met de levering, als de goederen in slechte staat zijn aangekomen... enz.

Elektronische facturen in Chili kunnen door de ontvanger worden betwist binnen een periode van maximaal 7 dagen na ontvangst bij de SII. Zodra de 7 dagen zijn verstreken zonder dat er actie is ondernomen op het elektronische document, wordt aangenomen dat de factuur onherroepelijk is aanvaard.

Aangezien de acceptatie of betwisting van de elektronische factuur informatie is die alleen naar de SII wordt verzonden, heeft de belastingdienst een systeem ingeschakeld om de informatie op de geclaimde facturen te raadplegen. Dankzij deze controle heeft de uitgever volledig bewijs van wat er met zijn elektronische facturen gebeurt. 

Controle van facturen die bij de SII zijn gedeclareerd en niet door de belastingbetaler zijn ontvangen

Het kan voorkomen dat er klanten zijn die de facturen van de leveranciers niet hebben ontvangen, waardoor deze bedrijven de gegevens niet kunnen inzien en bevestigen. Als de periode van zeven dagen voor de claim is verstreken, valideert de SII automatisch de factuur en neemt deze op in het F29 btw-aangiftevoorstel. Het is duidelijk dat de inconsistentie van de gegevens met de SII zal leiden tot discrepanties in formulier 29.

Om dit probleem op te lossen, is een oplossing voor elektronische facturen nodig die in staat is om inconsistenties tussen het formulier 29 en de ontvangen DTE te detecteren door middel van een dagelijkse en geautomatiseerde vergelijking van de facturen die door de leveranciers aan de SII zijn verstrekt.

De EDICOM-oplossing kruist de informatie van de facturen in het ERP van de klant met de informatie van de facturen die door de SII zijn ontvangen om te controleren of deze overeenkomen. In het geval dat wordt gedetecteerd dat een factuur in de SII staat maar niet in het ERP, geeft het een waarschuwing. Het systeem waarschuwt de provider om de niet-ontvangen DTE binnen 24 uur te verzenden. Als de DTE na deze tijd niet is verzonden, vraagt het systeem automatisch de elektronische factuur aan bij de SII, wat inhoudt dat deze wordt afgewezen. 

Elektronische verzendgidsen

Verzendgidsen zijn belastingdocumenten die verplicht moeten worden afgegeven wanneer er geen factuur wordt afgegeven op het moment van levering van goederen of koopwaar. De verzendgidsen zijn daarmee het elektronische document dat de levering van de goederen door de verkoper en de ontvangst door de ontvanger verifieert en rechtvaardigt.

De gidsen moeten genummerd en gestempeld zijn door de SII van Chili. Op de factuur die later wordt uitgereikt, moet het wettelijk vastgestelde verzendgidsnummer worden vermeld.

De maximale termijn voor het uitreiken van de factuur vanaf het invullen van de verzendgids is de tiende dag van de maand die volgt op de levering van de goederen, maar met als maximale datum de laatste dag van de voorgaande maand.  

Bewaring van DTE's

De DTE moet zes jaar worden bewaard, rekening houdend met de volgende situaties:

• Ze moeten worden gegenereerd en opgeslagen door de elektronische uitgever in XML-formaat (geautoriseerd door de SII).  De belastingplichtige moet de mogelijkheid hebben om toegang te krijgen tot de opgeslagen informatie om te reageren op elk verzoek van de SII. De afgegeven elektronische documenten vormen de boekhoudkundige ondersteuning.
• De elektronische ontvanger ontvangt de DTE in XML-formaat via de elektronische middelen die zijn overeengekomen met de uitgever (momenteel e-mail) en moet dit document gebruiken om zijn boekhoudkundige informatie te ondersteunen.
• Als de ontvanger van een elektronische factuur een belastingbetaler is die niet bevoegd is om met dit type documentatie te werken; dat wil zeggen, het is een "handmatige ontvanger", is het document dat deze ontvangt en moet bewaren de geprinte versie van de elektronische factuur.

Elektronische kassabon of aankoopbewijs

De elektronische kassabon is het aankoopbewijs van een goed of dienst dat de eindconsument ontvangt. De elektronische kassabon wordt ook wel een voucher, ticket of aankoopticket genoemd. Dit is een elektronisch gegenereerd en ondertekend belastingdocument. Het specificeert afzonderlijk de nettoprijs, BTW en de totale kostprijs, zoals die voorkomt op de facturen, en die momenteel niet op de papieren kwitantie stond. 

Elke gegenereerde elektronische kassabon moet binnen maximaal één uur naar de SII worden gestuurd. Naast de elektronische kassabonnen moeten belastingbetalers dagelijks een verkoopoverzicht genereren met de transacties die betrekking hebben op de onmiddellijk voorafgaande dag en dit elektronisch ondertekend naar de SII sturen.

Resolutie nr. 74 van de SII regelt de procedure voor de afgifte van elektronische kassabonnen en elektronische niet-betrokken of vrijgestelde kassabonnen, samen met de technische kenmerken van de elektronische kassabon:

• Elektronische handtekening: Elektronische kassabonnen moeten elektronisch worden ondertekend om de integriteit, authenticiteit en onweerlegbaarheid van het document te waarborgen.
• Formaat: XML
• Opslag: 6 jaar in het originele XML-formaat.
• SII elektronisch stempel: Deze handtekening wordt gebruikt om te verifiëren dat de folionummers van de elektronische kassabonnen door de SII zijn geautoriseerd via de Folio-autorisatiecode, dat de gegevens op de elektronische kassabonnen niet zijn gewijzigd en dat de elektronische kassabonnen zijn gegenereerd door de juiste uitgever toen ze elektronisch werden ondertekend.
• Folio-autorisatiecode (CAF): Om elektronische kassabonnen uit te geven, moeten belastingplichtigen vooraf de folioreeks van de elektronische kassabonnen hebben gedownload. De CAF is nodig om de kassabonnen elektronisch te kunnen afstempelen. Elk folio dat door de SII is goedgekeurd, komt overeen met een kassabon.
• Gedrukte weergave: Papieren weergave van de elektronische kassabon, het gebruik ervan is facultatief, waarbij de voorkeur wordt gegeven aan virtuele weergave. Het moet de elektronische stempel van de SII bevatten.
• Virtuele weergave: digitale weergave van het document, waardoor het langs elektronische weg kan worden bekeken en afgeleverd.

Zodra de elektronische kassabon is uitgegeven, moet in het geval dat het nodig is om de gegevens van de ontvanger te wijzigen, kortingen te geven of te annuleren, een elektronische creditnota worden uitgegeven. In het geval dat de omruiling voor een product met een hogere waarde is, hoeft er slechts één bon te worden gegenereerd voor het verschil in waarde.

EDICOM's wereldwijde elektronische facturatie-oplossing

EDICOM heeft als internationale aanbieder van elektronische facturatie een uniek platform ontwikkeld dat de naleving van technische en wettelijke specificaties in de verschillende landen waarin uw bedrijf actief is, vergemakkelijkt. In het geval van Chili automatiseert het systeem het genereren, verzenden en ontvangen van elektronische belastingdocumenten, evenals online communicatie met de belastingdienst. 

De traceerbaarheid en automatisering die onze oplossing voor elektronische facturatie biedt, zijn essentieel om te anticiperen op terugkerende incidenten die optreden als gevolg van verschillende factoren die optreden in de processen van het facturatiesysteem in Chili. Dankzij de datakruising tussen de factuurbeheerservice van de SII en de elektronische factuuroplossing van EDICOM, wordt de klant te allen tijde op de hoogte gehouden van de status van de uitgegeven facturen en bewaakt hij de consistentie tussen de ontvangen DTE's en de maandelijkse btw-afrekening (formulier 29). ).

De oplossing voor elektronische facturen van EDICOM biedt totale controle over geclaimde en niet ontvangen facturen, die soms een negatieve invloed hebben op Chileense bedrijven in hun boekhouding en facturatie, en zo worden de voordelen van het geautomatiseerde en geïntegreerde beheer van facturen in uw bedrijf gemaximaliseerd.