De elektronische factuur in Ecuador is een systeem dat is geïmplementeerd door de Internal Revenue Service (SRI) dat fiscale betalingsbewijzen digitaliseert en fysieke documenten vervangt door elektronische bestanden met volledige rechtsgeldigheid. Dit systeem maakt het mogelijk om op een veiligere en flexibelere manier betaalbewijzen uit te geven, te ontvangen en te bewaren, in overeenstemming met de belastingvereisten van het land.

Wettelijk kader voor elektronische facturatie in Ecuador

De implementatie van elektronische facturatie in Ecuador begon in 2012, toen de Internal Revenue Service (SRI) het mogelijk maakte als operationele optie door middel van Resolutie NAC-DGERCGC12-00105. Vanaf dat moment startte het land met een proeffase die werd uitgebreid naar verschillende economische sectoren.

In 2014, met Resolutie NAC-DGERCGC14-00157, werd het gebruik van de elektronische factuur verplicht voor de meeste belastingplichtigen, waaronder overheidsinstellingen, universiteiten, joint ventures en leveranciers van essentiële diensten. Sindsdien heeft de SRI progressieve inbouwschema's opgesteld, afhankelijk van het type belastingplichtige en het volume van de activiteiten, om een elektronisch systeem te consolideren dat vandaag de dag de ruggengraat vormt van de fiscale controle in het land.

Recente wijzigingen in de regelgeving van de SRI met betrekking tot elektronische facturatie Ecuador

De Internal Revenue Service (SRI) past regelmatig de regelgeving met betrekking tot elektronische facturatie aan om deze aan te passen aan nieuwe belastingvereisten en om de naleving door belastingplichtigen te vergemakkelijken. Deze wijzigingen hebben een directe impact op de processen voor het uitgeven, valideren en bewaren van elektronische ontvangstbewijzen. Hieronder staan de meest relevante wijzigingen die in de meest recente resoluties zijn geïntroduceerd:

2024 Resolutie nr. NAC-DGERCGC24-00000008 - 29/02/2024

In deze resolutie van de SRI worden bronbelastingtarieven vastgesteld die vanaf maart 2024 van toepassing zijn. De wijzigingen hebben voornamelijk gevolgen voor de belasting over de toegevoegde waarde (btw) en de inkomstenbelasting, met directe gevolgen voor de uitgifte van elektronische betalingsbewijzen en voor de boekhoudprocessen van bedrijven.

• Er wordt een nieuw btw-tarief van 13% vastgesteld.
• De bronbelastingpercentages zijn geactualiseerd en variëren van 0% tot 10%, afhankelijk van het soort inkomen.
• Voor betalingen waarin niet specifiek is voorzien, geldt een algemene bronbelasting van 2,75%.
• Er zijn speciale bepalingen voor betalingen aan niet-ingezetenen en occasionele diensten.
• Betalingsaggregators en marktplaatsen mogen slechts één maandelijkse roerende voorheffing uitschrijven.
• De inhouding moet worden gedaan op het moment van betaling of bij het crediteren van het bedrag, afhankelijk van wat het eerst gebeurt.

Resolutie NAC-DGERCGC25-00000014 - 27/06/2025

Deze resolutie, uitgevaardigd door de SRI, heeft als doel de procedure voor het annuleren van elektronische ontvangstbewijzen in Ecuador te regelen. De nieuwe bepalingen, die vanaf 1 augustus 2025 van kracht zijn, versterken de fiscale controle door duidelijke regels vast te leggen over wanneer, hoe en binnen welke termijnen bonnen zoals verkoopfacturen, inhoudingsbonnen en aanvullende documenten kunnen worden geannuleerd.

• Annulering is alleen toegestaan in geval van een fout of wanneer de transactie niet is voltooid.
• Facturen die zijn uitgegeven als “eindgebruiker” kunnen niet worden geannuleerd.
• Facturen kunnen online of met een creditnota worden geannuleerd; inhoudingen en aanvullende kwitanties kunnen alleen online worden geannuleerd.
• De deadline voor online annulering is de 10e dag van de maand volgend op de uitgifte; na deze deadline kan alleen een creditnota worden uitgegeven (tot 12 maanden).
• Annuleringen die door de ontvanger moeten worden geaccepteerd, moeten binnen 5 werkdagen worden beantwoord, anders zijn ze ongeldig.
• Annulering van onderhandelde facturen, vouchers voor belastingteruggave en papieren vouchers buiten de deadlines is niet toegestaan.
• In geval van massale annulering (meer dan 1.000 betaalbewijzen) is een speciale procedure vereist.
• Eerdere resoluties worden gewijzigd, waardoor de periode van maximaal 4 dagen voor het verzenden van elektronische betaalbewijzen, die nu onmiddellijk moeten worden verzonden, komt te vervallen.
• De verplichting om de ontvanger te informeren over elke wijziging in de status van de elektronische betaalbewijs wordt vastgelegd.

Wie is verplicht om elektronische facturen uit te reiken in Ecuador?

Sinds de inwerkingtreding van de SRI resoluties is het gebruik van elektronische facturatie in Ecuador voor een groot aantal belastingplichtigen niet langer een vrijwillige optie, maar een verplichting. Hieronder geven we aan wie volgens de huidige regelgeving verplicht is om elektronische facturen uit te reiken:

• Belastingplichtigen die zware machines of vrachtwagenuitrusting verkopen als reguliere economische activiteit.
• Natuurlijke personen of rechtspersonen die transacties met de staat hebben aangegeven voor bedragen van 1000 dollar of meer.
• Bedrijven of personen die zich bezighouden met de verkoop van vloeibaar petroleumgas.
• Belastingplichtigen die in het voorgaande fiscale jaar transacties met de staat hebben geregistreerd tussen 200.000 en 300.000 dollar.
• Natuurlijke personen of rechtspersonen met een jaarinkomen tussen 100.000,01 en 200.000 dollar.
• Belastingplichtigen met een inkomen boven de drempel voor kleine bedrijven.

Wat is een elektronische betaalbewijs?

Een elektronische betalingsbewijs is een elektronisch document dat commerciële en fiscale transacties in Ecuador ondersteunt. Het heeft dezelfde rechtsgeldigheid als een fysieke betalingsbewijs, zolang het voldoet aan de technische vereisten van de SRI, zoals het XML-formaat en een geldige elektronische handtekening.

Soorten elektronische ontvangstbewijzen die door het SRI zijn toegestaan

• Factuur
• Verrekening van aankopen van goederen en levering van diensten
• Creditnota
• Debetnota
• Inhoudingsbon
• Vrachtbrief

Hoe werkt elektronische facturatie in Ecuador?

Het elektronische factureringsmodel in Ecuador is gebaseerd op een geautomatiseerd proces dat is gevalideerd door de Belastingdienst (SRI). Het proces begint met het genereren van de bon in XML-formaat via een elektronisch facturatiesysteem, dat een geldige elektronische handtekening moet bevatten. Dit bestand wordt naar de SRI gestuurd, die de structuur en inhoud controleert. Als het voldoet aan de technische en wettelijke vereisten, autoriseert de SRI de uitgifte ervan en genereert een unieke autorisatiecode voor elke betalingsbewijs.

Na autorisatie wordt de betalingsbewijs naar de klant gestuurd samen met de afgedrukte weergave van het elektronische document (RIDE), een leesbare versie van het XML-bestand. Het is belangrijk om te weten dat de ontvanger toestemming moet hebben gegeven om elektronische ontvangstbewijzen te ontvangen. Zo niet, dan is de uitgever verplicht om de afgedrukte RIDE te leveren. Bovendien moeten zowel de verstrekker als de ontvanger de ontvangstbewijzen minimaal zeven jaar bewaren, zodat ze beschikbaar zijn voor belastingcontroles of wettelijke vereisten.

Vereisten voor het uitreiken van elektronische facturen in Ecuador

Om elektronische facturen uit te reiken in Ecuador, moet worden voldaan aan een reeks technische en administratieve vereisten die zijn vastgelegd door de SRI. Deze zorgen ervoor dat de gegenereerde bonnen geldig en veilig zijn en voldoen aan de huidige regelgeving.

• Een geldig certificaat van elektronische handtekening hebben, uitgegeven door een bevoegde entiteit.
• Beschikken over een elektronisch facturatiesysteem dat ontvangstbewijzen genereert in XML-formaat in overeenstemming met de richtlijnen van de SRI.
• Geregistreerd zijn in het SRI Online portaal en toegangscodes hebben.
• Toestemming vragen om elektronische ontvangstbewijzen uit te geven via het SRI systeem.
• Een geregistreerde debetovereenkomst hebben.

Verplichtingen van de verstrekker en ontvanger van elektronische ontvangstbewijzen

De verstrekking en ontvangst van elektronische ontvangstbewijzen brengt een reeks verantwoordelijkheden met zich mee om de naleving van de wet en de traceerbaarheid van transacties voor de belastingdienst te garanderen. Zowel verstrekkers als ontvangers moeten zich bewust zijn van deze verplichtingen en ze toepassen in hun boekhoudkundige en administratieve processen.

Verplichtingen van de elektronische verzender:

• Verkrijg de toestemming van de ontvanger om elektronische ontvangstbewijzen te versturen.
• Geef de documenten af in XML-formaat en onderteken ze digitaal.
• Stuur elk ontvangstbevestiging naar de SRI voor validatie voordat deze naar de klant wordt gestuurd.
• Lever de RIDE af bij de ontvanger als hij/zij het elektronische betalingsbewijs niet accepteert.
• De betalingsbewijzen minstens zeven jaar bewaren.

Verplichtingen van de elektronische ontvanger:

• De leverancier machtigen om elektronische ontvangstbewijzen te ontvangen.
• Raadpleeg en controleer de geldigheid van de ontvangstbewijzen op het SRI-portaal.
• Zorgen voor de elektronische opslag van de ontvangen documenten.
• Zorg ervoor dat de ontvangstbewijzen leesbaar en beschikbaar zijn voor toekomstige audits.

EDICOM's wereldwijde e-facturatieplatform

EDICOM is een internationale technologieleverancier gespecialiseerd in e-facturatie en naleving van de belastingwetgeving. Ons wereldwijde platform automatiseert de uitgifte en ontvangst van elektronische ontvangstbewijzen in overeenstemming met de vereisten van de Ecuadoraanse Internal Revenue Service (SRI). De oplossing zorgt voor het genereren, valideren en verzenden van documenten in XML-formaat, elektronisch ondertekend en in overeenstemming met de huidige regelgeving.

Dankzij de SaaS-technologie optimaliseert het EDICOM-platform administratieve processen, vermindert het handmatige fouten en integreert het eenvoudig met ERP-systemen. Het omvat ook beveiligde elektronische opslagdiensten, waardoor ontvangstbewijzen gedurende de door de SRI vereiste periode kunnen worden bewaard.

Als specialist op het gebied van e-facturatie biedt EDICOM een schaalbaar platform dat kan worden aangepast aan de belastingwetgeving van meerdere landen, waardoor naleving van de belastingwetgeving in internationale markten wordt vergemakkelijkt met één gecentraliseerde oplossing.