Hoe werkt de elektronische facturatie in Rwanda: Electronic Invoicing System (EIS)

Het elektronische facturatiesysteem in Rwanda heet het Electronic Invoicing System (EIS) en is op 1 januari 2021 in werking getreden. Het bestaat uit verschillende methoden om facturen te genereren die zijn gecertificeerd door de RRA (Rwanda Revenue Authority) en real-time gegevens naar de RRA te sturen via API.

EIS/EBM moet worden gebruikt om EIS/EBM-facturen te maken voor elke verkooptransactie, zowel aan andere bedrijven als aan eindgebruikers. Geregistreerde belastingplichtigen die verkooptransacties uitvoeren, zijn verplicht EIS/EBM-facturen uit te reiken op hun verkooppunten. Het proces voor het gebruik van EBM's is het invoeren van de hoeveelheid, prijs en code voor elk verkocht item. De belastingbetaler moet vervolgens de rekening afdrukken, aan de consument overhandigen en een duplicaat van de rekening bewaren.

Een belastingplichtige moet zich voor de btw registreren als zijn omzet hoger is dan 20.000.000 FRW in een periode van twaalf maanden, of 5.000.000 FRW in het voorgaande kwartaal. Bovendien kan elke belastingplichtige ervoor kiezen om zich voor btw-doeleinden te registreren.

Electronic Billing Machine (EBM) systemen om elektronische facturen te genereren

In mei 2021 informeerde de Rwandese belastingdienst belastingbetalers dat ze moesten voldoen aan een van de vijf beschikbare methoden voor het genereren van elektronische facturen. De systemen, genaamd EBM (Electronic Billing Machine), zijn de volgende:

1. Software voor elektronische facturatie: systeem dat op de computer van de belastingplichtige wordt geïnstalleerd. Het is speciaal ontworpen voor grote en middelgrote bedrijven.
2. Mobiel elektronisch facturatiesysteem: een smartphone-applicatie die via sms een factuur uitreikt met de vereiste inhoud en een link naar de factuurgegevens. Deze methode is uitsluitend beschikbaar voor belastingplichtigen met een jaaromzet van minder dan 20 miljoen FRW per jaar.
3. Online oplossing voor elektronische facturatie: weboplossing waarmee belastingbetalers facturen kunnen uitreiken. Komt in aanmerking voor belastingplichtigen uit de dienstensector met een jaaromzet van niet meer dan 20 miljoen FRW en die niet regelmatig facturen uitreiken.
4. Online Sales Data Controller - Ontworpen voor belastingbetalers die hun eigen facturatiesoftwaresystemen gebruiken en bereid zijn elektronische facturen via internet in te dienen. Deze systemen vereisen integratie met de Rwanda Revenue Authority (RRA), waarvoor een verzoek moet worden verzonden naar cis_sde_certification@rra.gov.rw.
5. Virtuele Sales Data Controller: een systeem dat lijkt op de Online Sales Data Controller, behalve dat het ook offline werkt. Dit systeem moet ook worden geïntegreerd met de RRA, door een verzoek te sturen naar het bovengenoemde RRA-e-mailadres.