Hoe werkt elektronisch factureren in Colombia

Elektronisch factureren heeft een lange geschiedenis in Colombia. Al in 1995 verleende de regering er dezelfde geldigheid aan als aan de papieren factuur, als een van de eerste landen in Latijns-Amerika. Na verschillende initiatieven markeert 2015 een belangrijke datum in de ontwikkeling ervan in het land; het Directoraat van Nationale Belastingen en Douane (DIAN) lanceerde het elektronische factureringssysteem - SFE. Sinds de oprichting heeft het nieuwe elektronische factureringssysteem van Colombia voortdurend verbeteringen ondergaan en zijn er nieuwe belastingdocumenten opgenomen in de elektronische belastingregeling. Om de invoering van elektronische facturering en nieuwe belastingdocumenten te bereiken, heeft de DIAN verschillende schema's vastgesteld voor verplichte massificatie op een gespreide manier voor belastingbetalers.

Dat is de reden waarom elektronische facturering in Colombia voortdurend evolueert en de belangrijkste aanjager is van de digitale transformatie van het belastingstelsel van het land. We analyseren de werking van elektronische facturering en de belangrijkste nieuwigheden van het Colombiaanse elektronische belastingstelsel.

Wijzigingen aan de elektronische factuur in Colombia volgens Resolutie 000119/2024

Het Colombiaanse Directoraat van Nationale Belastingen en Douane (DIAN) heeft Resolutie 000119/2024 gepubliceerd, die bepaalde aspecten van Resolutie 000165 van 1 november 2023 wijzigt. 
Belangrijkste wijzigingen in de resolutie:

• Gelijkwaardigheid: Belastingplichtigen hebben nu de mogelijkheid om een elektronische verkoopfactuur of een elektronisch gelijkwaardig document uit te reiken voor uitgevoerde transacties.
• Verlenging van gelijkwaardige documenten: Het implementatieschema is gewijzigd, waarbij een verlenging van drie maanden is toegekend voor het elektronisch genereren en verzenden van bepaalde gelijkwaardige documenten.

Voor de elektronische gelijkwaardige documenten voor binnenlandse openbare vervoersdiensten, het ticket voor personenvervoer en het extract is de maximale implementatiedatum verlengd van 1 augustus 2024 tot 1 november 2024.

• Genereren van het gelijkwaardig document voor de reservering van vliegtickets: Er wordt een maximumtermijn van 48 uur vastgesteld, gerekend vanaf de reservering in het Global Distribution System (GDS), voor het genereren van het elektronisch gelijkwaardig document van het ticket of het ticket voor passagiersvervoer door de lucht.

Update over de validatie van het ondersteuningsdocument bij acquisities met niet-facturatieplichtigen in Colombia

Vanaf 10 november 2024 wordt een automatische afwijzing gegenereerd bij het verzenden van een ondersteunend document bij aankopen van entiteiten die niet verplicht zijn een factuur uit te reiken, als het type document van de verkoper niet overeenkomt met een vastgestelde geldige waarde. Volgens resolutie 00167 van 2021 moet het type document van de verkoper worden afgestemd op de codes die zijn gespecificeerd in tabel 16.2.1 (Type belastingidentificatie) van technische bijlage 1.0.

Documenten van niet-ingezetenen die niet aan deze verordening voldoen, worden geweigerd, in overeenstemming met de bepalingen die van kracht zijn voor het ondersteuningsdocument bij verwervingen met entiteiten die zijn vrijgesteld van elektronische facturatie.

Verlenging van de termijn voor de implementatie van het RIPS als ondersteuning voor de Elektronische Verkoopfactuur in de gezondheidssector

Het Colombiaanse Ministerie van Gezondheid en Sociale Bescherming heeft een ontwerpresolutie gepubliceerd waarin wordt voorgesteld om de overgangsperiode voor de implementatie van het RIPS (“Individueel dossier voor de levering van gezondheidsdiensten”) als ondersteuning voor de Elektronische Verkoopfactuur (FEV) in de gezondheidssector te verlengen.

Het nieuwe schema stelt een geleidelijke implementatie in drie fasen voor, afhankelijk van de complexiteit van de diensten die door zorginstellingen worden geleverd:

• Groep 1: Dienstverleners met zeer complexe diensten. Implementatie start op 1 oktober 2024, met verplichte technische ondersteuning tot 30 november 2024.
• Groep 2: Dienstverleners met diensten van gemiddelde complexiteit. Implementatie start op 1 februari 2025, met technische ondersteuning vanaf december 2024.
• Groep 3: Dienstverleners met een lage complexiteit en zelfstandige professionals. De implementatie start op 1 april 2025, met voorafgaande technische ondersteuning tussen februari en maart 2025.

Als bovendien een RIPS-validatieproces wordt afgewezen, moeten entiteiten het elektronische factureringsproces voltooien zonder de extra gezondheidssectorvelden en de RIPS indienen overeenkomstig Resolutie 3374 van 2000. Deze entiteiten hebben vanaf de ingangsdatum een maand de tijd om verbeteringen door te voeren en aan de standaard te voldoen.

Anderzijds hebben zorgverleners en andere betalers tot 31 december 2025 de tijd om de RIPS van de zorg die voor de implementatie van de standaard is geleverd, in te dienen volgens hun gebruikelijke periodiciteit.
Tot slot moeten nieuwe zorgverleners die na 2 september 2024 toetreden tot het speciale register van zorgverleners (RIPS) vanaf 1 april 2025 beginnen met het indienen van bestanden bij het validatieplatform.

Elektronisch factureringssysteem – SFE

Colombia's elektronische factureringssysteem volgt een model van voorafgaande validatie. Elektronische facturen, evenals de rest van de elektronische belastingdocumenten, moeten vooraf worden aangegeven bij de DIAN voor validatie. Eenmaal gevalideerd door de DIAN, worden deze door de uitgever naar de klant verzonden.
Het elektronische factureringssysteem omvat:

• Elektronische verkoopfactuur.
• Rapport voor validatie van chequeboek- of papieren facturen uitgegeven als gevolg van technologische ongemakken van de biller.
• Ondersteuningsdocument voor elektronische salarisbetalingen.
• Documentondersteuning van acquisities met niet-verplichte.
• Registratie van elektronische verkoopfacturen als beveiligingstitel (RADIAN)

Wie moeten verplicht elektronisch factureren?

Zoals we eerder vermeldden, stelt de DIAN, om de goedkeuring te faciliteren van de verschillende elektronische belastingdocumenten die moeten worden aangegeven, meestal verschillende gespreide toetredingsschema's vast.  Daarom zal de belastingplichtige, afhankelijk van het type factuur of belastingdocument, verschillende verplichtingsperioden hebben.

Elektronische verkoopfacturen

Van alle belastingdocumenten waaruit het elektronische factureringssysteem bestaat, is de elektronische verkoopfactuur de meest voorkomende die zich in de laatste fasen van massificatie bevindt. Momenteel is de elektronische verkoopfactuur verplicht voor de volgende belastingplichtigen:

• Rechtspersonen die beschikken over goederen en/of diensten.
• Natuurlijke personen die beschikken over goederen en/of diensten met een bruto inkomen van meer dan 3.500 UVT.
• Natuurlijke personen aannemers van de staat met bruto inkomen groter dan 4.000 UVT. Of andere natuurlijke personen dan detailhandelaren, ambachtslieden, boeren en veeboeren met een inkomen van minder dan 3.500 UVT, maar:
  • Met meer dan één handelsvestiging.
  • Exploitatie van immateriële activa.
  • Gebruikers van de douane.
• Kredieten en investeringen van meer dan 3.500 UVT.
• Belastingplichtigen die kozen voor het Simpele Belasting Regime – RST.

In de elektronische verkoopfactuur zijn elektronische creditfacturen, debetfacturen en exportfacturen opgenomen.

Ondersteuningsdocument voor elektronische salarisbetalingen.

Ondersteuningsdocumenten voor elektronische salarisbetalingen zijn onlangs geïntroduceerd in het elektronische factureringssysteem. Het gebruik van elektronische salarissen is verplicht voor mensen die dit document nodig hebben als ondersteuning voor kosten, aftrekposten of verdisconteerde belastingen in hun belastingaangifte. Het implementatieschema begint op 1 september.

De elektronische salarisadministratie bevat ook de aanpassingsnota's van de elektronische loonbetalingsondersteuningsdocumenten.

Meer informatie over Electronische Salarisbetaling in Colombia

Ondersteuningsdocument voor acquisities met niet-verplichte.

Het Ondersteuningsdocument is het document dat een afnemer moet genereren bij de aankoop van een goed of dienst van een leverancier die niet verplicht is elektronische facturen uit te reiken. Het doel van dit document is om de transactie te bewijzen en de ondersteuning te hebben van kosten, aftrekposten of verdisconteerde belastingen voor belastingaangiften. Vanaf 31 januari 2022 moeten elektronische billers die goederen of diensten kopen van een leverancier die niet verplicht is om een verkoopfactuur of gelijkwaardig document uit te geven, een elektronische factuur (ondersteuningsdocument) genereren en verzenden voor validatie van de DIAN in elektronische vorm, in overeenstemming met de vereisten van "Technische Bijlage Ondersteuningsdocument 1.0" opgenomen in Resolutie 000012.

Registratie van elektronische verkoopfacturen als waardepapier (RADIAN)

De DIAN heeft een platform met de naam RADIAN geïmplementeerd voor de registratie van elektronische verkoopfacturen als waardepapieren. Om een verkoopfactuur als een waardepapier te kunnen beschouwen, moet deze voldoen aan een reeks technische en commerciële vereisten en daarnaast geregistreerd worden op het RADIAN-platform en gevalideerd worden door de DIAN.

Het beheer van factoring in Colombia wordt geregeld door de DIAN via het RADIAN-platform. De registratie van de elektronische verkoopfactuur als waardetitel is verplicht en moet uitsluitend in dit systeem worden uitgevoerd. Events zijn een belangrijk element in het RADIAN-systeem. Door het genereren van deze events kan een belastingplichtige de elektronische factuur als waardepapier registreren in RADIAN, waardoor factoringtransacties kunnen worden uitgevoerd.

Deze events komen overeen met elektronische berichten die binnen het RADIAN ecosysteem zijn gedefinieerd en die digitaal moeten worden ondertekend door de verstrekker.

Om een RADIAN-gebruiker te worden, moet het type software worden aangegeven dat moet worden gebruikt voor het genereren, verzenden, valideren en leveren van de events die verband houden met de elektronische verkoopfactuur als waardepapier. Deze software moet worden geregistreerd en indien deze wordt geleverd door een technologische leverancier, moet worden geverifieerd dat deze leverancier vooraf door de DIAN is gemachtigd om diensten voor elektronische facturering en registratie van events in RADIAN te leveren.

Met Resolutie 000015 en de publicatie van Resolutie 000085 wordt de praktijk van elektronische factoring in Colombia gereguleerd, inclusief de registratie van deze transacties in elektronisch formaat via het RADIAN-platform.

E-facturatie oplossing klaar voor factoring in Colombia
EDICOM biedt als DIAN geautoriseerde technologieprovider een gecertificeerde oplossing voor elektronisch factureren die de uitgifte en ontvangst van facturen mogelijk maakt en functionaliteiten biedt zoals het genereren, verzenden, leveren en registreren van events in RADIAN op een geïntegreerde en automatische manier met uw interne beheersysteem:

• Beheer van de uitwisseling van berichten met zowel de verstrekker als de DIAN, zodat een factuur als titelwaarde kan worden beschouwd (inclusief ontvangstbevestigingen en stilzwijgende of uitdrukkelijke aanvaarding).
• Zodra aan de door de DIAN gespecificeerde fiscale en commerciële vereisten is voldaan, wordt de factuur in het RADIAN-platform geregistreerd.
• De EDICOM-oplossing maakt verbinding met het platform voor het uitgeven en raadplegen van de events die informatie verschaffen over de status van het document als waardepapier.

Gelijkwaardige documenten

Het nieuwe P.O.S.-document is een document dat gelijkwaardig is aan de elektronische verkoopfactuur, dat wordt gegenereerd met behulp van software en eerder is gevalideerd door het directoraat Belastingdienst (DIAN), maar dat wordt gebruikt in situaties waarin de leverancier niet verplicht is om een elektronische factuur uit te reiken.

Implementatieschema voor het elektronisch equivalent document voor het kassaticket met P.O.S.-systeem, afhankelijk van de status van de belastingplichtige met betrekking tot inkomstenbelasting en aanvullende belastingen:

• GROEP 1 - 1 mei 2024: Grote belastingplichtigen
• GROEP 2 - 1 juni 2024: Inkomstenbelastingplichtigen die niet de status van Groot Belastingplichtige hebben.
• GROEP 3 - 1 juli 2024: Niet-inkomstenbelastingplichtigen en personen die geen van de bovengenoemde kwaliteiten hebben.

Tijdschema voor de invoering van andere elektronische gelijkwaardige documenten:

• Vliegticket voor passagiers of ticket voor luchtvervoer - 1 september 2024.
• Kansspelinstrument - 1 september 2024
• Document bij lokale kansspelen - 1 september 2024
• Tol - 1 oktober 2024
• Betaalbewijs - Effectenbeurs - 1 oktober 2024
• Betaalbewijs - Agrarische effectenbeurs - 1 oktober 2024
• Toegangsbewijs voor amusementsactiviteiten - 1 november 2024
• Toegangsbewijs bioscoop - 1 november 2024
• Huishoudelijke nutsvoorzieningen - 1 november 2024
• Vervoersbewijs voor passagiers - 1 november 2024
• Het uittreksel - 1 november 2024

EDICOM, technologieleverancier geautoriseerd door de DIAN voor elektronische facturering

EDICOM is een geautoriseerde leverancier van elektronische facturatie in Colombia. Om een dergelijke toestemming van de DIAN te verkrijgen, heeft EDICOM voldaan aan alle criteria die zijn vastgesteld in artikel 12 van decreet 2242 van 2015:

• Met de Enkele Belasting Registratie (RUC) die van kracht en bijgewerkt is.
• Verantwoordelijk voor de omzetbelasting en valt onder het gemeenschappelijke regime.
• Heeft Iso 27001-accreditatie voor managementsystemen voor informatiebeveiliging.
• Certificering van de financiële status van het bedrijf, ondertekend door een openbare accountant of belastingbeoordelaar, die een liquide activa van meer dan 20.000 UVT (Tax Value Unit) en vaste activa van meer dan 10.000 UVT aantoont.
• EDICOM garandeert de naleving van de vereisten die door de DIAN zijn vastgesteld om een elektronische factuur uit te reiken, vervat in artikel 3 van decreet 2242 van 2015:
• Gebruik van het standaard elektronische generatieformaat XML zoals vastgesteld door de DIAN.
• Draagt de opeenvolgende nummering geautoriseerd door de DIAN.
• Voldoet aan de toepasselijke vereisten van sectie 617 en specifieke vereisten van 512-9 en 512-11 ET.
• Voegt een digitale of elektronische handtekening toe die authenticiteit en integriteit garandeert, in overeenstemming met het handtekeningbeleid dat is gedefinieerd door de DIAN.
• Voegt de unieke code van de elektronische factuur (CUFE) toe.

Het feit dat EDICOM een door de DIAN geautoriseerde leverancier is van elektronische facturering, stelt het in staat om de meest complete technologische oplossing voor de uitwisseling van elektronische documenten in Colombia aan te bieden. Bovendien is het wereldwijde factureringsplatform van EDICOM niet alleen in staat om te voldoen aan de eisen van de DIAN in Colombia, maar ook aan die van de meeste belastingautoriteiten in Latijns-Amerika, Europa en Azië.

EDICOM is een internationale leider in elektronische facturatie en heeft oplossingen voor e-invoicing ontwikkeld voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen, aangepast aan de specificaties van de landen van herkomst en bestemming waarin haar klanten opereren. Het platform wordt geïntegreerd in het ERP of interne managementsysteem van het bedrijf, wat de elektronische factuur automatiseert en voldoet aan alle wettelijke vereisten in elk land van de wereld, met inbegrip van Colombia.