Hoe werkt elektronisch factureren in Colombia

Het doel van elektronisch factureren in Colombia is het moderniseren en digitaliseren van het belastingsysteem, waardoor een grotere efficiëntie, transparantie en fiscale controle wordt gegarandeerd. Dit systeem, dat wordt geregeld door de Nationale Belasting- en Douanedirectie (DIAN), ontwikkelt zich voortdurend om het belastingbeheer te optimaliseren en ervoor te zorgen dat belastingverplichtingen elektronisch worden nagekomen.

Evolutie van elektronische facturatie in Colombia

Colombia was een van de eerste Latijns-Amerikaanse landen die de rechtsgeldigheid van de elektronische factuur erkenden en deze vanaf 1995 gelijkstelden aan de papieren factuur. Het was echter in 2015 toen het Nationale Belasting- en Douanedienst (DIAN) een belangrijke mijlpaal markeerde door het Elektronische Factureringssysteem (SFE) te implementeren, met als doel het moderniseren en digitaliseren van het belastingbeheer.

Sindsdien is het systeem gestaag geëvolueerd, zijn er nieuwe belastingdocumenten in opgenomen en zijn de technische en regelgevende processen verbeterd. Om de geleidelijke invoering door belastingplichtigen te vergemakkelijken, heeft de DIAN gespreide schema's opgesteld voor de verplichte invoering, waardoor de digitale transformatie van het Colombiaanse belastingsysteem wordt versterkt.

Elektronisch Factureringssysteem (SFE) in Colombia

Het Elektronische Facturatiesysteem (SFE) in Colombia werkt volgens een pre-validatiemodel, waarbij alle elektronische belastingdocumenten eerst naar de DIAN moeten worden gestuurd voor controle en goedkeuring. Pas na validatie kunnen ze door de verstrekker aan de eindontvanger worden geleverd.

Dit systeem garandeert de wettigheid van transacties en is ontworpen om de naleving van de belastingwetgeving te vergemakkelijken, de fiscale controle te verbeteren en het gebruik van papier te verminderen. De documenten die onder de SFE vallen zijn:

• Elektronische verkoopfactuur
• Validatierapport voor papieren facturen gebruikt wegens technologische storing
• Ondersteuningsdocument voor elektronische loonlijst
• Ondersteuningsdocument voor aankopen van niet-verplichte facturerende entiteiten
• Registratie van elektronische verkoopfacturen als waardetitel (RADIAN)
• Elektronisch gelijkwaardige documenten

Elektronische verkoopfactuur: bereik en verplichte belastingplichtigen

De elektronische verkoopfactuur is het meest gebruikte belastingdocument binnen het elektronische facturatiesysteem in Colombia. De uitgifte ervan is verplicht voor een grote groep belastingplichtigen, in overeenstemming met de richtlijnen van de DIAN. De belastingplichtigen die aan deze verplichting moeten voldoen, worden hieronder opgesomd:

• Rechtspersonen die goederen op de markt brengen en/of diensten verlenen.
• Natuurlijke personen met een bruto-inkomen van meer dan 3.500 UVT uit de verkoop van goederen en/of diensten.
• Aannemers van de staat met een inkomen van meer dan 4.000 UVT.
• Natuurlijke personen met een inkomen van minder dan 3.500 UVT, maar die:
  • meer dan één commerciële vestiging bezitten.
  • immateriële activa exploiteren.
  • douanegebruikers zijn.
• Zendingen of investeringen doen van meer dan 3.500 UVT.
• Belastingplichtigen onder het eenvoudige belastingstelsel (RST)

Dit type factuur omvat modaliteiten zoals de elektronische creditfactuur, debetfactuur en exportfactuur en past zich zo aan verschillende bedrijfsscenario's aan en vergemakkelijkt hun integratie in het digitale belastingsysteem van het land.

Elektronische loonlijst: wat is het en hoe wordt het uitgegeven

Het document voor elektronische loonlijstbetalingen maakt deel uit van het elektronische facturatiesysteem in Colombia en is verplicht voor bedrijven die inkomsten of btw aangeven en betalingen doen die zijn afgeleid van dienstverbanden of juridische relaties. Met dit document kunt u kosten, inhoudingen of aftrekbare belastingen voor de DIAN onderbouwen.

Het document moet worden gegenereerd op basis van de informatie in de loonlijst- of BPO-software van het bedrijf. Deze informatie wordt omgezet in elektronische documenten die digitaal worden ondertekend en naar de DIAN worden gestuurd voor validatie. Na validatie worden ze samen met hun grafische weergave in het interne systeem geïntegreerd en automatisch naar de werknemers gestuurd. In geval van fouten moeten volgens dezelfde procedure correctienota's worden opgesteld.

Volgens de huidige regelgeving moeten deze documenten maandelijks worden uitgegeven en binnen de eerste 10 kalenderdagen van de maand na de betreffende betaling worden verzonden. Het is niet toegestaan om de loonlijst te consolideren voor indiening aan het einde van de fiscale periode. 

RADIAN: registratie van elektronische facturen als waardepapieren

De DIAN heeft het RADIAN-platform geïmplementeerd om elektronische verkoopfacturen als waardepapieren te registreren, een belangrijke vereiste om ze te kunnen gebruiken in factoringtransacties. Om dit te kunnen doen, moeten facturen aan bepaalde technische en commerciële eisen voldoen en daarnaast in RADIAN worden geregistreerd en gevalideerd.

Met dit systeem kunnen bedrijven alle gebeurtenissen met betrekking tot hun facturen elektronisch beheren, zoals ontvangstbevestigingen of acceptatiebevestigingen, die digitaal moeten worden ondertekend. Alleen als deze stappen zijn voltooid, kan een factuur als waardepapier worden beschouwd.

Om op het RADIAN-platform te kunnen werken, is software nodig die door de DIAN is goedgekeurd. EDICOM biedt als gecertificeerde technologieleverancier een geïntegreerde oplossing die het genereren, verzenden en registreren van gebeurtenissen in RADIAN automatiseert, de naleving van de regelgeving waarborgt en de toegang tot elektronische factoring vergemakkelijkt.

Elektronische gelijkwaardige documenten: wat zijn het en wanneer zijn ze van toepassing?

Elektronische gelijkwaardige documenten zijn bewijzen die de elektronische verkoopfactuur vervangen in bepaalde specifieke gevallen, bijvoorbeeld wanneer de leverancier niet verplicht is om elektronisch te factureren. Ook deze documenten moeten worden gegenereerd door een software en gevalideerd door de DIAN, waarbij ze moeten voldoen aan de vastgestelde technische vereisten.

Een van de bekendste is het ticket dat wordt gegenereerd door P.O.S.-systemen, die vaak worden gebruikt in fysieke verkooppunten. Daarnaast zijn er nog andere soorten gelijkwaardige documenten, zoals de documenten die gebruikt worden in transportdiensten, shows, kansspelen, tolheffingen, openbare diensten, enzovoort.

De DIAN definieerde een geleidelijk implementatieschema in 2024 voor deze documenten, met data die variëren afhankelijk van het type document en de categorie belastingplichtige. Dit schema vergemakkelijkte de invoering van het systeem en zorgde voor een ordelijke overgang naar volledige digitalisering van elektronische documenten.

Resolutie 000119/2024: Wijzigingen aan elektronische facturering

De DIAN publiceerde Resolutie 000119 van 2024, waarmee relevante wijzigingen aan het systeem van elektronische facturering in Colombia werden ingevoerd en verschillende punten van Resolutie 000165 van 2023 werden aangepast. De belangrijkste wijzigingen waren

• Gelijkwaardigheidsoptie: belastingplichtigen mochten kiezen voor het uitreiken van een elektronische verkoopfactuur of een elektronisch gelijkwaardig document, afhankelijk van de aard van de transactie.
• Verlenging van de implementatiedata: De deadline voor de elektronische uitgifte van bepaalde gelijkwaardige documenten, zoals die voor openbare diensten, personenvervoer en verklaringen, werd met drie maanden verlengd.
• Vliegtickets: Er werd een maximumtermijn van 48 uur vastgesteld, te rekenen vanaf de reservering in het GDS-systeem, voor de uitgifte van het elektronisch gelijkwaardig document dat overeenstemt met het vliegticket voor passagiersvervoer.

Implementatie van RIPS in de gezondheidssector

Het Colombiaanse Ministerie van Volksgezondheid publiceerde resolutie nr. 1884, waarin de termijnen voor de implementatie van het RIPS (Individual Health Services Provision Register) als ondersteuning voor elektronische facturering in de gezondheidssector werden verlengd. Deze overgang werd gedefinieerd in drie fasen, afhankelijk van de complexiteit van de aanbieders, met startdata tussen oktober 2024 en april 2025.

Als een RIPS niet gevalideerd is, moet de entiteit de elektronische facturatie voltooien zonder de specifieke velden voor de gezondheidssector en de RIPS indienen volgens Resolutie 3374 van 2000. Daarnaast kunnen zorgverleners tot december 2025 RIPS indienen voor eerdere diensten.

Nieuwe zorgverleners die na september 2024 in het officiële register (REPS) worden opgenomen, moeten deze bestanden vanaf april 2025 beginnen in te dienen. Deze maatregel is bedoeld om een geordende overgang te vergemakkelijken en de technische en regelgevende naleving in de gezondheidssector te garanderen.

EDICOM, DIAN-geautoriseerde leverancier voor elektronisch factureren in Colombia

EDICOM is een DIAN-geautoriseerde technologieleverancier voor het uitgeven van elektronische facturen in Colombia. Deze accreditatie garandeert dat het bedrijf voldoet aan alle technische, wettelijke en financiële vereisten die zijn vastgelegd in Decreet 2242 van 2015.

EDICOM voldoet onder andere aan de volgende voorwaarden: het bijhouden van het unieke belastingregister (RUT), ingeschreven zijn in de gemeenschappelijke btw-regeling, een ISO 27001-certificering voor informatiebeveiliging hebben en beschikken over eigen vermogen en activa in overeenstemming met de vereiste drempels. Bovendien gebruiken de systemen het XML-formaat dat door de DIAN is gestandaardiseerd, gebruiken ze geautoriseerde nummering, integreren ze de digitale handtekening en garanderen ze de authenticiteit en integriteit van elke factuur door middel van een unieke elektronische factuurcode.

Dankzij deze certificering biedt EDICOM een allesomvattende oplossing voor elektronisch documentbeheer, die niet alleen is aangepast aan de Colombiaanse belastingvereisten, maar ook aan de regelgeving van meerdere landen, zodat bedrijven efficiënt en veilig kunnen opereren op internationale markten en de traceerbaarheid en compliance van hun belastingactiviteiten kunnen garanderen.