Portugal: De elektronische factuur met de overheid

Elektronische facturen zijn in Portugal verplicht in de relaties van leveranciers met overheidsdiensten.  eSPap, Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, is degene die de rol vervult van coördinerende entiteit bij de implementatie van het elektronische factuursysteem in Portugal.

Juridisch kader van elektronische B2G-factuur in Portugal

Elektronische facturatie in Portugal wordt geregeld door Wetsbesluit 111-B/2017, dat een omzetting is van Richtlijn 2014/55/EU over het gebruik van elektronische facturatie bij overheidsopdrachten, die verplicht is voor alle lidstaten. Dit wetsdecreet werd later gewijzigd bij decreet 123/2018 om nieuwe kenmerken van het model en de verschillende implementatiefasen te definiëren.

Elektronisch factuursysteem in Portugal

Het elektronische factuursysteem van de Portugese overheid is gebaseerd op een gedecentraliseerd model, zodat overheidsinstanties het factuurontvangstplatform van eSPAP kunnen gebruiken of hun eigen platforms kunnen ontwikkelen voor de ontvangst, validatie en verwerking van facturen. De verbinding kan tot stand worden gebracht via het AS2-protocol of via Web Services. 

Openbare lichamen die verplicht zijn het eSPap-platform te gebruiken

• Directe overheidsadministraties
• Openbare instellingen

Openbare lichamen die vrijwillig gebruik maken van het eSPap-platform

• Presidentschap van de Republiek
• Vergadering van de Republiek
• Procureur-generaal van de Republiek
• Rechtbanken
• Onafhankelijke administratieve entiteiten
• Entiteiten van het openbare bedrijfsleven (ziekenhuizen)
• Universiteiten

Kenmerken van de elektronische factuur in Portugal

De verplichte documenten die moeten worden afgegeven in relaties met overheidsdiensten zijn de factuur, de creditnota en de debetnota.

Het factuurformaat: Er kunnen twee formaten gebruikt worden die zijn goedgekeurd door de Europese Unie: UBL 2.1 "CIUS-PT" en CEFACT "CIUS-PT".

Elementen die het gestructureerde bestand moet bevatten:

• Proces- en factuuridentificatiegegevens
• Facturatieperiode
• Informatie over de onderaannemer
• Informatie over de aannemer van de overheidsopdracht
• Informatie over de begunstigde entiteit, als zij van de vorige afwijkt
• Informatie over de fiscale vertegenwoordiger van de onderaannemer
• Referentie van het contract
• Leveringsvoorwaarden
• Betalingsinstructies
• Informatie over aanpassingen en lasten
• Informatie over de posten op de factuur
• Het factuurtotaal

Elektronische handtekening en opslag: De elektronische handtekening is verplicht en de opslag van facturen gedurende 10 jaar is vereist voor zowel de uitgever als de ontvanger. 

Enkelvoudige documentcode (ATCUD) en tweedimensionale QR-code

De Portugese belastingdienst, Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), heeft de verplichting aangekondigd om op facturen en relevante belastingdocumenten de unieke documentcode ATCUD (Code Validation Numero Sequential) en de tweedimensionale streepjescode (QR-code) op te nemen. Deze maatregelen hebben tot doel de communicatie van facturen te vereenvoudigen en de controle op transacties door belastingplichtigen te verbeteren en zo de informele economie, fraude en belastingontduiking te bestrijden.

ATCUD-codes moeten op alle facturen worden vermeld en hun leesbaarheid moet worden gegarandeerd, ongeacht het medium waarop ze aan de klant worden gepresenteerd, zowel in elektronisch als in geprint formaat. De weergave van de QR-code op facturen heeft alleen invloed op facturen die op papier of in een ondertekende PDF worden ingediend. In documenten met meer dan één pagina verschijnt de ATCUD-code op alle documenten, in het geval van de QR-code kan deze op de eerste of laatste pagina verschijnen.

Vereisten om ATCUD- en QR-codes op facturen te kunnen vermelden:

• Over een door de TA gecertificeerde softwareoplossing beschikken.
• Over een door de TA beschikbaar gestelde seriële validatiecode beschikken.

EDICOM wereldwijd platform voor elektronische facturatie

Als uw bedrijf een elektronisch factuurproject heeft in Portugal of een ander land ter wereld, kan EDICOM u helpen met uw fiscale verplichtingen. Ons platform maakt een geïntegreerd beheer van elektronische facturatie met Portugese overheidsdiensten mogelijk, evenals andere telematicaprocedures van fiscale aard, zoals de aangifte van het SAF-T-boekhoudbestand.

In die zin biedt EDICOM zijn klanten een globale oplossing die voldoet aan alle technische eisen die zijn vastgelegd in het Portugese B2G elektronische facturatiesysteem of enig ander land ter wereld.