Hoe u legaal PDF-facturen kunt verzenden in Portugal

Op 1 januari 2025 moeten facturen in PDF-formaat in Portugal de authenticiteitsvereisten in de vorm van een gekwalificeerde elektronische handtekening implementeren om als geldige documenten te worden beschouwd. De Business@Mail oplossing vergemakkelijkt geautomatiseerde naleving voor het ondertekenen en verzenden van facturen, waardoor traceerbaarheid en wettelijke opslag van elektronische documenten wordt gegarandeerd.

Vereisten voor de uitgifte van elektronische facturen in Portugal

Wetsdecreet nr. 28/2019 bepaalt de voorwaarden voor de afgifte van elektronische documenten en moedigt de invoering aan van een systeem voor elektronische facturatie en elektronische archivering, waardoor bedrijven de kosten voor het nakomen van belastingverplichtingen kunnen verlagen en de ontwikkeling en het gebruik door bedrijven van nieuwe technologieën wordt gestimuleerd.
Artikel 12 van dit besluit stelt de volgende vereisten vast voor de uitgifte van elektronische facturatie:

• Facturen en andere documenten van fiscaal belang kunnen, onder voorbehoud van aanvaarding door de ontvanger, langs elektronische weg worden uitgegeven.
• De authenticiteit van de oorsprong en de integriteit van de inhoud van langs elektronische weg uitgegeven documenten worden geacht te zijn gewaarborgd indien een van de volgende procedures wordt gevolgd:
  • Zorgen voor een gekwalificeerde elektronische handtekening in juridische termen.
  • Aanbrengen van een gekwalificeerd elektronisch zegel, overeenkomstig Verordening (EU) nr. 910/2014.
  • Gebruiken van een elektronisch gegevensuitwisselingssysteem, op voorwaarde dat de respectieve afzenders en ontvangers een overeenkomst sluiten in overeenstemming met Aanbeveling 1994/820/EG van de Commissie.

Invoeringsperiode tot 31 december 2024

De Portugese regering heeft verschillende aanpassingen aan de begrotingskalender doorgevoerd om naleving van de vereisten aangekondigd door wetsdecreet nr. 28/2019 te bevorderen. De data zijn verlengd, maar het is raadzaam om de mechanismen en oplossingen voor naleving te plannen. Vanaf 31 december 2024 wordt de gekwalificeerde elektronische handtekening van pdf-facturen verplicht. 

Wat betekent gekwalificeerde elektronische handtekening?

Een elektronische handtekening in de zin van Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad moet een dienst zijn die wordt verleend door een verlener van eIDAS-vertrouwensdiensten die over de relevante accreditaties en passende technologie beschikt om specifieke elektronische identificatiediensten aan te bieden, zoals diensten die elektronische handtekeningen mogelijk maken. 

In overeenstemming met de eIDAS-verordening is EDICOM goedgekeurd als een vertrouwde derde partij voor het verlenen van de volgende diensten in de Europese Unie:

• Maken, verifiëren en valideren elektronische handtekeningen, elektronische zegels en elektronische tijdstempels, gecertificeerde elektronische bezorgservices en gerelateerde certificaten.
• Bewaren van elektronische handtekeningen, zegels of certificaten met betrekking tot deze services.

Hoe automatiseer ik het verzenden van PDF-facturen in Portugal?

EDICOM biedt bedrijven de mogelijkheid om hun activiteiten voor het verzenden van elektronische documenten, zoals facturen in PDF-formaat, te optimaliseren. Via de Business@Mail oplossing is het mogelijk om alle soorten elektronische documenten naar 100% van de gesprekspartners te sturen, zelfs als ze geen EDI hebben, of het nu gaat om klanten, leveranciers, medewerkers of een andere partner.
Het massaal versturen van elektronische facturen in PDF gebeurt zonder dat de documenten hoeven te worden afgedrukt of gescand. Het proces is als volgt: 

1. De uitgever genereert een gegevensbestand uit zijn met EDICOM overeengekomen beheersysteem om elektronische facturen te genereren.
2. Het EDICOM-platform zet de gegevens om in de standaard die in elk geval vereist is (UBL, XML, EDIFACT, enz.) en past een gekwalificeerde elektronische handtekening toe op elke factuur.
3. EDICOM herkent de ontvanger van elke factuur en, wanneer de klant geen EDI-partner is, wordt de factuur in het Business@Mail gepubliceerd in zijn elektronische formaat, samen met een visuele PDF-weergave ervan.
4. Business@Mail stuurt een e-mail om de ontvanger op de hoogte te stellen van de beschikbaarheid van facturen om te raadplegen of te downloaden, waarbij verschillende ontvangstbevestigingen worden gegenereerd in overeenstemming met de bepalingen van het btw-wetboek in Portugal.

Voordelen van de Business@Mail oplossing

Business@Mail levert waardevolle voordelen op voor het bedrijf dat de documenten uitgeeft, maar ook voor de klanten die het platform gebruiken om PDF-facturen te ontvangen.

• Optimaliseert het administratief beheer: automatiseert alle repetitieve taken. Naast het elimineren van het gebruik van printers, wat besparing op papier, inkt en onderhoud betekent.
• Effectieve levering: het is onmiddellijk en veilig. Arriveert binnen enkele seconden via veilige en vertrouwelijke kanalen.
• Volledige traceerbaarheid van de zending: alle acties worden geregistreerd via statusmeldingen (verzenden, ontvangen, bekijken), waardoor u kunt controleren of de partner de documenten raadpleegt die u hem hebt gestuurd.
• Integreert met elk managementsysteem: zonder de gebruikelijke activiteiten van het bedrijf ook maar in het minst te veranderen.
• Biedt meer garanties, flexibiliteit en controle dan verzending via conventionele e-mail. Naast een aanzienlijke besparing van middelen, omdat u geen facturen analoog hoeft uit te geven en te verwerken.

Een belangrijk punt om te benadrukken is dat de traceerbaarheid van deze oplossing het ook mogelijk maakt om te voldoen aan de verplichting voor de ontvanger om ontvangstbevestigingen in creditnota's te genereren, zoals vastgelegd in de BTW-code in Portugal.