De elektronische B2B- en B2C-factuur in Vietnam

In Vietnam is elektronische facturatie sinds juli 2022 verplicht voor alle bedrijven en het land is een van de pioniers in de Aziatische regio.

Vietnam begon zijn e-invoicing project in 2018 met de goedkeuring van Decreet 119. Met de publicatie van het nieuwe decreet wordt de aanpassingsperiode van bedrijven aan het nieuwe systeem verlengd met 2 jaar.

Verplichte elektronische factuur in Vietnam 

Sinds juli 2022 is het verplicht om elektronische facturen uit te reiken voor organisaties, bedrijven en particulieren die goederen of diensten leveren.

Vanaf die datum zijn organisaties, bedrijven en particulieren die goederen of diensten leveren verplicht om elektronische facturen uit te reiken. Zelf afgedrukte facturen, voorgedrukte facturen of facturen die bij de belastingdienst zijn gekocht, zijn niet langer geldig.

Voor het uitgeven van elektronische facturen is een voorafgaande registratie nodig die wordt gedaan via de website van de Algemene Dienst Belastingen (GDT) en goedkeuring door de belastingdienst.
De verordening specificeert twee soorten facturen: met een identificatiecode van een belastingdienst en zonder identificatiecode.

De identificatiecode wordt uitgegeven door de belastingdienst op basis van de informatie die bedrijven in de elektronische factuur vermelden. Deze code moet worden opgenomen in de elektronische factuur voordat deze naar de koper wordt verzonden.

Klanten die met EDICOM werken, hebben echter geen identificatiecodes op hun facturen nodig, omdat het een oplossing is die is gecertificeerd door de Vietnamese autoriteiten en het proces van het genereren en integreren van elektronische facturen vereenvoudigt.

Kenmerken van elektronische facturering in Vietnam

Voor technische doeleinden ontwikkelt Circulaire nr. 68/2019/ TT-BTC, uitgegeven door het ministerie van Financiën, de implementatie van elektronische facturering op basis van decreet 119.

Elektronische facturen in Vietnam gebruiken het XML-formaat, de technische kenmerken moeten een digitale handtekening omvatten en vereisen een veilige opslag en bewaring vereist voor een periode van 10 jaar.

Belastingplichtigen moeten de gegevens van de uitgereikte elektronische facturen rechtstreeks of via een erkende dienstverlener aan de belastingdienst doorgeven.

Het is belangrijk om gebruik te maken van de deadline tot 31 oktober om de elektronische factuur volgens decreet 119 met garanties te implementeren.

Aan welke vereisten moet een aanbieder van elektronische facturen voldoen in Vietnam?

In het geval van een dienstverlener voor elektronische facturering moet deze voldoen aan de vereisten die door de belastingdienst zijn gesteld (economisch, juridisch en technisch).

Elektronische B2C-factuur voor verkooppunten in Vietnam 

Wat de elektronische factuur betreft die op het verkooppunt of POS wordt gegenereerd, is dit niet verplicht, maar wel toegestaan ​​voor bepaalde soorten bedrijven. Bedrijven en individuele ondernemers die goederen of diensten rechtstreeks aan consumenten leveren, zijn bevoegd om gebruik te maken van elektronische facturen afkomstig van de kassa's van verkooppunten (clausule 2, artikel 8 van Circulaire 78/2021/TT-BTC). Dit omvat bedrijven zoals winkelcentra, supermarkten, detailhandel in consumptiegoederen, voedingsmiddelen en dranken, restaurants, hotels, detailhandel in moderne medicijnen, entertainment- en ontspanningsdiensten en andere diensten.

Elektronische facturen gegenereerd vanuit kassa's naar de Belastingdienst moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen:

• De elektronische factuur moet duidelijk herkenbaar zijn als gegenereerd vanuit een POS-kassa.
• Digitale handtekeningen zijn optioneel en niet vereist.
• De op de elektronische factuur vermelde uitgave kan (in het kader van de fiscale verplichtingen) als uitgave worden vastgesteld als deze wordt gestaafd met voldoende bewijsstukken.

De implementatie van de elektronische factuur vanuit de kassa’s gebeurde in twee fases:

1. Tot eind 03/2023: impact op restaurants, horeca, winkelcentra, supermarkten en retailers (B2C).
2. Per 01-04-2023: overige vennootschappen en bedrijfsentiteiten.

EDICOM kan u helpen bij het beheren van het genereren en uitgeven van B2C-facturen op een geïntegreerde en automatische manier, zowel naar de GDT als door deze naar de eindklant te sturen voor downloaden. Wilt u meer weten over hoe dit proces in zijn werk gaat, neem dan contact met ons op.

Wat de technische voorschriften betreft, moet zij zorgen voor:

• Veilige connectiviteit: De provider moet 24 uur per dag, 7 dagen per week zorgen voor connectiviteit met de GDT.
• Toegang voor meerdere apparaten. Services bieden op verschillende soorten apparaten, zoals de computers, tablets en smartphones van de gebruiker.
• Beveiligde verbindingen. De vertrouwelijkheid en integriteit van de gegevens handhaven die tussen de deelnemende partijen worden uitgewisseld.
• Dataherstelsysteem.
• Opslag van facturen. Zorg voor een dienst van opslag en bewaring door elektronische middelen van facturen die de veiligheid en integriteit van de documenten garandeert. Bovendien moet de opgeslagen informatie toegankelijk zijn voor online raadpleging.
• De organisatie moet voldoen aan de eisen met betrekking tot de dataverbindingsnormen van het ministerie van Financiën.

EDICOM, referentiepartner voor elektronische facturen in Vietnam

Voor bedrijven en organisaties die actief zijn in Vietnam biedt EDICOM een technologische oplossing die is aangepast aan de eisen van het land, zowel op B2B- als op B2C-gebied. Zo werkt het proces:

• Het platform integreert met het managementsysteem of ERP van het bedrijf en ontvangt de benodigde gegevens van de klant.
• EDICOM transformeert de gegevens naar het XML-formaat gedefinieerd door de GDT.
• Op de gestructureerde factuur wordt een digitale handtekening en een unieke identificatiecode aangebracht.
• De factuur wordt ter validatie naar de GDT gestuurd.
• Na validatie wordt het document ontvangen en weer geïntegreerd in het ERP van het bedrijf.
• Tegelijkertijd levert EDICOM diensten waarmee de geldige factuur automatisch naar de ontvanger kan worden verzonden.

EDICOM, leverancier van EDI (Electronic Data Interchange) en elektronische facturatiediensten, biedt oplossingen voor bedrijven en publieke organisaties in meer dan 80 landen. De oplossing EDICOM Global e-Invoicing Patform is in staat om zich aan te passen aan de verschillende technische en wettelijke bijzonderheden van elk land, waardoor volledige naleving van de elektronische factuur wordt gegarandeerd.

EDICOM ontwikkelt zijn oplossingen in ASP-modus (Application Service Provider) en garandeert een beschikbaarheid van de systeemtoegang tot de service vanaf elke locatie ter wereld van 99,9%, dankzij de robuustheid van onze infrastructuur.

Het platform integreert met het managementsysteem of ERP van het bedrijf, neemt de door de gebruiker geregistreerde informatie over en transformeert deze naar de standaard van de klant. Hiervoor is het gebaseerd op de mapping systemen die het mogelijk maken om de ERP-gegevensstructuren aan te passen aan het vastgestelde formaat. Deze aanpassingen omvatten de handtekening processen en de registratie van de codes die de fiscale controle, de authenticiteit en de integriteit van het document garanderen.

EDICOM biedt een opslagservice voor originele verzonden en ontvangen facturen. Met de oplossing kunt u snel al uw opgeslagen elektronische facturen raadplegen, beheren en ophalen.

Welke voordelen biedt elektronisch factureren?

De implementatie van elektronisch factureren als facturatiemodel brengt tal van voordelen met zich mee voor bedrijven en leidt uiteindelijk tot kostenbesparingen.

• Besparing van directe kosten door de eliminatie van papier, afdrukken, verzenden van facturen en de opslag ervan.
• Verhoging van de productiviteit van de administratie afdeling, die dankzij de automatisering van dit proces meer tijd heeft voor het uitvoeren van andere taken.
• Automatisering van de processen van ontvangst en integratie van facturen. De elektronische oorsprong van het document staat automatische integratie in het ERP toe, en dus ook de boekhouding ervan, waardoor de facturen klaar zijn voor betaling praktisch zonder menselijke tussenkomst.
• Meer efficiëntie en eliminatie van menselijke fouten als gevolg van de automatisering en van een volledig geïntegreerde behandeling.
• Kortere tijden voor levering en betaling van facturen. De efficiëntie van de processen voor verzending en ontvangst, de directheid ervan en de effectieve eliminatie van fouten in de aanmaak en boekhouding van facturen, draagt bij aan vermindering van de termijnen voor betaling van facturen.
• Meer veiligheid. Het verzenden van facturen wordt uitgevoerd met behulp van particuliere netwerken of specifieke protocollen zoals FTPS, AS2, WebServices, VAN (Value Added Network), enz. Digitale handtekening systemen garanderen bovendien de integriteit, de oorsprong en de echtheid van deze facturen.
• Handige, veilige en legale opslag. De originele en ondertekende documenten worden beschermd gedurende ten minste de periode die de geldende wetgeving bepaalt. Dit vermindert opslagkosten en vergemakkelijkt bovendien het raadplegen van oude facturen.
• Eliminatie van risico van verlies van fysieke documenten dankzij de veilige opslag en digitale raadpleging van facturen.