De elektronische B2B- en B2C-factuur in Vietnam

In Vietnam is elektronische facturatie sinds juli 2022 verplicht voor alle bedrijven en het land is een van de pioniers in de Aziatische regio.

Verordening 70/2025/ND-CP (verordening 70), van kracht vanaf 1 juni 2025, introduceert substantiële wijzigingen en belangrijke aanvullingen op de bepalingen die eerder waren vastgelegd in verordening 123/2020/ND-CP, dat de uitgifte, het beheer en het gebruik van facturen en boekhoudkundige documenten in Vietnam regelt.

Het doel van dit nieuwe decreet is om het wettelijke kader voor elektronische facturatie te actualiseren en aan te passen aan de technologische vooruitgang, de nieuwe dynamiek van digitale handel en de groeiende behoefte van de belastingdienst aan fiscale controle.

Hoe werkt e-facturatie in Vietnam?

Vanaf juli 2022 is het voor alle organisaties, bedrijven en personen die goederen of diensten leveren verplicht om elektronische facturen uit te reiken. Dit betekent dat zelfgedrukte facturen, voorgedrukte facturen en facturen die rechtstreeks bij de belastingdienst zijn aangeschaft niet langer als geldig worden beschouwd. De huidige regelgeving vereist dat alle handelstransacties worden ondersteund door elektronische ontvangstbewijzen, wat moet zorgen voor meer transparantie, belastingcontrole en efficiëntie in administratieve processen.

Om elektronische facturen uit te reiken, is voorafgaande registratie via de website van de Algemene Belastingdienst (GDT) en goedkeuring door de belastingdienst vereist. 

Elektronische facturen in Vietnam gebruiken het XML-formaat. Een van de technische kenmerken is dat ze een digitale handtekening moeten bevatten en dat ze veilig moeten worden opgeslagen en bewaard gedurende een periode van tien jaar.

Belastingplichtigen moeten de gegevens van de uitgereikte elektronische facturen doorgeven aan de belastingdienst via een gemachtigde dienstverlener. 

De belangrijkste soorten elektronische facturen in Vietnam

In het regelgevende kader van Vietnam zijn er vijf hoofdtypes van elektronische facturen:

• Factuur met btw: gebruikt voor transacties waarop btw moet worden betaald. Hieronder vallen ook facturen met een verzoek voor btw-teruggave: gebruikt in specifieke gevallen waarin de koper recht heeft op btw-teruggave.
• Commerciële factuur: voornamelijk gebruikt bij exporttransacties.
• Elektronische factuur voor de verkoop van openbare goederen
• Elektronische factuur voor de verkoop van producten uit de nationale voorraad
• Andere soorten belastingdocumenten zoals tickets, ontvangstbewijzen voor het in rekening brengen van vliegtickets; documenten voor het in rekening brengen van internationale vracht, enz.

Deze facturen kunnen worden uitgegeven met of zonder fiscale identificatiecode. In beide gevallen is het uitgevende bedrijf verplicht om de elektronische factuur te melden aan de belastingdienst.

Als de factuur een identificatiecode vereist, wordt deze door de belastingdienst gegenereerd op basis van de informatie die het bedrijf heeft verstrekt op het moment dat de elektronische factuur werd aangemaakt. Het is verplicht om deze code op de factuur te vermelden voordat ze naar de koper wordt gestuurd, zodat de factuur rechtsgeldig is.

Elektronische leveringsbonnen voor het vervoer van goederen

Naast facturen vereist het Vietnamese belastingsysteem de uitgifte van elektronische leveringsbonnen om het vervoer van goederen te documenteren en controleren. Er zijn twee soorten leveringsbonnen, afhankelijk van de aard van het transport:

1. Leveringsbon voor intern transport: deze wordt gebruikt wanneer goederen worden vervoerd tussen locaties of magazijnen binnen hetzelfde bedrijf.
2. Vervoersdocument voor commerciële distributie: deze wordt gebruikt wanneer goederen naar verkoopagenten of andere tussenpersonen worden gestuurd.

Deze leveringsbonnen moeten voldoen aan dezelfde formele vereisten als elektronische facturen, inclusief verplichte inhoud, digitaal formaat en de mogelijkheid om gemeld aan of geverifieerd te worden door de belastingdienst.

Wetgevingsupdates: Verordening 70/2025/ND-CP

Verordening 70/2025/ND-CP is van kracht sinds 1 juni 2025. Ze wijzigt en vult een reeks bepalingen aan van Verordening 123/2020/ND-CP, die de uitgifte en bewaring van facturen en boekhoudkundige documenten regelt. De Circulaire 32/2025/TT-BTC heeft als belangrijkste doel om richtlijnen vast te stellen over bepaalde aspecten met betrekking tot facturen en boekhoudkundige documenten, in overeenstemming met Verordening nr. 70/2025/ND-CP.

Verordening 70 voert nalevingsvereisten in voor buitenlandse leveranciers die actief zijn in e-commerce in Vietnam, stelt specifieke termijnen vast voor het uitgeven van facturen voor verschillende soorten transacties en staat dergelijke leveranciers toe om facturen voor de belasting over de toegevoegde waarde (btw) te gebruiken.

Las modificaciones principales impactan en:

1. De uitbreiding van de reikwijdte van het e-facturatiesysteem
   

   • Buitenlandse aanbieders van e-commerce en digitale diensten, zonder permanente vestiging in Vietnam, kunnen zich vrijwillig registreren voor het gebruik van e-facturen met btw, in overeenstemming met de lokale belastingwetgeving.

   • Binnenlandse en individuele bedrijven kunnen derden machtigen om namens hen elektronische facturen uit te geven.

   • Exportverwerkende bedrijven (EPE's) moeten verkoop- of btw-facturen gebruiken, afhankelijk van hun aangiftemethode.

   • Exporteurs mogen elektronische handelsfacturen uitgeven als ze aan de technische voorwaarden voldoen om de gegevens naar de belastingdienst door te sturen.

2. Gestandaardiseerde uiterste termijnen voor het uitgeven van facturen
   

   • Geëxporteerde goederen: de factuur moet de volgende werkdag na inklaring worden uitgegeven.

   • Verkoop van goederen of levering van diensten: op het moment van eigendomsoverdracht of voltooiing van de dienst.

   • Vooruitbetalingen: de factuur wordt opgemaakt op het moment van betaling (met uitzondering van aanbetalingen).

   • Terugkerende diensten of diensten met een hoog volume: tot de 7e van de volgende maand of volgens de overeengekomen periode.

   • Voor speciale sectoren zoals banken, verzekeringen, transport, gezondheidszorg en kansspelen gelden specifieke uitgifteregels.

3. Verbeteringen aan de inhoud en formaat van de facturen
   

   • Er wordt gedetailleerde informatie vereist: gegevens van koper en verkoper, btw-nummer, duidelijke beschrijving van goederen of diensten.

   • Als de digitale handtekening niet dezelfde dag kan worden aangebracht, moet dit de volgende werkdag gebeuren.

   • Facturen die zijn aangemaakt vanuit een POS moeten elektronisch (e-mail, sms of anderszins) of via een beveiligde link of QR-code worden verzonden.

   • Speciale vereisten voor:
       ◦ Digitale transportdiensten (gegevens van de afzender en gegevens van de goederen).
       ◦ Promoties, die gedetailleerd moeten zijn en volledige verslagen moeten bevatten.

Elektronische B2C-factuur voor verkooppunten in Vietnam 

Met de inwerkingtreding van Verordening 70/2025/ND-CP is het gebruik van elektronische facturen gegenereerd door kassa's (POS) verplicht voor alle bedrijven die actief zijn in de detailhandel, het hotelwezen, het restaurantwezen, de foodservice en de persoonlijke dienstverlening, op voorwaarde dat hun jaarlijkse omzet de drempel van 1 miljard VND overschrijdt. Deze maatregel is bedoeld om de fiscale controle te versterken, het proces van het uitgeven van facturen te stroomlijnen en de traceerbaarheid te garanderen van handelstransacties waarbij sprake is van rechtstreekse verkoop aan de eindconsument.

De kassa's die door deze bedrijven worden gebruikt, moeten elektronisch verbonden zijn met het systeem van de Vietnamese belastingdienst, zodat de informatie op elke factuur in realtime kan worden doorgestuurd naar de belastingdienst.

Elektronische facturen gegenereerd vanuit kassa's naar de Belastingdienst moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen:

• De elektronische factuur moet duidelijk herkenbaar zijn als gegenereerd vanuit een POS-kassa.
• Digitale handtekeningen zijn optioneel en niet vereist.
• De op de elektronische factuur vermelde uitgave kan (in het kader van de fiscale verplichtingen) als uitgave worden vastgesteld als deze wordt gestaafd met voldoende bewijsstukken.

Een door een POS-kassa gegenereerde elektronische factuur bevat de volgende gegevens:

• Naam, adres en btw-nummer van de verkoper;
• Naam, adres en btw-nummer/persoonlijk identificatienummer/telefoonnummer van de koper (indien gevraagd door de koper);
• Naam van de goederen/diensten, eenheidsprijs, hoeveelheid en totaal te betalen prijs. Als een organisatie of bedrijf belastingen betaalt via de credit-factuurmethode, moeten de verkoopprijs exclusief btw, het btw-tarief, het totaal te betalen btw-bedrag en het totaal te betalen bedrag met btw duidelijk worden vermeld op de e-factuur;
• Datum van uitgifte van de factuur;
• De identificatiecode of elektronische gegevens van de belastingdienst waarmee de koper de informatie op de elektronische factuur die door het POS-kassasysteem wordt gegenereerd, kan inzien en declareren.

De verkoper stuurt de e-factuur via elektronische weg (bericht, e-mail of anderszins) naar de koper of verstrekt de link of QR-code, zodat de koper deze kan opzoeken en downloaden.

EDICOM kan u helpen bij het beheren van het genereren en uitgeven van B2C-facturen op een geïntegreerde en automatische manier, zowel naar de GDT als door deze naar de eindklant te sturen voor downloaden. Wilt u meer weten over hoe dit proces in zijn werk gaat, neem dan contact met ons op.

Wat zijn de vereisten voor een e-factuurprovider in Vietnam?

Wat de technische voorschriften betreft, moet zij zorgen voor:

• Veilige connectiviteit: De provider moet 24 uur per dag, 7 dagen per week zorgen voor connectiviteit met de GDT.
• Toegang voor meerdere apparaten. Services bieden op verschillende soorten apparaten, zoals de computers, tablets en smartphones van de gebruiker.
• Beveiligde verbindingen. De vertrouwelijkheid en integriteit van de gegevens handhaven die tussen de deelnemende partijen worden uitgewisseld.
• Dataherstelsysteem.
• Opslag van facturen. Zorg voor een dienst van opslag en bewaring door elektronische middelen van facturen die de veiligheid en integriteit van de documenten garandeert. Bovendien moet de opgeslagen informatie toegankelijk zijn voor online raadpleging.
• De organisatie moet voldoen aan de eisen met betrekking tot de dataverbindingsnormen van het ministerie van Financiën.

EDICOM, referentiepartner voor elektronische facturen in Vietnam

Voor bedrijven en organisaties die actief zijn in Vietnam biedt EDICOM een technologische oplossing die is aangepast aan de eisen van het land, zowel op B2B- als op B2C-gebied. Zo werkt het proces:

• Het platform integreert met het managementsysteem of ERP van het bedrijf en ontvangt de benodigde gegevens van de klant.
• EDICOM transformeert de gegevens naar het XML-formaat gedefinieerd door de GDT.
• Op de gestructureerde factuur wordt een digitale handtekening en een unieke identificatiecode aangebracht.
• De factuur wordt ter validatie naar de GDT gestuurd.
• Na validatie wordt het document ontvangen en weer geïntegreerd in het ERP van het bedrijf.
• Tegelijkertijd levert EDICOM diensten waarmee de geldige factuur automatisch naar de ontvanger kan worden verzonden.

EDICOM, leverancier van EDI (Electronic Data Interchange) en elektronische facturatiediensten, biedt oplossingen voor bedrijven en publieke organisaties in meer dan 80 landen. De oplossing EDICOM Global e-Invoicing Patform is in staat om zich aan te passen aan de verschillende technische en wettelijke bijzonderheden van elk land, waardoor volledige naleving van de elektronische factuur wordt gegarandeerd.

EDICOM ontwikkelt zijn oplossingen in ASP-modus (Application Service Provider) en garandeert een beschikbaarheid van de systeemtoegang tot de service vanaf elke locatie ter wereld van 99,9%, dankzij de robuustheid van onze infrastructuur.

Het platform integreert met het managementsysteem of ERP van het bedrijf, neemt de door de gebruiker geregistreerde informatie over en transformeert deze naar de standaard van de klant. Hiervoor is het gebaseerd op de mapping systemen die het mogelijk maken om de ERP-gegevensstructuren aan te passen aan het vastgestelde formaat. Deze aanpassingen omvatten de handtekening processen en de registratie van de codes die de fiscale controle, de authenticiteit en de integriteit van het document garanderen.

EDICOM biedt een opslagservice voor originele verzonden en ontvangen facturen. Met de oplossing kunt u snel al uw opgeslagen elektronische facturen raadplegen, beheren en ophalen.

Welke voordelen biedt elektronisch factureren?

De implementatie van elektronisch factureren als facturatiemodel brengt tal van voordelen met zich mee voor bedrijven en leidt uiteindelijk tot kostenbesparingen.

• Besparing van directe kosten door de eliminatie van papier, afdrukken, verzenden van facturen en de opslag ervan.
• Verhoging van de productiviteit van de administratie afdeling, die dankzij de automatisering van dit proces meer tijd heeft voor het uitvoeren van andere taken.
• Automatisering van de processen van ontvangst en integratie van facturen. De elektronische oorsprong van het document staat automatische integratie in het ERP toe, en dus ook de boekhouding ervan, waardoor de facturen klaar zijn voor betaling praktisch zonder menselijke tussenkomst.
• Meer efficiëntie en eliminatie van menselijke fouten als gevolg van de automatisering en van een volledig geïntegreerde behandeling.
• Kortere tijden voor levering en betaling van facturen. De efficiëntie van de processen voor verzending en ontvangst, de directheid ervan en de effectieve eliminatie van fouten in de aanmaak en boekhouding van facturen, draagt bij aan vermindering van de termijnen voor betaling van facturen.
• Meer veiligheid. Het verzenden van facturen wordt uitgevoerd met behulp van particuliere netwerken of specifieke protocollen zoals FTPS, AS2, WebServices, VAN (Value Added Network), enz. Digitale handtekening systemen garanderen bovendien de integriteit, de oorsprong en de echtheid van deze facturen.
• Handige, veilige en legale opslag. De originele en ondertekende documenten worden beschermd gedurende ten minste de periode die de geldende wetgeving bepaalt. Dit vermindert opslagkosten en vergemakkelijkt bovendien het raadplegen van oude facturen.
• Eliminatie van risico van verlies van fysieke documenten dankzij de veilige opslag en digitale raadpleging van facturen.