Elektronische facturatie in de Filippijnen: Elektronisch Factureringssysteem - EIS

Elektronische facturatie in de Filippijnen

De Filippijnen maken vorderingen met de implementatie van het nieuwe elektronische factureringssysteem, het Electronic Invoicing System - EIS. Het Bureau of Internal Revenue (BIR) is het agentschap dat belast is met de implementatie van de massale invoering van elektronische facturatie in het land. 

Eind 2024 vaardigde de regering Republic Act 12066 (bekend als CREATE MORE) uit, die de CREATE Act wijzigde. De CREATE MORE-wet maakt van de Filipijnen een aantrekkelijke zakelijke bestemming door het fiscale stimuleringsregime wereldwijd concurrerender, investeringsvriendelijker, voorspelbaarder en transparanter te maken. R nr. 11-2025 van februari 2025 introduceert nieuwe vereisten voor elektronische facturering en digitale verkooprapportage in de Filipijnen.

In oktober 2025 vaardigt het BIR de verordening RR 026-2025 uit, waarin wordt aangekondigd dat de deadline voor de eerste groep voor het versturen van elektronische facturen en de voorbereiding op e-Reporting is verlengd tot 31 december 2026.

De eerste bedrijven die hiermee te maken krijgen, zijn grote belastingplichtigen met een omzet van meer dan Php1 biljoen en e-commerce bedrijven. 

De verlenging van de termijn tot eind 2026 heeft tot doel een meer geleidelijke en gecontroleerde implementatie mogelijk te maken, zodat bedrijven voldoende tijd hebben om hun technologische systemen aan te passen, hun personeel op te leiden en de interoperabiliteit van gegevens met de Filipijnse belastingdienst te waarborgen.

Hoe werkt het nieuwe elektronische factureringssysteem van de Filipijnen?

Het Electronic Invoicing System van de Filipijnen bestaat uit een continu rapportagesysteem, Continuous Transaction Controls, vergelijkbaar met dat van Zuid-Korea. De Koreaanse Internationale Samenwerkingsagentschap (KOICA) heeft de Filipijnen zelfs geholpen bij de ontwikkeling van hun elektronische facturatiesysteem.

De elektronische factuur bevat de verkoopfactuur, het ontvangstbewijs, debet-/creditnota's en andere soortgelijke boekhoudkundige documenten die elektronisch via internet zijn uitgegeven.

Het elektronische facturatiesysteem van de Filipijnen bestaat uit twee hoofdonderdelen:

• Gestructureerde elektronische facturen: Bedrijven die onder het mandaat vallen, moeten hun klanten elektronische facturen verstrekken in een gestructureerd formaat (JSON) en met een digitale handtekening. Deze facturen worden rechtstreeks naar de belastingdienst gestuurd, maar er is geen voorafgaande validatie of voorafgaande goedkeuring vereist. Belastingplichtigen kunnen gebruikmaken van het elektronische factuurverificatiesysteem (EIS) en het factuurverzendsysteem om te voldoen aan de verzend- en registratieverplichtingen bij de BIR.
• Elektronische verkooprapportage (Electronic Sales Reporting): Naast het versturen van facturen moeten bedrijven een overzicht van de transacties van de afgelopen drie dagen naar de BIR sturen. Dit model is geen voorafgaande goedkeuring, maar een bijna realtime rapportage, waarbij de informatie in JSON- of XML-formaat kan worden verzonden.

Documenten moeten via API in realtime of bijna realtime worden ingediend bij de BIR, maar nooit later dan 3 dagen na de transactie. De documenten die met de BIR worden uitgewisseld, moeten in JSON-indeling zijn en een JSON-webhandtekening moet worden aangebracht. De BIR is verantwoordelijk voor het verzenden van de bijbehorende acceptatie- of afwijzingsreacties.

De informatie die een elektronische factuur moet bevatten is:

• Document Nummer
• Datum van uitgifte
• Uniek identificatienummer: het is gekoppeld aan het documentnummer om te voorkomen dat de belastingplichtige weigert of beweert dat het om een andere verkooptransactie gaat.
• Verkopersinformatie:
• Kopersinformatie:
• Details van de artikelen / aard van de verkochte dienst
• Verkoopbedrag
• BTW
• Kortingen 

EDICOM's wereldwijde e-facturatieplatform: Zorgen voor naleving in de Filippijnen

Bedrijven die onder deze regelgeving vallen, moeten ervoor zorgen dat hun facturen correct geformatteerd, digitaal ondertekend en verzonden worden in overeenstemming met de normen van het Bureau of Internal Revenue (BIR). EDICOM's Global e-Invoicing Platform stroomlijnt dit proces en zorgt ervoor dat bedrijven die actief zijn in de Filippijnen eenvoudig voldoen aan de wettelijke vereisten.

Het EDICOM platform is een volledig geïntegreerde oplossing die rechtstreeks verbinding maakt met het Enterprise Resource Planning (ERP) systeem van het bedrijf, waardoor de transformatie, validatie en indiening van facturen bij de BIR wordt geautomatiseerd. Het proces wordt in de volgende fasen uitgevoerd:

Factuurontvangst en -transformatie

Wanneer een factuur wordt gegenereerd in het ERP-systeem van het bedrijf, ontvangt het EDICOM-platform het document in zijn oorspronkelijke formaat. Aangezien de BIR facturen in JSON-formaat vereist in het kader van het Electronic Invoicing System (EIS), converteert het platform de gegevens automatisch om ze in lijn te brengen met de vereiste structuur, zodat ze voldoen aan de regelgeving.

Toepassing van de elektronische handtekening

Om de authenticiteit en veiligheid van de gegevens te garanderen, plaatst het EDICOM-platform een elektronische handtekening op de factuur. Deze stap is essentieel in de Filippijnen, omdat de BIR het gebruik van elektronische handtekeningen vereist om de legitimiteit van de documenten te valideren en wijzigingen te voorkomen nadat ze zijn uitgegeven.

Verzenden naar het EIS-systeem van de BIR

EDICOM automatiseert het verzendproces, waarbij in behandeling zijnde facturen automatisch worden geïdentificeerd en verzonden naar het Electronic Invoicing/Receipting System (EIS) van de BIR zodra ze zijn gevalideerd. Deze procedure minimaliseert handmatige fouten en garandeert real-time naleving van de Filippijnse belastingregels.

Automatische PDF-factuurgeneratie en notificatie aan klanten

Voor bedrijven die facturen in PDF-formaat aan hun klanten moeten leveren, biedt EDICOM een geautomatiseerde oplossing. Het platform genereert een PDF-versie van de factuur en publiceert deze veilig voor de ontvanger. Daarnaast wordt er een e-mailnotificatie verstuurd, zodat de klant de factuur gemakkelijk kan downloaden. Hierdoor is het niet meer nodig om facturen handmatig te versturen en wordt een tijdige en formele levering gegarandeerd.

Waarom kiezen bedrijven in de Filippijnen voor EDICOM?

EDICOM's Global e-Invoicing Platform is ontworpen om te voldoen aan de specifieke eisen van de Filippijnen, waardoor bedrijven compliant blijven en tegelijkertijd hun facturatieprocessen optimaliseren. De belangrijkste voordelen zijn:

• Naadloze ERP-integratie: Volledige connectiviteit met bestaande systemen, waardoor handmatig laden wordt verminderd en fouten worden geminimaliseerd.
• BIR compliance: Zorgt ervoor dat facturen worden verzonden in JSON formaat met elektronische handtekening, in overeenstemming met de EIS-regelgeving.
• Real-time automatisering: Automatische transformatie, validatie en verzending van facturen, waardoor de administratieve last wordt verminderd.
• Veilige digitale transacties: Implementatie van elektronische handtekening om de authenticiteit van elke factuur te garanderen.
• Efficiënte factuurdistributie: Automatische verzending van notificaties en toegang tot facturen via een beveiligd online portaal.

Met de implementatie van het EDICOM Platform kunnen bedrijven in de Filippijnen vol vertrouwen elektronische facturatie beheren, hun operationele efficiëntie verbeteren en risico's op niet-naleving minimaliseren.