Elektronische facturatie in de Filippijnen: Elektronisch Factureringssysteem - EIS

Elektronische facturatie in de Filippijnen

De Filippijnen maken vorderingen met de implementatie van het nieuwe elektronische factureringssysteem, het Electronic Invoicing System - EIS. Het Bureau of Internal Revenue (BIR) is het agentschap dat belast is met de implementatie van de massale invoering van elektronische facturatie in het land. 

Eind 2024 vaardigde de regering Republic Act 12066 (bekend als CREATE MORE) uit, die de CREATE Act wijzigde. De CREATE MORE-wet maakt van de Filipijnen een aantrekkelijke zakelijke bestemming door het fiscale stimuleringsregime wereldwijd concurrerender, investeringsvriendelijker, voorspelbaarder en transparanter te maken.

In verband met deze wetgeving heeft de BIR Revenue Regulation No. 011-2025 uitgevaardigd, die nieuwe vereisten invoert voor elektronische facturering en digitale verkooprapportage in de Filipijnen. Deze verordening werd op 27 februari 2025 uitgevaardigd en treedt 15 dagen later in werking. Vanaf het moment van inwerkingtreding hebben grote belastingplichtigen en e-commerce bedrijven maximaal een jaar de tijd om zich voor te bereiden op de verplichte verplichting. Deze belastingplichtigen moeten hun facturen uiterlijk in maart 2026 aan de BIR rapporteren.

De eerste bedrijven die hiermee te maken krijgen, zijn grote belastingplichtigen met een omzet van meer dan Php1 biljoen en e-commerce bedrijven. 

Het is belangrijk op te merken dat deze verordening voorlopig is. Meer details, waaronder de definitieve technische specificaties, worden in de komende maanden verwacht.

Dit initiatief heeft als doel de digitale transformatie van boekhoud- en belastingprocessen te stimuleren, de transparantie te verbeteren en de efficiëntie van belastingaangifte te optimaliseren.

Hoe werkt het nieuwe elektronische factureringssysteem van de Filipijnen?

Het elektronische factureringssysteem van de Filippijnen bestaat uit de rapportage van elektronische facturen aan het gecentraliseerde overheidsplatform, eenmaal uitgegeven en afgeleverd bij de ontvangers. Het is daarom een belastingstelsel van continue rapportage, Continuous Transaction Controls, vergelijkbaar met dat van Zuid-Korea. In feite heeft het Internationale Coöperatie  Agentschap  van Korea (KOICA) de Filippijnen geholpen bij de ontwikkeling van zijn elektronische factureringssysteem.  

De elektronische factuur bevat de verkoopfactuur, het ontvangstbewijs, debet-/creditnota's en andere soortgelijke boekhoudkundige documenten die elektronisch via internet zijn uitgegeven.

Documenten moeten via API in realtime of bijna realtime worden ingediend bij de BIR, maar nooit later dan 3 dagen na de transactie. De documenten die met de BIR worden uitgewisseld, moeten in JSON-indeling zijn en een JSON-webhandtekening moet worden aangebracht zodra de documenten zijn gevalideerd door de BIR. De BIR is verantwoordelijk voor het valideren van de documenten en het verzenden van de bijbehorende acceptatie- of afwijzingsreacties.

De informatie die een elektronische factuur moet bevatten is:

• Document Nummer
• Datum van uitgifte
• Uniek identificatienummer: het is gekoppeld aan het documentnummer om te voorkomen dat de belastingplichtige weigert of beweert dat het om een andere verkooptransactie gaat.
• Verkopersinformatie:
• Kopersinformatie:
• Details van de artikelen / aard van de verkochte dienst
• Verkoopbedrag
• BTW
• Kortingen 

EDICOM's wereldwijde e-facturatieplatform: Zorgen voor naleving in de Filippijnen

Bedrijven die onder deze regelgeving vallen, moeten ervoor zorgen dat hun facturen correct geformatteerd, digitaal ondertekend en verzonden worden in overeenstemming met de normen van het Bureau of Internal Revenue (BIR). EDICOM's Global e-Invoicing Platform stroomlijnt dit proces en zorgt ervoor dat bedrijven die actief zijn in de Filippijnen eenvoudig voldoen aan de wettelijke vereisten.

Het EDICOM platform is een volledig geïntegreerde oplossing die rechtstreeks verbinding maakt met het Enterprise Resource Planning (ERP) systeem van het bedrijf, waardoor de transformatie, validatie en indiening van facturen bij de BIR wordt geautomatiseerd. Het proces wordt in de volgende fasen uitgevoerd:

Factuurontvangst en -transformatie

Wanneer een factuur wordt gegenereerd in het ERP-systeem van het bedrijf, ontvangt het EDICOM-platform het document in zijn oorspronkelijke formaat. Aangezien de BIR facturen in JSON-formaat vereist in het kader van het Electronic Invoicing System (EIS), converteert het platform de gegevens automatisch om ze in lijn te brengen met de vereiste structuur, zodat ze voldoen aan de regelgeving.

Toepassing van de elektronische handtekening

Om de authenticiteit en veiligheid van de gegevens te garanderen, plaatst het EDICOM-platform een elektronische handtekening op de factuur. Deze stap is essentieel in de Filippijnen, omdat de BIR het gebruik van elektronische handtekeningen vereist om de legitimiteit van de documenten te valideren en wijzigingen te voorkomen nadat ze zijn uitgegeven.

Verzenden naar het EIS-systeem van de BIR

EDICOM automatiseert het verzendproces, waarbij in behandeling zijnde facturen automatisch worden geïdentificeerd en verzonden naar het Electronic Invoicing/Receipting System (EIS) van de BIR zodra ze zijn gevalideerd. Deze procedure minimaliseert handmatige fouten en garandeert real-time naleving van de Filippijnse belastingregels.

Automatische PDF-factuurgeneratie en notificatie aan klanten

Voor bedrijven die facturen in PDF-formaat aan hun klanten moeten leveren, biedt EDICOM een geautomatiseerde oplossing. Het platform genereert een PDF-versie van de factuur en publiceert deze veilig voor de ontvanger. Daarnaast wordt er een e-mailnotificatie verstuurd, zodat de klant de factuur gemakkelijk kan downloaden. Hierdoor is het niet meer nodig om facturen handmatig te versturen en wordt een tijdige en formele levering gegarandeerd.

Waarom kiezen bedrijven in de Filippijnen voor EDICOM?

EDICOM's Global e-Invoicing Platform is ontworpen om te voldoen aan de specifieke eisen van de Filippijnen, waardoor bedrijven compliant blijven en tegelijkertijd hun facturatieprocessen optimaliseren. De belangrijkste voordelen zijn:

• Naadloze ERP-integratie: Volledige connectiviteit met bestaande systemen, waardoor handmatig laden wordt verminderd en fouten worden geminimaliseerd.
• BIR compliance: Zorgt ervoor dat facturen worden verzonden in JSON formaat met elektronische handtekening, in overeenstemming met de EIS-regelgeving.
• Real-time automatisering: Automatische transformatie, validatie en verzending van facturen, waardoor de administratieve last wordt verminderd.
• Veilige digitale transacties: Implementatie van elektronische handtekening om de authenticiteit van elke factuur te garanderen.
• Efficiënte factuurdistributie: Automatische verzending van notificaties en toegang tot facturen via een beveiligd online portaal.

Met de implementatie van het EDICOM Platform kunnen bedrijven in de Filippijnen vol vertrouwen elektronische facturatie beheren, hun operationele efficiëntie verbeteren en risico's op niet-naleving minimaliseren.