Hoe leveranciersfacturen te automatiseren
Het automatiseren van de facturen van alle leveranciers van een bedrijf is mogelijk via EDI (Electronic Data Interchange) technologische oplossingen. De automatisering van het beheer van de ontvangen facturen is een van de meest voordelige processen, omdat het de efficiëntie van het proces verbetert met tijdsbesparing en eliminatie van fouten.
Voor bedrijven met een groot aantal commerciële transacties is de digitalisering van processen een belangrijk onderdeel. EDICOM is een specialist in EDI-oplossingen en in de ontwikkeling van diensten die de integratie van de verschillende workflows en agents die interageren in het ecosysteem van het bedrijf mogelijk maken.
Hoe kunnen we leveranciersfacturen automatiseren?
Geïntegreerde EDI
Via geïntegreerde EDI-oplossingen, dat wil zeggen oplossingen die integreren met het managementsysteem of ERP van het bedrijf, en die de verwerking van EDI-berichten automatiseren uit de records die rechtstreeks in het ERP worden gegenereerd. Communicatie wordt geautomatiseerd telkens wanneer een transactie wordt ontvangen van een gesprekspartner voor integratie in het systeem.
Een van de grootste voordelen van deze oplossing is de schaalbaarheid. Hoewel we ons in dit artikel richten op het automatiseren van leveranciersfacturen, kunnen de mogelijkheden van EDI-oplossingen worden uitgebreid om de uitwisseling van documenten, gegevens en berichten met elke publieke of private gesprekspartner te beheren.
Hoe worden leveranciersfacturen geautomatiseerd met geïntegreerde EDI?
EDICOM's wereldwijde facturatieplatform ontvangt facturen van verschillende leveranciers met EDI-oplossingen. Het voert een voorafgaande validatie uit van de e-facturatie volgens de technische en juridische specificaties van het land waarin het ontvangende bedrijf actief is.
De conforme inkomende elektronische facturen worden in kaart gebracht om ze te transformeren in gestructureerde gegevens, die automatisch worden geïntegreerd in het crediteurenbeheersysteem van de klant.
De geïntegreerde EDI oplossingen werken in SaaS-modus (Software as a Service), dit is een systeem van softwarediensten in de cloud. Met deze modaliteit heeft de gebruiker via internet toegang tot de applicaties die van een derde partij zijn gecontracteerd. De software is niet fysiek geïnstalleerd op de media van de klant. Zowel applicaties als gebruikersgegevens worden gehost op een externe server.
In het geval van de door EDICOM aangeboden dienst is het een private cloud, ontwikkeld en beheerd door EDICOM, die alle applicaties en beheermiddelen implementeert die nodig zijn om een ononderbroken uitwisseling van al zijn EDI-transacties te garanderen.
De belangrijkste voordelen van geïntegreerde EDI zijn:
- Automatisering: Automatische uitgifte en ontvangst van EDI-documenten vanuit het ERP. Het platform legt koppelingen met ERP, CRM en alle beheerapplicaties die betrokken zijn bij de elektronische uitwisseling van gegevens met uw partners.
- Kostenbesparingen dankzij het verminderen van fouten, het verkorten van responstijden, het verbeteren van de planning die het mogelijk maakt om voorraden te verminderen, en de optimalisatie van het beheer van het gebied of de gebieden waarvoor de EDI-oplossing wordt geïmplementeerd.
Leveranciersportaal
Voor de automatisering van facturen is de oplossing die EDICOM biedt haar leveranciersportaal service. Het is een EDI-weboplossing die is geïntegreerd met het managementsysteem van het bedrijf, om automatisch inkooporders naar diens leveranciers te verzenden en facturen in elektronisch formaat te ontvangen. Op grond van dezelfde inkooporders die door het bedrijf worden verzonden, genereert de leverancier de factuur en stuurt deze naar zijn klant.
De voordelen van dit systeem zijn:
- Het vereenvoudigt het proces van het uitgeven van de elektronische factuur, omdat dezelfde gegevens van de inkooporder worden gebruikt.
- Vereenvoudigt de vergelijking van de factuur met het bestelformulier voor automatische integratie in de crediteurenapplicatie.
De EDICOM leveranciersportaal is een service waarmee het bedrijf dat het implementeert 100% van zijn leveranciers kan integreren, ongeacht of ze EDI-oplossingen hebben of niet. Deze functie is erg interessant omdat het bedrijf de voordelen van EDI kan blijven behouden, zonder de service van kleine en middelgrote bedrijven op te geven voor welke het door het volume van commerciële transacties niet winstgevend is om dit soort oplossingen te gebruiken.
Hoe werkt het?
De EDI Web Portal-oplossing herkent leveranciers die geen EDI-oplossing hebben en publiceert automatisch bestellingen op het portaal, waarbij de leverancier wordt geïnformeerd over de beschikbaarheid van nieuwe bestellingen. De leverancier ontvangt een e-mail met de melding van de bestelling en raadpleegt deze in het webportaal. Het systeem biedt traceerbaarheid van de status van de bestelling, wat een permanente controle van de status van de verwerking van de bestellingen betekent.
Zodra de order is verwerkt, krijgt de leverancier opnieuw toegang tot het EDI-portaal en gaat hij op basis van de inkooporder over tot het uitgeven van de factuur met behulp van de gegevensinvoerschermen.
De EDI Web Portal oplossing is volledig veilig. De volledige stroom van communicatie en integratieprocessen worden uitgevoerd met behulp van particuliere elektronische data-uitwisselingsnetwerken zoals EDICOMNet, en veilige protocollen die zijn aangepast aan de aard van deze transacties.
Volledige flow voor inkoopmanagement
De automatisering van facturen via de leveranciersportaal is een deel van de prestaties van deze oplossing, die de gehele inkoopcyclus in het B2B-veld kan verwerken, vanaf het moment dat de inkooporder wordt gegenereerd in het managementsysteem.
Naast inkooporders kan de klant die het EDI-platform promoot, andere berichten implementeren om zijn leveranciers te informeren over voorraden en logistieke gegevens van het product dat beschikbaar is in zijn verkooppunten of magazijnen (INVRPT), of kennisgevingen van ontvangst van goederen afgeven zodra deze op de bestemming zijn aangekomen (RECADV).
Op dezelfde manier kan de leverancier berichten verzenden zoals het verzendbericht (DESADV) om de klant te informeren dat een goed het magazijn van de fabrikant verlaat, of de productcatalogus (PRICAT) met o.a. informatie over deze producten, details, prijzen.
Het EDICOM leveranciersportaal past zich aan de verschillende productieve sectoren aan (gezondheid, logistiek, retail, automotive, etc.). In die zin is een interessant aspect dat het het mogelijk maakt om de verschillende leveranciers te catalogiseren op basis van hun kenmerken en verschillende documentstromen te configureren, aangepast aan de bijzonderheden van de relatie met de promotor van het portaal.
Samenvattend, met het EDICOM leveranciersportaal profiteert het bijdragende bedrijf van:
- Snelheid. De verzending van bestellingen gebeurt in realtime, wat de reactietijden door de leverancier verkort.
- Automatisering van inkoopprocedures van inkooporder tot betaling aan leveranciers.
- Aangepaste stromen dankzij de schaalbaarheid van de oplossing die het mogelijk maakt om nieuwe berichten te implementeren, zoals ontvangstbevestigingen van bestellingen of verzendberichten.
- Controle en traceerbaarheid van de verzending en de status van de bestellingen door haar leveranciers.
- Beter beheer en kostenbesparingen. Dankzij de automatisering van de processen wordt een tijdsreductie, vermindering van fouten en uiteindelijk een kostenbesparing bereikt door de grotere efficiëntie van het gehele inkoopmanagementproces.
- Integratie van leveranciers. De leveranciersportaal maakt volledige integratie van leveranciers mogelijk, zelfs als ze niet met EDI-oplossingen werken.
Het leveranciersportaal maakt deel uit van een wereldwijde oplossing voor de integratie van de gesprekspartners van een bedrijf. Net als het leveranciersportaal heeft EDICOM de klantportaal ontwikkeld, die de integratie van B2B-klanten zonder EDI-oplossing, maar ook van eindklanten of consumenten mogelijk maakt. Stel eenrichtingsstromen in voor het verzenden van belangrijke transacties, zoals facturen, inkooporders en andere documenten.