Hoe werkt elektronische facturatie in Costa Rica

De implementatie van de elektronische factuur in Costa Rica werd in 2017 geïnitieerd door het Directoraat-Generaal van Belastingen - DGT van Costa Rica, via een geleidelijk programma van integratie per sector en activiteiten van belastingbetalers, dat werd afgerond in 2018. Sindsdien is elektronische facturatie verplicht voor alle belastingplichtigen, zowel bij uitgifte als ontvangst. 

Geautoriseerde referentiecodes op elektronische vouchers

Het directoraat-generaal Belastingen heeft aangekondigd dat de huidige en toegestane referentiecodes die moeten worden opgenomen in het gedeelte "Referentiegegevens" van elektronische bewijzen, met name in credit- en debetnota's, de codes zijn die zijn vermeld in nota 9 van het document bijlagen en structuur 4.3. De toegestane codes zijn de volgende:

• Annuleert referentiedocument - Code 01
• Corrigeert bedrag - Code 02
• Verwijzing naar ander document - Code 04
• Vervangt voorlopige bewijs door contingentie - Code 05
• Overige - Code 99

Het is van cruciaal belang dat alle uitgevers van elektronische bewijzen alleen deze codes gebruiken. Elke elektronische bewijs met een andere code zal worden geweigerd. De toegestane referentiecodes zijn van kracht sinds de inwerkingtreding van e- versie 4.3 van deze electronische bewijzen.
 

Het Ministerie van Financiën van Costa Rica publiceert de conceptversie 4.4 van de technische bepalingen over elektronische facture

Op 19 september heeft het Ministerie van Financiën van Costa Rica in zijn sectie voor openbare raadplegingsprojecten de conceptversie 4.4 van de technische bepalingen met betrekking tot elektronische facturen gepubliceerd.

Het document, getiteld 'Algemene Resolutie over de technische bepalingen van elektronische facturen voor belastingdoeleinden', stelt de voorschriften en technische vereisten vast waaraan belastingbetalers in het land moeten voldoen.

De openbare raadpleging is geopend van 18 september tot en met 3 oktober. Gedurende deze periode kunnen observaties en opmerkingen over het project schriftelijk worden ingediend op het e-mailadres TributacionInter@hacienda.go.cr

Werking van het elektronische factureringssysteem in Costa Rica

In het geval van Costa Rica, gebeurt elektronische facturatie via het ministerie van Financiën, die een bewijs van de factuur ontvangt, valideert en aan de uiteindelijke ontvanger verstuurt. Elektronische facturen worden elektronische betalingsbewijzen genoemd. 
Alle elektronische betalingsbewijzen en bijbehorende documenten moeten de boodschap van acceptatie door het ministerie van Financiën bevatten, zo niet dan kunnen ze niet worden gebruikt als een middel ter ondersteuning van fiscaal verrekenbare tegoeden of aftrekbare kosten.

De stroom werkt als volgt:

• De belastingplichtige stuurt een XML naar de Belastingdienst van een factuur voor validatie en ontvangst van het Bericht van Financiën.
• Financiën ontvangt de factuur en heeft maximaal 3 uur de tijd om validatie uit te voeren en een ontvangstbevestiging van acceptatie of afwijzing te sturen. Dit bericht gaat vergezeld van het verzenden van de factuur naar de ontvanger.
• De ontvanger moet de factuur accepteren of weigeren met een nieuw bericht.

In de stroom van elektronische facturen in Costa Rica zijn er twee belangrijke boodschappen die samen opgaan met elektronische bewijzen.

1. Bericht van de Financiën: Een bericht dat het Ministerie van Belastingen verstuurt in reactie op de afzender van de elektronische factuur met vermelding van goedkeuring of afwijzing daarvan. De validaties door het Ministerie van Belastingen vinden plaats op het niveau van de structuur naast semantische validaties (bedragen, adressen, etc.).
2. Bericht Ontvanger: bericht dat de ontvanger van de elektronische factuur verstuurt aan het Ministerie van Belastingen met acceptatie, gedeeltelijke acceptatie of weigering daarvan.

De bevestiging of afwijzing door de ontvangers"moet worden verzonden naar het directoraat-generaal Belastingen voor de respectieve validatie, in de eerste 8 werkdagen van de maand volgend op die waarin de respectieve transactie of bewerking werd uitgevoerd; in geval van afwijzing moet een nieuw bevestigingsbericht worden gemaakt." Zoals bepaald in resolutie DGT-R-063-2018. 

Alle elektronische betalingsbewijzen en bijbehorende documenten moeten de boodschap van acceptatie door het ministerie van Financiën bevatten, zo niet dan kunnen ze niet worden gebruikt als een middel ter ondersteuning van fiscaal verrekenbare tegoeden of aftrekbare kosten.

Vereisten om een elektronische biller te zijn in Costa Rica

Voor het uitgeven van elektronische bewijsstukken moet de belastingbetaler zich registreren bij de DGT en beschikken over een veiligheidsmechanisme om elektronische bewijsstukken te ondertekenen en zo hun integriteit en authenticiteit te garanderen. Hiervoor is nodig:

• Elektronische handtekening om de integriteit en authenticiteit te garanderen. De factuur moet digitaal worden ondertekend op basis van een certificaat dat is uitgegeven door een internationale certificeringsinstantie.
• Opslag is vereist voor zender en ontvanger voor een periode van vijf jaar.

Elektronische betalingsbewijzen 

Elektronische ontvangstbewijzen zijn die belastingdocumenten die worden gegenereerd, uitgedrukt en verzonden op het moment van verkoop van goederen of diensten. 

Soorten elektronische betalingsbewijzen 

De elektronische factuur in Costa Rica omvat een totaal van vijf documenten of berichten die deel uitmaken van de uitwisseling:

• Factuur: Ondersteunt de verkoop van goederen en de levering van diensten.
• Algemene elektronische factuur: elektronisch ontvangstbewijs dat de verkopen vermeldt in een globale factuur waarvan de afzender een generieke belasting-id is, die dient om de overeenkomstige inkomsten aan te geven aan het ministerie van Financiën in het geval dat de belastingplichtige zijn elektronische factuur niet opvraagt.
• Elektronische exportfactuur: elektronisch ontvangstbewijs dat dient om de export van goederen en diensten "naar het buitenland" te detailleren.
• Elektronische inkoopfactuur: Uitgegeven elektronisch document dat de aankoop van goederen of diensten accrediteert aan belastingplichtigen die zijn uitgesloten van het gebruik van elektronische vouchers. Dit document moet door de kopers van deze diensten of goederen ter validatie aan het ministerie van Financiën worden afgegeven.
• Creditnota en debetnota: Maakt het annuleren of aanpassen mogelijk van de boekhoudkundige gevolgen van de elektronische factuur of het elektronisch ticket, zonder wijziging van de informatie van het brondocument.
• Elektronisch ticket: Elektronisch bewijs dat de verkoop van goederen en diensten ondersteunt; uitsluitend toegestaan voor operaties met eindgebruikers.
• Bewijs van de acceptatie of afkeuring van documenten

Formaat van de elektronische betalingsbewijzen

Elektronische vouchers moeten in XML-formaat worden uitgegeven. De elektronische factuur is in versie 4.3. 

Catalogus van goederen en diensten (CAByS)

Het ministerie van Financiën en de Centrale Bank van Costa Rica hebben een standaardprocedure vastgesteld voor de classificatie van producten en diensten die nationaal op de markt worden gebracht door de creatie van de CAByS-catalogus van goederen en diensten. De CAByS-catalogus groepeert goederen en diensten in hiërarchische categorieën en kent aan elk van deze producten het overeenkomstige btw-tarief toe volgens de huidige wetgeving. Op deze manier moeten belastingplichtigen in de elektronische vouchers, in het veld "Product/Dienstencode" genoemd, de identificatiecode opnemen voor elk goed of elke dienst die is toegewezen in de CAByS-catalogus van goederen en diensten.

Automatiseert de emissie en ontvangst van elektronische facturen met elke gesprekspartner

Bij EDICOM hebben we een elektronisch facturatieplatform aangepast aan de technische en juridische specificaties van Costa Rica.

Aan de ene kant kan EDICOM, door integratie met uw managementsysteem, het genereren en versturen van bewijsstukken naar het Ministerio de Hacienda automatiseren, waarbij ook integratie plaatsvindt van in het ERP ontvangen bewijzen. Tegelijkertijd wordt ook de verzending van facturen aan ontvangers geautomatiseerd.
Voor elektronische ontvangers die geen facturen versturen, maakt de door EDICOM ontwikkelde Leveranciersportaal oplossing het mogelijk om de ontvangst van facturen en de Boodschap Ontvanger te beheren, zowel aan de uitgevende instelling als aan het ministerie van Financiën.

Bovendien kan men via de Leveranciersportaal elk soort documentatie ontvangen van de elektronische emittenten, zoals het verzenden en ontvangen van inkooporders. Deze portal is bestemd voor die ontvangers van elektronische facturen die niet beschikken over een geïntegreerde EDI oplossing.

EDICOM is een leverancier van de technologie die gespecialiseerd is in het opzetten van internationale EDI projecten. Wat betreft de elektronische facturatie heeft EDICOM het Global e-Invoicing Platform ontwikkeld, dat is aangepast aan de juridische en technische specificaties van elk land en dat wordt geïntegreerd in het beheersysteem van het bedrijf, zodat de uitgifte en ontvangst van documenten geautomatiseerd wordt, wat gecentraliseerd beheer mogelijk maakt. Het platform zorgt ook voor verificatie dat elke factuur voldoet aan de benodigde vereisten, voordat hij verzonden wordt of geïntegreerd met het interne beheersysteem.

Global e-Invoicing Platform vereenvoudigt de processen van uitgifte en ontvangst van elektronische facturen in multinationale omgevingen. Het is dé oplossing voor bedrijven die in verschillende markten opereren vanuit gecentraliseerde beheersystemen, en die in staat moeten zijn om deze documenten te behandelen overeenkomstig de geldende wetgeving in elk land.

Voordelen van elektronisch factureren in Costa Rica

In het geval van Costa Rica, zoals in alle landen van Latijns-Amerika, heeft de invoering van elektronische facturatie en de progressieve implementatie via elektronische media van andere belastingverplichtingen te maken met de noodzaak om fiscale fraude aan te pakken en de processen van controle over de belastingen en de collectie ervan te verbeteren, de afhandeling te vereenvoudigen en processen van toezicht te automatiseren. 

Invoering van elektronische facturatie brengt belangrijke voordelen met zich mee voor bedrijven en organisaties, zowel openbare als particuliere, inzake de volgende aspecten:

1. Besparing van directe kosten door de eliminatie van papier, afdrukken, verzenden van facturen en de opslag ervan.
2. Verhoging van de productiviteit van de administratie afdeling, die dankzij de automatisering van dit proces meer tijd heeft voor het uitvoeren van andere taken.
3. Automatisering en integratie in de processen van ontvangst van facturen. De elektronische oorsprong van het document staat automatische integratie in het ERP toe, en dus ook de boekhouding ervan, waardoor de facturen klaar zijn voor betaling praktisch zonder menselijke tussenkomst.
4. Meer efficiëntie en eliminatie van menselijke fouten als gevolg van de automatisering en van een volledig geïntegreerde behandeling. Elektronische facturen kunnen automatisch worden gegenereerd en verzonden. De communicatiestroom van het model voor elektronische facturatie in Costa Rica bestaat uit twee belangrijke boodschappen: boodschap Financiën, boodschap ontvanger. 

Zo zijn de meeste economische voordelen dus niet toe te schrijven aan besparingen op drukwerk en verzendkosten, maar vooral aan de totale automatisering en procesintegratie tussen de handelspartners die bij het proces betrokken zijn.

1. Kortere tijden voor levering en betaling van facturen. De efficiëntie van de processen voor verzending en ontvangst, de directheid ervan en de effectieve eliminatie van fouten in de aanmaak en boekhouding van facturen, draagt bij aan vermindering van de termijnen voor betaling van facturen.
2. Meer veiligheid: Digitale handtekening systemen garanderen bovendien de integriteit, de oorsprong en de echtheid van deze facturen.
3. Handige, veilige en legale opslag. De originele en ondertekende documenten worden beschermd gedurende ten minste de periode die de geldende wetgeving bepaalt. Dit vermindert opslagkosten en vergemakkelijkt bovendien het raadplegen van oude facturen.
4. Eliminatie van risico van verlies van fysieke documenten dankzij de veilige opslag en digitale raadpleging van facturen.

Ten slotte brengt de invoering van elektronische facturatie als facturatie model tal van voordelen met zich mee voor de bedrijven en betekent het uiteindelijk een kostenbesparing. Om deze reden is investering in technologie die nodig is om dit systeem te implementeren zeer winstgevend.

Naast de winstgevendheid opent de invoering van de elektronische factuur in veel gevallen de weg naar een systeem voor elektronische uitwisseling van gegevens, EDI (Electronic Data Interchange). Bedrijven voeren niet alleen een nieuw model voor beheer van facturen in, zij gebruiken de digitale sprong om nieuwe communicatie-oplossingen in te zetten die hen grotere concurrentievoordelen opleveren.