Hoe werkt elektronische facturatie in Costa Rica

De elektronische factuur in Costa Rica is een systeem dat wordt gereguleerd door het Directoraat-Generaal der Belastingen (DGT) met als doel het digitaliseren en optimaliseren van belastingprocessen. Het gebruik ervan is verplicht voor alle belastingplichtigen en garandeert de authenticiteit, integriteit en traceerbaarheid van elke commerciële transactie. Door middel van real-time validatie door de DGT verbetert dit systeem de fiscale transparantie en vergemakkelijkt het de naleving van fiscale verplichtingen.

Evolutie van elektronische facturering in Costa Rica

De implementatie van elektronische facturatie in Costa Rica begon in 2017 met een pilootproject gericht op grote belastingplichtigen, gepromoot door de Algemene Directoraat van Belastingen (DGT). Dit project, dat geleidelijk werd ontwikkeld per sector en economische activiteit, werd in 2018 afgesloten met de invoering van het systeem dat verplicht werd voor alle belastingplichtigen.

Sindsdien moeten belastingplichtigen elektronische facturen uitgeven en ontvangen via het ministerie van Financiën, dat verantwoordelijk is voor het valideren van elk document voordat het wordt geaccepteerd. De DGT houdt toezicht op de naleving en reguleert het gebruik van dit systeem en zorgt ervoor dat het correct functioneert op fiscaal gebied.

Hoe het systeem van elektronische facturatie in Costa Rica werkt

In Costa Rica wordt elektronische facturatie beheerd door het Ministerie van Financiën, dat verantwoordelijk is voor het ontvangen, valideren en uitreiken van elektronische facturen. Deze documenten vervangen traditionele facturen en het gebruik ervan is verplicht voor alle belastingplichtigen.

Om geldig te zijn voor belastingdoeleinden moet een factuur worden geaccepteerd door het Ministerie van Financiën. Zonder deze validatie kan het niet worden gebruikt om belastingkredieten te ondersteunen of als aftrekbare kosten. Het elektronische factureringsproces is gebaseerd op een validatiestroom die de authenticiteit en integriteit van elke transactie garandeert. Bij dit validatieproces zijn twee belangrijke berichten betrokken:

• Mensaje hacienda: Antwoord van het Ministerie van Financiën aan de elektronische uitgever, waarin wordt aangegeven of de factuur is goedgekeurd of afgekeurd na validatie van de structuur en inhoud.
• Mensaje receptor: Bevestiging van de ontvanger van de factuur, die de factuur kan aanvaarden, gedeeltelijk aanvaarden of verwerpen. Dit bericht moet worden verzonden naar het directoraat-generaal Belastingen binnen de eerste acht werkdagen van de maand na de transactie, volgens resolutie DGT-R-063-2018.

Als een factuur wordt afgewezen, moet een nieuw bevestigingsbericht worden gegenereerd met de nodige correcties.

Elektronisch proces voor de uitgifte van facturen in Costa Rica

Dit proces garandeert de transparantie en traceerbaarheid van handelstransacties in Costa Rica en draagt bij aan een efficiënter belastingbeheer.

• De uitgever genereert een XML-bestand met de elektronische factuur en stuurt dit ter validatie naar het Ministerie van Financiën.
• Het Ministerie van Financiën controleert de structuur en inhoud van het document en stuurt binnen maximaal drie uur een goedkeurings- of afkeuringsbericht.
• Na validatie wordt de factuur samen met het bericht van het ministerie van Financiën naar de ontvanger gestuurd.
• De ontvanger moet de factuur beoordelen en een bericht van aanvaarding, gedeeltelijke aanvaarding of afwijzing sturen naar het ministerie van Financiën.

Elektronische betalingsbewijzen in Costa Rica

In Costa Rica zijn elektronische betalingsbewijzen digitale belastingdocumenten die worden gebruikt om de verkoop van goederen en diensten te ondersteunen. Het gebruik ervan is verplicht en ze moeten voldoen aan de eisen die zijn opgesteld door het Ministerie van Financiën, om transparantie en traceerbaarheid van commerciële transacties te garanderen.

Deze bewijzen moeten worden uitgegeven in XML-formaat, volgens de technische specificaties van het ministerie van Financiën. Momenteel werkt het systeem met versie 4.3, maar vanaf 1 september 2025 is versie 4.4 verplicht. Deze update omvat verbeteringen in de nauwkeurigheid van gegevens, meer technologische integratie en naleving van internationale normen, waardoor het e-facturatieproces in het land wordt geoptimaliseerd.

Nieuwe versie 4.4 van elektronische facturen in Costa Rica

Het Ministerie van Financiën heeft een overgangsperiode vastgesteld voor de implementatie van versie 4.4 van elektronische facturen, in overeenstemming met de Algemene Resolutie gepubliceerd in het Staatsblad. Dit proces start op 1 december 2024, wanneer belastingplichtigen zes maanden de tijd hebben om hun systemen bij te werken. Vanaf 1 april 2025 is het gebruik van versie 4.4 optioneel, zodat bedrijven zich geleidelijk kunnen aanpassen. Vanaf 1 september 2025 zal de nieuwe versie echter verplicht zijn en de vorige versie volledig vervangen.

Van de belangrijkste geïntroduceerde wijzigingen springt Transitory II eruit, dat nieuwe eisen stelt aan belastingplichtigen die geneesmiddelen voor menselijk gebruik in de handel brengen. Vanaf 1 januari 2025 moeten zij hun systemen bijwerken naar versie 4.3 om de verplichte velden “Geneesmiddelenregistratie” en “Farmaceutisch formulier” op te nemen, zodat ze voldoen aan de gezondheidsregistraties die worden vereist door het Ministerie van Volksgezondheid.

Een ander relevant aspect van de verordening is de invoering van het Elektronisch Betalingsbewijs (Recibo Electrónico de Pagos), een nieuw document dat bedoeld is om transacties te registreren waarbij gedeeltelijke betalingen op krediet of verkoop met uitgestelde betaling plaatsvinden. Dit betalingsbewijs vormt een aanvulling op de documentatie van handelstransacties, zonder dat het de verplichting vervangt om de bijbehorende factuur uit te reiken op het moment van verkoop.

Soorten elektronische facturen in Costa Rica

Het systeem van elektronische facturering in Costa Rica omvat verschillende soorten elektronische facturen, elk met een specifieke functie binnen de bedrijfsactiviteit:

• Elektronische factuur: Hoofddocument ter ondersteuning van de verkoop van goederen en levering van diensten.
• Algemene elektronische factuur: Factuur die wordt uitgegeven wanneer de koper niet om een specifiek bewijs vraagt. Het wordt gedeclareerd met een Generieke Fiscale ID bij het Ministerie van Financiën.
• Elektronische exportfactuur: Document dat de export van goederen en diensten buiten het nationale grondgebied beschrijft.
• Elektronische aankoopfactuur: Bewijs dat wordt afgegeven door kopers van goederen of diensten die zijn aangekocht bij belastingplichtigen die niet verplicht zijn om elektronische bewijzen te gebruiken. Deze moet worden gevalideerd bij het ministerie van Financiën.
• Credit- en debetnota's: Documenten waarmee fouten kunnen worden gecorrigeerd, bedragen kunnen worden gewijzigd of elektronische facturen en tickets kunnen worden geannuleerd zonder het originele document te wijzigen.
• Elektronisch ticket: Document dat uitsluitend wordt gebruikt bij de verkoop aan eindgebruikers.
• Bevestigingen van aanvaarding of afwijzing: Elektronische berichten die de ontvangst van een ontvangstbewijs bevestigen of afwijzen, waardoor de geldigheid ervan voor belastingdoeleinden wordt gegarandeerd.

Catalogus van goederen en diensten (CAByS) in Costa Rica

De Catalogus van Goederen en Diensten (CAByS) is een gestandaardiseerd systeem dat is gecreëerd door het Ministerie van Financiën en de Centrale Bank van Costa Rica om de producten en diensten die in het land worden verhandeld uniform te classificeren. Deze catalogus organiseert goederen en diensten in hiërarchische categorieën en kent aan elk ervan een unieke code toe, samen met het toepasselijke BTW-tarief volgens de geldende regelgeving.

Alle belastingplichtigen zijn verplicht om de overeenkomstige CAByS-code op te nemen in hun elektronische facturen, met name in het veld “Product-/dienstcode”. Deze maatregel is bedoeld om de nauwkeurigheid van de belastingheffing te verbeteren, de controle te vergemakkelijken en te zorgen voor een correcte registratie van handelstransacties in het elektronische factureringssysteem.

Elektronische factuur voor de verkoop van vliegtickets

Het directoraat-generaal Belastingen stelt specifieke regels op voor de uitgifte van elektronische facturen voor de verkoop van vliegtickets, die van toepassing zijn op luchtvaartmaatschappijen en reisbureaus die lid zijn van IATA en BSP. In het geval van directe verkoop door luchtvaartmaatschappijen aan eindgebruikers, moeten zij binnen een periode van maximaal 48 uur elektronische tickets uitgeven en deze via hun elektronische platforms beschikbaar stellen aan passagiers. Hierdoor kunnen reizigers hun e-factuur krijgen wanneer ze die nodig hebben.

Voor verkoop door reisagenten namens luchtvaartmaatschappijen is een ander proces vastgesteld. De luchtvaartmaatschappij moet één wekelijkse e-factuur uitreiken voor elke reisagent, met daarop het totale aantal verkochte tickets. Deze factuur moet het ondersteunende BSP-factureringsrapport bevatten als verplichte bijlage. Reisbureaus moeten op hun beurt een elektronische factuur genereren voor de eindgebruiker op het moment van verkoop, met vermelding van het ticketnummer en de gegevens die vereist zijn volgens de Verordening Elektronische Bewijzen. Reisbureaus die niet IATA-geaccrediteerd zijn, zullen dezelfde procedure volgen als luchtvaartmaatschappijen bij rechtstreekse verkoop, zodat passagiers binnen 48 uur hun e-factuur kunnen genereren op basis van de uitgegeven e-tickets.

Elektronische handtekening en factuurarchivering in Costa Rica

Elektronische facturatie in Costa Rica vereist het gebruik van beveiligingsmechanismen die de authenticiteit, integriteit en auteurschap van elektronische facturen garanderen. Hiertoe moet elke factuur een elektronische handtekening hebben, die de identiteit van de verstrekker garandeert en elke wijziging van het document voorkomt. Afhankelijk van het type belastingplichtige kunnen verschillende handtekeningmethoden worden gebruikt, zoals de digitale handtekening voor natuurlijke personen, het elektronische zegel voor rechtspersonen en de cryptografische sleutel van het ministerie van Financiën.

Daarnaast stelt de verordening de verplichting in om elektronische bewijzen in digitaal formaat op te slaan en te bewaren voor een periode van minimaal vijf jaar. Dit garandeert de traceerbaarheid van transacties en de naleving van de huidige belastingbepalingen.

Vereisten voor het uitreiken van elektronische facturen in Costa Rica

Om elektronische facturen te kunnen uitreiken in Costa Rica, moeten belastingplichtigen voldoen aan een reeks vereisten die zijn opgesteld door de Algemene Directie van Belastingen (DGT). Deze omvatten registratie bij het Ministerie van Financiën, het gebruik van beveiligingsmiddelen om de authenticiteit van de bewijzen te garanderen en de implementatie van een elektronisch facturatiesysteem dat voldoet aan de huidige regelgeving.

• Registratie van belastingplichtigen: Bedrijven en personen moeten geregistreerd zijn bij het ministerie van Financiën.
• Registratie als uitgever-ontvanger: Het is verplicht om u te registreren in het ATV-systeem (Virtual Tax Administration) om te kunnen beginnen met het uitgeven van elektronische facturen.
• Verkrijgen van de cryptografische sleutel: Deze moet worden verkregen via het ATV-systeem om de facturen digitaal te ondertekenen en de echtheid ervan te garanderen.
• Elektronische handtekening: Elke factuur moet een digitale handtekening hebben die wordt ondersteund door een internationale certificeringsinstantie.
• Elektronisch facturatiesysteem: Het is noodzakelijk om software te hebben die voldoet aan de technische standaarden die worden vereist door de DGT.

EDICOM's wereldwijde e-facturatie platform

EDICOM is een internationale benchmark in e-facturatie en fiscale compliance oplossingen, en biedt een wereldwijd platform dat bedrijven in staat stelt om de uitgifte en ontvangst van elektronische facturen te automatiseren in overeenstemming met de Costa Ricaanse regelgeving. In Costa Rica vergemakkelijkt de EDICOM-oplossing het genereren, valideren en verzenden van elektronische facturen naar het Ministerie van Financiën, zodat wordt voldaan aan de vereisten van het Directoraat-Generaal van Belastingen (DGT).

Dankzij de geavanceerde technologie optimaliseert het EDICOM-platform de administratieve processen door de workflow te automatiseren, handmatige fouten te verminderen en een soepele integratie met ERP-systemen te garanderen. Het biedt ook een veilige elektronische opslagdienst, waardoor elektronische facturen kunnen worden bewaard en opgehaald gedurende de wettelijk vastgestelde periode.

Als specialist op het gebied van e-facturatie biedt EDICOM een schaalbare oplossing die kan worden aangepast aan de belastingwetgeving van meerdere landen, zodat bedrijven efficiënt en veilig kunnen opereren op internationale markten en de traceerbaarheid en naleving van hun belastingactiviteiten kunnen garanderen.