Elektronische facturatie in IJsland: essentiële gids en regelgeving

Sinds 2020 fungeert IJsland als Peppol-autoriteit, een functie die het uitoefent via de IJslandse financiële autoriteit (FJS), namens het ministerie van Financiën en Economische Zaken. Deze aanwijzing plaatst IJsland binnen het Europese netwerk van landen die Peppol hebben aangenomen als officiële infrastructuur voor de elektronische uitwisseling van documenten, met name in de context van overheidsopdrachten en elektronische facturering.

Als nationale Peppol-autoriteit is de FJS verantwoordelijk voor het toezicht op de technische implementatie van het systeem, het autoriseren van de toegangspunten (Access Points) die binnen het land actief zijn en ervoor zorgen dat zowel publieke als private entiteiten voldoen aan de technische normen die door het Peppol-ecosysteem zijn vastgesteld.

Het elektronische facturatieplatform dat officieel in IJsland wordt gebruikt, is het Peppol eDelivery Network, een veilige infrastructuur op basis van open standaarden waarmee bedrijven en instellingen elektronische facturen en andere commerciële documenten op een gestructureerde, gestandaardiseerde en juridisch geldige manier kunnen uitwisselen in heel Europa en daarbuiten.

Elektronische facturatie B2G in IJsland

Volgens de richtlijn van het ministerie van Financiën en Economische Zaken moeten alle economische actoren die facturen versturen naar openbare instanties, of deze nu centraal, regionaal of lokaal zijn, gebruikmaken van elektronische facturering.

Evenzo zijn alle overheidsinstanties verplicht om de facturen die zij ontvangen elektronisch te ontvangen, te valideren en te verwerken, waardoor het gebruik van fysieke documenten of handmatige processen bij het beheer van overheidsbetalingen wordt geëlimineerd.

Alleen elektronische facturen die voldoen aan de Europese norm EN 16931 CIUS (TS-236) worden geaccepteerd, wat consistentie, gegevensintegriteit en interoperabiliteit binnen de Europese Economische Ruimte garandeert.

Elektronische facturatie B2B in IJsland

In de privésector (B2B) in IJsland is elektronische facturering momenteel niet verplicht, maar wel volledig toegestaan, mits beide partijen, de verzender en de ontvanger, hiermee akkoord gaan. Dat wil zeggen dat het gebruik van elektronische facturen bij transacties tussen bedrijven afhankelijk is van de toestemming van de koper, wat een zekere flexibiliteit biedt om digitale oplossingen op maat te implementeren, afhankelijk van de technologische maturiteit of operationele voorkeuren van elke organisatie.

Hoewel het gebruik ervan niet verplicht is, moeten elektronische facturen wel voldoen aan belangrijke wettelijke vereisten, met name wat betreft de integriteit van de inhoud en de authenticiteit van de herkomst. Dit betekent dat bedrijven moeten kunnen aantonen dat een factuur sinds de uitgifte niet is gewijzigd en dat deze daadwerkelijk afkomstig is van de opgegeven afzender.

Om dit te garanderen, biedt IJsland belastingplichtigen de keuze uit verschillende erkende methoden, zoals:

• Geavanceerde elektronische handtekening die de afzender authenticeert en de inhoud van het document beschermt.
• Veilige elektronische gegevensuitwisseling (EDI) die de traceerbaarheid van de communicatie tussen systemen garandeert.
• Gedocumenteerde en controleerbare interne beheerscontroles die de geldigheid en traceerbaarheid van het factureringsproces garanderen.

Geaccepteerde formaten

Elektronische facturen in IJsland moeten worden verzonden in een van de twee toegestane formaten, die beide voldoen aan de norm EN 16931:

• UBL 2.1: XML-formaat dat veel wordt gebruikt en wordt aanbevolen door de IJslandse autoriteiten.
• PEPPOL BIS Billing 3.0 CIUS: op UBL gebaseerde variant die wordt gebruikt in het PEPPOL-netwerk, ontworpen om elektronische uitwisseling tussen landen te vergemakkelijken.

IJsland eist dat elektronische facturen minimaal zeven jaar worden bewaard. Opslag in het buitenland is onder bepaalde voorwaarden toegestaan:

• Het land waar de gegevens worden opgeslagen, moet een overeenkomst inzake gegevensbescherming met IJsland hebben gesloten.
• Er moet een geldige reden zijn om gegevens buiten het land op te slaan (bijvoorbeeld als het hoofdopslagsysteem zich in het buitenland bevindt).
• Het ministerie van Financiën moet formeel op de hoogte worden gesteld van deze beslissing.

¿C Hoe kan EDICOM u helpen om aan de vereisten in IJsland te voldoen?

EDICOM, als internationale leverancier gespecialiseerd in oplossingen voor elektronische naleving, biedt een integraal platform voor elektronische facturering dat bedrijven helpt om zich onmiddellijk aan te passen aan de wettelijke vereisten in IJsland, zowel in B2G- als B2B-omgevingen.

EDICOM is een gecertificeerd Peppol-toegangspunt, waardoor bedrijven rechtstreeks verbinding kunnen maken met het Peppol-bezorgingsnetwerk om elektronische facturen uit te geven en te ontvangen in de formaten UBL 2.1 en PEPPOL BIS Billing 3.0 CIUS, die volledig compatibel zijn met de norm EN 16931.

Onze oplossing garandeert:

• Integratie met elk ERP- of bedrijfsbeheersysteem.
• Geavanceerde elektronische handtekening en structurele validatie in overeenstemming met de IJslandse regelgeving.
• Wettelijke en veilige opslag gedurende de vereiste periode van zeven jaar, hetzij lokaal, hetzij met validatie voor internationale archivering.

Of uw bedrijf nu facturen moet sturen naar de IJslandse publieke sector of zijn facturatieprocessen in de privésector wil optimaliseren, EDICOM biedt u een robuuste, geautomatiseerde en schaalbare oplossing om legaal, veilig en efficiënt te werken in IJsland en in heel Europa.