Luxemburg boekt vooruitgang op het gebied van verplichte elektronische facturatie

De Luxemburgse overheid is gestart met een geleidelijke uitrol van verplichte e-facturatie naar overheidsinstellingen.

Op 13 december 2021 publiceerde de Luxemburgse overheid een nationale regeling, die geleidelijk de verplichting implementeert om elektronische facturen te versturen naar overheidsinstellingen via het PEPPOL-netwerk. De implementatie begint in mei 2022 en wordt naar verwachting in maart 2023 voltooid, afhankelijk van de grootte van het bedrijf. Deze verordening wijzigt de wet van 16 mei 2019 betreffende elektronische facturatie in het B2G-veld.

Dit project maakt deel uit van het digitaliseringsplan van de Europese Unie volgens Richtlijn 2014/55/EU, die tot doel heeft de administratieve procedures te vereenvoudigen en de interne veiligheid te versterken door de afhankelijkheid van papier te verminderen.

Deze nieuwe factureringseis wordt ingevoerd om de transparantie in de belastingheffing te vergroten en de efficiëntie van de transacties met het openbaar bestuur te verbeteren.

De invoering van elektronische facturatie in het kader van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten heeft tot doel:

• Administratieve en commerciële processen de-bureaucratiseren en efficiënter maken.
• De verwerkingskosten verlagen en de ontvangst van facturen versnellen.
• Belastingfraude bestrijden door volledige controle over de factureringsstroom.

Fasen van de implementatie van elektronische facturatie in Luxemburg

Verplichte elektronische facturatie wordt door de Luxemburgse overheid ingevoerd in een poging om fraude te verminderen en de transparantie ervan te verbeteren.

Verwacht wordt echter dat deze verandering aanzienlijke uitdagingen zal opleveren voor de kleine en middelgrote ondernemingen van het land. Om deze impact te beperken, heeft de regering deadlines vastgesteld die de geleidelijke implementatie van elektronische facturatie mogelijk maken.
Afhankelijk van de grootte van het bedrijf zijn deadlines vastgesteld. We beschrijven ze hieronder.

Grote bedrijven

Het wordt vanaf 18 mei 2022 voor grote bedrijven verplicht om elektronisch te factureren.

Een groot bedrijf wordt gedefinieerd als een bedrijf dat aan ten minste twee van de volgende voorwaarden voldoet:

• Balans van meer dan 20 miljoen euro.
• Jaaromzet van meer dan 40 miljoen euro.
• Meer dan 250 medewerkers (fulltime).

Middelgrote bedrijven

Voor middelgrote bedrijven wordt het vanaf 18 oktober 2022 verplicht om elektronisch te factureren. 

Een middelgroot bedrijf wordt gedefinieerd als een bedrijf dat aan ten minste twee van de volgende voorwaarden voldoet:

• Balans tussen de 4,4 en 20 miljoen euro.
• Jaaromzet van meer dan 8,8 miljoen euro.
• Meer dan 50 medewerkers (fulltime).

Kleine bedrijven

Tot slot hebben kleine bedrijven meer tijd, met een deadline van 18 maart 2023.

Kleine bedrijven zijn bedrijven die niet voldoen aan de bovengenoemde kenmerken en die aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Balans van maximaal 4,4 miljoen euro.
• Jaaromzet van maximaal 8,8 miljoen euro.
• Maximaal 50 medewerkers (fulltime).

Deze laatste datum geldt ook voor ondernemingen waarvoor het materieel onmogelijk is de numerieke grenzen van ten minste één van de drie genoemde criteria vast te stellen. 

Elektronisch facturatiesysteem in Luxemburg: Het PEPPOL-netwerk

De ontwikkeling van elektronische facturatie in Luxemburg wordt beheerd door het Ministerie van Digitalisering en het Centrum voor Overheidsinformatietechnologie (Centre des technologies de l'information de l'État).

Het is de moeite waard om te benadrukken dat het zich tot dit jaar vrijwillig had ontwikkeld op het gebied van contractering met het openbaar bestuur, geregeld in Europese regelgeving.

Nu, om de acceptatie ervan in het hele land te stimuleren en de digitalisering te bevorderen, is men begonnen het gebruik ervan te eisen van alle leveranciers van overheidsinstellingen.

Daartoe heeft de Luxemburgse regering besloten om gebruik te maken van één enkel leveringsnetwerk, genaamd gemeenschappelijke leveringsnetwerk, oftewel het PEPPOL-netwerk (met de PEPPOL BIS 3.0-normen) dat door alle contractanten en aanbestedende instanties moet worden gebruikt voor de automatische ontvangst van elektronische facturen.

• Ministeries en overheidsadministraties gebruiken de gemeenschappelijke Peppol-AP die wordt aangeboden door het Staatscentrum voor Informatietechnologie.
• De andere aanbestedende diensten of aanbestedende instanties maken gebruik van de Peppol-AP die hun door het Staatscentrum voor Informatietechnologie ter beschikking is gesteld, zolang zij niet over een eigen AP beschikken.
• Bedrijven moeten hun eigen AP inhuren. 

Opgemerkt moet worden dat bedrijven met een laag omzetvolume de e-facturen handmatig kunnen verzenden, via een webpagina en via een elektronisch formulier dat de uitbreiding ervan zal vergemakkelijken.

EDICOM als platform voor elektronische facturatie 

Luxemburg heeft sinds dit jaar elektronische facturatie verplicht voor alle overheidsopdrachten. Dit betekent dat alleen bedrijven die elektronische facturen kunnen genereren en de juiste verbinding met Luxemburgse overheidsdiensten tot stand kunnen brengen, kunnen inschrijven op overheidsopdrachten.

Daarom is het essentieel om een oplossing te vinden die elektronische facturatie met het openbaar bestuur van het land mogelijk maakt.

EDICOM's International e-invoicing Platform vereenvoudigt de aanpassing van uw managementsysteem aan de vereisten voor e-facturatie  in Luxemburg, door compatibiliteit met verschillende soorten boekhoudsoftware te garanderen.

Bovendien biedt het als gecertificeerd PEPPOL Access Point een veilige verbinding met het PEPPOL-netwerk, door de Luxemburgse overheid gedefinieerd als een communicatienetwerk.

EDICOM coordinates GOVEIN2019 project (Action No: 2019-EU-IA-0046)

*The contents of this publication belong solely to EDICOM GROUP and do not necessarily reflect the opinion of the European Union.