Nieuw-Zeeland: Nieuwe regels voor elektronische facturering B2G

Elektronische facturatie B2G in Nieuw-Zeeland

Nieuw-Zeeland volgt in de voetsporen van Australië en zet stappen in de implementatie van elektronische facturering. De Nieuw-Zeelandse regering zet zich in voor de invoering van elektronische facturering om bedrijfs- en fiscale processen te verbeteren.

De Nieuw-Zeelandse regering heeft bepaald dat centrale overheidsinstanties vanaf 31 maart 2022 in staat moeten zijn om facturen in elektronisch formaat te ontvangen. Deze maatregel markeerde het begin van de overgang naar verplichte elektronische facturering B2G in het land.

Als onderdeel van deze ontwikkeling stelt Regel 44 van de regels voor overheidsopdrachten voor dat vanaf 1 januari 2026 overheidsinstanties in Nieuw-Zeeland in staat moeten zijn om elektronische facturen te verzenden en te ontvangen, volgens een nieuw officieel mandaat dat tot doel heeft de factureringsprocessen in de publieke sector te moderniseren en te digitaliseren.

De vereiste geldt voor instanties die:

• Meer dan 2.000 binnenlandse handelsfacturen ontvangen per jaar: moeten elektronische facturen kunnen ontvangen via hun hoofdboekhoudsysteem.
• Meer dan 2.000 binnenlandse handelsfacturen ontvangen per jaar: moeten in staat zijn om elektronische facturen te versturen vanuit hun debiteurenboekhoudsysteem.

Daarnaast zijn agentschappen verplicht om hun grote leveranciers te vragen om facturen uitsluitend in elektronische vorm te versturen.

De regel heeft alleen betrekking op facturen met betrekking tot binnenlands handelskrediet, dat wil zeggen betalingen in Nieuw-Zeelandse dollars voor goederen of diensten die al in het land zijn geleverd, in het kader van de normale bedrijfsvoering.

Wat valt buiten het mandaat:

• Vergoedingen aan werknemers
• Betalingen voor huur, nutsvoorzieningen of leaseovereenkomsten
• Betalingen met creditcard, financiering of verzekeringen
• Contractuele betalingen zonder factuur (zoals voorschotten voor infrastructuurwerken)

Met deze maatregel wil de Nieuw-Zeelandse regering de efficiëntie van de overheidsuitgaven verbeteren, de transparantie vergroten en de interactie tussen de publieke sector en leveranciers vergemakkelijken.

Het Peppol-netwerk voor elektronische facturering in Nieuw-Zeeland

Nieuw-Zeeland bevindt zich midden in een digitale transformatie van zijn openbare aanbestedingsprocessen, en Peppol staat centraal in deze evolutie. De overheid heeft Peppol aangenomen als de officiële infrastructuur voor elektronische facturering tussen overheidsinstanties en leveranciers. Het netwerk maakt het mogelijk om facturen rechtstreeks tussen boekhoudsystemen te verzenden en te ontvangen, zonder handmatige tussenkomst, waardoor fouten, fraude en verwerkingstijden worden verminderd.

Vanaf maart 2022 moeten centrale overheidsinstanties klaar zijn om elektronische facturen via Peppol te ontvangen. Maar de volgende grote stap komt op 1 januari 2026: alle instanties die meer dan 2.000 binnenlandse handelsfacturen per jaar verwerken, moeten elektronische facturen via dit netwerk kunnen verzenden en ontvangen. 

De overheid verwacht dat tegen die tijd 90% van de centrale instanties uitsluitend met elektronische facturering via Peppol zal werken.

EDICOM is gecertificeerd als Peppol Access Point voor het Peppol-netwerk in Australië en Nieuw-Zeeland. In het geval van Australië door de Australische belastingdienst (ATO) en in het geval van Nieuw-Zeeland door het ministerie van Handel, Innovatie en Werkgelegenheid (MBIE). Dit betekent dat elke onderneming of overheidsinstantie die elektronisch wil factureren in Australië of Nieuw-Zeeland, dit kan doen via het Global e-Invoicing-platform van EDICOM.

Bedrijven moeten een gecertificeerd Peppol Access Point contracteren om elektronische facturen te kunnen uitwisselen. Bovendien hebben zowel bedrijven als overheidsinstanties facturatiesoftware nodig die de elektronische facturen van hun beheersystemen kan omzetten naar het standaardformaat Peppol BIS Billing 3.0. In het geval van Nieuw-Zeeland moeten bedrijven beschikken over het identificatienummer New Zealand Business Number (NZBN).

PINT NZ: de lokale standaard op het Peppol-netwerk

Om ervoor te zorgen dat elektronische facturen voldoen aan de lokale regelgeving en handelspraktijken, gebruikt Nieuw-Zeeland het PINT NZ-formaat (Peppol Interoperability New Zealand Template). Dit is een nationale aanpassing van de Peppol BIS Billing 3.0-standaard, aangepast aan de behoeften van de Nieuw-Zeelandse omgeving.

PINT NZ definieert nauwkeurig hoe elektronische facturen en creditnota's die binnen het land worden verzonden, moeten worden gestructureerd en welke gegevens ze moeten bevatten. Dit garandeert dat zowel overheidsinstanties als particuliere leveranciers gemakkelijk in het systeem kunnen worden geïntegreerd zonder misverstanden of validatiefouten.