VeriFactu, het factuurverificatiesysteem ter bestrijding van belastingfraude in Spanje

Koninklijk Besluit 1007/2023 verplicht bedrijven en professionals om te werken met geautomatiseerde factureringssystemen (SIF) die boekhoud-, facturerings- of beheerprocessen ondersteunen die de integriteit, conservering, toegankelijkheid, leesbaarheid, traceerbaarheid en onveranderbaarheid van factuurgegevens garanderen. Als alternatief is het gebruik van VeriFactu-systemen toegestaan voor het verzenden van factuurgegevens naar de nationale belastingdienst (AEAT).

Wet 11/2021 tegen belastingfraude in Spanje

Wet 11/2021 betreffende maatregelen ter voorkoming en bestrijding van belastingfraude heeft tot doel de manipulatie van boekhoudgegevens die dubbele boekhouding mogelijk maken of de wijziging van de gegevens over de uitgevoerde transacties te voorkomen. Deze wet legt de verplichting op aan producenten, marketeers en gebruikers dat de informatie- of elektronische systemen en programma's die de boekhoud-, facturatie- of managementprocessen ondersteunen van degenen die economische activiteiten uitvoeren, de integriteit, het behoud, de toegankelijkheid en de leesbaarheid, traceerbaarheid en onveranderbaarheid van de records garanderen, zonder interpolaties, weglatingen of wijzigingen waarvan de juiste annotatie niet in de systemen zelf achterblijft. Dit is bedoeld om zogenaamde “dual-use software” te verbieden, oftewel computerprogramma’s waarmee gebruikers een “B-boekhouding” kunnen voeren om te kunnen factureren zonder aangifte te doen. 

Het doel van deze wet is om de digitalisering van KMO's, micro-ondernemingen en zelfstandigen in Spanje te bevorderen en tegelijkertijd de naleving van de belastingwetgeving te verbeteren en de strijd tegen belastingfraude te versterken.

Wat is SIF en wat is VeriFactu?

Een goedgekeurd SIF of geautomatiseerd facturatiesysteem is een systeem dat voldoet aan de technische vereisten die zijn vastgelegd in Koninklijk Besluit 1007/2023 en dat elke onderneming of professional, die niet handmatig factureert, moet gebruiken om zijn facturen te genereren en uit te reiken. En een verifieerbaar factuuruitgiftesysteem, of VeriFactu, is een systeem dat factureringsgegevens naar de belastingdienst van de staat (AEAT) kan sturen.

Om te voldoen aan de "VeriFactu-verordening" zijn er twee mogelijkheden:

• Kies voor een VeriFactu-systeem of een verifieerbaar factuuruitgiftesysteem dat factureringsrecords automatisch naar de AEAT stuurt.
• Kiezen voor een geautomatiseerd factureringssysteem (SIF) dat voldoet aan de principes van integriteit, bewaring, toegankelijkheid, leesbaarheid, traceerbaarheid en onveranderbaarheid van factuurgegevens.

Op wie is de "VeriFactu Verordening" van toepassing?

De "VeriFactu-verordening" is van toepassing op het hele Spaanse grondgebied, rekening houdend met de bijzonderheden die zijn vastgelegd in de specifieke regelgeving voor de Canarische Eilanden, Ceuta en Melilla. In het geval van de forale gebieden van Baskenland en Navarra zal de verordening alleen van toepassing zijn op de overeenkomstige belastingplichtigen die hun fiscale woonplaats op het gemeenschappelijke grondgebied hebben.

De bedrijven en professionals die onder deze verordening vallen, zijn degenen die facturen uitreiken, met uitzondering van belastingbetalers die verplicht zijn de onmiddellijke informatieverstrekking (SII) te overleggen, behalve in uitzonderlijke gevallen. Daarom zal de "VeriFactu-verordening" van toepassing zijn op de volgende belastingbetalers die gebruik maken van geautomatiseerde facturatiesystemen (SIF), zelfs als ze deze slechts voor een deel van hun activiteit gebruiken:

• IS-belastingbetalers, met uitzondering van vrijgestelde entiteiten. Voor gedeeltelijk vrijgestelde entiteiten geldt de verplichting uitsluitend voor handelingen die inkomsten genereren die onderworpen en niet vrijgesteld zijn.
• Betalers van inkomstenbelasting die economische activiteiten uitoefenen.
• IRNR-belastingbetalers die inkomsten verkrijgen via een vaste inrichting.
• Entiteiten onder het inkomenstoewijzingsregime die economische activiteiten uitoefenen, onverminderd de toerekening van inkomsten die overeenkomen met hun leden.
• Aan de producenten en verkopers van geautomatiseerde facturatiesystemen, met betrekking tot hun activiteiten op het gebied van de productie en marketing van informatiesystemen die beschikbaar worden gesteld aan belastingbetalers.

Wanneer treedt de "VeriFactu Verordening" in werking?

Koninklijk Besluit 1007/2023 trad in werking de dag na de publicatie ervan in de BOE, op 7 december 2023. Gezien de technische ontwikkeling die nodig is voor de maatregelen die het overweegt, zijn er echter een reeks deadlines vastgesteld zodat de verschillende betrokkenen zich kunnen aanpassen aan de vereisten van de nieuwe regelgeving:

• Belastingplichtigen die geautomatiseerde facturatiesystemen gebruiken (ondernemingen, ondernemers, professionals, enz.) moeten hun systemen vóór 1 juli 2025 laten aanpassen aan de eisen die zijn vastgelegd in de verordening en de uitvoeringsbepalingen.
• Producenten en verkopers van geautomatiseerde factureringssystemen (SIF) moeten hun aangepaste oplossingen aanbieden binnen een termijn van maximaal negen maanden na de inwerkingtreding van het ministerieel besluit tot uitvoering van de verordening.

Vereisten van geautomatiseerde facturatiesystemen (SIF)

De "VeriFactu-verordening" bepaalt dat informatiesystemen die worden gebruikt voor het registreren en documenteren van leveringen van goederen en diensten de integriteit, bewaring, toegankelijkheid, leesbaarheid, traceerbaarheid en onveranderbaarheid van factuurgegevens moeten garanderen. Bovendien moeten zij de mogelijkheid hebben om alle gegenereerde factuurgegevens op een continue, veilige, correcte, volledige, automatische, opeenvolgende, onmiddellijke en betrouwbare manier elektronisch naar de Belastingdienst te sturen. Om dit te doen, moeten computersystemen:

• De invoer van factuurgegevens op elke manier ondersteunen. 
• Facturatie-informatie bijhouden en verwerken, hetzij in het geautomatiseerde facturatiesysteem zelf, hetzij via externe fysieke ondersteuning of via telematische verwijzing naar een ander informatiesysteem, ongeacht of er wel of niet wordt gefactureerd.
• Gelijktijdig of onmiddellijk voorafgaand aan de uitgifte van de factuur, een factuurregistratierecord genereren.
• Een digitale vingerafdruk of hash opnemen in de registratie- en annuleringsgegevens, waardoor deze aan elkaar gekoppeld worden en de traceerbaarheid ervan gegarandeerd wordt.
• De factuurgegevens ondertekenen met het elektronische certificaat van de SIF-provider.
• Een leesbare QR-code in de factuur opnemen die het vastleggen en digitaliseren ervan vergemakkelijkt en de ontvanger zelfs in staat stelt om er vrijwillig informatie over te verstrekken aan de AEAT.
• De verwijzing naar de AEAT van alle facturatiegegevens continu en automatisch mogelijk maken.
• Onmiddellijke toegang en/of gegevensextractie tot de AEAT faciliteren.

Kenmerken van facturatiegegevens

De gebruikte geautomatiseerde facturatiesystemen moeten gelijktijdig of onmiddellijk voorafgaand aan de uitgifte van elke factuur automatisch een registratiefactuurrecord genereren, waarin de minimaal te genereren inhoud wordt vermeld. Elk ontslagfactuurrecord moet het volgende bevatten:

• NIF, voor- en achternaam, reden of naam van de persoon die verplicht is de factuur uit te reiken.
• Nummer en, indien van toepassing, serie van de factuur; evenals de datum van uitgifte en de datum waarop de gedocumenteerde handelingen zijn uitgevoerd of het voorschot is ontvangen, indien van toepassing.
• Het soort factuur dat wordt uitgereikt, met vermelding of deze volledig of vereenvoudigd is, en, indien van toepassing, de aanvullende details die nodig zijn voor de juiste identificatie van het soort factuur dat wordt uitgereikt.
• De algemene beschrijving van de verrichtingen en het totaalbedrag van de factuur.
• De aanduiding van het regime of de regimes die van toepassing zijn op de voor BTW-doeleinden gedocumenteerde handelingen, of op andere handelingen met fiscale betekenis.
• De vermelding of de ontvanger van de factuur btw-belastingbetaler is.
• De belastbare grondslag van de verrichtingen, het BTW-tarief, het type of de tarieven van de toegepaste gelijkwaardigheidstoeslag en het tarief van de gelijkwaardigheidstoeslag.
• Indien de handeling niet aan de BTW onderworpen is, het bedrag dat met de handeling overeenstemt en de reden waarom deze niet aan de belasting onderworpen is.
• De datum, het uur, de minuut en de seconde waarop het registratiefactuurrecord wordt gegenereerd.

Wanneer een factuur ten onrechte is uitgegeven en het noodzakelijk is om de bijbehorende registratiefactuurrecord te annuleren, zal een annuleringsfactuurrecord moeten worden gegenereerd met de benodigde informatie om de annulering correct uit te voeren. Aan de andere kant bevat de verordening beveiligingsmechanismen om te garanderen dat factuurgegevens zoals de digitale vingerafdruk of hash en de elektronische handtekening niet worden gewijzigd.

SIF-gebeurtenislogboek

Geautomatiseerde facturatiesystemen moeten een gebeurtenislogboek implementeren waarin alle interacties worden vastgelegd die met het computersysteem worden uitgevoerd, evenals de uitgevoerde bewerkingen en de gebeurtenissen die plaatsvinden tijdens het gebruik ervan. Deze functionaliteit van informatiesystemen moet:

• Zorgen voor traceerbaarheid van downloads, dumps of opslag.
• Het onveranderlijke behoud van de originele gegevens garanderen en  eventuele wijzigingen of annuleringen registreren door een nieuw record aan te maken.
• Alle factuurgegevens bewaren die door het systeem zelf zijn gegenereerd
• Zorgen voor een registratie die automatisch alle interactie, uitgevoerde handelingen, opstarten en stoppen, binnenkomen en verlaten van gebruikers en fouten die optreden registreert.

Hoe worden VeriFactu-facturen geïdentificeerd?

Wanneer een bedrijf of professional al zijn factuurgegevens naar de AEAT stuurt, is het noodzakelijk om deze procedure op de facturen zelf vast te leggen. Hiervoor moeten VeriFactu-facturen aan de volgende eisen voldoen:

• Een QR-code toevoegen met een reeks factuuridentificatiegegevens.
• Een referentie toevoegen die aangeeft dat ze zijn gegenereerd via een systeem voor de uitgifte van verifieerbare facturen met het label "VERI*FACTU".

EDICOM, VeriFactu oplossing voor bedrijven en softwareleveranciers

EDICOM is de technologieleverancier met het grootste volume aan elektronische facturen in Spanje. Onze ervaring in de ontwikkeling van data-integratieprojecten omvat de inzet van belastingrapportageoplossingen zoals de SII (Immediate Supply of Information) en Ticket BAI, die de aangifte van de records in verband met de belastingen op de facturen automatiseren.

De "VeriFactu-verordening" breidt de verplichting om belastingaangifte te doen op basis van uitgereikte facturen uit tot 100% van de Spaanse bedrijven.  Ons technologische platform, dat we zelf hebben ontwikkeld, stelt ons in staat om ons snel aan te passen aan eventuele fiscale veranderingen en te voldoen aan de eisen die zijn vastgesteld voor het beheer en de verzending van factureringsgegevens via de volgende VeriFactu-oplossingen:  

• VeriFactu Web: Handmatige oplossing voor het registreren van facturen aan de AEAT.
• VeriFactu Integrated: Automatische oplossing voor het registreren van al uw facturen rechtstreeks vanuit uw ERP met de AEAT.

Beide oplossingen maken gebruik van een hash die factureringsrecords ketent, en die elektronisch worden ondertekend om de traceerbaarheid van het factureringsproces te garanderen. Bovendien bevatten ze een QR-code die het lezen van facturen vergemakkelijkt.

Anderzijds, als uw bedrijf groeit en een groot bedrijf kan worden met een omzet van ongeveer 6 miljoen euro, kunt u ervoor kiezen om u aan te sluiten bij het SII-systeem. Door de implementatie van elektronisch btw-beheer met de SII hoeft u niet meer te voldoen aan de vereisten die zijn vastgelegd in de "VeriFactu-verordening" en wordt het voldoen aan de belastingwetgeving vereenvoudigd en het administratief beheer verbeterd.