VeriFactu: Verifieerbaar systeem voor de uitgifte van facturen in Spanje

Koninklijk Besluit 1007/2023 legt bedrijven en professionals de verplichting op om informatiesystemen voor facturering (SIF) te gebruiken die boekhoud-, facturerings- of beheerprocessen ondersteunen die de integriteit, bewaring, toegankelijkheid, leesbaarheid, traceerbaarheid en onveranderbaarheid van factuurgegevens garanderen. Als alternatief is het gebruik van VeriFactu-systemen toegestaan voor het verzenden van factuurgegevens naar de nationale belastingdienst (AEAT).

Wet 11/2021 tegen belastingfraude in Spanje

Wet 11/2021 betreffende maatregelen ter voorkoming en bestrijding van belastingfraude heeft tot doel de manipulatie van boekhoudgegevens die dubbele boekhouding mogelijk maken of de wijziging van de gegevens over de uitgevoerde transacties te voorkomen. Deze wet legt de verplichting op aan producenten, marketeers en gebruikers dat de informatie- of elektronische systemen en programma's die de boekhoud-, facturatie- of managementprocessen ondersteunen van degenen die economische activiteiten uitvoeren, de integriteit, het behoud, de toegankelijkheid en de leesbaarheid, traceerbaarheid en onveranderbaarheid van de records garanderen, zonder interpolaties, weglatingen of wijzigingen waarvan de juiste annotatie niet in de systemen zelf achterblijft. 

Het doel van deze wet is om de digitalisering van KMO's, micro-ondernemingen en zelfstandigen in Spanje te bevorderen en tegelijkertijd de naleving van de belastingwetgeving te verbeteren en de strijd tegen belastingfraude te versterken.

Koninklijk Besluit 1007/2023: “Verorderning VeriFactu ”

Op 6 december 2023 werd Koninklijk Besluit 1007/2023 gepubliceerd in het Staatsblad (BOE), dat de regeling goedkeurt van vereisten voor factureringssystemen en -software die worden gebruikt door ondernemers en professionals, en ook de standaardisering van formaten voor factureringsgegevens vastlegt. Deze regeling vloeit voort uit de wijziging van artikel 29.2.j) van de Algemene Belastingwet, ingevoerd door Wet 11/2021 tegen belastingfraude, met als doel de integriteit, bewaring, toegankelijkheid, leesbaarheid, traceerbaarheid en onveranderbaarheid van de administratie te waarborgen en het gebruik van software waarmee verkopen kunnen worden verduisterd, te vermijden.

Het decreet, dat bekend staat als de “VeriFactu Verordening”, maakt een vereenvoudigde manier van naleving mogelijk door factuurgegevens naar het elektronische hoofdkantoor van de nationale belastingdienst (AEAT) te sturen op het moment dat ze worden aangemaakt. Daarnaast bevat het beveiligingselementen, zoals elektronische handtekeningen en aaneengesloten hashes, om elke wijziging van de records zonder de bijbehorende controle te voorkomen, waardoor de transparantie en traceerbaarheid van de facturering wordt gewaarborgd.

Wat is SIF en wat is VeriFactu?

Een goedgekeurd SIF of geautomatiseerd facturatiesysteem is een systeem dat voldoet aan de technische vereisten die zijn vastgelegd in Koninklijk Besluit 1007/2023 en dat elke onderneming of professional, die niet handmatig factureert, moet gebruiken om zijn facturen te genereren en uit te reiken. En een verifieerbaar factuuruitgiftesysteem, of VeriFactu, is een systeem dat factureringsgegevens naar de belastingdienst van de staat (AEAT) kan sturen.

Om te voldoen aan de "VeriFactu-verordening" zijn er twee mogelijkheden:

• Kiezen voor een geautomatiseerd factureringssysteem (SIF) dat voldoet aan de principes van integriteit, bewaring, toegankelijkheid, leesbaarheid, traceerbaarheid en onveranderbaarheid van factuurgegevens.
• Kies voor een VeriFactu-systeem of een verifieerbaar factuuruitgiftesysteem dat factureringsrecords automatisch naar de AEAT stuurt.

Op wie is de "VeriFactu Verordening" van toepassing?

De "VeriFactu-verordening" is van toepassing op het hele Spaanse grondgebied, rekening houdend met de bijzonderheden die zijn vastgelegd in de specifieke regelgeving voor de Canarische Eilanden, Ceuta en Melilla. In het geval van de forale gebieden van Baskenland en Navarra zal de verordening alleen van toepassing zijn op de overeenkomstige belastingplichtigen die hun fiscale woonplaats op het gemeenschappelijke grondgebied hebben.De bedrijven en professionals die onder deze verordening vallen, zijn degenen die facturen uitreiken, met uitzondering van belastingbetalers die verplicht zijn de onmiddellijke informatieverstrekking (SII) te overleggen, behalve in uitzonderlijke gevallen.

Daarom zal de "VeriFactu-verordening" van toepassing zijn op de volgende belastingbetalers die gebruik maken van geautomatiseerde facturatiesystemen (SIF), zelfs als ze deze slechts voor een deel van hun activiteit gebruiken:

• IS-belastingbetalers, met uitzondering van vrijgestelde entiteiten. Voor gedeeltelijk vrijgestelde entiteiten geldt de verplichting uitsluitend voor handelingen die inkomsten genereren die onderworpen en niet vrijgesteld zijn.
• Betalers van inkomstenbelasting die economische activiteiten uitoefenen.
• IRNR-belastingbetalers die inkomsten verkrijgen via een vaste inrichting.
• Entiteiten onder het inkomenstoewijzingsregime die economische activiteiten uitoefenen, onverminderd de toerekening van inkomsten die overeenkomen met hun leden.
• Aan de producenten en verkopers van geautomatiseerde facturatiesystemen, met betrekking tot hun activiteiten op het gebied van de productie en marketing van informatiesystemen die beschikbaar worden gesteld aan belastingbetalers.

Wanneer treedt de "VeriFactu Verordening" in werking?

Koninklijk Besluit 1007/2023 trad in werking de dag na de publicatie ervan in de BOE, op 7 december 2023. Gezien de technische ontwikkeling die nodig is voor de maatregelen die het overweegt, zijn er echter een reeks deadlines vastgesteld zodat de verschillende betrokkenen zich kunnen aanpassen aan de vereisten van de nieuwe regelgeving:

• Belastingplichtigen die geautomatiseerde facturatiesystemen gebruiken (ondernemingen, ondernemers, professionals, enz.) moeten hun systemen vóór 1 juli 2025 laten aanpassen aan de eisen die zijn vastgelegd in de verordening en de uitvoeringsbepalingen.
• Producenten en verkopers van geautomatiseerde factureringssystemen (SIF) moeten hun aangepaste oplossingen aanbieden binnen een termijn van maximaal negen maanden na de inwerkingtreding van het ministerieel besluit tot uitvoering van de verordening.

Vereisten van geautomatiseerde facturatiesystemen (SIF)

De "VeriFactu-verordening" bepaalt dat informatiesystemen die worden gebruikt voor het registreren en documenteren van leveringen van goederen en diensten de integriteit, bewaring, toegankelijkheid, leesbaarheid, traceerbaarheid en onveranderbaarheid van factuurgegevens moeten garanderen. Bovendien moeten zij de mogelijkheid hebben om alle gegenereerde factuurgegevens op een continue, veilige, correcte, volledige, automatische, opeenvolgende, onmiddellijke en betrouwbare manier elektronisch naar de Belastingdienst te sturen. Om dit te doen, moeten computersystemen:

• De invoer van factuurgegevens op elke manier ondersteunen. 
• Facturatie-informatie bijhouden en verwerken, hetzij in het geautomatiseerde facturatiesysteem zelf, hetzij via externe fysieke ondersteuning of via telematische verwijzing naar een ander informatiesysteem, ongeacht of er wel of niet wordt gefactureerd.
• Gelijktijdig of onmiddellijk voorafgaand aan de uitgifte van de factuur, een factuurregistratierecord genereren.
• Een digitale vingerafdruk of hash opnemen in de registratie- en annuleringsgegevens, waardoor deze aan elkaar gekoppeld worden en de traceerbaarheid ervan gegarandeerd wordt.
• De factuurgegevens ondertekenen met het elektronische certificaat van de SIF-provider.
• Een leesbare QR-code in de factuur opnemen die het vastleggen en digitaliseren ervan vergemakkelijkt en de ontvanger zelfs in staat stelt om er vrijwillig informatie over te verstrekken aan de AEAT.
• De verwijzing naar de AEAT van alle facturatiegegevens continu en automatisch mogelijk maken.
• Onmiddellijke toegang en/of gegevensextractie tot de AEAT faciliteren.

Kenmerken van facturatiegegevens

De gebruikte geautomatiseerde facturatiesystemen moeten gelijktijdig of onmiddellijk voorafgaand aan de uitgifte van elke factuur automatisch een registratiefactuurrecord genereren, waarin de minimaal te genereren inhoud wordt vermeld. Elk ontslagfactuurrecord moet het volgende bevatten:

• NIF, voor- en achternaam, reden of naam van de persoon die verplicht is de factuur uit te reiken.
• Nummer en, indien van toepassing, serie van de factuur; evenals de datum van uitgifte en de datum waarop de gedocumenteerde handelingen zijn uitgevoerd of het voorschot is ontvangen, indien van toepassing.
• Het soort factuur dat wordt uitgereikt, met vermelding of deze volledig of vereenvoudigd is, en, indien van toepassing, de aanvullende details die nodig zijn voor de juiste identificatie van het soort factuur dat wordt uitgereikt.
• De algemene beschrijving van de verrichtingen en het totaalbedrag van de factuur.
• De aanduiding van het regime of de regimes die van toepassing zijn op de voor BTW-doeleinden gedocumenteerde handelingen, of op andere handelingen met fiscale betekenis.
• De vermelding of de ontvanger van de factuur btw-belastingbetaler is.
• De belastbare grondslag van de verrichtingen, het BTW-tarief, het type of de tarieven van de toegepaste gelijkwaardigheidstoeslag en het tarief van de gelijkwaardigheidstoeslag.
• Indien de handeling niet aan de BTW onderworpen is, het bedrag dat met de handeling overeenstemt en de reden waarom deze niet aan de belasting onderworpen is.
• De datum, het uur, de minuut en de seconde waarop het registratiefactuurrecord wordt gegenereerd.

Wanneer een factuur ten onrechte is uitgegeven en het noodzakelijk is om de bijbehorende registratiefactuurrecord te annuleren, zal een annuleringsfactuurrecord moeten worden gegenereerd met de benodigde informatie om de annulering correct uit te voeren. Aan de andere kant bevat de verordening beveiligingsmechanismen om te garanderen dat factuurgegevens zoals de digitale vingerafdruk of hash en de elektronische handtekening niet worden gewijzigd.

SIF-gebeurtenislogboek

Geautomatiseerde facturatiesystemen moeten een gebeurtenislogboek implementeren waarin alle interacties worden vastgelegd die met het computersysteem worden uitgevoerd, evenals de uitgevoerde bewerkingen en de gebeurtenissen die plaatsvinden tijdens het gebruik ervan. Deze functionaliteit van informatiesystemen moet:

• Zorgen voor traceerbaarheid van downloads, dumps of opslag.
• Het onveranderlijke behoud van de originele gegevens garanderen en  eventuele wijzigingen of annuleringen registreren door een nieuw record aan te maken.
• Alle factuurgegevens bewaren die door het systeem zelf zijn gegenereerd
• Zorgen voor een registratie die automatisch alle interactie, uitgevoerde handelingen, opstarten en stoppen, binnenkomen en verlaten van gebruikers en fouten die optreden registreert.

Hoe worden VeriFactu-facturen geïdentificeerd?

Wanneer een bedrijf of professional al zijn factuurgegevens naar de AEAT stuurt, is het noodzakelijk om deze procedure op de facturen zelf vast te leggen. Hiervoor moeten VeriFactu-facturen aan de volgende eisen voldoen:

• Een QR-code toevoegen met een reeks factuuridentificatiegegevens.
• Een referentie toevoegen die aangeeft dat ze zijn gegenereerd via een systeem voor de uitgifte van verifieerbare facturen met het label "VERI*FACTU".

EDICOM, VeriFactu oplossing voor bedrijven en softwaremarketeers

EDICOM, een referentie op het gebied van elektronisch factureren in Spanje, biedt geavanceerde oplossingen die zijn aangepast aan de “VeriFactu-verordening”, gericht op bedrijven en softwaremarketeers die hun klanten een solide, regelconforme integratie willen bieden. Met uitgebreide ervaring in gegevensintegratieprojecten, zoals de SII (Immediate Supply of Information) en TicketBAI, biedt EDICOM tools die belastingrapportage automatiseren en vereenvoudigen, zodat gebruikers kunnen voldoen aan de nieuwe verplichting om factureringsgegevens in te dienen bij de belastingdienst (AEAT).

Ons technologieplatform omvat VeriFactu-oplossingen die zijn ontworpen voor verschillende omgevingen en integratiebehoeften:

• VeriFactu web: Maakt handmatige registratie van facturen bij de AEAT mogelijk en biedt een alternatief voor klanten die geen volledige automatisering nodig hebben.
• VeriFactu integrated: Geavanceerde integratieoplossing die de registratie van alle facturen vanuit het ERP van de klant naar de AEAT automatiseert.

Beide oplossingen garanderen maximale traceerbaarheid en veiligheid door het koppelen van registraties en hun elektronische handtekening, maar ook door de integratie van een QR-code die de validatie en raadpleging van elke factuur vergemakkelijkt. Deze functionaliteiten stellen softwareleveranciers in staat om diensten met een hoge toegevoegde waarde te integreren in hun facturatiesystemen, waardoor hun functionaliteit toeneemt en ze voldoen aan de huidige regelgeving.