Polen: Verplichte B2B e-facturatie via het KSeF-platform vanaf 2026

Elektronische facturering B2B in Polen

Minister Andrzej Domański heeft een nieuw tijdschema bevestigd voor de implementatie van B2B e-facturatie in Polen via het nationale KSeF-platform. De gefaseerde implementatie zal zijn: 

• 1 februari 2026 voor grote belastingplichtigen (meer dan 200 miljoen PLN per jaar),
• 1 april 2026 voor alle belastingplichtigen. 

Het project was oorspronkelijk gepland voor 1 juli 2024, maar werd uitgesteld. Andrzej Domański, minister van Financiën, verklaarde dat er fouten zijn geconstateerd op het KSeF-platform en dat er een externe IT-audit zal worden uitgevoerd. 

Alle uitgegeven facturen moeten worden ingediend via een centraal platform genaamd het Nationale Elektronische Facturatiesysteem - KSeF. Om het gebruik van het nieuwe platform aan te moedigen, heeft de regering aangekondigd dat als fiscale prikkel de terugbetaling van de btw met een derde wordt verkort (40 dagen in plaats van 60). Bovendien kunnen belastingplichtigen worden vrijgesteld van het indienen van het JPK_FA-bestand. Bedrijven die dat wensen, kunnen vanaf 1 januari 2022 gebruikmaken van het nationale KSeF-platform op vrijwillige basis.

Wilt u alle details weten over elektronische facturering B2B in Polen? Bekijk onze webinar met Deloitte en krijg toegang tot de antwoorden op alle vragen die we tijdens de webinar hebben ontvangen.

Nationaal elektronisch factuursysteem - KSeF

De KSeF is het centrale platform van de overheid voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen. Bedrijven moeten alle elektronische facturen naar de KSeF sturen, waar ze voorzien worden van een elektronische tijdstempel. Onder gestructureerde factuur wordt verstaan die elektronische factuur die via de KSeF wordt beheerd. Voorlopig zullen gestructureerde facturen naast papieren facturen bestaan en de rest van de elektronische facturen die al op de markt zijn.

Bovendien zal het platform een reeks bevestigingen afgeven die gebruikers op de hoogte stellen van het nummer dat is toegewezen via de tijdstempel, van de afwijzing van de factuur of van de onmogelijkheid om facturen te kunnen uitgeven, vanwege de onbeschikbaarheid van KSeF zelf.

De facturen kunnen worden geraadpleegd en gedownload in het originele formaat of pdf in het portaal dat ook zal fungeren als een opslagplaats, waarbij de elektronische belastingdocumenten gedurende 10 jaar worden opgeslagen.

KSeF Implementatie Tijdlijn

• Oktober 2021: Begin proefperiode. Serviceproviders kunnen deelnemen aan systeemtests met KseF.
• Januari 2022: Vrijwillige fase. Bedrijven kunnen beginnen met het uitgeven van gestructureerde facturen aan KseF en profiteren van belastingvoordelen.
• 1 februari 2026 voor grote belastingplichtigen (meer dan 200 miljoen PLN per jaar)
• 1 april 2026 voor alle belastingplichtigen

Voordelen van B2B e-invoicing in Polen

Bedrijven die besluiten om op vrijwillige basis elektronische facturen te gaan gebruiken, kunnen profiteren van enkele speciale maatregelen:

• Verlaging van de btw-aangifte van 60 naar 40 dagen
• Vrijstelling aangifte JPK_FA dossier

Dit zijn enkele van de voordelen die de overheid hoopt te behalen met B2B elektronische massificatie.

• Het ondernemingsklimaat van belastingbetalers verbeteren door gemakkelijker en sneller toegang te krijgen tot documenten.
• Meer veiligheid in handelstransacties dankzij standaardisatie in het factuurformaat.
• Vermindering van menselijke fouten dankzij de automatisering van boekhoudprocessen.
• Optimalisatie van de fiscale controle.
• Verhoogde belastinginning.

EDICOM Polen Compliance Diensten

EDICOM biedt een totaaloplossing voor bedrijven met een aanwezigheid in Polen. Edicom's e-invoicing en vat compliance platform stelt u in staat om alle processen van facturatie en aangifte van belastingdocumenten te automatiseren, zowel B2G als B2B.  Op een geïntegreerde manier met uw ERP stelt de EDICOM-service u in staat om zowel de B2B-elektronische facturen te genereren, verzenden en ontvangen die moeten worden gedeclareerd via het nieuwe KSeF-systeem, als de elektronische facturen die via het centrale PeF-platform aan de Poolse overheidsdiensten zijn gericht, in overeenstemming met de wettelijke en technische vereisten die door het ministerie van Financiën worden bepaald.

Daarnaast is de oplossing ook in staat om de uitgifte van SAF-T bestanden voor de aangifte van boekhoudkundige informatie te automatiseren.

Een uitgebreide oplossing die u helpt de btw-teruggavetijden te verkorten, uw beheerskosten te verlagen en u extra garanties van veiligheid en vertrouwelijkheid biedt.