Polen: B2B e-facturatie via het KSeF-platform vanaf februari 2026

E-facturatie in Polen

De Poolse regering heeft in 2021 een wetsontwerp gepubliceerd over de massificatie van elektronische facturatie in het land. Alle uitgegeven facturen moeten worden ingediend via een centraal platform genaamd het Nationale Elektronische Facturatiesysteem - KSeF. Alle btw-plichtigen met een zetel of vaste inrichting in Polen zullen elektronische facturen moeten uitreiken. Om het gebruik van het nieuwe platform aan te moedigen, heeft de regering aangekondigd dat als fiscale prikkel de terugbetaling van de btw met een derde wordt verkort (40 dagen in plaats van 60). Bovendien kunnen belastingplichtigen worden vrijgesteld van het indienen van het JPK_FA-bestand. Bedrijven die dat wensen, kunnen vanaf 1 januari 2022 gebruikmaken van het nationale KSeF-platform op vrijwillige basis.

De gefaseerde implementatie zal zijn: 

• 1 februari 2026 voor grote belastingplichtigen (meer dan 200 miljoen PLN per jaar),
• 1 april 2026 voor alle belastingplichtigen. 

Er is een overgangsperiode ingesteld: tot eind 2026 worden er geen boetes opgelegd voor fouten in e-facturen.

Met de invoering van de elektronische factuur wil de overheid de digitalisering van het belastingstelsel versnellen en profiteren van de voordelen ervan – net zoals andere EU-landen dat al doen, zoals Italië, waar de B2B e-factuur sinds 2019 verplicht is.

Nationaal elektronisch factuursysteem - KSeF

De KSeF is het centrale platform van de overheid voor het verzenden en ontvangen van e-facturen. Bedrijven moeten alle e-facturen naar KSeF sturen, waar ze een unieke identificatiecode krijgen, KSeF ID genaamd. 

Facturen in KSeF kunnen op twee manieren worden uitgegeven:

• Online (met realtime verzending), of
• Via de Offline24-modus, waarmee facturen continu kunnen worden aangemaakt, zelfs zonder directe toegang tot KSeF.

Facturen zullen in het originele formaat of als PDF kunnen worden bekeken en gedownload op het portaal, dat ook zal fungeren als een opslagplaats waar elektronische belastingdocumenten gedurende 10 jaar worden bewaard.

Bovendien zal het platform een reeks ontvangstbevestigingen uitgeven om gebruikers op de hoogte te brengen van het toegekende nummer via de tijdstempel, de afwijzing van de factuur of de onmogelijkheid om facturen uit te reiken omdat de KSeF zelf niet beschikbaar is.

Onder een gestructureerde factuur wordt een elektronische XML-factuur verstaan die via KSeF wordt beheerd. Voorlopig zullen gestructureerde facturen bestaan naast papieren facturen en de rest van de elektronische facturen die al op de markt worden gebruikt.

Samengevat vervult KSeF de volgende functies:

• Uitgifte en ontvangst van e-facturen
• Validatie van facturen
• Toekenning van identificatienummers
• Archivering gedurende 10 jaar

KSeF Update: Nieuwe Regels

Het Poolse Ministerie van Financiën heeft belangrijke updates aangekondigd voor het Nationaal e-factureringssysteem (KSeF), met wijzigingen in zowel de wetgeving als de technische specificaties. De belangrijkste punten:

• Vrijwillige Offline-modus: Alle belastingplichtigen mogen de offline24-modus vrijwillig gebruiken tot eind 2026, ongeacht eventuele toegang tot KSeF.
• B2C-facturatie: Het versturen van consumentenfacturen (B2C) via KSeF is optioneel geworden.
• Factuurbijlagen: Het is nu toegestaan om bijlagen toe te voegen aan KSeF-facturen, ongeacht de sector.
• Laagwaardige facturen: Facturen onder de 450 PLN (of maandelijks totaal tot 10.000 PLN) mogen tot 30 september 2026 in het huidige formaat worden gebruikt.
• KSeF-nummer bij betalingen: De verplichte vermelding van het KSeF-nummer bij betalingen, ook bij gesplitste betalingen, is uitgesteld tot 1 januari 2027.
• Regelgevingsherziening: De huidige regelgeving van 27 december 2021 wordt vervangen. De nieuwe versie omvat onder meer QR-codes, tweestapsfactuurtoegang en interne certificering.

Tijdschema KSeF 2.0

• Juni 2025: Publicatie van KSeF 2.0 documentatie, inclusief:
  • Het gestructureerde FA(3) factuurschema
  • Bijgewerkte API documentatie
  • Volledig integratietestschema
• 30 september 2025: Aanvang van API-tests voor KSeF 2.0.
• November 2025: Testversie van de belastingplichtige applicatie voor KSeF 2.0 wordt gelanceerd.

Wilt u alle details weten over elektronische facturering B2B in Polen? Bekijk onze webinar met Deloitte en krijg toegang tot de antwoorden op alle vragen die we tijdens de webinar hebben ontvangen.

Voordelen van B2B e-invoicing in Polen

Bedrijven die besluiten om op vrijwillige basis elektronische facturen te gaan gebruiken, kunnen profiteren van enkele speciale maatregelen:

• Verlaging van de btw-aangifte van 60 naar 40 dagen
• Vrijstelling aangifte JPK_FA dossier

Dit zijn enkele van de voordelen die de overheid hoopt te behalen met B2B elektronische massificatie.

• Het ondernemingsklimaat van belastingbetalers verbeteren door gemakkelijker en sneller toegang te krijgen tot documenten.
• Meer veiligheid in handelstransacties dankzij standaardisatie in het factuurformaat.
• Vermindering van menselijke fouten dankzij de automatisering van boekhoudprocessen.
• Optimalisatie van de fiscale controle.
• Verhoogde belastinginning.

EDICOM Polen Compliance Diensten

EDICOM biedt een totaaloplossing voor bedrijven met een aanwezigheid in Polen. EDICOM's e-invoicing en vat compliance platform stelt u in staat om alle processen van facturatie en aangifte van belastingdocumenten te automatiseren, zowel B2G als B2B.  Op een geïntegreerde manier met uw ERP stelt de EDICOM-service u in staat om zowel de B2B-elektronische facturen te genereren, verzenden en ontvangen die moeten worden gedeclareerd via het nieuwe KSeF-systeem, als de elektronische facturen die via het centrale PeF-platform aan de Poolse overheidsdiensten zijn gericht, in overeenstemming met de wettelijke en technische vereisten die door het ministerie van Financiën worden bepaald.

Daarnaast is de oplossing ook in staat om de uitgifte van SAF-T bestanden voor de aangifte van boekhoudkundige informatie te automatiseren. Een uitgebreide oplossing die u helpt de btw-teruggavetijden te verkorten, uw beheerskosten te verlagen en u extra garanties van veiligheid en vertrouwelijkheid biedt.

Hoe de EDICOM-oplossing werkt

• Gegevensvastlegging: Onze oplossing koppelt met uw ERP- of boekhoudsysteem om factuurgegevens automatisch op te halen.
• Bestandscreatie: Vervolgens wordt een XML-bestand gegenereerd dat voldoet aan de wettelijke vereisten.
• Connectiviteit: Via een webservice worden de bestanden doorgestuurd naar de belastingautoriteit.
• Integratie en ontvangst: De Poolse belastingdienst stuurt statusmeldingen terug, die automatisch worden geïntegreerd in het ERP- of boekhoudsysteem van de klant.
• Archivering: Alle XML-facturen en statusmeldingen worden veilig opgeslagen in ons eIDAS-gecertificeerd elektronisch archiefsysteem.