Polen: B2B e-facturatie via het KSeF-platform vanaf februari 2026

E-facturatie in Polen

De Poolse regering heeft in 2021 een wetsontwerp gepubliceerd over de massificatie van elektronische facturatie in het land. Alle uitgegeven facturen moeten worden ingediend via een centraal platform genaamd het Nationale Elektronische Facturatiesysteem - KSeF. Alle btw-plichtigen met een zetel of vaste inrichting in Polen zullen elektronische facturen moeten uitreiken. Om het gebruik van het nieuwe platform aan te moedigen, heeft de regering aangekondigd dat als fiscale prikkel de terugbetaling van de btw met een derde wordt verkort (40 dagen in plaats van 60). Bovendien kunnen belastingplichtigen worden vrijgesteld van het indienen van het JPK_FA-bestand. Bedrijven die dat wensen, kunnen vanaf 1 januari 2022 gebruikmaken van het nationale KSeF-platform op vrijwillige basis.

De gefaseerde implementatie zal zijn: 

• 1 februari 2026 voor grote belastingplichtigen (meer dan 200 miljoen PLN per jaar),
• 1 april 2026 voor alle belastingplichtigen. 

Het project was oorspronkelijk gepland voor 1 juli 2024, maar werd uitgesteld. Andrzej Domański, minister van Financiën, verklaarde dat er fouten zijn geconstateerd op het KSeF-platform en dat er een externe IT-audit zal worden uitgevoerd.

Nationaal elektronisch factuursysteem - KSeF

De KSeF is het centrale platform van de overheid voor het verzenden en ontvangen van e-facturen. Bedrijven moeten alle e-facturen naar KSeF sturen, waar ze een unieke identificatiecode krijgen, KSeF ID genaamd. 

Facturen zullen in het originele formaat of als PDF kunnen worden bekeken en gedownload op het portaal, dat ook zal fungeren als een opslagplaats waar elektronische belastingdocumenten gedurende 10 jaar worden bewaard.

Bovendien zal het platform een reeks ontvangstbevestigingen uitgeven om gebruikers op de hoogte te brengen van het toegekende nummer via de tijdstempel, de afwijzing van de factuur of de onmogelijkheid om facturen uit te reiken omdat de KSeF zelf niet beschikbaar is.

Onder een gestructureerde factuur wordt een elektronische XML-factuur verstaan die via KSeF wordt beheerd. Voorlopig zullen gestructureerde facturen bestaan naast papieren facturen en de rest van de elektronische facturen die al op de markt worden gebruikt.

Updates over het nationale e-facturatiesysteem (KSeF)

De Poolse regering werkt aan de herziening van het nationale e-factureringssysteem. Zij heeft bevestigd dat de nieuwe versie van de FA(3)-structuur van het KSeF in de herfst van 2024 beschikbaar zal zijn voor openbare raadpleging. Het ministerie is ook van plan om de test- en productieomgeving op elkaar af te stemmen en factuurbijlagen te implementeren.

Volgens het ministerie van Financiën zullen de wijzigingen in het schema zijn: de presentatie van de betalingstermijn, de invoering van een nieuwe rol in Entiteit3 - werknemer (een belangrijke oplossing voor de identificatie van personeelsuitgaven), een toename van het aantal tekens in het P_7-veld (naam van de goederen of diensten) of speciale oplossingen voor lokale overheidseenheden en btw-groepen.

De verordening over het gebruik van het Nationale Elektronische Factuursysteem van 27 december 2021 wordt ingetrokken en er komt een nieuwe verordening voor in de plaats. De nieuwe verordening zal regels bevatten over QR-codes, toegang in twee stappen tot facturen en interne certificaten.

De verplichting om het KSeF-nummer te vermelden bij gestructureerde factuurbetalingen zal gelden voor betalingen vanaf 1 augustus 2026.

Wilt u alle details weten over elektronische facturering B2B in Polen? Bekijk onze webinar met Deloitte en krijg toegang tot de antwoorden op alle vragen die we tijdens de webinar hebben ontvangen.

Voordelen van B2B e-invoicing in Polen

Bedrijven die besluiten om op vrijwillige basis elektronische facturen te gaan gebruiken, kunnen profiteren van enkele speciale maatregelen:

• Verlaging van de btw-aangifte van 60 naar 40 dagen
• Vrijstelling aangifte JPK_FA dossier

Dit zijn enkele van de voordelen die de overheid hoopt te behalen met B2B elektronische massificatie.

• Het ondernemingsklimaat van belastingbetalers verbeteren door gemakkelijker en sneller toegang te krijgen tot documenten.
• Meer veiligheid in handelstransacties dankzij standaardisatie in het factuurformaat.
• Vermindering van menselijke fouten dankzij de automatisering van boekhoudprocessen.
• Optimalisatie van de fiscale controle.
• Verhoogde belastinginning.

EDICOM Polen Compliance Diensten

EDICOM biedt een totaaloplossing voor bedrijven met een aanwezigheid in Polen. EDICOM's e-invoicing en vat compliance platform stelt u in staat om alle processen van facturatie en aangifte van belastingdocumenten te automatiseren, zowel B2G als B2B.  Op een geïntegreerde manier met uw ERP stelt de EDICOM-service u in staat om zowel de B2B-elektronische facturen te genereren, verzenden en ontvangen die moeten worden gedeclareerd via het nieuwe KSeF-systeem, als de elektronische facturen die via het centrale PeF-platform aan de Poolse overheidsdiensten zijn gericht, in overeenstemming met de wettelijke en technische vereisten die door het ministerie van Financiën worden bepaald.

Daarnaast is de oplossing ook in staat om de uitgifte van SAF-T bestanden voor de aangifte van boekhoudkundige informatie te automatiseren. Een uitgebreide oplossing die u helpt de btw-teruggavetijden te verkorten, uw beheerskosten te verlagen en u extra garanties van veiligheid en vertrouwelijkheid biedt.