Polen: B2B e-facturatie via het KSeF-platform vanaf februari 2026

E-facturatie in Polen

De Poolse regering heeft in 2021 een wetsontwerp gepubliceerd over de massificatie van elektronische facturatie in het land. Alle uitgegeven facturen moeten worden ingediend via een centraal platform genaamd het Nationale Elektronische Facturatiesysteem - KSeF. Alle btw-plichtigen met een zetel of vaste inrichting in Polen zullen elektronische facturen moeten uitreiken. Om het gebruik van het nieuwe platform aan te moedigen, heeft de regering aangekondigd dat als fiscale prikkel de terugbetaling van de btw met een derde wordt verkort (40 dagen in plaats van 60). Bovendien kunnen belastingplichtigen worden vrijgesteld van het indienen van het JPK_FA-bestand. Bedrijven die dat wensen, kunnen vanaf 1 januari 2022 gebruikmaken van het nationale KSeF-platform op vrijwillige basis.

De gefaseerde implementatie zal zijn: 

• 1 februari 2026 voor grote belastingplichtigen (meer dan 200 miljoen PLN per jaar),
• 1 april 2026 voor alle belastingplichtigen. 

Het project was oorspronkelijk gepland voor 1 juli 2024, maar werd uitgesteld. Andrzej Domański, minister van Financiën, verklaarde dat er fouten zijn geconstateerd op het KSeF-platform en dat er een externe IT-audit zal worden uitgevoerd.

Er is een gedetailleerde tijdlijn gepubliceerd voor de uitrol van KSeF 2.0, de geüpdatete versie van het systeem, inclusief technische specificaties en testfasen:

• Juni 2025: Publicatie van de documentatie voor KSeF 2.0, waaronder:
  • Het gestructureerde factuurschema FA(3)
  • Bijgewerkte API-documentatie
  • Het volledige schema voor integratietests
• 30 september 2025: API-tests voor KSeF 2.0 worden beschikbaar.
• November 2025: De testversie van de KSeF 2.0 Belastingplichtigenapplicatie wordt uitgebracht.

Er is een coulanceperiode ingevoerd voor sancties: tot eind 2026 worden er geen boetes opgelegd voor fouten in facturen.

Bovendien is de verplichting om het KSeF-factuurnummer te vermelden bij bankoverschrijvingen uitgesteld tot eind 2026.

Het plan introduceert ook een nieuw concept genaamd "offline24-modus", waarmee facturen in specifieke situaties de volgende dag mogen worden uitgegeven.

Nationaal elektronisch factuursysteem - KSeF

De KSeF is het centrale platform van de overheid voor het verzenden en ontvangen van e-facturen. Bedrijven moeten alle e-facturen naar KSeF sturen, waar ze een unieke identificatiecode krijgen, KSeF ID genaamd. 

Facturen zullen in het originele formaat of als PDF kunnen worden bekeken en gedownload op het portaal, dat ook zal fungeren als een opslagplaats waar elektronische belastingdocumenten gedurende 10 jaar worden bewaard.

Bovendien zal het platform een reeks ontvangstbevestigingen uitgeven om gebruikers op de hoogte te brengen van het toegekende nummer via de tijdstempel, de afwijzing van de factuur of de onmogelijkheid om facturen uit te reiken omdat de KSeF zelf niet beschikbaar is.

Onder een gestructureerde factuur wordt een elektronische XML-factuur verstaan die via KSeF wordt beheerd. Voorlopig zullen gestructureerde facturen bestaan naast papieren facturen en de rest van de elektronische facturen die al op de markt worden gebruikt.

Updates over het nationale e-facturatiesysteem (KSeF)

Het Poolse ministerie van Financiën heeft nieuwe wijzigingen in de KSeF-wet aangekondigd, samen met de publicatie van bijgewerkte factuurstructuren. Naast de bevestiging van de nieuwe data van inwerkingtreding van de verplichting om e-facturen te gebruiken, behandelt de wijziging ook de belangrijkste punten die tijdens de openbare raadpleging naar voren zijn gebracht, waaronder

• Het toestaan aan alle belastingplichtigen om vrijwillig een offline modus te gebruiken tot eind 2026.
• toestaan dat facturen voor consumenten (B2C) worden uitgereikt via KSeF (optioneel).
• Toestaan dat bijlagen bij facturen in KSeF worden ingediend, ongeacht de sector waarin de belastingplichtige actief is.
• belastingplichtigen die facturen met een lage waarde uitreiken (tot 450 PLN bruto per factuur of 10 000 PLN per maand) toestaan deze in de huidige vorm te blijven uitreiken tot 30 september 2026.
• Uitstel tot 31 juli 2026 van de verplichting om een KSeF-nummer te verstrekken bij elektronische factuurbetalingen, met inbegrip van betalingen via het mechanisme van gesplitste betaling en boetes voor niet-naleving.

De verordening over het gebruik van het Nationale Elektronische Factuursysteem van 27 december 2021 wordt ingetrokken en vervangen door een nieuwe verordening. De bijgewerkte verordening zal betrekking hebben op QR-codes, toegang tot facturen in twee stappen en interne certificeringsprocessen.

Wilt u alle details weten over elektronische facturering B2B in Polen? Bekijk onze webinar met Deloitte en krijg toegang tot de antwoorden op alle vragen die we tijdens de webinar hebben ontvangen.

Voordelen van B2B e-invoicing in Polen

Bedrijven die besluiten om op vrijwillige basis elektronische facturen te gaan gebruiken, kunnen profiteren van enkele speciale maatregelen:

• Verlaging van de btw-aangifte van 60 naar 40 dagen
• Vrijstelling aangifte JPK_FA dossier

Dit zijn enkele van de voordelen die de overheid hoopt te behalen met B2B elektronische massificatie.

• Het ondernemingsklimaat van belastingbetalers verbeteren door gemakkelijker en sneller toegang te krijgen tot documenten.
• Meer veiligheid in handelstransacties dankzij standaardisatie in het factuurformaat.
• Vermindering van menselijke fouten dankzij de automatisering van boekhoudprocessen.
• Optimalisatie van de fiscale controle.
• Verhoogde belastinginning.

EDICOM Polen Compliance Diensten

EDICOM biedt een totaaloplossing voor bedrijven met een aanwezigheid in Polen. EDICOM's e-invoicing en vat compliance platform stelt u in staat om alle processen van facturatie en aangifte van belastingdocumenten te automatiseren, zowel B2G als B2B.  Op een geïntegreerde manier met uw ERP stelt de EDICOM-service u in staat om zowel de B2B-elektronische facturen te genereren, verzenden en ontvangen die moeten worden gedeclareerd via het nieuwe KSeF-systeem, als de elektronische facturen die via het centrale PeF-platform aan de Poolse overheidsdiensten zijn gericht, in overeenstemming met de wettelijke en technische vereisten die door het ministerie van Financiën worden bepaald.

Daarnaast is de oplossing ook in staat om de uitgifte van SAF-T bestanden voor de aangifte van boekhoudkundige informatie te automatiseren. Een uitgebreide oplossing die u helpt de btw-teruggavetijden te verkorten, uw beheerskosten te verlagen en u extra garanties van veiligheid en vertrouwelijkheid biedt.