SII: Onmiddellijke voorziening van btw-informatie in Spanje

De onmiddellijke informatievoorziening (SII) is het systeem dat is ontwikkeld door de Rijksbelastingdienst (AEAT) voor het elektronische beheer van de btw-registratie in Spanje. Via dit systeem, dat in 2017 werd ingevoerd, moeten bedrijven de gegevens van de uitgegeven en ontvangen facturen binnen een termijn van maximaal 4 kalenderdagen indienen.

Wat is de onmiddellijke informatievoorziening (SII)?

De onmiddellijke informatievoorziening (SII) is het btw-beheersysteem dat door de belastingdienst wordt gepromoot en dat de elektronische verwerking van de btw-registratie mogelijk maakt. Bedrijven die verplicht zijn dit systeem te gebruiken, moeten aan de AEAT elektronisch de gegevens van hun uitgegeven en ontvangen facturen en andere relevante handelingen toezenden, met als doel de naleving van de belastingwetgeving te vereenvoudigen, de belastingcontrole te verbeteren en de btw-teruggaven te versnellen.

Wie wordt beïnvloed door de SII?

De SII is verplicht voor bedrijven die maandelijks btw betalen, waaronder de volgende groepen vallen:

• Grote bedrijven met een omzet van meer dan 6 miljoen euro.
• Bedrijven die zijn geregistreerd in btw-groepen.
• Bedrijven die zijn geregistreerd in het maandelijkse btw-teruggaveregime (REDEME).
• Bedrijven die dit systeem vrijwillig invoeren.

Hoe werkt elektronisch btw-beheer?

Vóór de SII dienden bedrijven jaarlijkse of driemaandelijkse overzichten van hun activiteiten in met behulp van formulieren 347, 340 of 390. Met de SII worden de gegevens van de facturatie van bedrijven, evenals de aangifte van andere operaties, elektronisch en onmiddellijk uitgevoerd op het elektronische hoofdkantoor van de AEAT.

De transacties waarop deze verzending betrekking heeft, zijn de volgende:

• Uitgegeven facturen
• Ontvangen facturen
• Investeringsgoederen
• Intracommunautaire handelingen

De overdracht van deze informatie wordt uitgevoerd door middel van een bestand in XML-formaat, gegenereerd op basis van de informatie van het managementsysteem van het bedrijf. Dit bestand bevat de gegevens van de facturen en de structuur ervan moet voldoen aan de technische specificaties die zijn opgesteld door de AEAT. Na indiening valideert de AEAT de gegevens en stuurt een antwoord terug met de status van het record, waardoor bedrijven eventuele fouten op een flexibele manier kunnen corrigeren.

Termijnen voor het indienen van informatie bij de AEAT

De SII stelt specifieke termijnen vast voor de indiening van gegevens bij de AEAT, die variëren naar gelang het soort operatie:

• Uitgereikte facturen: la empresa tiene un plazo de 4 días naturales a partir de la fecha de expedición para remitir los datos a la AEAT. Si las facturas son emitidas por el destinatario o un tercero autorizado, el plazo se extiende a 8 días naturales.
• Ontvangen facturen: el plazo para remitir los datos es de 4 días desde el registro contable de la factura, y siempre antes del día 16 del mes siguiente al período de liquidación.
• Intracommunautaire transacties: la información debe enviarse en un plazo de 4 días naturales desde la expedición o recepción de los bienes.
• Investeringsgoederen: las empresas tienen hasta el último período de liquidación del año natural para remitir la información, con fecha límite el 30 de enero del año siguiente.

Connectiviteit met het SII AEAT-systeem

Het SII-systeem is ontworpen om op geautomatiseerde wijze te werken, wat de uitwisseling van informatie tussen bedrijven en de AEAT vergemakkelijkt. Bedrijven kunnen op twee manieren verbinding maken met de SII:

• Webservice: deze optie is ideaal voor bedrijven met een groot aantal operaties, omdat het de volledige automatisering van de verzending van de btw-registratie vanuit het beheersysteem van het bedrijf mogelijk maakt. Dit vermindert het risico op menselijke fouten en stroomlijnt het aangifteproces.
• Webportaal: voor die bedrijven met weinig activiteiten kan de informatie handmatig worden ingevoerd in het webportaal en naar de AEAT worden gestuurd. Deze optie is beperkter en alleen geschikt voor bedrijven met een laag transactievolume.

Voordelen van onmiddellijke informatievoorziening (SII)

De SII biedt een aantal voordelen voor zowel bedrijven als de Belastingdienst:

• Automatisering: het gebruik van elektronische gegevensuitwisselingstechnologieën maakt het mogelijk om het btw-beheer efficiënter te maken, waardoor handmatige interventie wordt verminderd en fouten tot een minimum worden beperkt.
• Efficiëntere fiscale controle: de AEAT beschikt over real-time facturatiegegevens, wat de controle van de activiteiten vergemakkelijkt en de behoefte aan aanvullende vereisten vermindert.
• Foutencorrectie: belastingbetalers kunnen fouten die in zendingen zijn gedetecteerd corrigeren zonder te wachten tot de AEAT dit vereist, wat de transparantie verbetert en boetes vermindert.
• Vermindering van formele verplichtingen: door de goedkeuring van de SII worden de verplichtingen om de formulieren 347, 340 en 390 in te dienen geëlimineerd, wat het belastingbeheer vereenvoudigt.
• Sneller rendement: door over gedetailleerde en actuele informatie te beschikken, kan de AEAT de btw-teruggaveprocessen versnellen, waardoor de wachttijden voor bedrijven worden verkort.

Relatie van de SII met elektronische facturatie in Spanje

De SII en de elektronische factuur zijn complementaire systemen die verschillende doelstellingen nastreven. Terwijl de SII zich richt op fiscale controle en transparantie in het btw-beheer, heeft de elektronische factuur, gepromoot door de "Creëer en Groei"-wet, als hoofddoel om betalingsachterstanden bij B2B-transacties te verminderen, betalingen tussen bedrijven te reguleren en de digitalisering van bedrijfsprocessen te bevorderen.

Hoewel beide systemen onafhankelijk van elkaar werken, hebben ze bepaalde kenmerken gemeen, zoals het gebruik van unieke identificatiecodes voor facturen en de overdracht van gegevens in elektronische formaten. Bedrijven die aan de SII moeten voldoen, zullen zich ook moeten aanpassen aan elektronische facturatie, wat een technologische uitdaging vormt die een correcte integratie van beide systemen vereist om dubbel werk of operationele problemen te voorkomen.

EDICOM, SII-oplossing

EDICOM biedt een allesomvattende oplossing voor het beheer van de SII, waarbij het proces van uitgifte en verzending van de btw-registratie naar de AEAT wordt geautomatiseerd. Via de oplossing kunnen bedrijven de XML-bestanden genereren, veilig versturen en de bijbehorende notificaties ontvangen.

Bovendien treedt EDICOM op als een "Trusted Third Party", in overeenstemming met de Europese Verordening 910/2014, en biedt het een veilige en langdurige opslag voor btw-registraties en statusberichten die door de AEAT zijn uitgegeven. Dit zorgt ervoor dat bedrijven voldoen aan de huidige regelgeving en over de nodige informatie beschikken in geval van mogelijke audits of rechtszaken.

De EDICOM-oplossing is ontworpen om te integreren met de beheersystemen van bedrijven, waardoor procesautomatisering wordt vergemakkelijkt en handmatige interventie tot een minimum wordt beperkt, wat de efficiëntie verbetert en het risico op fouten in de gegevensoverdracht vermindert.