Staat van e-facturatie in Zweden: Huidig overzicht en toekomstperspectieven

Zweden is een van de verst gevorderde Europese landen wat betreft de overstap naar e-facturatie. Hoewel er nog steeds geen wettelijke verplichting is voor particuliere bedrijven om elektronische facturen in de B2B-sector (business-to-business) uit te geven, is het gebruik ervan wijdverbreid in zowel de publieke als de private sector.

Facturatie in de privésector (B2B)

Hoewel het niet wettelijk verplicht is, is e-facturatie in de B2B-sector een gangbare praktijk bij Zweedse bedrijven. Dit komt zowel door de operationele efficiëntie als door de voordelen op het gebied van traceerbaarheid en duurzaamheid.

In februari 2023 diende het Zweedse Agentschap voor Digitale Transformatie (DIGG), samen met het Zweedse Handelsregister (Bolagsverket) en de Zweedse Belastingdienst (Skatteverket), een formeel verzoek in bij de regering om de implementatie van een e-factureringsmandaat in de B2B en G2B (Government to Business) sectoren te beoordelen. Dit initiatief wil de voordelen van het B2G-model uitbreiden naar het hele bedrijfsecosysteem.

E-factureringsmodel in Zweden

Zweden heeft geen gecentraliseerd overheidsplatform voor het uitgeven van e-facturen. In plaats daarvan kunnen bedrijven kiezen uit meerdere geautoriseerde particuliere aanbieders voor het genereren, valideren en verzenden van elektronische documenten.

Het Peppol-netwerk is het meest gebruikte netwerk voor de uitwisseling van elektronische documenten in Zweden, dankzij de hoge veiligheid, efficiëntie en internationale dekking.

E-facturatie in de publieke sector (B2G)

Vanaf 2019 zijn alle Zweedse overheidsinstanties verplicht om alleen e-facturen te ontvangen die voldoen aan de nationale norm die is afgeleid van Europese regelgeving. De invoering van dit model volgt de richtlijnen van de Europese Richtlijn 2014/55/EU, die alle lidstaten verplicht om gemeenschappelijke normen op te stellen voor e-facturatie bij overheidsopdrachten. Deze verandering is een belangrijke mijlpaal in de modernisering van administratieve processen bij de overheid.

SFTI (Single Face To Industry) is een Zweeds initiatief voor de digitalisering en standaardisering van het e-aanbestedingsproces. Het hoofddoel van SFTI is het bevorderen van een volledig digitaal, flexibel en interoperabel systeem voor overheidsopdrachten.

Op 1 juli 2025 wordt de SFTI ESAP 6 standaard, gebaseerd op EDIFACT, verwijderd van de lijst met SFTI-aanbevelingen in Zweden voor de uitwisseling van inkooporders in de publieke sector. Deze stap markeert een duidelijke verschuiving naar de Peppol BIS standaarden, die als moderner worden beschouwd en afgestemd zijn op Europese richtlijnen.

Technische vereisten

Elektronische facturen gericht aan overheidsinstanties moeten:

• Voldoen aan de Peppol BIS 3-norm, die interoperabiliteit met andere EU-landen garandeert.
• Gevalideerd worden door een elektronisch facturatiesysteem voordat ze naar de ontvanger worden gestuurd.
• Verzonden worden via Peppol netwerk compatibele platforms.

Trafikverket eist digitalisering van milieugegevens in de transportsector

Sinds 15 maart 2024 heeft de Zweedse transportdienst (Trafikverket) een nieuwe verplichting ingevoerd voor haar gecontracteerde leveranciers: het rapporteren van milieugegevens via elektronische leveringsbonnen (e-delivery notes).

Deze eis maakt deel uit van de nationale strategie op het gebied van milieu, maatschappij en governance (ESG), die tot doel heeft de digitalisering van milieurapportages in overheidsopdrachten te stimuleren. Trafikverket heeft een belangrijke stap gezet om meer traceerbaarheid, transparantie en efficiëntie te garanderen bij het controleren van de milieu-impact van projecten op het gebied van vervoer en wegeninfrastructuur.

De maatregel is in eerste instantie van toepassing op overheidsopdrachten die aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Bouw- of onderhoudsprojecten met een waarde van meer dan 50 miljoen Zweedse kronen (ongeveer 4,3 miljoen euro).
• Werken waarbij zware of grote voertuigen worden gebruikt.
• Projecten die het massaal vervoer van materialen naar of van bouwplaatsen omvatten.
• Taken in verband met het onderhoud van wegeninfrastructuur.

Technische vereisten: BEAst Supply 4.0-standaard en PEPPOL-netwerk

Om aan deze verplichting te voldoen, moeten leveranciers de industriestandaard BEAst Supply 4.0 toepassen, die op grote schaal wordt gebruikt in de bouwsector in Zweden. De gegevens moeten worden verzonden met behulp van het Peppol Advanced Despatch Advice-bericht, dat veilige en gestandaardiseerde interoperabiliteit via het PEPPOL-netwerk garandeert.

Welke gegevens moeten worden gerapporteerd?

Leveranciers moeten in hun digitale rapporten onder andere de volgende milieu-informatie opnemen:

• Type gebruikte brandstof.
• Hoeveelheid verbruikte brandstof.
• Afgelegde afstand door de voertuigen.
• Details over het vervoer van massa's (volume en bestemming).

Zweedse douane implementeert elektronische facturering met Peppol

Vanaf 1 maart 2025 voert de Zweedse douane (Tullverket) een nieuw elektronisch factureringssysteem in op basis van het Peppol BIS Billing 3-formaat. Dit systeem wordt toegepast voor het beheer van douanerechten, belastingen en heffingen en vervangt de vorige infrastructuur.

Om automatisch facturen te blijven ontvangen, moeten klanten die deze voorheen via EDI ontvingen, de volgende stappen uitvoeren:

• Verbinding met het Peppol-netwerk: er is een door Peppol gecertificeerde dienstverlener nodig om de door Tullverket uitgegeven elektronische facturen te kunnen ontvangen.
• Registratie van de Peppol-ID: vanaf 3 maart 2025 moeten klanten hun Peppol-ID registreren via de elektronische diensten die beschikbaar zijn op de officiële website van de douaneautoriteit.